Распоряжение ОАО РЖД от 15.01.2007 N 30р

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
"РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
(ОАО "РЖД")

15 января 2007 г.

N 30р

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Об упорядочении проведения совещаний
вице-президентами ОАО "РЖД"

В целях надлежащей организации совещаний и рационального использования рабочего времени руководителей и специалистов:
1. Установить, что проведение первым вице-президентом, старшими вице-президентами и вице-президентами (далее - вице-президенты) совещаний по вопросам производственно-финансовой деятельности ОАО "РЖД" предусматривается в планах работы вице-президентов.
2. Вице-президентам обеспечить:
доведение заблаговременно до причастных департаментов (управлений) и структурных подразделений ОАО "РЖД" информации о повестке дня проводимого совещания, времени и месте его проведения и составе участников, привлекая к участию в совещаниях только работников, имеющих непосредственное отношение к рассматриваемым вопросам;
соблюдение должностными лицами, участвующими в подготовке и работе совещаний, Основных требований к подготовке и проведению совещаний у вице-президентов ОАО "РЖД" согласно приложению.

Президент ОАО "РЖД"
В.И.Якунин

 

Приложение
к распоряжению ОАО "РЖД"
15.01.07г.N 30р

Основные требования к подготовке и проведению
совещаний у вице-президентов ОАО "РЖД"

1. Совещания проводятся по наиболее важным и актуальным вопросам производственно-финансовой деятельности ОАО "РЖД" для выработки скоординированных действий причастных исполнителей по обеспечению железнодорожных перевозок пассажиров и грузов, других работ и услуг, оказываемых железнодорожным транспортом, и иных видов уставной деятельности ОАО "РЖД".
2. Подготовка совещания включает:
обоснование инициатором проведения совещания решения о необходимости проведения совещания;
определение тематики совещания и четкое наименование вопроса, обсуждаемого на совещании, при этом следует исходить из того, что на совещании наиболее целесообразно рассматривать один вопрос;
составление списка участников совещания;
подготовку доклада и проекта решения по обсуждаемому на совещании вопросу;
составление регламента совещания с определением продолжительности совещания и времени выступлений его участников;
выделение помещения для размещения участников совещания и создание благоприятных условий для их работы;
решение вопросов, связанных с приемом участников совещания, прибывающих из других городов, включая заказ билетов, организацию их размещения и питания.
3. Организация совещаний, проводимых первым вице-президентом, старшими вице-президентами и вице-президентами (далее - вице-президенты), возлагается на их секретариаты.
Информация о проведении совещаний должна заблаговременно доводиться до начальников причастных департаментов (управлений), руководителей структурных подразделений и других должностных лиц ОАО "РЖД", приглашаемых на совещания. При этом информация о проведении совещаний по важным комплексным вопросам должна доводиться, как правило, за 2 недели до намеченной даты проведения такого совещания.
В случае изменения намеченной даты совещания или проведения внепланового совещания об этом незамедлительно должны быть проинформированы участники совещания.
4. Материалы к совещанию подготавливает и отвечает за качество и своевременность их представления департамент (управление) или структурное подразделение ОАО "РЖД", на которое вице-президентом возложена эта работа, с участием причастных подразделений.
Контроль за подготовкой и своевременным представлением материалов для рассмотрения на совещании осуществляет секретариат соответствующего вице-президента.
5. Решения, которые принимаются на совещании, оформляются протоколом не позднее 3 дней со дня проведения совещания.
Подготовленный проект протокола (или предложения для включения в проект протокола в случае оперативного рассмотрения вопроса), завизированный исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего проект, направляется вместе с другими материалами к совещанию в секретариат соответствующего вице-президента не позднее чем за 2 дня до даты проведения совещания. Проект протокола заблаговременно до начала совещания передается исполнителем также причастным должностным лицам, которым в проекте предусмотрены поручения, задания.
6. Рассмотрение вопроса на совещании проводится, как правило, с участием начальника департамента (управления), к компетенции которого относится данный вопрос.
Начальник департамента (управления), который приглашен участвовать в нескольких совещаниях, проводимых вице-президентами в одно и то же время, должен согласовать с вице-президентом, в ведении которого находится этот департамент (управление), в каком совещании он должен участвовать лично.
7. Участники совещания должны прибыть на совещание без опоздания и заблаговременно занять отведенные места. До начала совещания должны быть отключены телефоны сотовой связи (мобильные телефоны).
Во время совещания не допускается вести разговоры, отвлекающие участников и мешающие работе совещания, рассматривать посторонние документы или заниматься делами, не относящимися к работе совещания.
8. При установлении регламента совещания исходить из того, чтобы время на проведение совещания и выработку решения было минимальным и не превышало, как правило, 1,5 часа.
9. Председательствующий на совещании должен создавать атмосферу деловой обстановки и обеспечивать соблюдение регламента всеми участниками совещания. В этих целях рекомендуется:
начинать совещание с краткого и четкого изложения цели проводимого совещания;
предоставлять участникам совещания с более низким должностным статусом возможность высказать свое мнение в первую очередь, чтобы на мнении выступающего не сказывалась позиция его руководителя или другого работника, занимающего более высокую должность;
развивать в ходе совещания дискуссию в нужном направлении, тактично останавливая тех, кто выступает не по существу рассматриваемого вопроса, и не нарушать принятый порядок предоставления слова для выступления и внесения предложений или постановки вопросов;
избегать жесткой иронии в адрес участников совещания или обидных характеристик, соблюдая спокойный, доброжелательный тон разговора, умело разряжать атмосферу на совещании, если она осложнилась;
резюмировать высказанные участниками совещания мнения, отмечая наиболее ценные, что должно стимулировать участников к поиску позитивного решения;
рассаживать участников совещания таким образом, чтобы предполагаемые оппоненты не находились рядом. Постоянным участникам регулярно проводимых совещаний выделять, как правило, одни и те же места.
10. Протоколы совещаний у вице-президентов оформляются в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в аппарате управления ОАО "Российские железные дороги" (пункты 6.42 -6.53), утвержденной приказом ОАО "РЖД" от 5 января 2006 г. N 1.