ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
"РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
(ОАО "РЖД")
27 марта 2008 г. N 17
"УТВЕРЖДАЮ":
Президент ОАО "РЖД"
В.И.Якунин
КОНЦЕПЦИЯ
создания и организации деятельности
отраслевого специализированного Центра разработки и внедрения
систем и методов управления холдинга
"Российские железные дороги"
1. Введение
Концепция создания и организации деятельности отраслевого специализированного Центра разработки и внедрения систем и методов управления холдинга "Российские железные дороги" (далее - Концепция) разработана в соответствии с решением итогового правления ОАО "РЖД" от 18-19 декабря 2007 г. N42.
При разработке Концепции учитывались основные положения Стратегической программы развития ОАО "РЖД" и Программы структурной реформы на железнодорожном транспорте, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 18 мая 2001 г. N 384 (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 20 декабря 2004 г. N811).
В Концепции представлены:
- описание текущего состояния организации консультационного сопровождения текущей деятельности и развития ОАО "РЖД" и других компаний холдинга "Российские железные дороги" (далее - Холдинг);
- обоснование необходимости создания внутрикорпоративного консультационного центра по вопросам управления;
- описание организации хозяйственной деятельности и системы управления Центра разработки и внедрения систем и методов управления холдинга "Российские железные дороги" (далее Центр);
2. Состояние организации консультационного сопровождения текущей
деятельности и развития компаний холдинга "Российские железные
дороги"
Обеспечение устойчивого функционирования и развития российских железных дорог, достижение результатов, предусмотренных программой реформы железнодорожного транспорта, требуют планомерного и адекватного совершенствования всей системы управления ОАО "РЖД" и других компаний Холдинга.
В связи с неравномерностью потребностей в решении отдельных специальных задач и нехваткой квалифицированного управленческого персонала, для работ по совершенствованию организационно-функциональной структуры и процессов управления ОАО "РЖД" и других компаний Холдинга привлекаются внешние консультанты. С каждым годом объем потребления их услуг возрастает, что соответствует общемировым тенденциям. Проекты, которые затрагивают те или иные элементы системы управления, присутствуют в "Программе научно-технического развития", в перечне работ, выполняемых в рамках бюджета общехозяйственных расходов, в "Программе информатизации" и в инвестиционных программах большинства хозяйств ОАО "РЖД" и других компаний Холдинга. Стоимость консультационных услуг в области управления, привлекаемых в рамках таких проектов, составляет от 20% до 100% их бюджета. При этом проявляется ряд принципиальных, специфических проблем.
Привлекаемые компаниями Холдинга отечественные консультационные компании не имеют достаточного отраслевого опыта. При внедрении их разработок и предложений технологии железнодорожного транспорта нередко становятся трудным, а, зачастую, и непреодолимым препятствием.
В силу высокой стоимости услуг иностранные консультационные компании, приобретшие отраслевой опыт в ходе работ для железнодорожных компаний зарубежных стран, привлекаются для решения отдельных узких задач. Однако существующие принципиальные исторические, структурные и экономические различия не позволяют в полной мере воспользоваться накопленной ими компетенцией. Кроме того, координация их деятельности с функциональными заказчиками и российскими генподрядчиками требует дополнительных усилий.
Не происходит накопления и систематизации внутри компании методик, знаний и практических навыков, используемых внешними консультантами в проектах по совершенствованию организационно-функциональной структуры и процессов управления компаний Холдинга. В рамках Холдинга отсутствует единая библиотека решений (база знаний) в области управления и не определен ответственный за ее создание и ведение.
Работы по совершенствованию методов и инструментов управления в различных функциональных сферах и областях хозяйственной деятельности ведутся изолировано, что приводит к несогласованности подходов к решению однотипных задач, несовместимости получаемых результатов и росту риска нарушения целостности системы управления.
Низкий средний уровень управленческой культуры не позволяет специалистам компаний Холдинга эффективно выполнять обязанности функциональных заказчиков, то есть грамотно и четко ставить задачи перед привлеченными консультантами, определять требования к результатам их работ и граничные условия разработки, контролировать ход работ не только с формальной стороны, но и по существу.
В значительной части устранить указанные проблемы может создание внутрикорпоративно Центра разработки и внедрения систем и методов управления - отраслевого консультанта в составе Холдинга.
3. Цели и задачи Центра разработки и внедрения систем и методов
управления холдинга "Российские железные дороги"
Цель создания Центра разработки и внедрения систем и методов управления холдинга "Российские железные дороги" (далее - Центр) - повышение качества и эффективности подготовки и реализации проектов и отдельных мероприятий по совершенствованию управления ОАО "РЖД", по адаптации систем управления бизнес-единиц в составе ОАО "РЖД" к деятельности в статусе ДЗО и по повышению эффективности работы уже созданных ДЗО.
Главной задачей Центра должно являться внедрение технологий и инструментов управления, обеспечивающих повышение синергии и конкурентоспособности компаний Холдинга, гарантирующих согласованность целей и задач участников, прозрачность их деятельности, соблюдение единых корпоративных политик и стандартов, соответствие программе реформирования железнодорожного транспорта и целевой модели рынка.
Кроме того на Центр возлагается задача накопления и систематизации практических методик и инструментов, использованных и созданных внешними консультантами в ходе реализации консультационных и научно-исследовательских проектов по заказам компаний Холдинга и обеспечения доступности этих знаний для управленцев всех уровней внутри Холдинга.
Благодаря участию в проектах совместно с лучшими отечественными и зарубежными специалистами, сотрудники ОАО "РЖД" и других компаний Холдинга смогут получить уникальные практические знания и опыт, расширить профессиональный кругозор, взглянуть на проблемы отрасли с позиций бизнеса. В этой части Центр будет дополнять функции Корпоративного университета по повышению квалификации управленческих кадров.
Переходя на работу в ОАО "РЖД" и другие компании Холдинга на руководящие должности различного уровня, специалисты Центра, с одной стороны, владея современными инструментами и технологиями управления, смогут повысить качество управления, с другой стороны, благодаря опыту взаимодействия с внешними консультантами, будут выступать эффективными заказчиками консультационных услуг. Это обеспечит дополнительный кадровый резерв управления.
Таким образом, существование Центра будет обеспечивать возврат инвестиций в управленческий консалтинг, позволит повысить эффективность консультирования и снизить соответствующие издержки.
Ключевой задачей Центра на ближайшие 2-3 года будет обеспечение совместно со сторонними консультационными и научно-исследовательскими организациями консультационного сопровождения реализации в соответствии с распоряжением ОАО "РЖД" от 19 февраля 2008 г. N 330р Концепции системы управления компании холдингового типа, образуемой в результате реформирования ОАО "РЖД".
4. Организационно-правовая форма Центра разработки и
внедрения систем и методов управления холдинга
"Российские железные дороги"
Настоящая Концепция предполагает создание Центра в форме обособленного структурного подразделения ООО "Отраслевой центр разработки и внедрения" - дочернего общества ОАО "РЖД" (далее - ООО "ОЦРВ") с местонахождением в г. Москва. Таким образом. Центр не будет являться юридическим лицом и не будет иметь самостоятельного баланса.
Для осуществления деятельности на территории других субъектов Российской федерации могут формироваться Региональные центры разработки и внедрения систем и методов управления (далее - Региональные центры), как обособленные структурные подразделения соответствующих филиалов ООО "ОЦРВ", функционально подчиненные Центру.
В своей деятельности Центр должен будет руководствоваться нормами действующего законодательства, положением о Центре, а так же едиными корпоративными нормами, стандартами и политиками Холдинга.
Руководитель Центра будет назначаться и освобождаться от должности Генеральным директором 000 "ОЦРВ" по согласованию с советом директоров.
5. Маркетинговая стратегия Центра разработки и внедрения
систем и методов управления холдинга
"Российские железные дороги"
Центр формируется как бизнес-единица и будет ориентирован на обеспечение окупаемости собственной деятельности и увеличение ее масштабов. При этом сформулированные выше цели и задачи Центра как внутреннего консультанта Холдинга определят его специализацию и рынок сбыта.
Центр будет специализироваться на предоставлении услуг и выполнении работ по заявкам структурных подразделений ОАО "РЖД" и прочих компаний Холдинга.
Для соответствия целям создания и задачам Центр должен осуществлять следующие виды деятельности:
- оказание услуг и выполнение работ по совершенствованию существующих, разработке и внедрению новых технологий и инструментов управления;
- выполнение научно-исследовательских работ в области управления;
- предоставление руководящим сотрудникам экспресс-консультаций по вопросам управления;
- обучение руководящих сотрудников практическим методикам и инструментам управления;
- подбор консультационных и научно-исследовательских компаний и организаций для оказания услуг и выполнения работ по совершенствованию существующих, разработке и внедрению новых технологий и инструментов управления;
- оказание услуг по организации и методическому сопровождению консультационных проектов, включая контроль качества проектного управления;
- аудит консультационных проектов, рецензирование и экспертиза результатов работ и отчетных материалов сторонних консультантов и научно-исследовательских организаций;
- создание и ведение единой корпоративной электронной бизнес-модели, включающей модели организационных структур компаний Холдинга, их внутренних производственных (технологических) и управленческих процессов, процессов взаимодействия и информационного обмена и пр.;
- создание и ведение единой корпоративной базы знаний (библиотеки решений) по вопросам управления.
В целях обеспечения доходных видов деятельности необходимо организовать в Центре следующие вспомогательные процессы:
- регулярный сбор данных и анализ практики управления в ОАО "РЖД" и других компаниях Холдинга;
- разработку предложений (инициирование) по проведению проектов и отдельных мероприятий в целях совершенствования управления путем разработки и внедрения технологий и инструментов управления;
- создание и ведение картотеки консультационных и научно-исследовательских компаний и организаций;
- создание и ведение картотеки специалистов в области управления.
6. Функциональные политики и регулярные процессы
Центра разработки и внедрения систем и методов
управления холдинга "Российские железные дороги"
6.1. Проектная организация
Политикой Центра является ориентация на преимущественное исполнение проектов по совершенствованию систем управления компаний Холдинга в сотрудничестве с ведущими профильными консультационными и научно-исследовательскими компаниями и организациями. Это позволит в том числе:
- предлагать функциональным заказчикам широкий спектр консультационных продуктов;
- оперативно реагировать на потребности функциональных заказчиков в области совершенствования управления;
- обеспечивать реализацию крупномасштабных и комплексных проектов в области совершенствования управления, за счет привлечения необходимого числа внешних консультантов и организации качественного мультипроектного управления;
- регулярно пополнять библиотеку решений (базу знаний) Холдинга современными технологиями и инструментами управления, методиками выполнения исследований и разработок в области повышения эффективности управления;
- организовать получение знаний и практических навыков специалистами Центра от привлеченных консультантов непосредственно в процессе реализации проектов и тиражирование этих знаний и навыков в компаниях Холдинга, в том числе путем передачи им кадров из Центра;
- оптимизировать затраты за счет поддержания штатной численности Центра на уровне, соответствующем потребностям реализуемых проектов.
Наряду с оказанием консультационных услуг Центр может играть роль универсального функционального заказчика, обеспечивая при необходимости взаимодействие подразделений ОАО "РЖД" и других компаний Холдинга с привлекаемыми консультантами и качественное проектное управление на всех этапах оказания услуг по совершенствованию систем управления от формулирования целей и задач проектов до сдачи и внедрения результатов.
Предполагается, что на этапе становления собственными силами Центр будет осуществлять только сопровождение внедрения разработок и рекомендаций, подготовленных в ходе исследовательских стадий проектов совместно с привлеченными консультантами. В дальнейшем в Центре будет сформирован коллектив специалистов, способных самостоятельно реализовывать существенную часть работ в проектах по повышению эффективности управления с привлечением внешних специалистов для решения узких специфических задач.
В вопросах организации управления проектами Центр должен руководствоваться требованиями стандарта Института управления проектами (Свод знаний по управлению проектами - А Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOKR Guide) Third Edition. PMI, 2004), a так же внутренними требования ОАО "РЖД".
6.2. Кадровая политика
В соответствии со своей политикой проектной организации Центр должен обеспечить постоянную готовность к оперативному формированию эффективных проектных команд, соответствующих масштабам и сложности поставленных функциональными заказчиками задач.
Для этого к выполнению работ по заказам ОАО "РЖД" и других компаний Холдинга Центром могут привлекаться сторонние консультационные и научно-исследовательские организации. В отдельных случаях, если того требует складывающаяся практика выполнения функциональных заказов, а также для обеспечения оперативности реагирования на потребности функциональных заказчиков возможно заключение Центром с такими организациями долгосрочных договоров. Кроме того для усиления проектных команд будут привлекаться независимые эксперты, зарекомендовавшие себя в ходе ранее реализованных для ОАО "РЖД" и других компаний Холдинга проектов.
Одной из задач Центра является формирование кадрового резерва управления для ОАО "РЖД" и других компаний Холдинга. Поэтому приоритетными источниками кадров для штата Центра будут сами компании Холдинга, отраслевые научно-исследовательские организации и ВУЗы. В целях эффективной передачи знаний непосредственно на уровень подразделений ОАО "РЖД" и других компаний Холдинга будет разработана программа обмена кадрами между Центром и ОАО "РЖД" и других компаниях Холдинга.
6.3. Бюджетирование и финансовое планирование
Центр формирует самостоятельные бюджеты затрат, доходов и расходов, в соответствии с общекорпоративными требованиями. Бюджеты Центра согласуются в ОАО "РЖД" и утверждаются советом директоров ООО "ОЦРВ" в установленном порядке в составе сводных бюджетов ООО "ОЦРВ". Контроль исполнения Центром бюджетов осуществляется, советом директоров и ревизионной комиссией ООО "ОЦРВ" в установленном организационно-распорядительными документами ОАО "РЖД" порядке.
6.4. Административно-хозяйственное обеспечение деятельности
Ответственность за хозяйственное обеспечение деятельности и материально-техническое снабжение Центра будет возложена на АХО ООО "ОЦРВ". Центру должны быть предоставлены офисные помещения, оргтехника, обеспечено автотранспортное обслуживание.
Средствами и каналами связи Центр будет обеспечен ЦСС.
В силу специфики деятельности Центра номенклатура потребляемых им материально-технических ресурсов будет ограничиваться канцелярскими принадлежностями, бумагой и расходными материалами для оргтехники.
6.5. Бухгалтерский учет
По вопросам бухгалтерского учета Центр находится на обслуживании бухгалтерской службы ООО "ОЦРВ".
7. Состав и функции подразделений
Центра разработки и внедрения систем и
методов управления холдинга "Российские железные дороги"
Организационная структура и процессы управления Центра должны соответствовать условиям реализации консультационных проектов смешанными командами, а именно:
- оперативность формирования проектных команд;
- точные знания о состоянии внутрикорпоративного и внешнего рынков труда;
- готовность к быстрому вовлечению новых штатных сотрудников Центра в проекты;
- непрерывный контроль над ходом проектов;
- строгий учет затрат и результатов проектов.
Центр возглавит Начальник Центра, имеющий секретаря и помощника.
В соответствии с возложенными на Центр задачами и набором осуществляемых видов деятельности в состав Центра предположительно войдут следующие подразделения:
- административный отдел;
- отдел кадров;
- офис проектов;
- группа управленческого консалтинга;
- группа корпоративного консалтинга;
- группа бизнес-моделирования;
- группа правового обеспечения;
Административный отдел в полном соответствии со своим наименованием будет отвечать за административное обеспечение деятельности Центра. Так как политикой проектной организации Центра предусмотрено преимущественное выполнение работ смешанными командами, с привлечением сторонних консалтинговых и научно-исследовательских организаций, по мере роста масштабов деятельности будет возрастать важность роли специалистов по договорной работе.
Поскольку одной из приоритетных задач Центра является формирование кадрового резерва управления и повышение квалификации сотрудников ОАО "РЖД" и других компаний Холдинга, что предполагает высокие показатели текучести кадров за счет обмена кадрами с предприятиями Холдинга, то в составе Центра должно быть сформировано мощное кадровое подразделение - отдел кадров, в состав которого войдут специалисты по подбору и найму персонала, мониторингу рынка труда, мотивации персонала.
Отдел кадров в первую очередь должен обеспечить быстрый и квалифицированный найм на внутрикорпоративном или внешнем рынке труда специалистов под нужды соответствующих проектов, а так же их последующее трудоустройство в подразделениях ОАО "РЖД" и в других компаниях Холдинга.
Офис проектов решает следующие задачи:
- внедрение и поддержка единого стандарта и методологии управления и отчетности по проектам;
- обеспечение межпроектных коммуникаций;
- выравнивание загрузки руководителей проектов путем делегирования вспомогательных функций и перераспределения части аналитической работы;
- распределение ограниченных ресурсов между проектами, решение спорных вопросов;
- создание архивной базы завершенных проектов;
- осуществление процедур эффективного мониторинга и контроля планирования и исполнения в целях оптимизации работ по проектам.
8. Информационно-технологическое обеспечение
Центра разработки и внедрения систем и методов
управления холдинга "Российские железные дороги"
Для обеспечения высокой эффективности реализации закрепленных функций Центр должен обладать всей полнотой информации о текущем состоянии хозяйственного комплекса и действующей системе управления ОАО "РЖД" и других компаний Холдинга в части:
- организационно-функциональной структуры;
- технологических (производственных) процессов и процессов управления;
- процессов взаимодействия и информационного обмена;
- внутрикорпоративной нормативной базы и пр.
Для этого необходимо обеспечить сотрудникам Центра доступ к информационным и управляющим системам ОАО "РЖД" и компаний Холдинга, в том числе к таким как АС ПИЖТ, ЕК АСУ ФР, ЕК АСУ МИК и др.
Предполагается, что на Центр будет возложено создание и ведение единой корпоративной электронной бизнес-модели с использованием автоматизированной системы бизнес-моделирования (ЕК АСУ БМ) на базе программных средств компаний IBM и IDS Scheer - Business Modeler и ARIS.
Кроме того Центром будет вестись единая электронная картотека консультационных и научно-исследовательских организаций и специалистов. Для этого необходимо приобрести или разработать и внедрить соответствующее программное обеспечение.