ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
"РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
(ОАО "РЖД")

РАСПОРЯЖЕНИЕ

О порядке документооборота между аппаратом управления и
филиалами ОАО "РЖД" при осуществлении поставок, выполнении
работ и оказании услуг в рамках договоров, функциональными
заказчиками по которым являются подразделения
аппарата управления ОАО "РЖД"

В целях полного и своевременного учета структурными подразделениями-балансодержателями приобретенных и созданных объектов основных средств, затрат на модернизацию объектов основных средств, затрат, связанных с выполнением работ (оказанием услуг), сокращения сроков включения уплаченного при этом налога на добавленную стоимость в состав налоговых вычетов:
1. Утвердить и ввести в действие с 1 июня 2006 г. прилагаемый порядок документооборота между аппаратом управления и филиалами ОАО "РЖД" при осуществлении поставок, выполнении работ и оказании услуг в рамках договоров, функциональными заказчиками по которым являются подразделения аппарата управления ОАО "РЖД".
2. Начальникам подразделений аппарата управления ОАО "РЖД", начальникам и главным бухгалтерам филиалов и структурных подразделений филиалов ОАО "РЖД" обеспечить неукоснительное соблюдение порядка документооборота, утвержденного настоящим распоряжением.
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на главного бухгалтера Крафт Г.В.

Президент
ОАО "РЖД"
В.И.Якунин

Утвержден
распоряжением ОАО "РЖД"
от 10.05.2006 N 923р

Порядок документооборота между аппаратом управления и филиалами
ОАО "РЖД" при осуществлении поставок, выполнении работ и
оказании услуг в рамках договоров, функциональными
заказчиками по которым являются подразделения аппарата
управления ОАО "РЖД"

1. Настоящий порядок определяет особенности документооборота между аппаратом управления, филиалами ОАО "РЖД" и структурными подразделениями филиалов ОАО "РЖД" при осуществлении поставок в рамках централизованных инвестиционных программ, выполнении работ и оказании услуг за счет эксплуатационных расходов в рамках договоров, функциональными заказчиками по которым являются департаменты и управления ОАО "РЖД".
2. Используемые в настоящем документе понятия означают следующее:
централизованная программа - часть инвестиционной программы ОАО "РЖД", функциональными заказчиками по которой выступают подразделения аппарата управления ОАО "РЖД";
филиал-балансодержатель - филиал ОАО "РЖД" или структурное подразделение филиала ОАО "РЖД" (далее - филиал), на балансе которого учитывается (при осуществлении реконструкции, модернизации) или будет учитываться формируемый актив;
функциональный заказчик - подразделение аппарата управления ОАО "РЖД", в интересах которого приобретается (формируется, модернизируется, реконструируется) актив, обеспечивающее заключение договора и контролирующее его выполнение;
приемщик - лицо, уполномоченное осуществлять приемку продукции, выполненных работ, оказанных услуг (далее - товар) согласно договору по доверенности, оформленной в установленном ОАО "РЖД" порядке (доверенности, выданные в порядке передоверия, должны быть нотариально заверены согласно статье 187 Гражданского кодекса Российской Федерации);
получатель - филиал, для которого отгружается товар;
ЕК АСУФР - единая корпоративная автоматизированная система учета финансовых ресурсов.
3. Функциональные заказчики предусматривают в проекте договора в рамках централизованных программ:
а) ссылку на объект инвестиционной программы ОАО "РЖД", в рамках которого заключается договор;
б) указание получателя;
в) условие о выставлении ОАО "РЖД" счетов-фактур (в трех экземплярах) по каждому получателю отдельно, с указанием филиала;
г) затраты, подлежащие включению в стоимость объекта основных средств (приобретение, монтаж, пусконаладочные работы "вхолостую", транспортные расходы и др.), при этом затраты, включаемые в первоначальную стоимость основных средств, не ограничиваются перечисленными;
д) код ОКОФ объекта основных средств согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 1 января 2002 г. N 1 (для договоров поставки товара);
е) ссылку на сертификат соответствия на поставляемые технические средства (товар, который в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными документами ОАО "РЖД" запрещен к вводу в эксплуатацию без сертификата соответствия);
ж) сметы и калькуляции на выполняемые работы (оказываемые услуги) в качестве приложений к договору;
з) передачу приемщику права подписания от имени ОАО "РЖД" документов, фиксирующих исполнение обязательств по договору (накладной, акта сдачи-приема).
4. В приложении к договору указывается техническая характеристика приобретаемого (изготавливаемого) товара, в том числе его назначение, характер и порядок эксплуатации:
подлежит эксплуатации в качестве отдельного инвентарного объекта основных средств;
подлежит установке на существующий объект основных средств в ходе его модернизации, реконструкции;
является материалом, который используется при модернизации, реконструкции объекта и т.д.
5. Накладные на получение товарно-материальных ценностей составляются по форме N ТОРГ-12.
6. Функциональный заказчик по централизованным программам, а также по договорам, заключаемым ОАО "РЖД" на выполнение работ, оказание услуг за счет эксплуатационных расходов:
а) инициирует выдачу доверенности руководителям филиалов;
б) обеспечивает передачу в филиалы заверенной копии договора (со всеми приложениями);
в) обеспечивает в течение одного рабочего дня после получения в установленном порядке копии подписанного договора регистрацию его в автоматизированной системе ЕК АСУФР с указанием даты, номера, предмета договора, цены, графика поставки, календарного плана выполнения работ (оказания услуг), графика финансирования и другой информации, необходимой для осуществления контроля за выполнением договора.
7. В соответствии с условиями договора приемщик на основании выданной ему в установленном порядке доверенности принимает от контрагента по договору товар и подписывает от имени ОАО "РЖД" первичные документы, фиксирующие исполнение обязательств по договору (накладные, акты сдачи-приема и т.д.).
8. Функциональный заказчик обязан:
а) получить от контрагента по договору подлинные экземпляры первичных учетных документов, фиксирующих исполнение обязательств по договору (накладные, акты сдачи-приема, перевозочные документы и т.д.), в 3 экземплярах, подлинные экземпляры счета и счета-фактуры контрагента, копию нотариально заверенной доверенности, выданной лицу, подписавшему от имени ОАО "РЖД" документы, фиксирующие исполнение обязательств по договору;
б) в течение одного рабочего дня после получения указанных документов проверить соответствие исполненных поставок (выполненных работ, оказанных услуг) условиям договора, зарегистрировать в автоматизированной системе ЕК АСУФР полученные первичные документы и сформировать заявку на прием платежа к исполнению в соответствии с положением о порядке приема Департаментом бухгалтерского учета Бухгалтерской службы документов на оплату и Регламентом участников инвестиционного процесса по реализации инвестиционной программы ОАО "РЖД", утвержденным распоряжением ОАО "РЖД" от 28 февраля 2004 г. N 1238р;
в) передать в Департамент бухгалтерского учета Бухгалтерской службы заявку на прием платежа к исполнению с приложением двух подлинных экземпляров указанных в подпункте "а" настоящего пункта документов, подлинного экземпляра счета, подлинного экземпляра и копии счета-фактуры контрагента по договору.
9. Департамент бухгалтерского учета Бухгалтерской службы:
а) проверяет соответствие оформления счетов-фактур и других первичных учетных документов требованиям законодательства Российской Федерации, наличие регистрации договора в автоматизированной системе ЕК АСУФР и регистрирует на счетах бухгалтерского учета хозяйственные операции, связанные с исполнением договоров, на основании подлинных экземпляров первичных учетных документов;
б) отражает в бухгалтерском учете налог на добавленную стоимость на основании полученных счетов-фактур, организует оперативный учет полученных от контрагентов по договору и переданных филиалам счетов-фактур без регистрации счетов-фактур в книге покупок (счета-фактуры регистрируются в книге покупок филиала);
в) передает извещениями филиалу по внутрихозяйственным расчетам затраты по капитальным вложениям, сумму налога на добавленную стоимость (по договорам в рамках реализации централизованных программ), расчеты с контрагентами (по договорам на выполнение работ, оказание услуг за счет эксплуатационных расходов). К извещению, направляемому в филиал, прилагаются подлинные экземпляры документов, оформленные по факту исполнения обязательств по договору, и счет-фактура контрагента;
г) на основании заявки на прием платежа к исполнению и подлинного экземпляра счета контрагента по договору производит оплату поставленного товара и отражает на соответствующих счетах бухгалтерского учета расчеты с контрагентом.
10. Филиал, приняв затраты по капитальным вложениям и расчеты с контрагентам акцептует извещения и регистрирует счет-фактуру в журнале учета полученных счетов-фактур, а также по мере выполнения установленных налоговым законодательством условий включает налог на добавленную стоимость в состав налоговых вычетов и формирует книгу покупок и налоговую декларацию по налогу на добавленную стоимость.