Инструкция ОАО РЖД от 18.04.2005 N 338

ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

УТВЕРЖДЕНА ОАО "РЖД"
18.04.2004 N 338

ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ПЛАНИРОВАНИЯ, ФИНАНСИРОВАНИЯ И РАСХОДОВАНИЯ СРЕДСТВ В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ ПО СТАТЬЯМ СМЕТЫ РАСХОДОВ НА СОДЕРЖАНИЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВ ОАО "РЖД" В ИНОСТРАННЫХ ГОСУДАРСТВАХ, СОСТАВЛЕНИЯ И ВЕДЕНИЯ В ЭТИХ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВАХ БУХГАЛТЕРСКОЙ УЧЕТНО-ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Положением о порядке открытия и ведения юридическими лицами-резидентами счетов в иностранной валюте за пределами Российской Федерации для обслуживания деятельности их представительств, утвержденным Центральным Банком Российской Федерации 16 октября 2002 года N 201-П, и постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 года N 88 "Об унифицированных формах бухгалтерской отчетности" и устанавливает порядок планирования, финансирования и расходования валютных средств по статьям сметы расходов на содержание представительств ОАО "РЖД" в иностранных государствах (далее - представительства), сохранности материальных ценностей, а также составления и ведения соответствующей бухгалтерской учетно-отчетной документации в представительствах.
1.2. Планирование и расходование средств в иностранной валюте по статьям сметы расходов, составление и ведение бухгалтерской учетно-отчетной документации в представительствах осуществляется генеральным представителем ОАО "РЖД" в иностранном государстве (далее - генеральный представитель) на основании договора о полной индивидуальной материальной ответственности и положения о представительстве.
1.3. Генеральные представители:
1.3.1. Ежегодно составляют обоснованный проект сметы расходов на содержание представительства.
1.3.2. Осуществляют контроль за экономным использованием работниками представительств материальных и финансовых ресурсов.
1.3.3. Осуществляют документально обоснованный учет средств в иностранной валюте.
1.3.4. Обеспечивают сохранность материально-имущественных ценностей представительства.
1.3.5. Составляют финансовую отчетность на основе первичных документов и в установленные сроки представляют ее с приложением первичных документов в Департамент бухгалтерского и налогового учета и Департамент управления финансами.
1.3.6. Обеспечивают сохранность учетно-отчетных бухгалтерских документов.
1.4. Перечисление средств в иностранной валюте на содержание представительств производится в пределах утвержденных смет расходов на содержание представительств в иностранной валюте на счета представительств в банках - резидентах иностранного государства, в котором находится представительство.
1.5. Расходование представительством средств в иностранной валюте производится по целевому назначению в пределах утвержденных ассигнований, выделенных по смете расходов.
Расходование представительством средств в иностранной валюте сверх утвержденных ассигнований, выделенных по отдельным статьям сметы расходов, но в пределах общей суммы расходов по смете допускается по письменному разрешению руководства Департамента управления финансами. Смета расходов корректируется по статьям.
Расходование представительством средств в иностранной валюте сверх ассигнований, выделенных по смете расходов, может производиться только при увеличении общей суммы сметы расходов, утверждаемой президентом ОАО "РЖД".

2. Планирование, финансирование и расходование средств в
иностранной валюте по статьям сметы расходов

2.1. Генеральный представитель до 1 октября текущего года направляет в Департамент управления финансами с подробной пояснительной запиской проект сметы расходов на планируемый год. Проект сметы расходов представительства составляется исходя из экономного расходования средств в иностранной валюте с учетом фактических расходов представительства за текущий год.
При составлении проекта сметы расходов определяется действительная потребность представительства в иностранной валюте для обеспечения нормальной его деятельности в течение планируемого года.
Суммы, указанные в проекте сметы расходов на планируемый год, должны быть обоснованы подробными расчетами по каждой статье с приложением необходимых документов. Размер сумм определяется с учетом фактических расходов за истекшие годы и изменений, произошедших за истекший период текущего года, а также с учетом ожидаемых расходов в текущем и планируемом годах.
2.2. Расходы в проекте смет планируются по целевому назначению в разрезе следующих статей:
2.2.1. По статье "Заработная плата штатных работников" - средства для выплаты заработной платы работникам ОАО "РЖД", командированным в представительства, в соответствии со штатным расписанием.
2.2.2. По статье "Отчисления на социальное страхование штатных работников" - средства, отчисляемые на социальное страхование штатных работников представительств в соответствии с законодательством Российской Федерации.
2.2.3. По статье "Заработная плата физических лиц, выполняющих обязанности по договору" - заработная плата работников представительства из числа граждан, проживающих на территории иностранного государства, в котором находится представительство. Заработная плата для этих работников планируется в соответствии со штатным расписанием.
2.2.4. По статье "Канцелярские и хозяйственные расходы" - средства на канцелярские расходы, расходы на связь, на аренду и содержание офисных и жилых помещений, на содержание автотранспорта, на медицинское обслуживание и прочие.
Канцелярские расходы планируются на приобретение канцелярских материалов и письменных принадлежностей, изготовление или приобретение различных бланков, ведомостей, книг для учета и делопроизводства.
Расходы на связь планируются на абонентную плату за услуги телефонной связи (в том числе мобильный телефон генерального представителя), международные служебные разговоры, оплату всякого рода телеграфных и почтовых отправлений.
Абонентская плата за услуги телефонной связи, установленной в квартирах работников представительства, и за личные международные переговоры производится работниками представительства за счет собственных средств.
Расходы на аренду и содержание офисных и жилых помещений планируются на основании соответствующих договоров аренды, копии которых, переведенные на русский язык, прилагаются к сметной заявке. Изменение суммы арендной платы на планируемый год по сравнению с фактически уплачиваемой суммой должно быть обосновано (отказ от аренды, пересмотр условий аренды с указанием причин пересмотра, установленной арендной платы и срока, с которого вводится новая арендная плата).
Генеральный представитель по просьбе штатного работника представительства имеет право предоставить ему жилое помещение большей площади при условии оплаты работником представительства за счет собственных средств эксплуатационных затрат по излишкам площади, превышающим нормативы, установленные законодательством Российской Федерации.
Расходы за найм жилых помещений сверх установленных нормативов оплачиваются штатными работниками представительств за счет собственных средств непосредственно арендодателям.
Расходы на коммунальные услуги в жилых помещениях оплачиваются работниками представительств за счет собственных средств.
Расходы на содержание автотранспорта планируются на автомобили, состоящие на балансе представительства.
В перечень расходов на содержание автотранспорта включаются расходы на жидкое топливо, масла и бензин для автомобилей, расходы на текущий и капитальный ремонт автомобилей, расходы на приобретение запасных частей для автомобилей и другие расходы.
Размер средств на содержание автотранспорта определяется с учетом использования автомобилей только в служебных целях.
Штатным работникам представительств планируются расходы на медицинское обслуживание (включая членов их семей). Штатным работникам представительств оплачивается медицинская помощь (кроме стоматологического протезирования), в том числе в случаях, требующих экстренного помещения больного в стационарное лечебное заведение, за исключением родовспоможения и плановых операций.
К числу прочих относятся следующие расходы: на оплату налогов по каждому представительству (за исключением налога на доходы физических лиц), за переводы документов, оплату нотариальных и адвокатских услуг, переплет и брошюровку документов, а также типографские расходы и расходы на приобретение справочной, официальной и периодической литературы (газеты, журналы, бюллетени, справочники) и другие расходы. Другие расходы осуществляются только по предварительному согласованию с руководством Департамента управления финансами.
Расходование средств по статье "Канцелярские и хозяйственные расходы" производится по целевому назначению в пределах утвержденных лимитов по каждой подстатье.
2.2.5. По статье "Подъемное пособие и командировочные расходы" - средства для выплаты подъемного пособия при направлении работников ОАО "РЖД" на работу в представительства; средства на расходы, связанные с командированием работников представительств в иностранные государства, в иностранной валюте, в том числе суточные за время нахождения в командировке, расходы по проезду к месту командирования и обратно, расходы по найму жилого помещения в месте командирования.
Командирование работников представительств из Российской Федерации и обратно осуществляется по согласованию с руководством ОАО "РЖД", по служебным командировкам работников представительств в государстве пребывания - по согласованию с руководством Департамента международных связей.
2.2.6. По статье "Представительские расходы" - расходы на проведение совещаний и приобретение продуктов для представительских целей. Планирование расходов на представительские цели производится с учетом фактических расходов текущего года с представлением подробного расчета.
Все расходы должны быть подтверждены кассовыми чеками, счетами, квитанциями и другими первичными документами по произведенным расходам.
После проведения совещаний генеральным представителем составляется акт, в котором отражается дата проведения совещания, количество человек, участвовавших в нем (представители иностранных организаций), наименование приобретенных продуктов.
Представительские расходы производятся по определенной статье сметы. Средства, сэкономленные по другим статьям сметы, на статью "представительские расходы" не направляются.
2.2.7. По статье "Приобретение и содержание инвентаря" - расходы на приобретение инвентаря и имущества, относящегося к основным средствам, включая расходы на их транспортировку и содержание.
Приобретение инвентаря и имущества, относящегося к основным средствам, согласовывается с руководством Департамента управления финансами в каждом конкретном случае. Списание инвентаря и имущества осуществляется в порядке, установленном ОАО "РЖД".
2.2.8. По статье "Приобретение материалов" - расходы на приобретение материалов, используемых для нужд представительства (удлинители, переходники, ведра, вешалки, полотенца, чехлы для автомобилей, емкости - канистры и другие материалы).

3. Ведение бухгалтерской учетно-отчетной документации.
Организация первичного учета, порядок приема и выдачи
наличных средств в иностранной валюте

3.1. Генеральные представители ведут полный документально обоснованный учет средств в иностранной валюте, основных средств, материальных ценностей, своевременно отражают в отчете финансово-хозяйственные операции деятельности представительства. Руководством ОАО "РЖД" с генеральным представителем заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
3.2. Основанием для отражения записей в бухгалтерском учете служат правильно оформленные бухгалтерские документы. Эти документы должны составляться при совершении финансово-хозяйственных операций, содержать достоверные данные и иметь следующие обязательные реквизиты: название документа; название организации, составившей документ; дату составления документа; содержание финансово-хозяйственной операции и ее основание; подписи лиц, ответственных за эти операции и правильность их оформления.
3.3. Первичные документы по произведенным представительством расходам должны быть тщательно проверены с точки зрения полноты и правильности их составления, подписаны генеральным представителем.
Первичные документы по произведенным представительством расходам, составленные на иностранном языке, должны иметь подстрочный перевод на русский язык, который обеспечивается представительством.
На счетах должна быть подпись материально-ответственного лица, подтверждающая получение указанных в счете ценностей.
На счетах, предъявляемых представительству за выполненные разовые работы, указываются: фамилии и имена лиц, наименование организаций, выполняющих работу; год, месяц и число составления счета; подробно перечисляются выполненные работы с указанием их объема; причитающаяся сумма пишется цифрами и прописью.
3.4. В бухгалтерских документах как в текстовой части, так и в цифровых данных не допускаются помарки и подчистки. Исправление ошибки оговаривается "исправленному верить" и подтверждается подписями лиц, подписавших бухгалтерские документы.
В кассовых документах исправления и подчистки, хотя бы и оговоренные, не допускаются.
3.5. Представительства должны хранить средства в иностранной валюте в банках-резидентах иностранного государства, в котором находится представительство, и иметь в своей кассе наличные средства в иностранной валюте в размерах, обеспечивающих месячную потребность представительства.
3.6. Генеральные представители несут в установленном порядке ответственность за обеспечение сохранности наличных денежных средств в кассе представительства, а также при доставке их из банка и сдаче в банк.
3.7. Ответственность за соблюдение кассовой дисциплины возлагается на генеральных представителей.
3.8. Прием наличных денежных средств кассами представительств производится по приходным кассовым ордерам формы N КО-1, выдача наличных денежных средств производится по расходным кассовым ордерам формы N КО-2 в соответствии с постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998г. N 88 "Об унифицированных формах бухгалтерской отчетности". В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.
Применение бланков кассовых ордеров других форм запрещается.
3.9. Расписка в получении наличных денежных средств может быть сделана только чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы в целых единицах валюты прописью, а дробной части - цифрами. При получении наличных денежных средств по ведомости на выплату заработной платы сумма прописью не указывается.
3.10. Выплата заработной платы производится по платежным ведомостям или по расходным кассовым ордерам на каждого получателя.
3.11. Приходные и расходные кассовые ордера немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются лицом, ответственным за ведение кассовых операций, а приложенные к ним документы погашаются штампом или подписью: приходные документы - "получено", а расходные - "оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).
3.12. Кассовые книги, приходные и расходные ордера должны быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
3.13. Все приходные и расходные ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.
3.14. Поступление и выдача наличных денежных средств учитываются в кассовой книге формы КО-4. Представительства, имеющие в кассе кроме валюты иностранного государства, в котором находится представительство, другую валюту и производящие операции в этих двух валютах, должны вести кассовую книгу по каждой валюте в отдельности.
3.15. Кассовая книга должна быть пронумерована и прошнурована. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями генерального представителя и лица, ответственного за расчетно-финансовые операции, печатью (штампом) представительства. Кассовая книга ведется в двух экземплярах. Первый и второй экземпляры нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и исправления в кассовой книге запрещаются.
3.16. Записи в кассовую книгу производятся по каждому кассовому ордеру. Ежедневно подсчитываются итоги операций за день, выводится остаток наличных денежных средств на следующий день.

4. Порядок составления финансового отчета об исполнении сметы
расходов и сроки его предоставления

4.1. Представительства ежемесячно обязаны составлять по установленной форме финансовый отчет об исполнении сметы расходов на содержание представительства (далее - финансовый отчет) с приложением подлинных первичных документов по произведенным расходам не позднее 3 числа месяца, следующего за отчетным, направлять его в Департамент бухгалтерского и налогового учета.
Финансовый отчет подписывается генеральным представителем и работником, ответственным за расчетно-финансовые операции.
4.2. Финансовый отчет заполняется на основании первичных документов по произведенным расходам за отчетный месяц и соответствующих утвержденных ОАО "РЖД" плановых показателей, с учетом изменений, оформленных в установленном порядке.
Фактические расходы за отчетный месяц и с начала года показываются в иностранной валюте государства, в котором находится представительство.
4.3. Представительства вместе с финансовым отчетом представляют пояснительную записку за отчетный период, в которой по статьям должны быть освещены следующие вопросы:
плановая и фактическая численность работников в представительстве из числа граждан, проживающих на территории иностранного государства, в котором находится представительство, и условия, на которых они приняты на работу;
номера открытых счетов представительства, наименование и адрес банка-резидента иностранного государства, в котором находится представительство;
порядок заключения договоров аренды офисных и жилых помещений, какие расходы включаются в стоимость аренды;
состояние расчетов с арендодателем на конец отчетного периода;
содержание и эксплуатация автотранспорта, порядок пользования автотранспортом;
расходование представительских расходов с указанием конкретно проведенных в представительстве мероприятий;
подробные объяснения о перерасходе средств в иностранной валюте по отдельным статьям;
предложения представительства по улучшению финансово-хозяйственной деятельности и устранению недостатков, имевших место в отчетном периоде.
4.4. Одновременно с финансовым отчетом представляется справка по установленной форме о работе автотранспорта и количестве израсходованного бензина.
4.5. К финансовому отчету прикладываются отработанные выписки по текущему счету представительства в банке-резиденте иностранного государства, в котором находится представительство.
4.6. Департамент бухгалтерского и налогового учета в 5-дневный срок рассматривает финансовый отчет и результаты проверки сообщает представительству.

5. Порядок  составления квартального отчета о движении средств
в иностранной валюте на счетах представительств и сроки его
предоставления

5.1. Генеральные представители ежеквартально не позднее 10 числа, следующего за отчетным периодом, обязаны представлять по установленной форме, в соответствии с Положением о порядке открытия и ведения юридическими лицами - резидентами счетов в иностранной валюте за пределами Российской Федерации для обслуживания деятельности их представительств, утвержденным Центральным Банком Российской Федерации от 16 октября 2002 года N 201-П, отчет о движении средств на счетах представительств в Департамент управления финансами.
Квартальный отчет о движении средств на счетах представительства подписывается генеральным представителем.
5.2. При ведении счета в иностранной валюте представительства в банке-резиденте иностранного государства, в котором находится представительство, генеральный представитель руководствуется
Положением о порядке открытия и ведения юридическими лицами-резидентами счетов в иностранной валюте за пределами Российской Федерации для обслуживания деятельности их представительств, утвержденным Центральным Банком Российской Федерации 16 октября 2002 года N 201-П.
5.3. Генеральный представитель вместе с отчетом о движении средств в иностранной валюте на счетах представительства обязан представлять в Департамент управления финансами следующие документы: выписки и расходные ордера банка, пояснительную записку об использовании валютного счета и финансовый отчет об исполнении сметы расходов на содержание представительства.

6. Порядок проведения документальных проверок
финансово-хозяйственной деятельности представительств

6.1. Документальные проверки финансово-хозяйственной деятельности представительств, инвентаризация основных средств и малоценного имущества проводятся не реже одного раза в год Департаментом управления финансами совместно с другими причастными подразделениями аппарата управления ОАО "РЖД" в соответствии с заданиями, утверждаемыми руководством ОАО "РЖД". В необходимых случаях могут проводиться внеочередные проверки финансово-хозяйственной деятельности представительств.
6.2. Результаты проверок финансово-хозяйственной деятельности представительств оформляются актом в трех экземплярах. Первый экземпляр представляется в Департамент управления финансами, второй - в Департамент бухгалтерского и налогового учета, третий - передается представительству, в котором проводилась проверка.