Распоряжение ОАО РЖД от 15.01.2007 N 26р

ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 15 января 2007 г. N 26р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ФОРМИРОВАНИЯ РЕЗЕРВА ПО СОМНИТЕЛЬНЫМ ДОЛГАМ В НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ

(В ред. Распоряжения ОАО "РЖД" от 17.07.2007 N 1323р)

В целях установления порядка формирования резерва по сомнительным долгам в налоговом учете:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемый Регламент формирования резерва по сомнительным долгам в налоговом учете (далее - Регламент).
2. Руководителям филиалов и структурных подразделений ОАО "РЖД" при организации работы по подготовке документов, необходимых для формирования резерва по сомнительным долгам в налоговом учете, руководствоваться Регламентом, утвержденным настоящим распоряжением.

Главный бухгалтер ОАО "РЖД"
Г.В.Крафт

 

Утвержден
распоряжением ОАО "РЖД"
от 15.01.2007 г. N 26р

РЕГЛАМЕНТ
ФОРМИРОВАНИЯ РЕЗЕРВА ПО СОМНИТЕЛЬНЫМ ДОЛГАМ В НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ

(В ред. Распоряжения ОАО "РЖД" от 17.07.2007 г. N 1323р)

1. Общие принципы формирования в налоговом учете ОАО "РЖД" резерва по сомнительным долгам.

1.1. Порядок создания в налоговом учете ОАО "РЖД" резерва по сомнительным долгам, установлен в Положении об учетной политике ОАО "РЖД" для целей налогообложения. Согласно которому резерв по сомнительным долгам формируется на уровне ОАО "РЖД" по состоянию на последнее число отчетного (налогового) периода на основании данных, представляемых филиалами (обособленными подразделениями) ОАО "РЖД".
1.2. Величина, включаемая в состав резерва по сомнительным долгам, в соответствии с требованиями Налогового кодекса Российской Федерации может быть определена только по результатам проведенной на последний день отчетного (налогового) периода инвентаризации дебиторской задолженности.
В связи с этим, филиалом (обособленным подразделением) ОАО "РЖД" на последнее число отчетного (налогового) периода в соответствии с установленным порядком должна быть проведена инвентаризация дебиторской задолженности.
(В ред. Распоряжения ОАО "РЖД" от 17.07.2007 N 1323р)
Инвентаризация дебиторской задолженности проводится с целью определения на основании договоров сроков возникновения каждой задолженности по каждому дебитору, а также просрочки исполнения обязательств (в днях) на последнее число полугодия (налогового периода) на основании первичных документов.
Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых результатов, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. Результаты проведенной инвентаризации должны быть оформлены с использованием унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. По результатам инвентаризации должен быть в обязательном порядке оформлен "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами" по форме N ИНВ-17 с приложением в виде "Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами".
1.3. При формировании резерва по сомнительным долгам в налоговом учете в различном порядке учитывается просроченная дебиторская задолженность признаваемая сомнительным и безнадежным долгом.
При этом согласно пункту 1 статьи 266 Налогового кодекса Российской Федерацией сомнительным долгом признается любая задолженность перед налогоплательщиком, возникшая в связи с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг, в случае, если эта задолженность не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией.
В свою очередь безнадежными долгами в налоговом учете являются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации (п.2 ст.266 Налогового кодекса Российской Федерации).
В связи с этим, исходя из данных, полученных при проведении инвентаризации, в филиале (обособленном подразделении) ОАО "РЖД" должна быть отдельно определена просроченная дебиторская задолженность, признаваемая сомнительными долгами, а также просроченная задолженность признаваемая безнадежными долгами.
Величина сомнительных и безнадежных долгов, определенная филиалом (обособленным подразделением) ОАО "РЖД" по результатам инвентаризации, подлежит отражению соответственно в "Реестре дебиторской задолженности, признаваемой сомнительной для целей налогового учета" и "Реестре дебиторской задолженности, признаваемой безнадежной для целей налогового учета", форма которых приведена соответственно в приложениях N 1(*) и 2(*) к настоящему регламенту.
______________________________
(*) В оригинале документа приложения не приведены - Прим. ред.

2. Порядок формирования и утверждения филиалом (обособленным подразделением) ОАО "РЖД" "Реестра дебиторской задолженности, признаваемой сомнительной для целей налогового учета" и "Реестра дебиторской задолженности, признаваемой безнадежной для целей налогового учета"

От правильности заполнения филиалом (обособленным подразделением) ОАО "РЖД" "Реестра дебиторской задолженности, признаваемой сомнительной для целей налогового учета" и "Реестра дебиторской задолженности, признаваемой безнадежной для целей налогового учета" зависит правильность формирования на уровне ОАО "РЖД" резерва по сомнительным долгам и, соответственно, определение налоговой базы по налогу на прибыль организаций в целом по ОАО "РЖД".
В связи с этим, для снижения вероятности возникновения налоговых рисков по налогу на прибыль организаций утверждение указанных выше реестров должно осуществляться с учетом следующих особенностей.
2.1. Приказом руководителя в филиале (обособленном подразделении) ОАО "РЖД" должна быть создана постоянно действующая рабочая группа (далее - Рабочая группа) по рассмотрению документов, необходимых для формирования в налоговом учете резерва по сомнительным долгам. В состав рабочей группы должны быть включены:
- Главный бухгалтер филиала (обособленного подразделения) ОАО "РЖД"
- руководитель Рабочей группы;
- представитель финансовой службы филиала (обособленного подразделения) ОАО "РЖД";
- представитель юридической службы филиала (обособленного подразделения) ОАО "РЖД";
- секретарь рабочей группы.
Указанные выше сотрудники филиала (обособленного подразделения) ОАО "РЖД" должны быть включены в состав рабочей группы в обязательном порядке. Кроме этого по решению руководителя филиала обособленного подразделения) ОАО "РЖД" в состав Рабочей группы могут быть включены представители иных подразделений, ответственных за организацию работы с дебиторской задолженностью.
Данная рабочая группа должна быть создана в каждом обособленном подразделении ОАО "РЖД" (филиале ОАО "РЖД").
2.2. Подразделение филиала (обособленного подразделения) ОАО "РЖД", ответственное за ведение налогового учета, на основании данных об инвентаризации дебиторской задолженности формирует пакет документов (копии первичных документов, подтверждающих возникновение задолженности) в отношении каждой задолженности, подлежащей включению в "Реестр дебиторской задолженности, признаваемой сомнительной для целей налогового учета" или в "Реестр дебиторской задолженности, признаваемой безнадежной для целей налогового учета".
Данный пакет документов должен быть сформирован и представлен на рассмотрение в Рабочую группу не позднее чем за 10 дней до момента утверждения (подписания) отчетности, необходимой для формирования налоговой декларации по налогу на прибыль организаций.
2.3. Рабочая группа в трехдневный срок обязана оценить представленные документы на вопрос полноты формирования пакета документов, подтверждающего возникновение сомнительных или безнадежных долгов. И в случае наличия всех необходимых документов классифицировать рассматриваемую дебиторскую задолженность в качестве сомнительного или безнадежного долга и включить ее, соответственно, в "Реестр дебиторской задолженности, признаваемой сомнительной для целей налогового учета" и "Реестр дебиторской задолженности, признаваемой безнадежной для целей налогового учета".
Таким образом, окончательное формирование "Реестра дебиторской задолженности, признаваемой сомнительной для целей налогового учета" и "Реестра дебиторской задолженности, признаваемой безнадежной для целей налогового учета" должно производиться Рабочей группой. Окончательная редакция данных реестров должна быть подписана всеми членами Рабочей группы.
2.4. Результаты рассмотрения Рабочей группой представленных документов должны быть оформлены соответствующим протоком, приложением к которому являются "Реестр дебиторской задолженности, признаваемой сомнительной для целей налогового учета" и "Реестр дебиторской задолженности, признаваемой безнадежной для целей налогового учета". Данный протокол утверждается руководителем филиала (обособленного подразделения) ОАО "РЖД".

3. Особенности формирования "Реестра дебиторской задолженности, признаваемой сомнительной для целей налогового учета" и "Реестра дебиторской задолженности, признаваемой безнадежной для целей налогового учета".

3.1. "Реестр дебиторской задолженности, признаваемой сомнительной для целей налогового учета".

Согласно общему правилу установленному в статье 266 Налогового кодекса Российской Федерации сомнительным долгом признается любая задолженность перед налогоплательщиком, возникшая в связи с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг, в случае, если эта задолженность не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией.
Следовательно, дебиторская задолженность не связанная с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг не учитывается при определении сумм сомнительных долгов.
Таким образом, в "Реестр дебиторской задолженности, признаваемой сомнительной для целей налогового учета" филиалом (обособленным подразделением) ОАО "РЖД" должна быть включена только выявленная в результате проведенной инвентаризации дебиторская задолженность, возникшая в связи с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг. При этом необходимо учитывать, что в состав сомнительных долгов суммы задолженности включаются с учетом сумм НДС.
Суммы дебиторской задолженности подлежат отражению в "Реестре дебиторской задолженности, признаваемой сомнительной для целей налогового учета" отдельно:
- в разрезе договоров, на основании которых возникает данная задолженность;
- в разрезе каждого срока возникновения дебиторской задолженности, образовавшейся на основании одного договора.
Таким образом, в случае если одним договором реализации товаров (работ, услуг) предусмотрено несколько сроков уплаты, то в случае возникновения дебиторской задолженности в "Реестре дебиторской задолженности, признаваемой сомнительной для целей налогового учета" она подлежит отражению отдельно в разрезе каждого срока ее возникновения.
Включаемые в состав сомнительных долгов суммы дебиторской задолженности и, соответственно, отражаемые в "Реестре дебиторской задолженности, признаваемой сомнительной для целей налогового учета", должны быть подтверждены документально, т.е. по каждой задолженности включенной в данный реестр должен быть сформирован пакет документов, подтверждающий факт не погашения в установленный срок задолженности.
К таким документам относятся:
- копия договора на реализацию товаров (выполнение работ, оказание услуг), а также копии иных документов, подтверждающих факт заключения договора;
- копии первичных документов, подтверждающих реализацию товаров (работ, услуг): накладные, акты выполненных работ и оказанных услуг, копии перевозочных документов и т.п.;
- копии счетов-фактур, выставленных покупателям товаров (работ, услуг);
- копия акта инвентаризации дебиторской задолженности по форме ИНВ-17, подтверждающая факт отражения данной задолженности в указанном акте,
- копия "Справки к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами", являющейся приложением к акту ИНВ-17.
При подготовке документов необходимо учитывать, что в соответствии с требованиями статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку.
Двусторонние (многосторонние) сделки могут совершаться способами, установленными в подпунктах 2 и 3 статьи 434 Гражданского кодекса Российской Федерации, согласно которым договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
При этом письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 438 Гражданского кодекса Российской Федерации, т.е. лицом (стороной по договору) фактически выполнены действия по предложенному к заключению договору.
Таким образом, в случае заключения филиалом (обособленным подразделением) ОАО "РЖД" договора не путем составления одного документа подписанного сторонами, а иным путем, предусмотренным Гражданским кодексом Российской Федерации (указанным выше), в пакет документов, подтверждающий факт не погашения в установленный срок задолженности, в зависимости от вида заключения договора могут быть включены как договор в письменной форме, так и иные документы, подтверждающие факт заключения договора (полученные (направленные) посредством почтовой, телеграфной, телетайпной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходил от стороны по договору, подтверждающие выполнение указанных в оферте действий и др.).
Положениями статей 265 и 266 Налогового кодекса Российской Федерации не установлено ограничение на учет в составе резерва по сомнительным долгам только сумм дебиторской задолженности, подтвержденной дебиторами (письмо Минфина России от 26.07.2006 N 03-03-04/1/612). Следовательно, акт сверки расчетов с дебитором для включения сумм в состав резерва по сомнительным долгам и, соответственно, для отражения в "Реестре дебиторской задолженности, признаваемой сомнительной для целей налогового учета" не требуется.
Также при формировании резерва по сомнительным долгам должна быть учтена документально подтвержденная задолженность перед филиалом (обособленным подразделением) ОАО "РЖД", в отношении которой имеется решение суда об отказе в ее взыскании по любым основаниям.
При формировании данного реестра необходимо учитывать, что в состав сомнительных долгов не включаются и, соответственно, не отражаются в реестре:
- задолженность по обязательствам, возникшим в результате реализации филиалами (обособленными подразделениями) ОАО "РЖД" товаров (работ, услуг) без заключения соответствующих гражданско-правовых договоров;
- задолженность, возникшая на основании договоров купли-продажи товаров в кредит;
- задолженность одной организации МПС России перед другой организацией МПС России, имущество и обязательства которых внесены в уставный капитал ОАО "РЖД";
- задолженность по обязательствам, погашение которых произведено контрагентом ОАО "РЖД" путем выдачи векселя;
- задолженность по векселям с наступившим сроком погашения, приобретенным или полученным ОАО "РЖД" в счет погашения дебиторской задолженности;
- задолженность по перечисленным филиалами (обособленными подразделениями) ОАО "РЖД" авансам, по которым поставщиками (подрядчиками) не выполнены обязательства в сроки установленные договором;
- задолженность, возникшая в результате реализации имущественных прав, поскольку имущественные права согласно статье 38 Налогового кодекса Российской Федерации не признаются имуществом для целей налогообложения;
- дебиторская задолженность признаваемая безнадежной для целей налогообложения прибыли и отражаемая в "Реестре дебиторской задолженности, признаваемой безнадежной для целей налогового учета";
- дебиторская задолженность ОАО "РЖД" по перевозкам граждан-получателей социальных услуг сверх сумм, предусмотренных в договорах с федеральными (региональными, местными) органами исполнительной власти Российской Федерации.
На основании сумм, отраженных в строке "Итого" "Реестра дебиторской задолженности, признаваемой сомнительной для целей налогового учета", должно производится заполнение строк "Справки о суммах дебиторской задолженности", реализованной в системе ЕК АСУФР, в следующем порядке:
- показатель строки "Итого" по графе 7 реестра отражается в строке "сумма сомнительной дебиторской задолженности составляет" "Справки о суммах дебиторской задолженности";
- показатель строки "Итого" по графе 8 реестра отражается в строке "со сроком образования до 45 дней" "Справки о суммах дебиторской задолженности";
- показатель строки "Итого" по графе 9 реестра отражается в строке "со сроком образования от 45 до 90 дней включительно" "Справки о суммах дебиторской задолженности";
- показатель строки "Итого" по графе 10 реестра отражается в строке "со сроком образования свыше 90 дней" "Справки о суммах дебиторской задолженности".
"Справка о суммах дебиторской задолженности" подлежит консолидации и представлению в ОАО "РЖД" для формирования в налоговом учете резерва по сомнительным долгам.

3.2. "Реестр дебиторской задолженности, признаваемой безнадежной для целей налогового учета".

При формировании "Реестра дебиторской задолженности, признаваемой безнадежной для целей налогового учета" необходимо учитывать следующие особенности списания в бухгалтерском учете безнадежной и нереальной для взыскания дебиторской задолженности.
Приказом ОАО "РЖД" от 30.12.2004 N 246 утвержден "Порядок списания дебиторской задолженности филиалами, структурными подразделениями филиалов, а также другими структурными подразделениями ОАО "РЖД" (далее - Порядок), которым определена процедура списания безнадежной и нереальной для взыскания дебиторской задолженности.
В соответствии с данным порядком структурным подразделениям филиала ОАО "РЖД" и филиалам ОАО "РЖД" предоставлено право по списанию не всей безнадежной и нереальной для взыскания дебиторской задолженности, а только задолженности в пределах установленных норм.
Так структурное подразделение филиала ОАО "РЖД" имеет право самостоятельно списать дебиторскую задолженность по одному обязательству в сумме, не превышающей 30 тысяч рублей, и общую сумму дебиторской задолженности не более 3 млн. рублей в год. В свою очередь филиал ОАО "РЖД" имеет право самостоятельно списать дебиторскую задолженность по одному обязательству в сумме, не превышающей 300 тысяч рублей, и общую сумму дебиторской задолженности не более 30 млн. рублей в год.
Списание дебиторской задолженности в сумме, превышающей указанные выше размеры, осуществляется структурным подразделением филиала ОАО "РЖД" на основании приказа руководителя филиала ОАО "РЖД", а филиалом ОАО "РЖД" - на основании соответствующего решения правления ОАО "РЖД".
При отсутствии данных решений дебиторская задолженность не подлежит списанию в бухгалтерском учете и, соответственно, не признается для целей налогообложения прибыли безнадежным долгом и не подлежит отражению в "Реестре дебиторской задолженности, признаваемой безнадежной для целей налогового учета".
Таким образом, в "Реестре дебиторской задолженности, признаваемой безнадежной для целей налогового учета" филиалом (обособленным подразделением) ОАО "РЖД" подлежит отражению только дебиторская задолженность, списанная в соответствии с указанным выше Порядком в бухгалтерском учете.
Суммы дебиторской задолженности подлежат отражению в "Реестре дебиторской задолженности, признаваемой безнадежной для целей налогового учета" отдельно:
- в разрезе договоров, на основании которых возникает данная задолженность;
- в разрезе каждого срока возникновения дебиторской задолженности, образовавшейся на основании одного договора.
Таким образом, в случае если одним договором реализации товаров (работ, услуг) предусмотрено несколько сроков уплаты, то в случае возникновения дебиторской задолженности в "Реестре дебиторской задолженности, признаваемой безнадежной для целей налогового учета" она подлежит отражению отдельно в разрезе каждого срока ее возникновения.
Кроме того, необходимо учитывать, что в данном реестре подлежит отражению списанная в бухгалтерском учете безнадежная и нереальная для взыскания безнадежная задолженность вне зависимости от вида ее возникновения, то есть в отличие от сомнительного долга в налоговом учете безнадежной может быть признана любая задолженность как связанная, так и не связанная с реализацией товаров (работ, услуг).
Дебиторская задолженность признаваемая безнадежной в налоговом учете и, соответственно, отражаемая в "Реестре дебиторской задолженности, признаваемой безнадежной для целей налогового учета", должна быть документально подтверждена, т.е. по каждой задолженности включенной в данный регистр должен быть сформирован пакет документов, подтверждающий факт истечения срока исковой давности, прекращения, обязательства вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации.
К таким документам относятся:
а) при возникновении задолженности в случае реализации товаров (работ, услуг):
- копия договора на реализацию товаров (выполнение работ, оказание услуг), и иные документы, подтверждающие факт заключения договора;
- копии первичных документов, подтверждающих реализацию товаров (работ, услуг): накладные, акты выполненных работ и оказанных услуг, копии перевозочных документов и т.п.;
- копии счетов-фактур, выставленных покупателям товаров (работ, услуг);
- копия акта инвентаризации дебиторской задолженности по форме ИНВ-17, подтверждающая факт отражения данной задолженности в указанном акте;
- копия "Справки к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами", являющейся приложением к акту ИНВ-17 - копия свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ о ликвидации юридического лица (в случае признания задолженности безнадежной в результате ликвидации юридического лица);
- копии иных документов, предусмотренных гражданским законодательством Российской Федерации, подтверждающих признание задолженности безнадежной.
б) при возникновении задолженности в других случаях (кроме случаев реализации товаров (работ, услуг)):
- копии договоров займа, векселей или иных гражданско-правовых договоров, на основании которых возникают обязательства перед филиалом (обособленным подразделением) ОАО "РЖД";
- копии первичных документов, подтверждающих возникновение задолженности;
- копия акта инвентаризации дебиторской задолженности по форме ИНВ-17, подтверждающая факт отражения данной задолженности в указанном акте;
- копия "Справки к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами", являющейся приложением к акту ИНВ-17.
- копия свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ о ликвидации юридического лица (в случае признания задолженности безнадежной в результате ликвидации юридического лица);
- копии иных документов, предусмотренных гражданским законодательством Российской Федерации, подтверждающих признание задолженности безнадежной.

Необходимо учитывать, что в налоговом учете безнадежной задолженностью не признается задолженность перед филиалом (обособленным подразделением) ОАО "РЖД" с не истекшим сроком исковой давности, в отношении которой имеется решение суда об отказе в ее взыскании по любым основаниям.
Кроме того безнадежной задолженностью не признается и, соответственно, не подлежит отражению в "Реестре дебиторской задолженности, признаваемой безнадежной для целей налогового учета" дебиторская задолженность ОАО "РЖД" по перевозкам граждан-получателей социальных услуг сверх сумм, предусмотренных в договорах с федеральными (региональными, местными) органами исполнительной власти Российской Федерации.
В графе 8 "Реестра дебиторской задолженности, признаваемой безнадежной для целей налогового учета" должна указываться причина признания дебиторской задолженности просроченной, которой может являться, например, истечение срока исковой давности, ликвидация юридического лица (контрагента ОАО "РЖД"), смерть физического лица, издание акта государственного органа и др.
Отраженная в строке "Итого" по графе 7 "Реестра дебиторской задолженности, признаваемой безнадежной для целей налогового учета" величина используется в дальнейшем при заполнении строки "сумма безнадежной дебиторской задолженности составляет" "Справки о суммах дебиторской задолженности", реализованной в системе ЕК АСУФР и подлежащей консолидации и представлению в ОАО "РЖД", для определения на уровне ОАО "РЖД" размера безнадежной задолженности, признаваемой внереализационными расходами при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.
Безнадежная задолженность, определенная в целом по ОАО "РЖД", списывается за счет созданного резерва по сомнительным долгам. В случае превышения суммы безнадежной задолженности над размером созданного резерва по сомнительным долгам, неописанная сумма безнадежной, задолженности включается на уровне головного подразделения ОАО "РЖД" в состав внереализационных расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, и отражается в строке 1.11 "Сводного регистра учета внереализационных расходов" (РНУ 40).