ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
"РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
(ОАО "РЖД")
УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО "РЖД"
от 4 марта 2008 г. N 444р
СТО РЖД 1.05.509.2-2008
СТАНДАРТ ОАО "РЖД"
Система управления эффективностью поставок
РУКОВОДСТВО ПО КАЧЕСТВУ
Дата введения - 01.01.2009
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Закрытым акционерным обществом "Центр "Приоритет" (ЗАО "Центр "Приоритет")
2 ВНЕСЕН Департаментом технической политики ОАО "РЖД"
3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ распоряжением от 04.03.2008 г. N 444р
4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
Введение
Руководство по качеству является базовым организационным документом в системе управления эффективностью поставок. Руководство по качеству содержит описание системы управления эффективностью поставок ОАО "РЖД" в соответствии с требованиями IRIS [1], демонстрирует его реализацию и способность ОАО "РЖД" непрерывно совершенствовать деятельность по закупкам, напрямую влиять на поставщиков - изготовителей основных видов продукции с целью улучшения качества поставок.
Настоящее Руководство по качеству разработано в развитие Стратегии эффективного обеспечения потребностей ОАО "РЖД" в материальных ресурсах и технических средствах [2] и Функциональной стратегии в области качества ОАО "РЖД" [3] для поставщиков оборудования, компонентов и услуг по всей цепочке поставок.
В качестве дополнительного основания использовались ISO 9000:2005(E) [4], ГОСТ Р ИСО 9000-2001, ГОСТ Р ИСО 9001-2001, ГОСТ Р ИСО 9004-2001.
1 Область применения
1.1 Настоящий стандарт устанавливает требования ОАО "РЖД" к системе управления эффективностью поставок (далее по тексту СУЭП).
1.2 Стандарт организации распространяется на структурные подразделения и филиалы ОАО "РЖД", участвующие в процессе МТО, и поставщиков - изготовителей основных видов продукции, поставляемой для нужд ОАО "РЖД".
1.3 Вопросы, требующие более детального рассмотрения, отражены в корпоративных стандартах, положениях, инструкциях.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:
ГОСТ Р ИСО 9000-2001 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования
ГОСТ Р ИСО 9004-2001 Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности
СТО РЖД 1.01.001-2005 Корпоративная система стандартизации открытого акционерного общества "Российские железные дороги". Основные положения
СТО РЖД 1.01.002-2005 Корпоративная система стандартизации открытого акционерного общества "Российские железные дороги". Стандарты ОАО "РЖД". Правила разработки, утверждения, обновления и отмены
СТО РЖД 1.01.003-2005 Корпоративная система стандартизации открытого акционерного общества "Российские железные дороги". Стандарты ОАО "РЖД". Требования к обозначению
СТО РЖД 1.01.004-2005 Корпоративная система стандартизации открытого акционерного общества "Российские железные дороги". Стандарты ОАО "РЖД". Правила учетной регистрации стандартов и изменений к ним
СТО РЖД 1.05.509.1-2008 Система управления эффективностью поставок. Термины и определения
СТО РЖД 1.05.509.3-2008 Система управления эффективностью поставок. Организация работ по управлению качеством при закупках
СТО РЖД 1.05.509.4-2008 Система управления эффективностью поставок. Общие требования к поставщикам в области качества
СТО РЖД 1.05.509.5-2008 Система управления эффективностью поставок. Общие требования к отчетности поставщиков в области качества
СТО РЖД 1.05.509.6-2008 Система управления эффективностью поставок. Мотивация поставщиков и производителей ОАО "РЖД" к достижению превосходного качества продукции и услуг
СТО РЖД 1.05.509.7-2008 Система управления эффективностью поставок. Требования по использованию информации о качестве при выборе поставщиков (производителей основных видов продукции)
СТО РЖД 1.05.509.8-2008 Система управления эффективностью поставок. Процедура первоначальной оценки возможностей предприятия
СТО РЖД 1.05.509.9-2008 Система управления эффективностью поставок. Руководство по методической поддержке и мониторингу этапов жизненного цикла потребляемой продукции
СТО РЖД 1.05.509.10-2008 Система управления эффективностью поставок. Руководство по планированию качества по этапам жизненного цикла продукции
СТО РЖД 1.05.509.11-2008 Система управления эффективностью поставок. Руководство по разработке и применению планов управления
СТО РЖД 1.05.509.12-2008 Система управления эффективностью поставок. Руководство по анализу видов и последствий потенциальных отказов продукции и технологических процессов
СТО РЖД 1.05.509.13-2008 Система управления эффективностью поставок. Руководство по статистическому управлению технологическими процессами
СТО РЖД 1.05.509.14-2008 Система управления эффективностью поставок. Руководство по одобрению производства поставщика
СТО РЖД 1.05.509.15-2008 Система управления эффективностью поставок. Руководство по оценке стоимости жизненного цикла продукции (LCC)
СТО РЖД 1.05.509.16-2008 Система управления эффективностью поставок. Руководство по проведению проверок СМК поставщиков и производителей
СТО РЖД 1.05.509.17-2008 Система управления эффективностью поставок. Система оценки поставщиков
СТО РЖД 1.05.509.18-2008 Система управления эффективностью поставок. Порядок взаимодействия с поставщиками и производителями при выявлении несоответствий продукции и услуг
3 Термины, определения и сокращения
3.1 В настоящем Руководстве по качеству применены термины, приведенные в ГОСТ Р ИСО 9000, СТО РЖД 1.05.509.1, а также термины и определения, принятые в ОАО "РЖД".
3.2 В настоящем РК применены следующие обозначения и сокращения: РК - Руководство по качеству.
СУЭП - система управления эффективностью поставок.
МТО - материально-техническое обеспечение.
МТР - материально-технические ресурсы.
ТТ - технические требования.
ТУ - технические условия.
LCC- оценка жизненного цикла продукции.
ПКП - планирование качества продукции.
ППР - планово-предупредительный ремонт.
СМК - система менеджмента качества.
СТО - стандарт организации.
ЦТЕХ - Департамент технической политики.
ПД - производственные департаменты.
ЦТА - Центр Технического Аудита.
РЖДС - Росжелдорснаб.
4 Общие положения
4.1 Общие требования
4.1.1 В ОАО "РЖД" разработана, документально оформлена, внедрена и поддерживается в рабочем состоянии система управления эффективностью поставок.
4.1.2 Система управления эффективностью поставок построена на основе процессного подхода и в рамках действующей системы:
- определены, идентифицированы и описаны процессы управления эффективностью поставок (таблица 1);
- определены руководители процессов/подпроцессов;
- установлена последовательность и взаимодействие этих процессов (приложение Б);
- организована работа по обеспечению наличия ресурсов и информации для достижения установленных целей процесса;
- определены критерии оценки результативности процессов и методы измерения, которые установлены в картах описания процессов;
- осуществляется мониторинг и анализ процессов;
- принимаются меры для улучшения, как процессов, так и системы управления эффективностью поставок в целом.
Таблица 1
┌─────────────────────────────────┬─────────────────────┬─────────────────┐
│Наименование процесса/подпроцесса│Условное обозначение │Руководитель │
│ │процесса/ подпроцесса│процесса/ │
│ │ │подпроцесса │
├─────────────────────────────────┼─────────────────────┼─────────────────┤
│Формирование и реализация │П1 │Вице-президент - │
│технической политики │ │главный инженер │
│ │ │ОАО "РЖД" │
│ ├─────────────────────┼─────────────────┤
│1.Формирование заявок в │П1.1 │ПД │
│потребностях материально- │ │ │
│технических ресурсов (МТР) │ │ │
│ ├─────────────────────┼─────────────────┤
│2. Экспертиза технических │П 1.2 │ЦТЕХ/ПД │
│требований/технических условий │ │ │
│(ТТ/ТУ) │ │ │
│ ├─────────────────────┼─────────────────┤
│2.Экспертиза оценки жизненного │П1.3 │ЦТЕХ │
│цикла продукции (LCC) │ │ │
│ ├─────────────────────┼─────────────────┤
│4. Испытания опытных образцов │П1.4 │ЦТЕХ/ПД │
├─────────────────────────────────┼─────────────────────┼─────────────────┤
│Управление качеством продукции │П2 │Вице-президент- │
│ │ │главный инженер │
│ │ │ОАО "РЖД" │
│ ├─────────────────────┼─────────────────┤
│1. Предварительная оценка │П2.1 │ЦТА │
│возможностей предприятий │ │ │
│ ├─────────────────────┼─────────────────┤
│2.Испытания продукции │П2.2 │ЦТА (ЦТЕХ/ПД) │
│ ├─────────────────────┼─────────────────┤
│3.Мониторинг ПКП-процесса и │П2.3 │ЦТА │
│одобрение производства │ │ │
│ ├─────────────────────┼─────────────────┤
│4.Приемка МТР │П2.4 │ЦТА │
│ ├─────────────────────┼─────────────────┤
│5.Аудит СМК │П2.5 │ЦТА │
│ ├─────────────────────┼─────────────────┤
│6.Оценка поставщика │П2.6 │ЦТА │
├─────────────────────────────────┼─────────────────────┼─────────────────┤
│Закупки │П3 │Директор │
│ │ │РОСЖЕЛДОРСНАБ │
│ ├─────────────────────┼─────────────────┤
│1.Планирование потребностей в МТР│П3.1 │ПД и Департаменты│
│ │ │финансового блока│
│ ├─────────────────────┼─────────────────┤
│2.Выбор поставщиков │П3.2 │РЖДС │
│ ├─────────────────────┼─────────────────┤
│3. Заключение договора │П3.3 │РЖДС │
│ ├─────────────────────┼─────────────────┤
│4. Приемка и хранение МТР │П3.4 │ЦТА/ РЖДС │
│ ├─────────────────────┼─────────────────┤
│5. Поставка МТР филиалам ОАО │П3.5 │РЖДС │
│"РЖД" │ │ │
│ ├─────────────────────┼─────────────────┤
│6. Контроль исполнения договоров │П3.6 │РЖДС │
└─────────────────────────────────┴─────────────────────┴─────────────────┘
4.2 Требования к документации
4.2.1 Общие положения
4.2.1.1 В ОАО "РЖД" определена документация, необходимая для управления и поддержания в рабочем состоянии системы управления эффективностью поставок.
При разработке документации учтены требования потребителей и других заинтересованных сторон, международного стандарта железнодорожной промышленности IRIS [1], законодательные требования, источники внешней информации.
Документация СУЭП включает:
а) документально оформленные Политику и цели в области качества;
б) Руководство по качеству;
в) стандарты организации, требуемые IRIS: по управлению документацией, записями, несоответствующей продукцией, подготовке персонала, обеспечению ресурсами, проведению внутренних аудитов, принятию корректирующих и предупреждающих действий;
г) документы, необходимые ОАО "РЖД" для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими (стандарты организации СУЭП, описания процессов, Положения о подразделениях, должностные и рабочие инструкции, матрицы ответственности, регламенты и т.д.);
д) записи, требуемые IRIS.
Иерархия документации Системы управления эффективностью поставок представлена в приложении В, общая структура стандартов СУЭП - в СТО РЖД 1.05.509.3 (приложение Б).
4.2.2 Руководство по качеству
4.2.2.1 Руководство по качеству описывает систему управления эффективностью поставок и является первоочередным документом при внедрении СУЭП, поддержании ее в рабочем состоянии и постоянном совершенствовании.
4.2.2.2 Руководство по качеству содержит:
- область применения системы управления эффективностью поставок;
- ссылки на разработанные стандарты организации;
- описание взаимодействия процессов системы управления эффективностью поставок.
4.2.2.3 Руководство может представляться потребителю для информации и доказательства, что ОАО "РЖД" работает в соответствии с требованиями IRIS, и внешнему сертификационному органу для оценки и одобрения системы менеджмента качества ОАО "РЖД".
4.2.2.4 Управление Руководством осуществляется согласно СТО РЖД 1.01.002-2005.
4.2.3 Управление документацией
4.2.3.1 В системе управления эффективностью поставок ОАО "РЖД" используются внешние и внутренние документы.
Управление документацией предусматривает:
- проверку документов на адекватность до их выпуска путем согласования с заинтересованными лицами;
- анализ и актуализацию по мере необходимости путем подготовки извещений об изменении или переутверждения документов;
- обеспечение идентификации изменений в листе регистрации изменений и статуса пересмотра документов в плане-графике и перечне подлинников;
- обеспечение наличия версий документов в местах их применения путем рассылки или размещения на электронном носителе;
- обеспечение сохранения документов четкими и идентифицированными;
- обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;
- предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для справочных или иных целей.
4.2.3.2 Порядок управления документацией, в которой установлены и зафиксированы требования к системе управления эффективностью поставок, стандартам, процессам, порядку проведения поставки т.д. определен в корпоративных стандартах ОАО "РЖД" и инструкциях по управлению документацией, а именно: СТО РЖД 1.01.001-2005, СТО РЖД 1.01.002-2005, СТО РЖД 1.01.003-2005, СТО РЖД 1.01.004-2005.
4.2.3.3 Управление внешней нормативной документацией выполняется в соответствии с установленным в ОАО "РЖД" порядком.
4.2.4 Управление записями
4.2.4.1 В ОАО "РЖД" установлен порядок управления записями, (идентификация, регистрация, хранение, сроки хранения, изъятие записей), подтверждающий доказательство соответствия требованиям и результативности функционирования системы управления эффективностью поставок.
Требования к отчетности поставщиков установлены в СТО РЖД 1.05.509.5.
Записи представляются в форме учетно-отчетных документов, протоколов, отчетов, актов, журналов, бланков установленной формы и др.
4.2.4.2 Записи дают возможность:
- постоянно располагать достоверными сведениями о состоянии качества продукции на всех этапах ее жизненного цикла
- выявлять и фиксировать все возможные несоответствия и недостатки продукции, процессов, функционирования системы менеджмента;
- своевременно выявлять причины несоответствий, анализировать их, разрабатывать и реализовывать необходимые корректирующие действия;
- располагать необходимыми сведениями для оценки результативности мероприятий, обеспечивающих качество продукции, процессов, функционирования системы менеджмента.
4.2.4.3 Ответственность за управление записями определена в соответствии с установленным в ОАО "РЖД" порядком.
5 Ответственность руководства
5.1 Обязательства руководства
5.1.1 В соответствии с требованиями IRIS высшее руководство материально-технического обеспечения ОАО "РЖД" - первый вице-президент ОАО "РЖД" - принимает на себя обязательства по разработке, внедрению и функционированию системы управления эффективностью поставок.
Для поддержания системы управления эффективностью поставок определены, документированы и доведены до персонала обязанности и его полномочия.
В рамках действующей системы управления эффективностью поставок высшее руководство материально-технического обеспечения ОАО "РЖД":
а) определяет стратегические цели по управлению эффективностью закупок;
в) осуществляет мониторинг системы управления эффективностью поставок, в том числе и выделенных процессов (приложение Б);
г) осуществляет анализ системы управления эффективностью поставок на основании:
- результатов аудитов;
- обратной связи от потребителей;
- функционировании процессов и соответствия продукции;
- статуса предупреждающих и корректирующих действий;
- последующих действий, вытекающих из предыдущих анализов со стороны руководства;
- изменений, которые могли бы повлиять на систему управления эффективностью поставок;
- рекомендаций по улучшению.
д) обеспечивает необходимыми ресурсами для внедрения, управления и улучшения СУЭП (СТО РЖД 1.05.509.3). Для управления СУЭП назначает уполномоченную организацию (п. 3.3.6 СТО 1.05.509.1);
е) осуществляет разработку планов, программ мероприятий по улучшению качества поставок.
5.1.2 Старший вице-президент ОАО "РЖД", в ведении которого вопросы стратегического планирования и развития корпоративной интегрированной системы менеджмента, отвечает за формирование политики в области качества при закупках и формирование методологии организации конкурсных закупок.
5.1.3 Старший вице-президент ОАО "РЖД", в ведении которого финансовая и экономическая политика, отвечает за формирование ценовой политики в области закупок, а также планирование и нормирование материально-технических ресурсов.
5.1.4 Вице-президент ОАО "РЖД" - главный инженер, в ведении которого техническая политика, качество и безопасность, принимает на себя обязательства по формированию технической политики при закупках.
Высшим органом системы управления эффективностью поставок менеджмента является Координационный Совет по качеству, который возглавляет первый вице-президент ОАО "РЖД".
5.1.5 На этапах разработки и внедрения СУЭП уполномоченной организацией определен Росжелдорснаб.
5.2 Ориентация на потребителя МТР
5.2.1 Для постоянного повышения удовлетворенности потребителей и других заинтересованных сторон качеством МТР установлены и поддерживаются в рабочем состоянии процессы выполнения требований при закупках и внедрение необходимых мер управления.
Деятельность по определению требований потребителей установлена в процессах П 1.1 "Формирование заявок в потребностях МТР" и П 3.1 "Планирование потребностей в МТР", по выполнению требований потребителей МТР - в процессах П 2.4 "Приемка МТР", П 3.5 "Приемка и хранение МТР", и П 3.6 "Контроль исполнения договоров" и осуществляется ЦТА, Росжелдорснаб и филиалами ОАО "РЖД".
В соответствии с этими процессами руководство МТО гарантирует, что:
- запросы и ожидания конкретного потребителя МТР будут установлены и выполнены в соответствии с законодательными и регламентирующими документами;
- обеспечивается мониторинг удовлетворенности потребителя (процесс П 3.6).
Руководство МТО ориентируется на требования потребителя: своевременная и качественная поставка МТР, для этого:
- идентифицирует своих потребителей (процессы П 1.1 и П 3.1);
- оценивает конкуренцию на рынке МТР (процесс П 3.2);
- своевременно определяет статус поставщиков МТР (процессы П 2.1, П 2.3, П 2.6);
- постоянно оценивает степень удовлетворенности потребителей (процесс П 3.6).
Актуализация данных и доведение до персонала и заинтересованных сторон обеспечивается в соответствии с установленным порядком. Эти данные анализируются руководством МТО при проведении анализа со стороны руководства (п. 5.6.1).
5.3 Политика в области качества при закупках
5.3.1 Руководством МТО определена Политика в области качества при закупках, основанием для разработки которой являются:
- стратегические цели по управлению эффективностью поставок;
- Политика в области качества корпоративной интегрированной системы менеджмента качества (КИ СМК) ОАО "РЖД".
Политика в области качества при закупках является основой для формулирования целей в области качества при закупках как для МТО в целом, так и для структурных подразделений, задействованных в СУЭП.
Политика в области качества при закупках направляет организационную деятельность в МТО, ориентирует руководство и персонал на принципиально новый подход к работе.
Политика подписана первым вице-президентом ОАО "РЖД", в ведении которого находятся вопросы материально-технического обеспечения, с указанием даты подписания и включена в Руководство по качеству для поставщиков и производителей.
5.3.2 Принятая Политика доводится до персонала МТО ОАО "РЖД" и других заинтересованных сторон посредством:
- издания распоряжения первого вице-президента ОАО "РЖД";
- ознакомления персонала при приеме на работу в службы МТО отделами управления персоналом;
- размещения текста Политики в художественном оформлении на видных местах на информационных стендах на территории ОАО "РЖД", на вэб-сайте в Интернете;
- размещения текста Политики в художественном оформлении в каждом структурном подразделении МТО;
- использования досок объявлений, опубликования в корпоративных СМИ ОАО "РЖД", информационных материалах МТО и филиалов.
Знание и понимание Политики проверяется на квалификационных экзаменах.
5.3.3 Порядок Управление Политикой осуществляется в соответствии с установленным в ОАО "РЖД" порядком для обеспечения пригодности и адекватности.
Текст Политики приведен на страницах 11 - 12 настоящего раздела.
5.4 Планирование
5.4.1 Цели в области качества при закупках
5.4.1.1 Стратегия эффективного обеспечения потребностей ОАО "РЖД" в материальных ресурсах и технических средствах [2], Функциональная стратегия в области качества ОАО "РЖД" [3], Политика в области качества при закупках обеспечивают основу для постановки целей в данных направлениях. Для реализации Политики руководство МТО определяет конкретные цели в области качества на уровне ОАО "РЖД" в целом в соответствии с установленным в ОАО "РЖД" порядком. Установленные цели являются измеримыми, достижимыми и конкретными.
В соответствии с Политикой и целями ОАО "РЖД" при закупках руководители структурных подразделений МТО разрабатывают цели применительно к конкретному подразделению.
При установлении целей учитываются требования законодательных актов, технологические возможности, финансовые, производственные и коммерческие требования, интересы потребителей, персонала и заинтересованных сторон (общества), анализ достижения предыдущих целей.
Задачи в области качества при закупках формулируются в виде бизнес-плана, программ, планов, мероприятий, приказов и других распорядительных документов.
5.4.1.2 Мониторинг, анализ выполнения и достижения установленных целей в области качества для соответствующих уровней осуществляется:
- руководителями процессов в соответствии с документированными процедурами;
- на днях качества в структурных подразделениях;
- при проведении внутренних аудитов;
- руководством МТО при проведении анализа системы управления эффективностью поставок.
Установление целей в области качества при закупках и контроль их выполнения выполняется в соответствии с установленным в ОАО "РЖД" порядком.
Политика в области качества при закупках
Закупаемая продукция и услуги оказывают существенное влияние на безопасность и качество услуг, оказываемых ОАО "РЖД" конечному потребителю. Признавая важность партнерских и ответственных отношений с поставщиками, ОАО "РЖД" применяет систему менеджмента качества при закупках, которая обеспечивает необходимые гарантии качества закупаемой продукции.
Стратегической целью системы взаимоотношений ОАО "РЖД" с поставщиками является отсутствие систематических отказов и дефектов, связанных с закупаемой продукцией.
Основной задачей системы взаимоотношений ОАО "РЖД" с поставщиками является создание условий для предупреждения отказов и дефектов, связанных с цепью поставок, для повышения безопасности и качества при обслуживании конечного потребителя и снижения потерь в эксплуатации.
Эта система имеет в своей основе 10 ключевых принципов:
1) Принципы менеджмента качества, принятые в стандартах ИСО серии 9000.
2) Требования международного стандарта IRIS [1].
3) Предупреждение отказов в эксплуатации и проблем, связанных с закупаемой продукцией, - основной акцент системы в работе с предприятиями-изготовителями основных видов продукции.
4) Единые общие требования в области качества ОАО "РЖД" ко всем предприятиям-поставщикам (внешним и внутренним). Эти требования включают:
- требования к качеству продукции;
- требования к качеству производственных процессов поставщиков;
- требования к системе менеджмента качества поставщиков;
- требования к процессам использования/эксплуатации продукции, послепродажного обслуживания, ремонта.
5) ОАО "РЖД" закупает у поставщиков весь "жизненный цикл продукции", включая производственные процессы и процессы послепродажного обслуживания.
6) Использование данных по стоимости всего жизненного цикла закупаемой продукции при выборе поставщиков. Особое внимание уделяется затратам при использовании и эксплуатации закупаемой продукции.
7) Бремя предоставления доказательств выполнения установленных требований в области качества лежит на поставщиках - изготовителях основных видов продукции.
8) Информационная открытость и совместное решение проблем в области качества на протяжении всего жизненного цикла продукции.
9) Мотивация лучших поставщиков.
10) Последовательное введение требований во времени и по видам производимой поставщиками продукции.
ОАО "РЖД" стремится к развитию долгосрочных партнерских отношений с поставщиками и рассчитывает на их ответственное участие в достижении поставленной цели.
Первый вице-президент ОАО "РЖД"
5.4.2 Планирование создания и развития системы управления эффективностью поставок
5.4.2.1 Планирование создания и развития системы управления эффективностью поставок осуществляется посредством разработки соответствующих планов мероприятий, утверждаемых первым вице-президентом ОАО "РЖД" по вопросам МТО.
5.4.2.2 Создание и развитие системы управления эффективностью поставок описывается в настоящем Руководстве и включает следующие этапы:
- идентификацию процессов управления эффективностью поставок, определенных в структуре МТО ОАО "РЖД" в соответствии с требованиями IRIS;
- определение их последовательности и взаимодействия;
- определение критериев результативности процессов;
- обеспечение ресурсов для создания и функционирования системы управления эффективностью поставок;
- обеспечение измерения и анализа результативности СУЭП посредством мониторинга продукции, процессов, деятельности поставщика;
- разработку Руководства по качеству;
- разработку документированных процедур (СТО СУЭП) и их актуализацию;
- разработку плана мероприятий по совершенствованию системы управления эффективностью поставок;
- разработку программ, планов для достижения целей и задач в области управления эффективностью поставок;
- разработку матрицы ответственности;
- подготовку и переподготовку персонала.
5.4.2.3 Организация планирования и внедрения изменений в систему управления эффективностью поставок обеспечивает сохранение ее целостности.
5.4.2.4 Результативность функционирования СУЭП обеспечивается выполнением СТО, положений, инструкций, действующих в структуре МТО ОАО "РЖД".
5.4.2.5 Необходимость предлагаемых изменений СУЭП обсуждается на заседании Координационного Совета по качеству.
5.5 Ответственность, полномочия и обмен информацией
5.5.1 Ответственность и полномочия
5.5.1.1 Организационная структура системы управления эффективностью поставок базируется на организационной схеме управления качеством при закупках, приведенной в СТО РЖД 1.05.509.3.
5.5.1.2 Организационную структуру СУЭП разрабатывает уполномоченная организация - Росжелдорснаб совместно с Центром технического аудита (ЦТА) и Департаментом технической политики (ЦТЕХ). Росжелдорснаб осуществляет функции согласования и утверждения структуры, рассылки, внесения изменений в соответствии с установленными в ОАО "РЖД" требованиями.
5.5.1.3 В организационной структуре СУЭП официально определены и документально оформлены задачи, функции, ответственность, полномочия и взаимодействие руководящего, выполняющего и проверяющего работу персонала.
Все обязанности и полномочия распределены по видам деятельности и представлены в Положениях о подразделениях, должностных инструкциях и рабочих инструкциях на профессию, разработанных в соответствии с требованиями СТО. Этот вид работы организует заместитель директора Росжелдорснаб.
5.5.1.4 Высшее руководство МТО в структуре СУЭП отвечает за:
- определение Политики и целей в области качества при закупках;
- обеспечение внедрения и функционирования системы управления эффективностью поставок;
- содействие распространению понимания требований потребителей во всей организации;
- поддержание связи с внешними сторонами по вопросам, касающимся системы управления эффективностью поставок;
- осуществление контроля за соответствием действующей системы управления эффективностью поставок требованиям IRIS.
5.5.1.5 Ответственность руководителей процессов распространяется на: обеспечение разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии процессов, требуемых системой управления эффективностью поставок; координацию деятельности и взаимосвязь подразделений и должностных лиц по системе управления эффективностью поставок. В структурных подразделениях, задействованных в СУЭП, назначены ответственные за функционирование СУЭП в соответствии с установленным в ОАО "РЖД" порядком.
Обязанности, ответственность и полномочия персонала в структуре МТО определяются стандартами организации, регламентами, инструкциями всех видов. Ответственность в системе управления эффективностью поставок определена в СТО РЖД 1.05.509.3 и матрице ответственности (приложение А).
5.5.2 Внутренний обмен информацией
5.5.2.1 С целью вовлечения персонала, создания информационных связей между подразделениями, задействованными в СУЭП, и соответствующими должностными лицами для выполнения текущих работ в рамках системы управления эффективностью поставок, документами СУЭП предусмотрено информирование заинтересованных сторон о Политике, целях, планах, программах, результатах выполняемой деятельности.
Процесс информирования персонала и внешних заинтересованных сторон выполняется в соответствии с установленным в ОАО "РЖД" порядком.
5.5.2.2 Система информирования персонала и внешних заинтересованных сторон включает:
- технические совещания у первого вице-президента ОАО "РЖД";
- проведение дней качества в подразделениях;
- информирование, проводимое руководством на рабочих местах;
- проведение собраний, совещаний, заседаний, сетевой школы;
- выпуск организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, протоколы) согласно установленному в ОАО "РЖД" порядку;
- информирование о взаимодействии между подразделениями (положения о подразделениях, стандарты организации);
- использование досок объявлений, информационных стендов;
- вэб-сайт ОАО "РЖД" в сети Интернет;
- радио и средства массовой информации;
- обучение персонала;
- конференции, выставки, участие в конкурсах;
- информационные бюллетени;
- анкетирование, опросы.
5.6 Анализ со стороны руководства
5.6.1 Первый вице-президент ОАО "РЖД", в ведении которого находятся вопросы материально-технического обеспечения, один раз в год проводит анализ системы управления эффективностью поставок с целью обеспечения ее постоянной пригодности, адекватности и результативности в соответствии с требованиями IRIS. В анализ включается оценка возможностей улучшения и потребности в изменениях в системе управления эффективностью поставок, в том числе в политике и целях при закупках.
Анализ системы управления эффективностью поставок осуществляется на всех уровнях МТО:
- один раз в месяц на днях качества у руководителей подразделений, задействованных в СУЭП (СТО РЖД 1.05.509.1);
- не реже одного раза в полгода на заседании в Росжелдорснаб.
На днях качества у руководителей подразделений, задействованных в СУЭП, рассматриваются вопросы по анализу работы в предыдущем месяце, а именно:
- выполнение плановых заданий и принятых целей в области качества при закупках;
- соблюдение требований, установленных в документации системы управления эффективностью поставок, плановой, законодательной, организационно-распорядительной и др.;
- наличие претензий к работе подразделений как от внешних, так и от внутренних потребителей (качество продукции, услуг);
- выполнение мероприятий, запланированных на предыдущем дне качества, по улучшению деятельности;
- совершенствование системы управления эффективностью поставок в подразделении, в том числе ее документальной базы;
- анализ отчетов о внутренних аудитах;
- результаты выполнения корректирующих мероприятий по аудитам и самооценке;
- выявление потенциальных несоответствий МТР, процессов, системы управления эффективностью поставок.
5.6.2 Входные данные для анализа со стороны руководства включают следующую информацию и представляются в Росжелдорснаб ответственными лицами или подразделениями:
- результаты внутренних и внешних аудитов и оценок соответствия и другим принятым организацией требованиям - ЦТА;
- обратную связь от потребителей МТР и сообщений, поступивших в организацию от внешних заинтересованных сторон, включая жалобы - технические департаменты и управления;
- функционирование процессов, включая их результативность - руководители и исполнители процессов;
- соответствие продукции - ЦТА;
- статус предупреждающих и корректирующих действий - ответственные исполнители;
- степень выполнения целевых и плановых показателей - руководители подразделений;
- отчет о результативности системы в целом - заместитель директора Росжелдорснаб;
- последующие действия, вытекающие из предыдущего анализа со стороны руководства - заместитель директора Росжелдорснаб;
- изменения, включая новые законодательные или другие требования, которые могли бы повлиять на систему управления эффективностью поставок - заместитель директора Росжелдорснаб;
- рекомендации по улучшению - руководители процессов/ подразделений.
Собранные данные систематизируются, анализируются, оцениваются, обобщаются и оформляются в виде отчета заместителем директора Росжелдорснаб.
5.6.3 Отчет по анализу функционирования системы управления эффективностью поставок обсуждается на заседании Координационного Совета по качеству. Результаты заседания оформляются Протоколом, в котором включены все решения и действия, направленные на:
- повышение результативности процессов и системы управления эффективностью поставок;
- улучшение деятельности, связанной с качеством продукции;
- улучшение продукции согласно требованиям потребителей;
- области системы, на которые следует обратить внимание при планировании внутренних аудитов;
- обеспечение потребности в ресурсах;
- непрерывное улучшение.
Копии утвержденных отчетов вместе с Протоколом заседания Координационного Совета по качеству ответственное должностное лицо по системе управления эффективностью поставок - заместитель директора Росжелдорснаб - рассылает высшему руководству МТО и во все заинтересованные структуры, задействованные в СУЭП.
6 Менеджмент ресурсов
6.1 Обеспечение ресурсами
6.1.1 Руководством ОАО "РЖД" определены и выделяются ресурсы, необходимые для разработки, внедрения, поддержания в рабочем состоянии системы управления эффективностью поставок для повышения удовлетворенности потребителей, персонала и других заинтересованных сторон, а также для постоянного улучшения системы управления эффективностью поставок.
6.1.2 К ресурсам относятся:
- человеческие ресурсы;
- специальные знания и опыт;
- технология;
- инфраструктура;
- производственная среда;
- финансы.
6.2 Человеческие ресурсы
6.2.1 Общие положения
6.2.1.1 В структуре СУЭП осуществляется деятельность по:
- определению и планированию потребности в менеджерах по работе с поставщиками;
- обеспечению менеджерами по работе с поставщиками;
- повышению компетентности персонала посредством целенаправленной подготовки, образования и обучения.
6.2.1.2 Планирование потребности в персонале и определение заработной платы осуществляется при составлении штатных расписаний подразделений, которые включают численность, квалификационные требования, тарификацию, условия оплаты. Разработка штатных расписаний осуществляется в соответствии с установленным в ОАО "РЖД" порядком.
6.2.1.3 В соответствии со стратегией развития ОАО "РЖД", прогнозом потребности и движением персонала уполномоченная организация - Росжелдорснаб, ЦТА, ЦТЕХ и руководителями других структурных подразделений, задействованных в СУЭП, проводят подбор менеджеров по работе с поставщиками.
6.2.1.4 Организация работы с персоналом основывается на принципах права и регулирования отношений, предусмотренных законодательством РФ, коллективного договора, и локальных актов ОАО "РЖД".
6.2.2 Компетентность, осведомленность и подготовка
6.2.2.1 Персонал, выполняющий работу, влияющую на эффективность качества поставки, имеет необходимую компетентность в соответствии с полученным образованием, подготовкой, повышением квалификации и опытом.
Требования к компетентности персонала определены должностными и рабочими инструкциями, стандартами организации и другими нормативными документами.
Повышением компетентности персонала с помощью целенаправленной подготовки, образования и обучения занимается служба развития персонала ОАО "РЖД".
6.2.2.2 Действующие корпоративные стандарты в ОАО "РЖД" устанавливают порядок планирования, обеспечения и проведения обучения всего персонала, связанного с деятельностью, влияющей на эффективность качества поставок. Деятельность по развитию и профессиональной подготовке менеджеров (специалистов) по развитию поставщиков направлена на повышение его компетентности и осведомленности и представлена в СТО 1.05.509.8.
6.2.2.3 Разработано Положение "Система подготовки менеджеров (специалистов) по развитию поставщиков" с комплектом методических документов в системе.
6.2.2.4 Служба развития персонала осуществляет деятельность по поддержанию в рабочем состоянии соответствующих записей об образовании, подготовке, навыках и опыте.
6.2.2.5 В ОАО "РЖД" функционирует система мотивации и поощрения персонала, стажировки на вышестоящие должности.
6.3 Инфраструктура
6.3.1 Руководством ОАО "РЖД" определена, создана и поддерживается в рабочем состоянии инфраструктура, необходимая для реализации СУЭП.
6.3.2 Структурой ОАО "РЖД" определены подразделения и должностные лица, ответственные за поддержание инфраструктуры. Обязанности должностных лиц по поддержанию инфраструктуры и задачи подразделений по содержанию инфраструктуры определены положениями о подразделениях и должностными инструкциями.
6.3.3 Инфраструктура, необходимая для реализации СУЭП включает:
- здания и рабочее пространство, склады, ответственность за поддержание которых в рабочем состоянии определена в должностных инструкциях причастного персонала;
- соответствующие средства труда, рабочие места, оборудование для процессов СУЭП, ответственность за поддержание которых определена в должностных инструкциях причастного персонала;
- транспорт, ответственность за обеспечение которым определена в должностных инструкциях причастного персонала;
- связь, ответственность за поддержание которой в рабочем состоянии, определена в должностных инструкциях причастного персонала.
Помещения и сооружения, необходимые для реализации СУЭП, соответствуют нормам безопасности и санитарным нормам. Применяемое оборудование отвечает требованиям нормативной документации, надзорных и инспектирующих органов.
В ОАО "РЖД" определен процесс поддержания в рабочем состоянии, технического обслуживания и ремонта оборудования в соответствии с корпоративными стандартами (СТО).
Для проведения ремонта и технического обслуживания складского оборудования выделяются необходимые ресурсы.
Ремонт и техническое обслуживание планируются и осуществляются квалифицированным персоналом в соответствии с графиками ППР. В случае необходимости привлекаются сторонние организации.
С целью обеспечения необходимых условий на рабочих местах и санитарных норм производится техническое обслуживание помещений. Техническое обслуживание помещений производится на основании заявок руководителей подразделений и перечня работ.
6.3.4 Управление инфраструктурой, задействованной в системе управления эффективностью поставок осуществляется в соответствии с установленным в ОАО "РЖД" порядком.
6.4 Производственная среда
6.4.1 Высшее руководство ОАО "РЖД", задействованное в СУЭП, осознает позитивное влияние производственной среды на мотивацию, удовлетворенность и работу персонала с целью улучшения деятельности, описанной в системе управления эффективностью поставки.
При создании подходящей производственной среды - комбинации человеческого и физического факторов - уделяется внимание:
- правилам техники безопасности и методическим указаниям, в том числе по применению средств защиты;
- эргономике.
6.4.2 Мониторинг и измерения параметров производственной и окружающей среды осуществляется в соответствии с корпоративными стандартами.
По результатам мониторинга и измерений разрабатываются и выполняются мероприятия по улучшению состояния производственной и окружающей среды, созданию безопасных условий труда на рабочих местах.
В соответствии с корпоративными стандартами проводится контроль выполнения требований охраны труда и промышленной безопасности, целевые и комплексные обследования подразделений.
При выявлении несоответствий разрабатываются и выполняются мероприятия, направленные на снижение воздействия вредных факторов и улучшение окружающей среды.
6.4.3 В подразделениях, задействованных в СУЭП, проводятся работы по аттестации рабочих мест, разработаны инструкции по охране труда и технике безопасности для работников по профессиям и отдельным видам работ в соответствиями с корпоративными требованиями ОАО "РЖД".
6.4.5 Управление энергетическими ресурсами осуществляется в соответствии с корпоративными требованиями ОАО "РЖД".
6.4.6 Управление финансовыми ресурсами представлено в корпоративных документах ОАО "РЖД".
7 Процессы системы управления эффективностью поставок
7.1 Планирование процессов системы управления эффективностью
поставок
7.1.1 Высшее руководство ОАО "РЖД", задействованное в СУЭП, обеспечивает результативное функционирование процессов, системы управления эффективностью поставок с тем, чтобы удовлетворить все заинтересованные стороны.
Определение целей в области качества выполняется в соответствии с установленным в ОАО "РЖД" порядком.
7.1.2 В СУЭП определены основные, процессы, необходимые для результативного и эффективного функционирования системы (раздел 4 настоящего СТО).
Документирование процессов выполняется в соответствии с установленным в ОАО "РЖД" порядком.
Описание процесса содержит информацию о цели процесса, его руководителе, основных ресурсах, входах и выходах, критериях и методах мониторинга процесса.
7.1.3 Требования к поставке МТР определены в нормативно-технической документации на поставляемые МТР и договорах поставки.
7.1.4 Записи, необходимые для подтверждения свидетельства осуществления деятельности, выполняются в соответствии с установленным в ОАО "РЖД" порядком.
7.2 Процесс П1 "Формирование и реализация технической политики"
7.2.1 Руководителем процесса П1 "Формирование и реализация технической политики" является вице-президент ОАО "РЖД" - главный инженер.
7.2.2 Процесс П 1 включает следующие подпроцессы:
Формирование заявок в потребностях МТР (П 1.1);
Экспертиза технических требований/технических условий (П 1.2);
Экспертиза оценки жизненного цикла (П 1.3);
Испытание опытных образцов (П 1.4).
7.2.3 Процесс П 1.1 "Формирование заявок в потребностях МТР" включает деятельность по сбору заявок от филиалов на поставку МТР, их анализ, уточнение технических требований МТР и формирование сводной заявки. Определяются основные характеристики требуемых МТР, возможные согласованные отклонения, необходимое количество и сроки поставки продукции в виде сводной заявки на поставку МТР. Ответственность за составление сводной заявки на поставку МТР возлагается на Росжелдорснаб. Сводная заявка на поставку МТР применяется при планировании потребностей в МТР (процесс П 3.1).
Деятельность по определению общих требований к поставщикам в области качества описана в СТО РЖД 1.05.509.4.
Процесс П 1.1 реализуется на этапе предконтрактной работы с поставщиками.
Схема взаимосвязи процесса П 1.1 с процессами СУЭП приведена в приложении Б.
7.2.4 Процесс П 1.2 "Экспертиза технических требований/технических условий" включает деятельность по экспертизе ТТ/ТУ как на этапе предконтрактной работы с поставщиками (для текущих поставщиков), так и на этапах разработки и постановки продукции на производство (для новой продукции).
Результаты экспертизы ТТ/ТУ (для текущих поставщиков) применяются при выборе поставщиков (процесс П 3.2) - для новой продукции - при мониторинге ПКП-процесса и одобрении производства (процесс П 2.3).
Схема взаимосвязи процесса П 1.2 с процессами СУЭП приведена в приложении Б.
7.2.5 Процесс П 1.3 "Экспертиза оценки жизненного цикла продукции (LCC)" включает деятельность по экспертизе оценки жизненного цикла продукции (LCC) на основании прогноза LCC (процесс П 2.3 "Мониторинг ПКП - процесса и одобрение производства") а также фактических результатов LCC, полученных при эксплуатации МТР. Процесс П 1.3 выполняется на этапе предконтрактной работы с поставщиками.
Полученные результаты экспертизы LCC применяются при выборе поставщиков (процесс П 3.2).
Деятельность по оценке жизненного цикла продукции регламентирована СТО РЖД 1.05.509.15.
Схема взаимосвязи процесса П 1.3 с процессами СУЭП приведена в приложении Б.
7.2.5 Процесс П 1.4 "Испытание опытных образцов" включает деятельность по участию ПД И ЦТЕХ в испытаниях опытных образцов на этапе разработки и постановки продукции на производство (ПКП - процесс).
Выходом процесса П 1.4 являются результаты испытаний опытных образцов, применяемые при мониторинге ПКП-процесса (процесс П 2.3).
Схема взаимосвязи процесса П 1.4 с процессами СУЭП приведена в приложении Б.
7.3 Процесс П2 "Управление качеством продукции"
7.3.1 Руководителем процесса П 2 "Управление качеством продукции" является вице-президент ОАО "РЖД" - главный инженер.
7.3.2 Процесс П 2 включает следующие подпроцессы:
Предварительная оценка возможностей предприятия (П 2.1);
Испытание продукции (П 2.2);
Мониторинг ПКП-процесса и одобрение производства (П 2.3);
Приемка МТР (П 2.4);
Аудит СМК (П 2.5);
Оценка поставщика (П 2.6).
7.3.3 Процесс П 2.1 "Предварительная оценка возможностей предприятия" включает деятельность по рассмотрению и анализу возможностей поставщиков на основании предоставленных квалификационных документов поставщиков для конкурса.
Процесс П 2.1 выполняется на этапе предконтрактной работы с поставщиками.
Оценка возможностей поставщика проводится по "Листу предварительной оценки возможностей предприятия" самим поставщиком или, при необходимости, ЦТА с выездом на место.
Результатом предварительной оценки возможностей поставщиков является разработка рекомендаций по заключению/ пролонгированию договоров на поставку МТР, которые применяются в процессе П 3.2 "Выбор поставщиков".
Предварительная оценка возможностей поставщиков регламентирована СТО 1.05.509.8.
Схема взаимосвязи процесса П 2.1 с процессами СУЭП приведена в приложении Б.
7.3.4 Процесс П 2.2 "Испытание продукции" включает деятельность по участию ЦТА, ЦТЕХ в испытаниях новой продукции совместно с поставщиками и выполняется на этапе разработки и постановки продукции на производство.
Результаты испытаний новой продукции, применяются в процессе П 2.3 "Мониторинг ПКП-процесса и одобрение производства".
Схема взаимосвязи процесса П 2.2 с процессами СУЭП приведена в приложении Б.
7.3.5 Процесс П 2.3 "Мониторинг ПКП-процесса и одобрение производства" включает деятельность ЦТА по мониторингу процесса планирования, разработки и постановки продукции на производство (процесс планирования качества продукции или ПКП-процесс) у поставщиков-изготовителей основных видов продукции, с целью дальнейшего одобрения производства конкретного вида продукции или услуги данного поставщика.
Основанием для выполнения работ по мониторингу ПКП-процесса со стороны ЦТА является Соглашение по качеству, которое является неотъемлемой частью договора на поставку. Соглашение по качеству регламентировано СТО РЖД 1.05.509.4.
Результаты мониторинга ПКП-процесса одобрения производства применяются при выборе поставщиков (процесс П 3.2).
Деятельность по мониторингу ПКП-процесса регламентирована СТО РЖД 1.05.509.9.
Деятельность по одобрению производства поставщика регламентирована СТО РЖД 1.05.509.14.
Мониторинг ПКП-процесса и одобрение производства выполняются на этапе разработке и постановки продукции на производство.
Схема взаимосвязи процесса П 2.3 с процессами СУЭП приведена в приложении Б.
7.3.6 Процесс П 2.4 "Приемка МТР" включает деятельность по контролю и испытаниям на этапах производства/ремонта и приемки.
Результаты деятельности процесса - информация о качестве МТР - применяются при оценке поставщиков (процесс П 2.6).
Взаимодействие поставщиков при выявлении несоответствий регламентировано СТО РЖД 1.05.509.18.
Схема взаимосвязи процесса П2.4 с процессами СУЭП приведена в приложении Б.
7.3.7 Процесс П 2.5 "Аудит СМК" включает деятельность по проведению аудитов (проверок) СМК поставщиков через запланированные интервалы с целью:
- установления того, что СМК поставщиков соответствует установленным критериям;
- установления того, что СМК поставщиков функционирует результативно.
Результаты деятельности процесса П 2.5 применяются при оценке поставщиков (процесс П 2.6).
Проведение проверок СМК поставщиков регламентировано СТО РЖД 1.05.509.16.
Схема взаимосвязи процесса П 2.5 с процессами СУЭП приведена в приложении Б.
7.3.8 Процесс П 2.6 "Оценка поставщика" включает деятельность по оценке поставщиков на этапах производства/ремонта и приемки, а также при транспортировке, хранении и эксплуатации. Результаты оценки поставщиков применяются при выборе поставщиков (процесс П 3.2).
Оценка поставщика регламентирована СТО РЖД 1.05.509.17.
Определена схема мотивации поставщиков ОАО "РЖД" к достижению превосходного качества продукции и услуг (СТО РЖД 1.05.509.6).
Схема взаимосвязи процесса П 2.6 с процессами СУЭП приведена в приложении Б.
7.4 Процесс П3 "Закупки"
7.4.1 Руководителем процесса П3 "Закупки" является директор Росжелдорснаб.
7.4.2 Процесс П 3 "Закупки" включает следующие подпроцессы:
Планирование потребностей в МТР (П 3.1);
Выбор поставщиков (П 3.2);
Заключение договоров (П 3.3);
Приемка и хранение МТР (П 3.4);
Поставка МТР филиалам (П 3.5);
Контроль исполнения договоров (П 3.6).
7.4.3 Процесс П 3.1 "Планирование потребностей в МТР" включает деятельность по формированию сводного годового плана поставок МТР, а также квартальных планов поставок МТР.
Сводный годовой план поставок МТР применяется при выборе поставщиков (процесс П 3.2).
Процедура формирования сводного годового плана поставок МТР определена в Регламенте организации материально-технического снабжения ОАО "РЖД" и его дочерних обществ [5] и Временном регламенте взаимодействия Росжелдорснаба с дирекциями МТО [6].
Схема взаимосвязи процесса П 3.1 с процессами СУЭП приведена в приложении Б.
7.4.4 Процесс П 3.2 "Выбор поставщиков" включает деятельность по:
сбору и анализу информации о поставщике и комплекта документов для участия в конкурсе;
проведение конкурса на размещение заказов на закупку продукции;
составление списка одобренных поставщиков с указанием критериев их одобрения.
Процесс выбора поставщиков должен осуществляться на основе оценки их способности поставлять МТР/услуги в соответствии с требованиями документации на поставку и тщательных предварительных переговоров. В ходе переговоров должны быть учтены:
соглашение с поставщиками и производителями о качестве и объеме поставок МТР;
требования по общим расходам (включая стоимость жизненного цикла продукции - LCC);
качество, стоимость и своевременность выполнения предыдущих поставок.
Требования по использованию информации о качестве при выборе поставщиков и производителей основных видов продукции установлены в СТО РЖД 1.05.509.7.
Идентификация и доступ к законодательным требованиям, которые подразделения МТО обязуются выполнять, и которые непосредственно применимы к процессу П 3.2, осуществляется в соответствии с установленными в ОАО "РЖД" процедурами. Данные процедуры обеспечивает доведение информации до соответствующего персонала, его осведомленность и обязанность перед законом.
Проведение конкурсной процедуры регламентировано распоряжениями ОАО "РЖД" "О конкурсной комиссии ОАО "РЖД" [7] и "О порядке размещения заказов на закупку продукции, выполнения работ, оказание услуг для обеспечения основных видов деятельности ОАО "РЖД" [8]. Методология организации конкурсных закупок изложена в Положении о Центре организации конкурсных закупок [9].
Протоколы конкурсной комиссии и соглашение по качеству используются для заключения договора (процесс П 3.3).
Вся перечисленная выше информация по закупкам должна быть, по возможности, отдельно документально оформлена и представлена в заказе/контракте.
Результаты выбора поставщиков регистрируются в информационной базе поставщика в соответствии с установленными требованиями и используются для процесса П 2.6 "Оценка деятельности поставщика".
Схема взаимосвязи процесса П 3.2 с процессами СУЭП приведена в приложении Б.
7.4.5 Процесс П 3.3 "Заключение договоров"
Заключение договора/контракта должно основываться на способности поставщика удовлетворить требования документов на поставку. Все действия, выполняемые при оценке стоимости договора/контракта, включая основания для заключения договора/контракта, регистрируются в соответствии с установленным порядком.
В договорах/контрактах установлены требования по закупкам, содержащие описание заказанной продукции, включая, если необходимо:
- требования соответствия ГОСТ, ТУ и другой нормативной документации;
- требования к валидации продукции;
- требования, связанные с охраной труда и безопасностью закупаемых сырья и материалов;
- требования к квалификации персонала поставщика
- требования к системе менеджмента поставщика;
- требования относительно:
- уведомления поставщика о несоответствующей продукции,
- мер для исключения несоответствующих поставок.
- требования по согласованию вносимых поставщиком изменений в изделие и/или процесс и, где необходимо, получению одобрения организации;
- право на использование организацией, ее потребителем и государственными органами всех программных средств, включенных в заказ, и всех составляемых отчетов;
- требования к поставщику по распространению, где необходимо, согласованных условий поставки для его поставщиков;
- требования к логистике цепочки поставок.
Одновременно с продукцией поставщики обязаны предоставлять актуализированные паспорта безопасности и гигиенические сертификаты на поставляемую продукцию.
Заключение договоров на приобретение материалов и оценка поставщиков осуществляются в соответствии с установленными требованиями.
Взаимовыгодные отношения с поставщиком определяются системой мотивации поставщика, основные положения которой установлены в СТО 1.05.509.6.
Схема взаимосвязи процесса П 3.3 с процессами СУЭП приведена в приложении Б.
7.4.6 Процесс П 3.4 "Приемка и хранение МТР"
МТР, поступающие в ОАО "РЖД", подвергаются входному контролю на соответствие требованиям НТД и условиям договоров поставки. Эти работы проводит персонал НХ, ОТК и ЦТА.
Объемы и виды входного контроля установлены в Перечне материалов и Ассортименте масел, поступающих в ОАО "РЖД" и подлежащих входном у контролю.
При приемке МТР проверке подлежит:
- состояние упаковки,
- внешний вид,
- комплектность,
- маркировка,
- наличие и соответствие сопроводительной документации,
- наличие сертификата качества, паспорта безопасности, гигиенического сертификата.
Результаты входного контроля регистрируются в установленном порядке.
При несоответствии качества МТР установленным требованиям ОТК оформляет "Запрет" на использование поступивших некачественных МТР.
Взаимодействие поставщиков и производителей при выявлении несоответствий регламентировано СТО 1.05.509.18.
В ОАО "РЖД" осуществляются меры, направленные на сохранение соответствия продукции в процессе хранения и поставки к месту назначения.
7.4.8.1 (*) Сохранение соответствия на этапах идентификации, упаковки, транспортировки, хранения и защиты, погрузочно-разгрузочных работ и поставки МТР достигается:
- исполнением СТО ответственным и обученным персоналом с записью результатов;
- осуществлением работ в соответствии с требованиями нормативной и технологической документации (ТР, технологических инструкций), которые доступны на рабочих местах;
- проведением периодических проверок и предупреждающих действий, в том числе по контролю и испытаниям продукции.
В ОАО "РЖД" имеются склады для хранения закупаемой и готовой продукции, обеспеченные подъемно-транспортным оборудованием. Условия хранения МТР устанавливаются согласно требованиям соответствующей НТД.
Несоответствующая продукция изолируется в соответствии с установленными требованиями.
Погрузочно-разгрузочные работы осуществляются специально обученным персоналом в соответствии с требованиями соответствующей конструкторской документации (схемы погрузки, расшивки).
Хранение и управление МТР на складах ОАО "РЖД" регламентировано СТО РЖД 1.05.509.19.
Соответствующие установленным требованиям МТР по запросу поставляются к месту назначения (процесс П 3.5)
Схема взаимосвязи процесса П 3.4 с процессами СУЭП приведена в приложении Б.
7.4.7 Процесс П 3.5 "Поставка МТР филиалам" включает деятельность, обеспечивающую сохранение соответствия МТР при поставке к листу назначения.
В ОАО "РЖД" осуществляются меры, направленные на сохранение соответствия продукции в процессе поставки к месту назначения.
Сохранение соответствия на этапе и поставки МТР достигается:
- осуществлением работ в соответствии с требованиями нормативной и технологической документации (ТР, технологических инструкций), которые доступны на рабочих местах;
- проведением периодических проверок и предупреждающих действий.
Погрузочно-разгрузочные работы осуществляются специально обученным персоналом в соответствии с требованиями соответствующей конструкторской документации (схемы погрузки, расшивки).
Схема взаимосвязи процесса П 3.5 с процессами СУЭП приведена в приложении Б.
7.4.8 Процесс П 3.6 "Контроль исполнения договоров"
Службы МТО по всем идентифицированным требованиям контролируют:
а) последовательность выполнения;
б) обсуждение и обновление с учетом предлагаемых изменений;
в) оценку и принятие к сведению;
г) передачу, понимание, признание и исполнение всеми заинтересованными сторонами;
д) соблюдение графиков поставки МТР от поставщика и соответствие требованиям к закупкам.
Заказ поддерживается информационной системой, охватывающей всю цепочку поставок, позволяющей осуществлять доступ к информации потребителя, поставщика, производственного процесса и процесса поставок и обеспечивающей прослеживание хода выполнения заказа.
Службы МТО поддерживают регулярную связь со своими поставщиками, сообщают им прогноз по объемам поставок, для управления своими возможностями.
Любые недостатки в поставках регистрируются в соответствии с установленным в ОАО "РЖД" порядком, доводятся до служб МТО с целью управление необходимыми действиями по соблюдению графика поставок.
Документы о неисполнении договора применяются в процессе П 2.6 "Оценка деятельности поставщика".
Схема взаимосвязи процесса П 3.6 с процессами СУЭП приведена в приложении Б.
8 Измерение, анализ и улучшение
8.1 Общие положения
В СУЭП определены процессы мониторинга, измерения, анализа и улучшения для:
- демонстрации выполнения требований в области качества;
- соответствия системы управления эффективности поставок требованиям законов, нормативной документации, международному стандарту IRIS, постоянного улучшения результативности системы управления эффективностью поставок;
- обеспечения постоянного улучшения:
- качества закупки;
- удовлетворенности участников процесса МТО;
- результативности и эффективности системы управления эффективностью поставок.
С этой целью определены и поддерживаются в рабочем состоянии процессы/подпроцессы:
- П 2 "Управление качеством продукции", в рамках которого выделены подпроцессы:
- предварительная оценка возможностей поставщиков (П 2.1);
- испытания продукции (П 2.2);
- мониторинг ПКП- процесса и одобрение производства (П 2.3);
- приемка МТР (П 2.4);
- аудит СМК (П 2.5);
- мониторинг и оценка поставщика(П 2.6);
- приемка и хранение МТР (П 3.4);
- контроль исполнения договоров (П 3.6).
Порядок осуществления процессов мониторинга, измерения, анализа и улучшения представлен в разработанных в ОАО "РЖД" корпоративных стандартах:
СТО РЖД 1.05.509.7-2008 Система управления эффективностью поставок. Требования по использованию информации о качестве при выборе поставщиков (производителей основных видов продукции)
СТО РЖД 1.05.509.14 СУЭП. Руководство по одобрению производства поставщика.
СТО РЖД 1.05.509.16 СУЭП. Руководство по проведению проверок СМК поставщиков и производителей.
СТО РЖД 1.05.509.9 СУЭП. Руководство по методической поддержке и мониторингу этапов ЖЦ потребляемой продукции.
СТО РЖД 1.05.509.17 СУЭП. Система оценки поставщиков.
СТО РЖД 1.05.509.8 СУЭП. Процедура первоначальной оценки возможностей предприятия.
СТО РЖД 1.05.509.15 СУЭП. Руководство по оценке стоимости жизненного цикла продукции (LCC).
СТО РЖД 1.05.509.5 СУЭП. Общие требования поставщиков к отчетности в области качества.
Записи результатов мониторинга и измерений проводятся в соответствии с установленным в ОАО "РЖД" порядком.
В ОАО "РЖД" используются статистические методы контроля технологических процессов поставщиков, требования к которым определены в СТО РЖД 1.05.509.13. Периодически анализируют работу поставщика по всей цепочке поставок; результаты этих анализов используют как основу при установлении применяемого уровня управления; определяют необходимые действия, предпринимаемые при несоответствии поставок продукции техническим требованиям и/или рабочим чертежам.
8.2 Мониторинг и измерение
8.2.1 Удовлетворенность участников поставки МТР
8.2.1.1 Основной целью системы управления эффективности поставок является подтверждение способности участников поставки МТР выполнять эффективные поставки МТР.
Измерение и мониторинг удовлетворенности участников поставки МТР базируется на анализе информации, связанной с оценкой поставщиков и регламентируется СТО:
СТО РЖД 1.05.509.16-2008 СУЭП. Руководство по проведению проверок СМК поставщиков и производителей;
СТО РЖД 1.05.509.9-2008 СУЭП. Руководство по методической поддержке и мониторингу этапов жизненного цикла потребляемой продукции;
СТО РЖД 1.05.509.17-2008 СУЭП. Система оценки поставщиков;
СТО РЖД 1.05.509.14-2008 СУЭП. Руководство по одобрению производства поставщика;
СТО РЖД 1.05.509.5-2008 СУЭП. Общие требования к отчетности поставщиков в области качества.
8.2.2 Аудиты поставщиков и производителей
В СУЭП определен процесс П 2.5 "Аудит СМК", регламентирующий проведение ЦТА аудитов (проверок) СМК поставщиков в обоснованных случаях (СТО РЖД 1.05.509.16). Описание процесса приведено в пункте 7.3.7 Руководства по качеству.
8.2.3 Мониторинг и измерение процессов
8.2.3.1 Мониторинг и измерение процессов СУЭП
В процессах предусмотрены различные методы мониторинга и измерения процессов СУЭП.
Измерения осуществляют ответственные лица и исполнители в соответствии с документированными процедурами, в которых установлены критерии и оценки результативности процессов.
Если запланированные результаты не были достигнуты, то руководителями и исполнителями процессов предпринимаются корректирующие и предупреждающие действия для обеспечения соответствия процессов установленным требованиям.
Зарегистрированные данные мониторинга и измерений используются для оценки функционирования процессов и могут быть применены для постепенных и постоянных улучшений.
8.2.3.2 Проверки по управлению технологическими процессами поставщиками осуществляется согласно СТО РЖД 1.05.509.13, СТО РЖД 1.05.509.9 на основе планов управления (СТО РЖД 1.05.509.13), в которых указываются:
- наименование процесса, наименование контролируемого параметра, единица измерения;
- предельное значение параметра;
- место и способ контроля параметра (отбора пробы);
- периодичность контроля;
- методика испытания;
- средства измерения;
- исполнитель и ответственный за контроль;
- документ регистрации контролируемого параметра.
8.2.4 Мониторинг и измерение продукции
8.2.4.1 В СУЭП осуществляется деятельность по мониторингу и измерению характеристик продукции с целью проверки соблюдения требований к продукции по этапам жизненного цикла:
- при заключении договоров на закупку
- при входном контроле сырья и материалов;
- при контроле и измерениях в процессе производства;
- при окончательном контроле и испытании готовой продукции;
- при эксплуатации продукции.
Деятельность по мониторингу и измерению характеристик продукции поставщика осуществляется в рамках процессов П 2.4 "Приемка МТР" и П 3.4 "Приемка и хранение МТР" и регламентирована СТО РЖД 1.05.509.9.
8.2.4.2 Мониторинг качества продукции на этапах разработки и постановки продукции на производство регламентирован СТО РЖД 1.05.509.10.
8.3 Управление несоответствующей продукцией
8.3.1 Несоответствия выявляются при:
- внутренних и внешних аудитах;
- мониторинге и контроле технологических процессов, продукции;
- анализе системы управления эффективностью поставок;
- наличии претензий и обращений со стороны потребителей МТР и других заинтересованных сторон.
8.3.2 Несоответствующая продукция, образующаяся на различных стадиях жизненного цикла, выявляется, анализируется, идентифицируется, учитывается и переводится в исправимый или окончательный (неисправимый) брак.
8.3.3 Процедуры, устанавливающие ответственность и полномочия по выявлению несоответствий, определены в СТО РЖД 1.05.509.18.
8.3.4 Для предупреждения повторного возникновения несоответствий персоналом соответствующих служб осуществляются корректирующие действия, порядок принятия которых представлен в СТО РЖД 1.05.509.18.
8.4 Анализ данных
8.4.1 В соответствии с СТО СУЭП проводится сбор и анализ данных, полученных в результате мониторинга и измерения продукции, процессов СМК для:
- оценки результативности СУЭП;
- определения областей с целью улучшения СУЭП.
Для установления соответствия СУЭП требованиям IRIS, повышения ее результативности и постоянного улучшения проводится анализ данных:
- степени удовлетворенности участников процесса МТО;
- соответствия продукции требованиям НТД и потребителей МТР;
- соответствия целям в области качества;
- соответствия действующему законодательству и нормативным требованиям;
- корректирующих и предупреждающих действий;
- результатов внутренних и внешних аудитов.
8.5 Улучшение
8.5.1 Постоянное улучшение
8.5.1.1 СУЭП непрерывно совершенствуется посредством использования Политики и целей в области качества закупок, результатов аудитов, анализа данных, корректирующих и предупреждающих действий, а также анализа СУЭП со стороны руководства.
Это достигается посредством выполнения исполнителями любого уровня своих полномочий по соблюдению требований, описанных в СТО, Положениях о подразделениях, должностных и рабочих инструкциях, регламентах и др., периодического анализа их выполнения и принятия решений по улучшению.
Действия по принятию мер корректирующего и предупреждающего характера должностными лицами установлены в СТО РЖД 1.05.509.18, СТО РЖД 1.05.509.12.
8.5.1.2 Постоянное улучшение результативности системы управления эффективностью поставок обеспечивается посредством:
- реализации Политики и целей;
- реализации Программ и планов;
- использования анализа данных процессов, продукции (СТО РЖД 1.05.509.14);
- проведения внутренних и внешних аудитов (СТО РЖД 1.05.509.16);
- оценки степени удовлетворенности участников процесса МТО;
- выполнения корректирующих и предупреждающих действий (СТО РЖД 1.05.509.18, СТО РЖД 1.05.509.12).
- анализа со стороны руководства (п. 5.6 РК).
8.5.2 Корректирующие действия
8.5.2.1 В СУЭП для устранения причин несоответствий и предупреждения их повторного возникновения применяются корректирующие действия.
8.5.2.2 СТО РЖД 1.05.509.18 устанавливает ответственность и полномочия по выявлению несоответствий, принятию мер и реализации корректирующих действий.
СТО включает в себя:
- выявление несоответствий в области качества
- анализ несоответствий продукции (включая жалобы потребителей);
- установление причин несоответствий продукции, процессов или системы менеджмента качества;
- оценивание необходимости действий, чтобы избежать повторения несоответствий;
- разработку действий для предотвращения их повторного возникновения;
- реализацию корректирующих действий;
- регистрацию результатов предпринимаемых действий;
- анализ предпринятых корректирующих действий;
- внесение изменений в документы по результатам корректирующих действий.
8.5.2.3 Корректирующие действия применительно к каждому рабочему месту изложены в технологических регламентах, технологических инструкциях, рабочих инструкциях, находящихся на рабочих местах исполнителей.
8.5.2.4 Внесение изменений в документы по результатам корректирующих действий проводится в соответствии с СТО РЖД 1.01.002-2005.
8.5.3 Предупреждающие действия
8.5.3.1 С целью устранения причин потенциальных несоответствий и предупреждения их возникновения в СУЭП разработан и поддерживается в рабочем состоянии СТО РЖД 1.05.509.12, в котором определен порядок разработки и реализации предупреждающих действий.
СТО включает в себя:
- установление потенциальных несоответствий и их причин;
- оценивание необходимости действий с целью предупреждения появления несоответствий;
- определение и осуществление необходимых действий;
- регистрацию результатов предпринятых действий;
- анализ предпринятых предупреждающих действий.
8.5.3.2 Предупреждающие действия применительно к каждому рабочему месту изложены в технологических регламентах, технологических инструкциях, рабочих инструкциях, находящихся на рабочих местах исполнителей.
Матрица ответственности
Схема процессов управления качеством при закупках
Иерархия документов системы управления
эффективностью поставок
Библиография
[1] IRIS: 2006 Международный стандарт железнодорожной промышленности (International Railway Industry Standard) Всеобщая система менеджмента бизнеса для железнодорожной промышленности (Global business management system for the railway industry).
[2] Функциональная стратегия. Стратегии эффективного обеспечения потребностей ОАО "РЖД" в материальных ресурсах и технических средствах (Утверждена решением правления от 02.08 2007, протокол N 29).
[3] Функциональная стратегия управления качеством в ОАО "РЖД", 2006.
[4] ISO 9000:2005 (E) Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь (Quality management systems - Fundamentals and vocabulary).
[5] Регламент организации материально-технического снабжения ОАО "РЖД" и его дочерних обществ от 06.08.2007 N 1499.
[6] Временный регламент взаимодействия Росжелдорснаба - филиала ОАО "РЖД" с дирекциями материально-технического обеспечения - обособленными структурными подразделениями Росжелдорснаба в части бюджетирования, планирования и финансирования поставок материально-технических ресурсов" от 14.09.2007 N 110.
[7] Распоряжение ОАО "РЖД" N 2415 от 31.05.2004 "О конкурсной комиссии ОАО "РЖД".
[8] Распоряжение ОАО "РЖД"N 89р от 26.01.2005 "О порядке размещения заказов на закупку продукции, выполнения работ, оказание услуг для обеспечения основных видов деятельности ОАО "РЖД".
[9] Положение о Центре организации конкурсных закупок от 03.08.2007 N 976.