Распоряжение ОАО РЖД от 09.06.2007 N 1088р

ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 9 июня 2007 г. N 1088р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ОРГАНИЗАЦИИ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ, ОСУЩЕСТВЛЯЕМОГО ФИНАНСОВЫМИ СЛУЖБАМИ ЖЕЛЕЗНЫХ ДОРОГ

В целях организации контроля по выявлению и предотвращению нарушений в финансово-хозяйственной деятельности структурных подразделений железных дорог и исключения финансовых рисков:
1. Утвердить прилагаемый Регламент организации внутреннего контроля, осуществляемого финансовыми службами железных дорог;
2. Начальникам железных дорог обеспечить организацию внутреннего контроля, осуществляемого финансовыми службами, в соответствии с регламентом, утвержденным настоящим распоряжением;
3. Начальнику Департамента корпоративных финансов Гнедковой О.Э. обеспечить методическое руководство, учет и анализ результатов внутреннего контроля, осуществляемого финансовыми службами железных дорог.

Старший вице-президент
ОАО "РЖД"
Ф.Б.Андреев

УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО "РЖД"
от 09.06.2007 г. N 1088р

РЕГЛАМЕНТ
ОРГАНИЗАЦИИ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ, ОСУЩЕСТВЛЯЕМОГО ФИНАНСОВЫМИ СЛУЖБАМИ ЖЕЛЕЗНЫХ ДОРОГ

I. Общие положения

1. Регламент организации внутреннего контроля, осуществляемого финансовыми службами железных дорог (далее - Регламент), подготовлен в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также нормативными документами ОАО "РЖД".
2. Настоящий Регламент определяет:
цели внутреннего контроля, осуществляемого финансовыми службами железных дорог (далее - внутренний финансовый контроль), в деятельности ОАО "РЖД", его основные задачи;
структурные подразделения ОАО "РЖД", осуществляющие внутренний финансовый контроль;
основные методы выполнения задач, поставленных перед подразделениями, осуществляющими внутренний финансовый контроль;
права и обязанности лиц, осуществляющих внутренний финансовый контроль, а также руководителей проверяемых служб, структурных подразделений и участков (цехов) подразделений железных дорог;
порядок взаимодействия подразделений, осуществляющих внутренний финансовый контроль, с другими подразделениями железных дорог.
3. Действие настоящего Регламента распространяется на всех работников железных дорог.
4. В целях настоящего Регламента объектом проверки является служба, структурное подразделение, участок (цех) структурного подразделения железной дороги или вид(ы) его(их) деятельности, подлежащий(ие) проверке.

II. Основные цели и задачи внутреннего финансового контроля

5. Внутренний финансовый контроль организуется в целях повышения эффективности деятельности, выявления, исправления и предотвращения ошибок и нарушений, обеспечения сохранности активов, снижения рисков, а также своевременного предоставления достоверной отчетности о результатах финансово-хозяйственной деятельности служб, структурных подразделений и участков (цехов) подразделений железных дорог.
6. Внутренний финансовый контроль осуществляется контрольными подразделениями финансовых служб железных дорог (далее - контрольными подразделениями), которые функционально подчинены Департаменту корпоративных финансов ОАО "РЖД".
7. Основными задачами внутреннего финансового контроля являются:
контроль полноты и своевременности поступления доходов от перевозочной деятельности, предоставления услуг локомотивной тяги и инфраструктуры, а также от прочих видов деятельности железных дорог;
выявление финансовых резервов и устранение непроизводительных расходов;
контроль сохранности и целевого использования имущества, денежных средств, бланков строгой отчетности;
исключение нарушений законодательства Российской Федерации, а также положений нормативных документов ОАО "РЖД" в финансово-хозяйственной деятельности служб, структурных подразделений и участков (цехов) подразделений железных дорог;
контроль правильности ведения бухгалтерского, налогового и финансового учета, подготовки отчетности, совершенствование технологических процессов обработки перевозочных и иных финансовых документов.
Выполнение поставленных задач достигается в процессе проведения соответствующих проверок, подготовки рекомендаций и контроля выполнения мероприятий по результатам данных проверок.

III. Полномочия и ответственность работников контрольных подразделений

8. Работники контрольных подразделений имеют право запрашивать и получать информацию и документы, необходимые им для выполнения своих функций, а также получать беспрепятственный допуск к информационным ресурсам служб, структурных подразделений и участков (цехов) подразделений железных дорог.
Функции, возлагаемые на работников контрольных подразделений, определяются настоящим Регламентом, Положением о контрольном подразделении, а также распорядительными документами руководства ОАО "РЖД", начальников железных дорог и их заместителей в части вопросов внутреннего финансового контроля.
Информация и документы, запрашиваемые работниками контрольных подразделений, должны предоставляться в затребованные сроки и по установленной ими форме (устные и письменные объяснения, электронные файлы баз данных, первичные документы и их копии, сводные регистры и т.д.).
9. Работники контрольных подразделений в ходе проведения проверок имеют право:
беспрепятственного доступа к производственным и служебным помещениям, являющимся объектами проверок;
проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств;
опечатывать в необходимых случаях кассы, материальные склады, кладовые, архивы и другие помещения (опечатывание производится одновременно печатью проверяющего и печатью материально-ответственного лица, при этом ключ от помещения должен находиться у материально-ответственного лица);
использовать для служебных целей оргтехнику и средства связи ОАО "РЖД".
10. В случае отказа руководителей структурных подразделений железной дороги от предоставления информации, работник контрольного подразделения информирует начальника финансовой службы железной дороги о фактах ограничения, а также о последствиях данных ограничений (например: увеличение сроков проведения проверки и др.).
Начальник финансовой службы железной дороги доводит данную информацию до начальника железной дороги, который принимает соответствующее решение.
11. Работники контрольных подразделений обязаны:
руководствоваться законодательством Российской Федерации, а также нормативными документами ОАО "РЖД";
быть принципиальными и объективными в оценке вскрываемых недостатков и нарушений;
довести установленным порядком до начальника финансовой службы железной дороги информацию обо всех фактах выявления недостач, неправомерного расходования денежных средств, иного имущества и имущественных прав, бесхозяйственности и других злоупотреблений, а также обо всех фактах ограничения допуска и доступа (непредставление информации, ограничение доступа при проверке и т.д.);
обеспечить сохранность документов, полученных в процессе подготовки и проведения проверок;
не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, а также иную конфиденциальную информацию, полученную в процессе выполнения своих должностных обязанностей.

IV. Планирование и проведение проверок

12. Планирование проверок должно осуществляться таким образом, чтобы каждый объект проверки железной дороги был проверен, как правило, не менее одного раза в год.
13. Основанием для проведения проверок, в том числе проверок выполнения мероприятий по ранее проведенным проверкам, являются планы проверок железных дорог на соответствующие кварталы (далее - квартальные планы проверок), утверждаемые начальниками железных дорог или их заместителями, а также распоряжения начальников железных дорог или их заместителей о проведении внеплановых проверок.
14. Квартальные планы проверок разрабатываются финансовыми службами и утверждаются не менее чем за 10 дней до начала планируемого квартала.
При разработке квартального плана проверок учитываются:
решения Совета директоров, Правления ОАО "РЖД", а также распоряжения ОАО "РЖД" по вопросам финансово-хозяйственной и производственно-экономической деятельности филиалов и других структурных подразделений ОАО "РЖД";
требования начальников железных дорог;
предложения Департамента корпоративных финансов ОАО "РЖД";
результаты анализов нарушений, выявленных проверками, проведенными контрольными подразделениями финансовых служб, Центром "Желдорконтроль", внешними надзорными органами, внешними аудиторами и др.;
данные контроля выполнения мероприятий по результатам ранее проведенных проверок;
предложения руководителей служб и подразделений железных дорог; иная информация, полученная из различных источников.
В случае необходимости привлечения к планируемым проверкам специалистов других подразделений, начальник финансовой службы обязан согласовать возможность их привлечения с руководителями данных подразделений до передачи квартального плана проверок на утверждение.
Планируемые сроки проведения проверок должны определяться с учетом объема предстоящих работ и особенностей объекта проверки. Предельный срок проведения проверки не должен превышать 30 календарных дней. Увеличение сроков проведения проверки допускается только с разрешения начальника железной дороги или его заместителя, назначившего проверку.
Квартальные планы проверок оформляются по форме и в порядке, указанном в приложении N 1 к настоящему регламенту.
Утвержденные квартальные планы проверок являются конфиденциальными документами.
Копии утвержденных квартальных планов проверок передаются в Департамент корпоративных финансов ОАО "РЖД" не позднее начала планируемого квартала.
15. На основании утвержденного квартального плана проверок или распоряжения начальника железной дороги или его заместителей о проведении внеплановой проверки начальник финансовой службы железной дороги назначает руководителя проверки, доводит до него цели и задачи проверки, а также определяет членов проверяющей группы.
16. При получении задания руководитель проверки:
изучает результаты предыдущих проверок, а также данные контроля выполнения мероприятий по результатам предыдущих проверок;
запрашивает у руководителей объектов проверки материалы, необходимые для качественной подготовки к проверке (при необходимости либо если проверка не носит внезапный характер);
составляет программу проверки и утверждает ее у начальника финансовой службы железной дороги;
доводит под роспись программу проверки до ответственных исполнителей (участников проверяющей группы). При необходимости членам проверяющей группы могут быть выданы выписки из программы проверки в части их касающейся.
Программа проверок составляется и утверждается по форме, указанной в приложении N 2 настоящего регламента.
При составлении программы проверки могут использоваться методические материалы Департамента корпоративных финансов ОАО "РЖД".
17. На основании утвержденной программы проверки руководитель проверки подготавливает уведомление о проведении проверки, которое подписывается начальником финансовой службы железной дороги (форма уведомления прилагается, приложение N 3).
Уведомление о проведении проверки передается руководителю объекта проверки для ознакомления и подписания, как правило, за 5 дней до начала проверки.
В случае если проверка носит внезапный характер, уведомление о проведении проверки вручается руководителю объекта проверки одновременно с началом проверки.
18. При получении уведомления о проведении проверки руководитель объекта проверки обязан создать условия, обеспечивающие полное и качественное выполнение программы проверки, включающие:
встречу и размещение лиц, осуществляющих проверку;
предоставление лицам, осуществляющим проверку, необходимой документации, рабочих помещений, транспорта, средств связи и оргтехники для выполнения работ, связанных с проведением и оформлением результатов проверки;
создание условий для обеспечения сохранности рабочих материалов;
обеспечение беспрепятственного допуска лиц, осуществляющих проверку, на территорию структурных подразделений железных дорог, а также в производственные и служебные помещения;
обеспечение присутствия на рабочих местах лиц, отвечающих за проверяемые виды деятельности.
19. При выявлении нарушений, требующих безотлагательного вмешательства, руководитель проверки информирует начальника финансовой службы железной дороги, который при необходимости доводит данную информацию до начальника железной дороги или других ответственных лиц.
В случае выявления нарушений, не относящихся к целям проверки, руководителем проверки по согласованию с начальником финансовой службы железной дороги принимается решение о расширении перечня проверяемых вопросов.
20. В случае необходимости получения информации и документов для проведения встречной проверки от другой железной дороги, руководитель проверки обеспечивает их получение через начальника финансовой службы железной дороги.
21. Выводы и предложения по устранению нарушений, сформированные членами проверяющей группы, должны быть обсуждены с руководителем объекта проверки до ее завершения на местах. Обсуждение выводов и предложений производится на предмет их обоснованности и достаточности доказательной базы.
22. Порядок проведения проверок предусматривается в соответствующих инструкциях, методических пособиях и рекомендациях по различным направлениям финансово-хозяйственной деятельности структурных подразделений железных дорог. Инструкции, методические пособия и рекомендации разрабатываются Департаментом корпоративных финансов и утверждаются в установленном в ОАО "РЖД" порядке.

V. Оформление результатов проверок и принятие мер по устранению нарушений и недостатков, выявленных в ходе проверок

22. По результатам проведенной проверки руководителем проверки подготавливается отчет о результатах проверки.
23. Отчет о результатах проверки должен содержать следующую информацию:
цель проверки;
период проведения проверки;
проверяемый период;
состав проверяющей группы;
документально подтвержденные факты выявленных нарушений законодательства, иных нормативных и правовых актов Российской Федерации, а также внутренних нормативных документов ОАО "РЖД", включающие:
а) ссылки на законодательство и иные нормативно-правовые акты Российской Федерации и внутренние нормативные документы ОАО "РЖД", которые были нарушены;
б) размер установленных нарушений (размер однотипных нарушений суммируется, а расшифровка отражается в приложениях к отчету), в том числе устраненный и возмещенный в ходе проверки, а также подлежащий устранению (возмещению) по результатам проверки и т.п., суммы невозмещаемых потерь;
в) выполнение ранее утвержденных мероприятий по устранению нарушений и недостатков, выявленных предыдущими проверками;
г) вид и размер нематериальных последствий выявленных нарушений;
вскрытые резервы, позволяющие сократить затраты и увеличить доходы;
выявленные риски;
положительный опыт работы;
ограничения, возникшие в процессе проведения проверки.
24. В отчете о результатах проверки также должны быть отражены выводы и предложения по результатам проверки.
Выводы должны быть сформированы с учетом цели, поставленной перед проверкой, и основываться на документально подтвержденных фактах выявленных нарушений законодательства, иных нормативных и правовых актов Российской Федерации, а также внутренних нормативных документов ОАО "РЖД".
Предложения должны включать в себя конкретные меры по устранению выявленных недостатков, нарушений и рисков с указанием ответственных исполнителей и сроков их исполнения.
25. Отчет о результатах проверки должен быть кратким, не загроможденным описанием структур объекта проверки, а также многочисленными цифрами и данными, по которым невозможно оценить работу объекта проверки. Каждая цифра, каждое предложение должны нести определенное смысловое значение.
Отчет о результатах проверки должен составляться с соблюдением объективности, точности описания выявленных фактов нарушений и недостатков, со ссылкой на соответствующие документы и материалы, законодательные, иные нормативные и правовые акты Российской Федерации, внутренние нормативные документы ОАО "РЖД". Не допускается включение в отчет о результатах проверки различного рода выводов и предположений, не подтвержденных документами.
Отчет о результатах проверки не должен содержать правовую квалификацию и оценку деятельности руководителей и работников объекта проверки.
Выявленные факты массовых нарушений сводятся в таблицы (ведомости), прилагаемые к отчету о результатах проверки, а в тексте отчета о результатах проверки приводятся только итоговые данные и содержание этих нарушений со ссылкой на соответствующие приложения. Таблицы (ведомости) должны быть подписаны проверяющим и работником структурного подразделения железной дороги, отвечающим за проверяемый вид деятельности.
26. Отчет о результатах проверки подписывается руководителем проверки и направляется руководителю объекта проверки для ознакомления и подписания в течение 5 дней со дня его получения.
В случае несогласия с отраженными фактами и выводами, руководитель объекта проверки должен подписать документ и приложить письменные доказательства своей позиции, являющиеся впоследствии неотъемлемой частью отчета о результатах проверки.
27. На основании подписанного отчета о результатах проверки и возражений руководителя объекта проверки (при их наличии) руководитель проверки подготавливает и направляет служебную записку на имя начальника финансовой службы железной дороги, отражающую основные результаты проверки.
28. Начальник финансовой службы железной дороги, исходя из существенности выявленных нарушений, может организовать рассмотрение результатов проверки с участием руководителя проверки, руководителя объекта проверки, а также других ответственных лиц.
В процессе рассмотрения результатов уточняются мероприятия, которые необходимо провести для устранения нарушений, их причин и выявленных рисков, назначаются ответственные лица и определяются сроки.
29. По итогам рассмотрения результатов руководителем объекта проверки разрабатываются мероприятия по устранению нарушений и недостатков, выявленных проверкой.
В случае если рассмотрение результатов проверки начальником финансовой службы железной дороги по различным причинам не проводилось, руководитель объекта проверки обеспечивает самостоятельную разработку и утверждает мероприятия по устранению нарушений и недостатков, выявленных проверкой в течение 10 дней с момента подписания отчета о результатах проверки.
Мероприятия по устранению нарушений и недостатков, выявленных проверкой, оформляются в соответствии с порядком, определяемым распорядительными документами ОАО "РЖД".
Разработанные и утвержденные мероприятия по устранению нарушений и недостатков, выявленных проверкой, направляются в финансовую службу железной дороги.

VI. Контроль выполнения мероприятий по устранению нарушений и недостатков, выявленных в ходе проверок

30. Руководитель объекта проверки обеспечивает выполнение утвержденных им мероприятий по устранению нарушений и недостатков, выявленных проверкой.
Ежемесячно, не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным, руководитель объекта проверки представляет в финансовую службу железной дороги отчет о выполнении мероприятий по устранению нарушений и недостатков, выявленных проверкой. Отчет о выполнении мероприятий по устранению нарушений и недостатков, выявленных проверкой, оформляется в соответствии с порядком, определяемым распорядительными документами ОАО "РЖД".
В случае если по каким-либо причинам мероприятия в установленные сроки не выполнены, руководитель объекта проверки должен представить служебную записку, отражающую причины невыполнения, а также новый планируемый срок выполнения.
Руководитель объекта проверки несет персональную ответственность за достоверность информации, предоставляемой в финансовую службу железной дороги.
31. По решению начальников железных дорог могут проводиться внеплановые проверки выполнения мероприятий по устранению нарушений и недостатков, выявленных ранее проведенными проверками. В процессе данных проверок оценивается:
своевременность и степень выполнения мероприятий;
причины невыполнения мероприятий;
эффективность разработанных и выполненных мероприятий;
достоверность информации, предоставляемой руководителями объектов проверок в отношении выполнения мероприятий.
Результаты проверок оформляются и доводятся до соответствующих должностных лиц в соответствии с порядком, определенным в разделе 5 настоящего Регламента.

VII. Порядок представления отчетности

32. Финансовые службы железных дорог ежеквартально докладывают начальникам железных дорог или их заместителям о выполнении квартального плана проверок, о результатах проверок, а также степени устранения выявленных нарушений и недостатков.
33. В срок до 20 числа месяца, следующего за истекшим кварталом, финансовыми службами железных дорог представляется в Департамент корпоративных финансов ОАО "РЖД" отчетность о результатах финансового контроля.
Состав и содержание отчетности определяются и доводятся до финансовых служб железных дорог распорядительными документами начальника Департамента корпоративных финансов ОАО "РЖД".

Приложение N 1

                                               УТВЕРЖДАЮ
Начальник (заместитель
начальника)______________________________
(наименование железной дороги)
_________________________________________
(подпись)
"   " ___________ 200__ г.

 

План проверок
финансовой службы ____________________________ железной дороги
(наименование железной дороги)
на__квартал 200__г.


п/п

Наименование объекта
проверки           

Цель проверки

Время    
проведения
проверки 

Подразделения, участвующие
в проверке, в том числе  
привлекаемые подразделения

Примечание

Наименование  

Количество
человек  

           2       

        3   

     4   

     5        

    6    

    7    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Начальник финансовой службы

__________________

(подпись, дата)

Порядок заполнения отдельных граф квартального плана проверок

По графе 2 "Наименование объекта проверки" отражаются структурные подразделения железной дороги или виды их деятельности, подлежащие проверке.
По графе 3 "Цель проверки" отражается цель, поставленная начальником железной дороги, его заместителем либо начальником финансовой службы железной дороги перед проверкой (например: проверить полноту сбора доходов от ... ; проверить сохранность активов и т.д.)
По графе 4 "Время проведения проверки" отражаются планируемые месяцы начала проверки (например: ноябрь 2006 г. и т.д.).
Графа 7 "Примечание" заполняется в случае наличия фактов, которые могут повлиять на выполнение плана проверок.

Приложение N 2

                                               УТВЕРЖДАЮ
Начальник (заместитель
начальника)______________________________
(наименование железной дороги)
_________________________________________
(подпись)
"   " ___________ 200__ г.

 

Программа проверки __________________________________
(наименование объекта проверки)

Основание:_______________
Цель проверки:___________
Период проверки:_________
Проверяемый период:______
Состав проверяющей группы:
руководитель проверки:______________
члены проверяющей группы:___________



п/п

Вопросы проверки      

Ответственный
исполнитель 

Подпись

Сроки проверки

 1

       2              

        3   

   4  

      5      

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    Руководитель проверки

__________________

(подпись, дата)

 

Порядок заполнения отдельных граф программы проверки

По графе 2 "Вопросы проверки" отражаются вопросы, которые необходимо проверить для достижения цели, поставленной перед проверкой (например, если целью является проверка сохранности активов, то одними из вопросов проверки могут быть: проведение инвентаризации, проверка обоснованности выбытия активов и т.д.).

 

Приложение N 3

Исх. N ______ от ____
Кому ________________

Уведомление
о проведении проверки

В соответствии с планом проверок финансовой службы ___________ железной дороги на ____ квартал 200_ г. (распоряжением начальника (заместителя начальника) _______ железной дороги о проведении внеплановой проверки от ______ N ______ ) в период с __ по __ 200_г. будет проводиться проверка _______________________________.
(наименование объекта проверки)

Цель проверки:___________
Вопросы проверки:________
Проверяемый период:______
Состав группы:
руководитель проверки:_____________
члены проверяющей группы:__________

Прошу обеспечить условия, необходимые для проведения проверки в соответствии с Регламентом внутреннего контроля, осуществляемого финансовыми службами железных дорог.

Начальник финансовой службы

__________________

(подпись, дата)

 

С уведомлением о проведении проверки ознакомлен(а):


    _____________________
       (должность, ФИО)

__________________
(подпись, дата)