ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
"РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
(ОАО "РЖД")

 

УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО "РЖД"
от 02.06.2009 г. N 1150р

 

СТО РЖД 1.05.514.1-2009

СТАНДАРТ ОАО "РЖД"

Технические аудиты в системе управления
безопасностью ОАО "РЖД".

Дата введения - 01.07.2009

Основные положения

1 Область применения

Настоящий стандарт определяет порядок выполнения деятельности по подготовке, проведению технических аудитов в системе управления безопасностью движения в ОАО "РЖД", документированного оформления результатов, оценки результативности и контроля выполнения корректирующих и предупреждающих действий по результатам технического аудита.
Стандарт организации распространяется на структурные подразделения и филиалы ОАО "РЖД", задействованные в деятельности по техническому аудиту.
Вопросы, требующие более детального рассмотрения, отражены в корпоративных стандартах, инструкциях, методиках.

2 Цель

Целью внедрения технического аудита является повышение уровня безопасности движения в ОАО "РЖД" на основе систематизированного и последовательного анализа и оценки деятельности структурных подразделений по обеспечению безопасности движения.

3 Определение понятий

3.1 В настоящем стандарте применены следующие понятия с соответствующими определениями.
Аудит (проверка) - систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и их объективного оценивания для определения степени соответствия критериям аудита. (ГОСТ Р ИСО 19011).
Аудитор - лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита. (ГОСТ Р ИСО 19011).
Безопасность - отсутствие неприемлемого риска потери. (OHSAS 18001).
Безопасность движения и эксплуатации железнодорожного транспорта - состояние защищенности процесса движения железнодорожного подвижного состава и самого железнодорожного подвижного состава, при котором отсутствует недопустимый риск возникновения транспортных происшествий и их последствий, влекущих за собой причинение вреда жизни или здоровью граждан, вреда окружающей среде, имуществу физических или юридических лиц. (Федеральный закон от 10.01.2003 N 17-ФЗ).
Безопасность движения поезда - свойство движения поезда находиться в неопасном состоянии за расчетное время, когда отсутствует угроза сохранности жизней и здоровья пассажиров, технического персонала, населения, сохранности грузов, объектов хозяйствования, технических средств транспортной системы. (ГОСТ Р 22.2.08).
Верификация - подтверждение на основе представления объективных свидетельств того, что установленные требования были выполнены. (ГОСТ Р ИСО 9000).
Внутренние аудиты (проверки) - аудит, проводимый для внутренних целей самой организацией или от ее имени.
Выводы (наблюдения) аудита - результат оценки собранных свидетельств аудита по отношению к критериям аудита. (ГОСТ Р ИСО 19011).
Группа технического аудита (аудиторская группа) - один или несколько аудиторов, проводящих аудит, при необходимости поддерживаемые техническими экспертами.
Заключение по результатам аудита - выходные данные аудита, представленные аудиторской группой после рассмотрения целей аудита и всех выводов аудита. (ГОСТ Р ИСО 19011).
Компетентность - проявленные личные качества и выраженная способность применять свои знания и навыки. (ГОСТ Р ИСО 19011).
Критерии аудита - совокупность политики, процедур или требований. (ГОСТ Р ИСО 19011).
Несоответствие - невыполнение требования. (ГОСТ Р ИСО 9000).
Область аудита - содержание и границы аудита. (ГОСТ Р ИСО 19011).
План аудита - описание деятельности и мероприятий по проведению аудита. (ГОСТ Р ИСО 19011).
Представитель проверяемого подразделения (далее - представитель) - специалист проверяемого подразделения, который назначается руководителем подразделения для сопровождения аудитора и ответов на поставленные им вопросы.
Проверяемое подразделение - подразделение предприятия, в котором проводится аудит (проверка).
Программа аудита - совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный интервал времени и направленных на достижение конкретной цели. (ГОСТ Р ИСО 19011).
Свидетельства аудита - записи, изложение фактов или другая информация, которые имеют отношение к критериям аудита и могут быть проверены. (ГОСТ Р ИСО 19011).
Система управления безопасностью движения (система менеджмента безопасности движения) - совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов управления применительно к обеспечению безопасности движения, включающая в себя элементы: структура, функции, ресурсы, деятельность по планированию, реализации, мониторингу и улучшению процессов обеспечения безопасности движения.
Технический аудит системы управления безопасностью движения - независимая экспертиза, осуществляемая путем проведения плановых, внеплановых, комплексных и тематических проверок системы управления безопасностью движения, проводимая с целью оценки технического состояния объектов железнодорожного транспорта и направленная на предотвращение негативных явлений и тенденций в производственной области, а также на повышение уровня безопасности движения.
Технический эксперт - лицо, предоставляющее аудиторской группе свои знания или опыт по специальному вопросу. (ГОСТ Р ИСО 19011).

4 Ответственность

Таблица 1 - Ответственность за основные виды деятельности по техническому аудиту в системе управления безопасностью движения ОАО "РЖД".

Деятельность                 

Ответственный                   

Планирование деятельности по 
техническому аудиту          

Руководитель отдела технического
аудита                          

Проведение технического аудита

Руководитель отдела технического
аудита                          

Анализ деятельности по       
техническому аудиту          

Начальник Департамента          
безопасности движения           

Улучшение процесса           
технического аудита          

Руководитель отдела технического
аудита                          

5 Общие положения

5.1 Приоритетными направлениями при проведении технического аудита системы управления безопасностью движения (в дальнейшем - технического аудита) являются:
- предупреждение отказов в системе обеспечения безопасности движения и снижение рисков;
- анализ и оценка системы обеспечения безопасности движения на предприятии, подвергаемом аудиту;
- анализ и оценка эффективности действующей системы управления рисками;
- ранжирование процессов в соответствии с рисками безопасности, выделение процессов и услуг с высокими рисками нарушения безопасности;
- оценка результативности применяемых предупреждающих воздействий по снижению рисков;
- оценка результативности корректирующих воздействий, принимаемых руководителем процесса;
- предоставление аудиторских рекомендаций по повышению эффективности и результативности внутренних процессов.
5.1.2 Модель организации и контроля за обеспечением безопасности движения включает в себя: ревизорский аппарат, технический аудит системы управления безопасностью движения, ситуационный центр как на сетевом, так и на региональном уровне (рисунок 1).
5.2 Основные функции ревизорского аппарата по безопасности движения поездов:
- контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации, нормативных документов МПС России, Минтранса России, ОАО "РЖД" по вопросам безопасности движения, предупреждения и ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций, перевозок опасных грузов;
- проведение ревизий по специально разработанной методике и проверок организации работы по обеспечению безопасности движения в Департаментах, Дирекциях, филиалах ОАО "РЖД", а также их структурных подразделениях, контроль за устранением выявленных недостатков;
- анализ состояния безопасности движения при проверках в Департаментах, Дирекциях, филиалах ОАО "РЖД", а также их структурных подразделениях, с предложением мер профилактического характера и контроля за их устранением, а также анализ нормативных документов по вопросам безопасности движения, предупреждения и ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций, перевозок опасных грузов, разработка предложений по их изменению и дополнению;
- участие в проверке состояния железнодорожного подвижного состава, технических средств, объектов инфраструктуры на соответствие их требованиям нормативных документов при проведении осмотров руководителями филиалов и структурных подразделений в соответствии с ПТЭ;
- проведение периодических проверок знаний работниками железнодорожного транспорта Правил технической эксплуатации железных дорог Российской Федерации, других нормативных документов по вопросам обеспечения безопасности движения поездов в комиссиях управлений железных дорог, контроль за их проведением в филиалах, дирекциях и их структурных подразделениях;
- расследование транспортных происшествий, контроль за своевременностью и качеством расследования, классификации и учета нарушений безопасности движения поездов в структурных подразделениях;
- организация и проведение обследований железнодорожных переездов, "Дней безопасности", участие в работе комиссий по приемке в эксплуатацию объектов, связанных с движением поездов;
- принятие профилактических мер по предотвращению нарушений требований безопасности движения;
- предоставление отчетности федеральным органам исполнительной власти и в центральный аппарат ОАО "РЖД".
5.3 Основные функции технического аудита
Основными функциями технического аудита являются:
- осуществление проверок системы управления безопасностью движения, предоставление обоснованных предложений по устранению выявленных недостатков и рекомендаций по повышению эффективности управления;
- осуществление экспертных оценок различных сторон функционирования организации и предоставление обоснованных предложений по их совершенствованию.
5.3.1 Технический аудит проводится для проверок на соответствие функционирования системы управления безопасностью движения:
- выполняемых процессов требованиям нормативных актов;
- качества технического обслуживания объектов железнодорожного транспорта;
- состояния технических средств объектов инфраструктуры и подвижного состава;
- организации оперативно-диспетчерского управления;
- организации работы с персоналом.
5.3.2 По цели осуществляемых проверок технический аудит подразделяется на следующие виды:
- функциональный аудит систем управления (проводится для оценки производительности и эффективности в любом функциональном разрезе хозяйственной деятельности).
При межфункциональном аудите качество исполнения различных функций оценивается в их взаимосвязи и взаимодействии.
- организационно-технологический аудит систем управления (проводится для оценки контроля разнообразных звеньев управления на предмет их организационной и технологической целесообразности (рациональности));
- аудит видов деятельности (обследование и всесторонний анализ определенных видов деятельности с целью выявления возможностей их улучшения);
- совокупный аудит (для глубокого анализа и контроля организации, а также аудита элементов и процессов, связывающих Компанию с внешней средой. Здесь определяются все сильные и слабые стороны деятельности структурных подразделений, филиалов, Компании в целом).
Этот вид аудита состоит из организационно-технологического и функционального аудитов систем, связывающих организацию видов деятельности, а также аудита элементов и процессов организации с внешней средой.
- аудит на соответствие предписаниям (процедуры аудиторского контроля на соблюдение:
- установленных внешними полномочиями органами законов, подзаконных актов, стандартов (правил, инструкций, методик);
- предписанных органами управления правил, заданий.
5.4 Технические аудиты проводятся на плановой основе, вне плана или повторно (надзорные, инспекционные).
Технические аудиты наиболее неблагополучных структурных подразделений, выявленных по результатам ревизорских проверок, должны быть включены в план технических аудитов. В зависимости от срочности решения проблем, они могут быть проведены вне плана.
5.4.1 Плановые технические аудиты проводятся в соответствии с утвержденным графиком (приложение А).
5.4.2 Внеплановые технические аудиты проводятся:
- при снижении качества услуг;
- при получении претензий от потребителя;
- при необходимости совершенствования документов СУБДП и КИ СМК, вызванной "внутренними" причинами (изменение целей в области обеспечения безопасности и качества, структуры управления и т.п.) или "внешними" причинами (изменение требований потребителей и рынка, требования органов государственного надзора и т.п.);
- при получении отрицательных результатов внутренних и внешних аудитов;
- при получении оперативных данных по отказам технических средств и опасных отступлений от норм содержания;
- для расследования нарушений безопасности движения;
- по распоряжению высшего руководства;
- по заявкам руководителей подразделений.
Решение о необходимости проведения внепланового технического аудита или изменения срока проведения планового аудита принимается руководством соответствующего уровня. В контролируемые экземпляры графиков (планов) внутренних технических аудитов вносится соответствующая запись.
5.4.3 Повторный (надзорный, инспекционный) технический аудит осуществляется с целью проверки устранения причин несоответствий, выявленных по результатам предыдущих аудитов, а также выполнения требуемых корректирующих и предупреждающих мероприятий (их мониторинга с указанием статуса выполнения). Повторные внутренние аудиты проводят при проведении плановых или внеплановых аудитов.
5.5 Технические аудиты должны планироваться с учетом статуса и важности проверяемой деятельности, а также результатов предыдущих аудитов и других проверок. Аудиты должны выполняться работниками, независимыми от тех лиц, которые несут прямую ответственность за проверяемую деятельность.
При увеличении количества нарушений безопасности движения частота аудитов может быть увеличена.
5.6 Принципы технического аудита
Для достижения результата при проведении технического аудита должны соблюдаться следующие принципы:
1) Этичность поведения - основа профессионализма.
2) Беспристрастность - обязательство предоставлять правдивые и точные отчеты.
3) Профессиональная осмотрительность - прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита.
4) Независимость - основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита.
5) Подход, основанный на доказательствах (фактах) - основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений в процессе систематического аудита.
6) Предоставление свидетельств соответствия - руководитель подразделения/владелец процесса должен обеспечивать соответствие процесса требованиям и предоставлять свидетельства соответствия аудитору.
7) Административная ответственность - руководитель подразделения/владелец процесса или его подчиненные не должны наказываться за выявленные несоответствия, зона административных взысканий начинается с непринятия или невыполнения корректирующих действий по выявленным несоответствиям, предоставления ложной информации или сокрытия информации по работе с несоответствиями.
8) Корпоративность - система технического аудита распространяется на все уровни Компании, в том числе дочерние и зависимые общества.
9) Применение современных методов анализа и документирования несоответствий, их причин, корректирующих и предупреждающих действий.
5.7 Преимущества технического аудита
Технический аудит позволяет объективно оценить уровень обеспечения безопасности, техническое состояние объекта, определить риски возможных потерь и наиболее результативные и эффективные технические решения проблем, оценить деятельность руководителя подразделения по обеспечению безопасности движения.
Преимуществами проведения технического аудита являются:
- четкое понимание ситуации на объекте на основе исчерпывающего и своевременного анализа состояния проверяемого объекта;
- варианты рекомендаций аудиторов по оптимизации технического состояния объекта на базе достоверной информации;
- повышение уровня достоверности и оперативности информации, получаемой руководством Компании;
- прогнозирование ситуации и управление существующими рисками;
- минимизация потерь, экономическая выгода после оптимизации;
- обоснование потребностей по инвестициям.

6 Требования к членам группы технического аудита

6.1 Формирование группы технического аудита
В Корпоративном центре управления (Департаменте безопасности движения) создается отдел технического аудита, на который возлагаются функции по проведению аудита по хозяйствам:
- тяговому подвижному составу;
- вагонному комплексу;
- пути и сооружений;
- автоматики и телемеханики;
- связи;
- электроснабжения;
- перевозок;
- грузовой и коммерческой работы.
Технический аудит по этим направлениям проводится по специально разработанным методикам для каждого хозяйства.
В каждом региональном центре безопасности движения создаются аналогичные отделы технического аудита, которые формируются из региональных аудиторов по хозяйствам.
Технический аудит подразделяется на два уровня:
1-ый уровень - Департамента безопасности движения;
2-ой уровень - регионального центра безопасности движения.
В зависимости от целей проверки в аудиторские группы могут быть включены:
- специалисты Департамента безопасности движения;
- специалисты региональных центров безопасности движения;
- специалисты причастных департаментов и филиалов ОАО "РЖД";
- специалисты причастных служб и дорожных дирекций железных дорог.
6.2 Технический аудит должен проводиться компетентными лицами, независимыми от той части организации или деятельности, которая подвергается аудиту.
Основные требования к аудиторам:
- компетентность по оцениваемым вопросам;
- соответствующее обучение и производственный опыт;
- способность работать в группе аудиторов (команде);
- профессиональный скептицизм и самостоятельность мышления;
- объективность;
- умение быть предельно точным и аккуратным в оценках и высказываниях;
- честность и способность работать с людьми;
- хорошие аналитические способности;
- способность к убеждению.
6.3 Руководитель отдела технического аудита несет ответственность за:
- разработку плана внутренних технических аудитов и ее утверждение руководством;
- формирование группы аудита и назначение руководителя аудиторской группы для конкретной проверки;
- мониторинг, анализ результатов внутренних технических аудитов;
- анализ результатов аудитов и проведение оценки результативности и эффективности корректирующих действий;
- анализ потенциала по улучшению;
- информирование руководства о результатах аудитов;
- мониторинг плана аудитов.
6.4 Руководитель группы аудита несет ответственность за:
- разработку плана конкретного аудита;
- распределение обязанностей между аудиторами;
- обеспечение аудиторов необходимой документацией;
- внесение изменений, если это необходимо, в распределение обязанностей между аудиторами;
- проведение аудита;
- доведение до сведения руководителя проверяемого подразделения информации обо всех выявленных несоответствиях;
- утверждение отчетов о внутреннем техническом аудите;
- точность, полноту, достоверность и своевременность составления итогового отчета, и его рассылку;
- контроль принятия и выполнения корректирующих действий.
6.5 Аудиторы при проведении технического аудита несут ответственность за:
- объективность и беспристрастность процесса внутреннего технического аудита;
- сбор и анализ доказательств, необходимых для оценки соответствия проверяемой деятельности (системы) критериям аудита;
- ведение и сохранение записей в ходе аудита;
- сохранение конфиденциальности.
6.6 Аудитор при проведении технического аудита наряду с умением получать и объективно оценивать свидетельства аудита должен быть способен выявлять причинно-следственные связи возникновения нарушений требований безопасности движения, предпосылки и факторы, влияющие на возникновение транспортных происшествий.
Аудитор должен понимать не только, как проводить технические аудиты, но и каким образом достигать наилучших результатов при разработке корректирующих и предупреждающих действий, не только разбирать произошедшие чрезвычайные происшествия, но и прогнозировать их возможность и предлагать предупреждающие действия.
6.7 Руководитель проверяемого подразделения несет ответственность за:
- назначение сопровождающих и ответственных лиц для участия в аудите;
- информирование своих сотрудников о предстоящем аудите и его результатах;
- предоставление аудиторам необходимой документации, в том числе о результатах аудита 1-го уровня;
- предоставление аудиторам достоверной информации;
- содействие аудиту;
- разработку и реализацию предупреждающих и корректирующих действий.
6.8 Сопровождающие должны оказывать помощь группе по техническому аудиту и действовать по просьбе руководителя группы. В их обязанности входит:
а) обеспечение контактов и назначение времени для бесед с персоналом проверяемой организации;
б) обеспечение посещений определенных участков организации;
в) обеспечение соблюдения правил техники безопасности и ознакомление группы по аудиту с такими правилами.

7 Объекты аудитов

7.1 Объектами технических аудитов являются продукция (услуги*)), процессы, система управления безопасностью движения и системы менеджмента.

-------------------------------
*) В данном случае под услугой понимается предоставление транспортных услуг по перевозке с учетом деятельности всех подразделений ОАО "РЖД".

7.2 Аудит продукции (услуг) проводят для:
- определения степени выполнения требований, установленных в договорах, контрактах, стандартах, технических условиях и других документах, действие которых распространяется на данную продукцию (услугу);
- оценки качества продукции (услуги) на соответствие требованиям НД или контракта;
- обеспечения сохранения достигнутых значений показателей качества продукции (услуги);
- определения мероприятий по улучшению качества продукции (услуги) и определения целесообразности контроля и проверок.
Аудит продукции (услуг) включает проверку:
- наличия нормативной документации, методик, планов контроля и проверок;
- полноты проведения технического обслуживания (ТО), текущего ремонта (ТР) и предпродажного сервисного обслуживания (ПСО);
- ведения необходимых записей;
- состояния производственного и контрольно-измерительного оборудования;
- действующего порядка выдачи сертификата (паспорта, гарантийно-сервисной книжки, руководства по эксплуатации) на право оказания услуг (на право деятельности);
- хранения готовой продукции, маркировки, упаковки и комплектности поставки потребителю.
Аудит продукции проводится в виде проверок готовой продукции и продукции, находящейся на складе/товарной стоянке для передачи потребителю.
Критериями аудита продукции (услуги) служат договора, инструкции, стандарты, технические условия на продукцию, соответствие технического состояния нормативной документации, комплектности, повреждения и дефекты, упаковка.
Порядок планирования, подготовки, анализа и обобщения результатов аудита продукции, разработки корректирующих действий и контроль их выполнения изложен в разделе 7 настоящего стандарта.
7.3 Аудит процессов проводят для определения степени выполнения требований, установленных в технологической документации, инструкциях, руководствах, документации СУБДП для обеспечения выполнения целей и задач процессов в области управления безопасностью движения. При аудите процесса должны быть проверены действия владельца процесса (руководителя подразделения) по определению несоответствий по факторам, влияющим на возникновение транспортных происшествий, компетентность владельца процесса (руководителя подразделения) проводить анализ рисков и анализ причин несоответствий для разработки результативных корректирующих и предупреждающих действий и их реализацию. Аудит процесса проводится в соответствии с планом технических аудитов и включает проверку элементов:
- цель процесса;
- идентификация процесса;
- документированность процесса;
- взаимосвязь и взаимодействия процесса;
- элементы на входе и выходе;
- критерии результативности процесса;
- измерение и мониторинг процесса;
- поставщики и потребители процесса;
- последовательность действий;
- ресурсы для обеспечения процесса;
- наличие элементов управления (процедуры, инструкции, нормативная документация, регламенты и т.п.);
- ответственность и полномочия;
- оценивание результативности процесса;
- сохранение достигнутых значений;
- мероприятия по улучшению процессов;
- оценку степени удовлетворенности потребителей;
- соответствие квалификации персонала установленным требованиям;
- установленный порядок внесения изменений в процессы и доведение их до заинтересованных лиц;
- состояние технологического, контрольного и измерительного оборудования;
- записи.
При проведении технического аудита СУБДП необходимо:
- на основе анализа факторов оценить систему обеспечения безопасности движения на аудируемом предприятии;
- оценить эффективность и результативность действующей системы управления рисками;
- оценить эффективность и результативность корректирующих воздействий, предпринятых руководителем процесса.
7.4 Технический аудит структурных подразделений различной формы собственности
Технический аудит структурных подразделений различной формы собственности осуществляется следующим образом:
- в случае с подрядными организациями - согласование на стадии заключения договора и непосредственно перед производством работ;
- с дочерними зависимыми обществами (ДЗО) - технический аудит (по соглашению);
- со структурными подразделениями ОАО "РЖД" - внутренний технический аудит;
Работа с подрядными организациями (на основе договорной работы с подрядчиками) включает в себя 2 этапа.
На первом этапе проводится технический аудит на стадии заключения договора и участия в тендерной комиссии на соответствие (наличие):
- лицензии (сертификата) на проведение работы;
- ресурсов и технологий (чем и как выполнять планируемый объем);
- существовавших ранее претензий к подрядной организации (если имелись, то какие были приняты корректирующие меры и взыскан ли нанесенный ущерб).
В зависимости от соответствия (наличия) или несоответствия установленным требованиям дается согласование или отказ в согласовании на участие в тендере.
На втором этапе проводится технический аудит непосредственно перед проведением работ. Проводится проверка наличия всех необходимых документов:
- проекта на производство работ;
- договора по авторскому надзору (для особо значимых объектов);
- договора на техническую приемку;
- плана работ, согласованного со смежными службами, и готовность смежных служб, телеграмм на предоставление ответственных (знают ли эти ответственные о предстоящей работе, планируют ли они участвовать в этом процессе);
- проверяется обеспеченность ресурсами (готовность техники, людей и т.д.).
При наличии указанных документов и их соответствии установленным требованиям выдается разрешение на производство работ, в противном случае производство работ запрещается.
7.5 По методам выявления несоответствий и их анализу технический аудит разделяется на два уровня (рисунок 2).
7.6 Ответственным за организацию проверок, разработку и выполнение корректирующих действий при техническом аудите первого уровня является руководитель подразделения (владелец процесса). Технический аудит первого уровня является аудитом всей системы управления безопасностью движения. В ходе технического аудита первого уровня определяется соответствие продукции или деятельности структурного подразделения нормативным требованиям. При разработке корректирующих действий необходимо учесть все несоответствия, обнаруженные в результате внутренних проверок подразделения, несоответствия, обнаруженные при ревизорских проверках, данные по несоответствиям, представленные ситуационными центрами, для разработки предупреждающих действий проводится анализ рисков возникновения несоответствий (рисунок 3).
7.7 Владелец процесса обязан:
1) спланировать анализ деятельности с разработкой корректирующих и предупреждающих действий;
2) провести анализ рисков возникновения несоответствия;
3) в случае возникновения несоответствия, зарегистрировать его;
4) разработать корректирующие меры с использованием методики "8 шагов" и т.п.; возможны три уровня принятия решений для устранения причин несоответствий: самостоятельно владельцем процесса, с привлечением межфункциональной рабочей группы совместно с аудиторами и вышестоящим руководством.
5) проводить мониторинг выполнения корректирующих и предупреждающих действий с установлением статуса выполнения;
6) ежемесячно проводить анализ результативности и эффективности выполненных корректирующих и предупреждающих действий с предъявлением свидетельств выполнения;
7) доводить письменно до руководства статус выполнения разработанных корректирующих мер (при невозможности выполнения - с объяснением причины и необходимости принятия решений на более высоком уровне);
8) предъявить всю необходимую документацию по корректирующим и предупреждающим действиям заинтересованным сторонам, в том числе аудиторам, по их требованию.
7.8 Для определения причины возникновения несоответствий/отказов, связанных с существующими проблемами при производстве продукции и оказании услуг, процессов и исключения их повторения, рекомендуется воспользоваться следующими методами и инструментами улучшений:
а) при анализе причин:
1) диаграммой Исикавы - для выявления и группировки причины, условий и факторов, влияющих на изучаемый объект;
2) диаграммой рассеивания - для подтверждения существующей зависимости и выявления ее степени;
3) диаграммой Парето - для классификации проблем качества на немногочисленные существенно важные и многочисленные несущественные;
б) для планирования выполнения и представления мероприятий в удобном для анализа, надзора и мониторинга виде:
1) методом "5W+1H+1S" применяемым после выявления первопричины проблемы/несоответствия и выработки мероприятия;
в) для графического представления численных данных с целью получения наглядной информации о характеристиках данных, таких как центр, размах, асимметрия распределения, наличие выбросов и т.д.:
1) гистограммами, применяемыми для определения состояния технологических процессов относительно границ допуска и принятия корректирующих и предупреждающих действий;
г) для изучения изменчивости значений исследуемого показателя (объекта):
1) "Z-графиком" - предназначенным для оценки общей тенденции количественно измеряемого или оцениваемого показателя за период наблюдения (например, за год), сравнения с целевым и предыдущими значениями, мониторинга целей.
7.9 Технический аудит второго уровня выполняется группами технического аудита и является аудитом процессов (рисунок 4). Это комплекс работ по изучению деятельности подразделения, организации, направленный на получение информации о текущем состоянии заданного процесса, позволяющей оценить процесс по отношению к требованиям, предъявляемым к его функционированию, управлению, эффективности, результативности, выходам и степени удовлетворенности клиента.
При техническом аудите процесса должно быть проверено:
- определены ли владельцем процесса (руководителем подразделения) несоответствия по факторам, влияющим на возникновение транспортных происшествий;
- достаточно ли компетентности владельца процесса, чтобы проводить анализ рисков и анализ причин несоответствий для разработки результативных корректирующих и предупреждающих действий;
- проведены ли корректирующие и предупреждающие действия.
При техническом аудите второго уровня определяется:
- соответствие выполняемых процессов требованиям нормативных актов;
- качество технического обслуживания объектов железнодорожного транспорта;
- состояния технических средств объектов инфраструктуры и подвижного состава;
- фактическое состояние безопасности движения объектов инфраструктуры, подвижного состава, действий и подготовленности персонала на соответствие нормативным требованиям.
При техническом аудите второго уровня проводится:
- анализ результативности корректирующих действий, разработанных по несоответствиям, обнаруженным при проведении технического аудита первого уровня;
- анализ проблем по вновь обнаруженным несоответствиям, предлагаются корректирующие действия, проводится анализ рисков для разработки предупреждающих действий.

8. Схемы осуществления деятельности по техническому аудиту

Таблица 2 - Последовательность действий по созданию группы по техническому аудиту
Таблица 3 - Последовательность действий по планированию технического аудита
Таблица 4 - Последовательность действий по проведению технического аудита
Таблица 5 - Последовательность действий по составлению и рассылке отчета по техническому аудиту
Таблица 6 - Последовательность действий по анализу результатов технического аудита

9 Процедура технического аудита

9.1 Создание группы по техническому аудиту
9.1.1 Уполномоченное лицо (руководитель отдела технического аудита (Департамент безопасности движения) или руководитель отдела технического аудита (Управление безопасности движения)) подготавливает проект приказа о создании группы по техническому аудиту.
9.1.2 При подготовке проекта приказа должны быть определены требования к специалистам по техническому аудиту, ответственность и полномочия специалистов по техническому аудиту, потребность в обучении аудиторов.
9.1.3 В случае необходимости проводится обучение аудиторов. Обучение может проводить сторонняя организация или специалисты организации.
9.1.4 После обучения должен быть составлен список аудиторов (приложение Б).
9.1.5 В соответствии с принятым в организации порядком выпускается приказ о создании группы по техническому аудиту, подписанный соответствующим руководством.
Последовательность действий по созданию группы по внутреннему техническому аудиту представлена в таблице 1.

9.2 Планирование технического аудита
9.2.1 В январе текущего года на основании анализа несоответствий руководитель отдела технического аудита (Департамент безопасности движения) или руководитель отдела технического аудита (Управление безопасности движения) определяет масштаб, объем, сроки и периодичность технического аудита.
9.2.2 На основе приказа о создании группы по техническому аудиту определяется руководитель группы аудита.
9.2.3 Руководитель отдела технического аудита разрабатывает график (программу) аудита (приложение А). Срок - январь текущего года.
9.2.4 За месяц до срока, установленного в графике (программе) аудитов, руководитель отдела технического аудита определяет вид, области и критерии аудита.
9.2.5 На основании списка аудиторов руководитель группы аудита определяет состав группы по аудиту при проведении конкретного технического аудита.
9.2.6 На основании знания проверяемой области руководитель группы распределяет элементы аудита среди членов группы.
9.2.7 Руководитель группы определяет состав рабочих документов по аудиту.
9.2.8 Руководитель группы технического аудита разрабатывает план технического аудита для конкретной проверки (приложение В) (за 3 недели до даты аудита).
9.2.9 Не менее чем за 2 недели до начала технического аудита руководитель группы информирует руководителя подразделения (владельца проверяемого процесса) о дате и плане аудита.
Последовательность действий по планированию внутреннего технического аудита представлена в таблице 2.

9.3 Проведение технического аудита
9.3.1 Руководитель группы технического аудита проводит предварительное совещание с участниками проверяемого подразделения (владельца процесса).
В соответствии с планом технического аудита группа аудиторов проводит исследование проверяемого подразделения (владельца процесса) (опросы, наблюдения, экспертизу и анализ документации и выполнения деятельности на проверяемых объектах, выполнение корректирующих и предупреждающих действий). В ходе аудита аудиторы записывают наблюдения.
9.3.2 Аудиторы документально оформляют результаты аудита в рабочих листах (приложение Г).
9.3.3 На основании изучения полученных в ходе аудита данных проводится предварительный анализ полученных результатов.
9.3.4 По итогам анализа руководитель группы технического аудита принимает решение о включении полученных результатов в отчет (приложение Д, пункты 1-11).
В соответствии с планом аудита руководитель группы технического аудита проводит итоговое совещание с участниками проверяемого подразделения (владельца процесса). По итогам совещания оформляется протокол установленной формы.
На итоговом совещании руководитель группы технического аудита представляет выявленные несоответствия, возможные риски для СУБДП, предложения аудиторов по корректирующим и предупреждающим действиям.
Последовательность действий по проведению технического аудита представлена в таблице 3.

9.4 Составление и рассылка отчета
Группа аудиторов готовит проект отчета по техническому аудиту (приложение Е).
Руководитель группы технического аудита рассылает проект отчета руководителям проверяемых подразделений (владельцам процессов).
Руководитель проверяемого подразделения (владелец процесса) проводит анализ проекта отчета и согласовывает его.
После согласования отчета группа аудиторов готовит итоговый отчет по аудиту (приложение Е).
Руководитель группы технического аудита регистрирует результаты аудита.
После подготовки отчета руководитель группы по аудиту рассылает отчет заинтересованным лицам.
Руководитель проверяемого подразделения (владелец процесса) доводит до руководства предприятия сведения по техническому аудиту.
Последовательность действий по составлению и рассылке отчета по техническому аудиту представлена в таблице 4.

9.5 Анализ результатов аудита
9.5.1 Руководитель проверяемого подразделения (владелец процесса) в недельный срок проводит анализ отчета (анализ причин и обсуждение действий по устранению несоответствий).
9.5.2 Руководитель проверяемого подразделения (владелец процесса) определяет корректирующие действия (КД) по устранению выявленных несоответствий (приложение Д, пункты 13, 15).
9.5.3 Руководитель проверяемого подразделения (владелец процесса) согласовывает КД с руководителем группы технического аудита (приложение Д, пункт 12).
9.5.4 В соответствии со сроками, установленными в Карте регистрации несоответствий, руководитель проверяемого подразделения (владелец процесса) проводит корректирующие действия.
9.5.5 В соответствии с установленными сроками руководитель подразделения (предприятия) контролирует выполнение КД и их результативность (приложение Д).
9.5.6 После представления результатов КД информация о выполнении КД вносится в журнал (приложение Ж).
Последовательность действий по анализу результатов внутреннего технического аудита представлена в таблице 5.

9.6 Подготовка отчета по техническому аудиту
Руководитель группы технического аудита отвечает за подготовку и содержание отчета по аудиту.
Аудиторский отчет должен содержать полную, точную, четкую и ясную информацию (записи) об аудите и должен включать или ссылаться на следующее:
а) цели аудита;
б) масштаб аудита, в частности определение структурных и функциональных единиц и процессов, подлежащих аудиту, и требуемый период времени;
в) определение заказчика аудита;
г) определение руководителя и членов группы по аудиту;
д) дату и место проведения аудита;
е) критерии аудита;
ж) наблюдения аудита;
з) заключение по результатам аудита.
Отчет по техническому аудиту должен быть представлен в рамках согласованного периода времени.

9.7 Подведение итогов технического аудита
Итогом технического аудита является заключение аудиторов об уровне обеспечения гарантированной безопасности и надежности перевозочного процесса в проверяемом подразделении.
Заключение является частью отчета по техническому аудиту, оно должно содержать:
- степень соответствия СУБД критериям технического аудита;
- оценку работы руководителя по анализу несоответствий, выявленных при всех видах проверок: технических аудитах 1 и 2 уровней и проверок надзорных органов, а также по выполнению корректирующих действий;
- рекомендации по улучшению деятельности в СУБД.
9.8 Завершение технического аудита
Технический аудит считается завершенным, когда вся деятельность, предусмотренная планом аудита, выполнена, и отчет по аудиту представлен причастным службам.

10 Корректирующие и предупреждающие действия

10.1 Технический аудит основывается на предотвращении проблем. При выявлении проблемы особое значение приобретают:
- раннее выявление проблемы;
- ее глубина;
- поиск ее коренной причины;
- предотвращение рецидивов.
10.2 При техническом аудите проверяется выполнение корректирующих и предупреждающих действий по несоответствиям, выявленным владельцами процессов (руководителями подразделений), при определении проблем ситуационными центрами, при ревизорских проверках и предыдущих технических аудитах.
10.3 Руководитель проверяемого подразделения несет ответственность за обеспечение планирования и выполнения корректирующих действий, а так же определяет необходимость выполнения предупреждающих действий.
10.4 Планирование и выполнение корректирующих действий включает в себя:
- анализ причин несоответствия;
- реализацию мер по смягчению оказанных воздействий (коррекция
- устранение последствий) выявленного несоответствия;
- оценку необходимости разработки и планирование корректирующих действий, сроков их реализации, необходимых для устранения причин несоответствий и определение ответственных за выполнение корректирующих действий;
- реализацию запланированных корректирующих действий.
10.5 Планирование и выполнение предупреждающих действий включает в себя:
- определение области для принятия предупреждающих действий (анализ потенциальных несоответствий);
- реализацию мер, направленных на предупреждение несоответствий.
10.6 Руководитель проверяемого объекта технического аудита организует анализ причин выявленных несоответствий, при необходимости создавая рабочую группу с привлечением аудиторов, руководителей и специалистов причастных служб для принятия коллегиального решения.
10.7 Результаты анализа причин выявленных несоответствий служат основой для разработки коррекции, корректирующих и предупреждающих действий.
Результаты анализа причин оформляются протоколом.
10.8 Для принятия решения о необходимости предупреждающих действий оцениваются риски возникновения проблем в следующей последовательности:
- идентификация рисков;
- построение их в иерархической последовательности;
- оценка значимости риска по определенным критериям;
- постановка цели по снижению значимости риска;
- определение средств уменьшения значимости по отношению к этим целям;
- планирование и внедрение процессов, способствующих реализации поставленных целей.
Меры по устранению последствий выявленного несоответствия должны выполняться в возможно короткие сроки.
10.9 Предлагаемое корректирующее (предупреждающее) действие должно отвечать следующим требованиям:
- обоснованности, то есть должно быть хорошо аргументированным, основываться на убедительных доказательствах;
- выполнимости, то есть должно учитывать практические возможности его реализации;
- непротиворечивости, то есть не должно содержать мер, несовместимых или несогласованных с другими мерами в системе менеджмента;
- адресности, то есть предусматривать его конкретных исполнителей в соответствии с их компетентностью и должностными обязанностями;
- определенности во времени, то есть должно содержать конкретные сроки его реализации;
- своевременности, то есть должно приниматься в надлежащее время и не допускать дальнейшего усложнения проблемы;
- результативности, то есть должно предусматривать действенный результат при его исполнении.
10.10 В случае реализации коррекции руководитель проверяемого объекта обязан представить руководителю отдела технического аудита информацию о выполнении коррекции (факс, электронная почта и т.д.).
10.11 На основании анализа причин возникновения выявленного несоответствия, руководитель проверяемого объекта принимает решение о необходимости применения корректирующих (предупреждающих) действий.
При необходимости создается межфункциональная рабочая группа с привлечением специалистов причастных служб и аудиторов.
По предложениям межфункциональной рабочей группы руководитель проверяемого объекта разрабатывает план корректирующих и предупреждающих действий.
10.12 Руководитель проверяемого объекта должен согласовать с руководителем группы технического аудита (по факсу, электронной почте) план мероприятий по корректирующим (предупреждающим) действиям в срок не позднее 10 дней с момента подписания карты регистрации несоответствий.
10.13 План корректирующих (предупреждающих) действий должен включать следующие графы:
- корректирующие (предупреждающие) действия;
- срок реализации;
- ответственный за выполнение корректирующих (предупреждающих) действий персонал.
10.14 В случае возникновения разногласий между руководителем группы технического аудита и руководителем проверяемого объекта, решение по корректирующим/(предупреждающим) действиям принимает руководитель структурного подразделения, к которому относится проверяемый объект.
10.15 Руководитель проверяемого объекта должен обеспечить внедрение запланированных корректирующих (предупреждающих) действий в согласованные с руководителем аудиторской группы сроки. Если руководитель проверяемого объекта не может осуществить выполнение корректирующих (предупреждающих) действий на своем уровне, он обязан в письменном виде поставить об этом в известность вышестоящее руководство.
10.16 Руководитель проверяемого объекта обязан представить руководителю группы технического аудита информацию о выполнении корректирующих (предупреждающих) действий в течение 10 дней с момента реализации корректирующего (предупреждающего) действия.
10.17 В случае если корректирующее (предупреждающее) действие не может быть выполнено в запланированные сроки, новый срок его выполнения (или замены другим корректирующим (предупреждающим) действием определяется руководителем проверяемого объекта по согласованию с руководителем аудиторской группы.
10.18 В случае если корректирующие (предупреждающие) действия не выполнены вовремя, руководитель группы технического аудита и руководитель (представитель) проверяемого объекта анализируют причины несвоевременного выполнения мероприятий, согласовывают новые сроки и мероприятия по выполнению корректирующих (предупреждающих) действий.
10.19 Соответствующие записи о переносе сроков должны быть отражены в Журнале регистрации результатов технических аудитов (приложение Ж).

11 Показатели

Таблица 7 - Показатели процесса технического аудита


Процесс         

Показатель        

Расчет                   

Технический аудит

Выполнение плана  
технического аудита

Сравнение плана с фактом 

Время подготовки  
отчета            

Сравнение фактического   
времени с согласованным  
периодом времени         

Результативность  
технического аудита

Количество несоответствий,
обнаруженных повторно в  
проверяемом подразделении

Приведенные выше показатели позволяют оценить функционирование и результативность процесса технического аудита и предназначены для оперативного управления им.

12 Принятые сокращения

В настоящей процедуре применяются следующие сокращения:
ОАО "РЖД" - открытое акционерное общество "Российские железные дороги".
СУБД - система управления безопасностью движения.
СУБДП - система управления безопасностью движения поездов.
КИ СМК - корпоративная интегрированная система менеджмента качества.
НД - нормативная документация.
КД - корректирующие действия.
ПД - предупреждающие действия.
ПТЭ - правила технической эксплуатации.
РБ - ревизоры по безопасности.
ТО - техническое обслуживание.
ТР - текущий ремонт.
ПСО - предпродажное сервисное обслуживание.
Условные обозначения, используемые при составлении схем

13 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:
OHSAS 18001:2007 Системы менеджмента в области охраны труда и предупреждения профессиональных заболеваний. Требования
Федеральный закон от 10.01.2003 N 17-ФЗ О железнодорожном транспорте в Российской Федерации
ГОСТ Р ИСО 9000-2008 Система менеджмента качества. Основные положения и словарь
ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования
ГОСТ Р ИСО 19011-2003 Руководящие указания по проверке систем менеджмента качества и/или охраны окружающей среды
ГОСТ Р 22.2.08-96 Безопасность в чрезвычайных ситуациях. Безопасность движения поездов. Термины и определения

 

Приложение А
(рекомендуемое)

Форма графика технического аудита

Процесс

Продукция 

           Подразделения                   
(службы, отделы, цеха, участки)            

 

 

 

 

 

 

 

    х    

   х   

  х   

  х   

   х   

 

 

    х    

   х   

  х   

  х   

   х   

 

 

    х    

   х   

  х   

  х   

   х   

*) В графах, выделенных "х", указывается дата проведения аудита.

 

Приложение Б
(рекомендуемое)

Форма списка аудиторов по техническому аудиту на 200__г.


п/п

Фамилия, имя, отчество

Образование

Дополнительная
подготовка   

Место работы, 
должность, стаж
работы        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Представитель руководства _________________

 

Приложение В
(рекомендуемое)

Форма плана технического аудита
________________________________________________

Наименование проверяемого процесса _______________________________ Цель (причины) технического аудита
__________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

     

Перечень 
объектов и
процессов,
подлежащих
аудиту   

Срок     
проведения
аудита   

Фамилия и       
должность       
аудитора        

Название  
документа,
отражающего
результат 
аудита    

Срок                    

рассмотрения

согласования

фамилия

должность

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель группы по техническому аудиту
СОГЛАСОВАНО
Руководитель проверяемого процесса

 

Приложение Г
(рекомендуемое)

Форма рабочих листов аудитора

 

 

Приложение Д
(рекомендуемое)

Форма карты регистрации несоответствий

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│1 Номер аудита                                                                    │
│2 КАРТА РЕГИСТРАЦИИ НЕСООТВЕТСТВИЙ N                                              │
│3 Процесс                      4 Объект аудита   7 Дата начала 8 Дата завершения  │
│5 Представитель проверяемого   6 Аудитор         аудита                           │
│процесса                                                                          │
│9 Описание несоответствия                                                         │
│_________________________________________________________________________________ │
│_________________________________________________________________________________ │
│_________________________________________________________________________________ │
│10 Наименование и пункт документа, в отношении которого обнаружено несоответствие │
│                                                                                  │
│11 Ранг несоответствия                                                            │
│                                                                                  │
│11 Подпись аудитора                                                               │
│12 Подпись представителя проверяемого процесса                                    │
│13 Комментарий аудитора                                                           │
│_________________________________________________________________________________ │
│_________________________________________________________________________________ │
│14 Корректирующие действия? Да/Нет       Представитель руководства                │
│15 Причина появления несоответствия                                               │
│16 Корректирующие мероприятия                                                     │
│17 Руководитель проверяемого процесса                                             │
│18 Комментарий аудитора        19 Аудитор        20 Подпись    21 Дата            │
│22 Решение                                           23 Представитель руководства │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Приложение Е
(рекомендуемое)

Структура отчета о результатах технического аудита процесса

Е.1 Цель и масштаб аудита
Е.2 План аудита
Е.3 Список членов группы
Е.4 Список представителей проверяемого подразделения (процесса)
Е.5 Перечень нормативных документов, содержащих применимые к деятельности подразделения (процесса) требования
Е.6 Результаты аудита
Включает вспомогательные данные, замечания и описания выявленных несоответствий со ссылками на соответствующие нормативные документы.
Е.7 Описание мер по устранению причин выявленных несоответствий
Предусматриваются в проверяемом подразделении (процессе) на момент технического аудита или указываются сроки.

Дата _______________

Руководитель группы по техническому аудиту  _______  _____________
подпись     Ф.И.О.

 

Приложение Ж
(рекомендуемое)

Форма журнала регистрации несоответствий

Номер отчета по техническому аудиту    

 

Дата технического аудита               

 

Проверяемый процесс                    

 

Номер карты регистрации несоответствия 

 

Дата проведения корректирующего действия

 

Проверка выполнения, дата              

 

Дата устранения несоответствия         

 

 

Приложение И
(справочное)

Библиография

[1] IRIS: 2006 Международный стандарт железнодорожной промышленности (International Railway Industry Standard) Всеобщая система менеджмента бизнеса для железнодорожной промышленности (Global business management system for the railway industry).