Распоряжение ОАО РЖД от 20.05.2009 N 1055Р

ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 20 мая 2009 г. N 1055р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТОВ И СТАНДАРТА ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ОАО "РЖД", ФИЛИАЛОВ И ДОЧЕРНИХ ОБЩЕСТВ В ОБЛАСТИ КОММУНИКАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

(В ред. Распоряжений ОАО "РЖД" от 15.12.2009 N 2564р, от 29.03.2011 N 625р, от 20.02.2013 N 520р)

В целях эффективного взаимодействия и реализации единой системы корпоративных коммуникаций ОАО "РЖД":
1. Утвердить:
типовой регламент коммуникационной деятельности дочернего общества ОАО "РЖД";
типовой стандарт взаимодействия руководителя и сотрудников дочернего общества ОАО "РЖД" с представителями СМИ и общественных организаций.
2. Начальнику Департамента управления дочерними и зависимыми обществами Федулову Г.М. обеспечить в трехмесячный срок утверждение в дочерних обществах ОАО "РЖД":
регламента коммуникационной деятельности дочернего общества ОАО "РЖД";
стандарта взаимодействия руководителей и сотрудников дочернего общества ОАО "РЖД" с представителями СМИ и общественных организаций.
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Вице-президент ОАО "РЖД"
В.И.Решетников

 

УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО "РЖД"
от 20.05.2009 г. N 1055р

РЕГЛАМЕНТ
ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ОАО "РЖД" С ФИЛИАЛАМИ И ДОЧЕРНИМИ ОБЩЕСТВАМИ В ОБЛАСТИ КОММУНИКАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

(Регламент утратил силу Распоряжением ОАО "РЖД" от 20.02.2013 N 520р)

 

 

УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО "РЖД"
от 20.05.2009 г. N 1055Р

УТВЕРЖДЕН
решением Совета директоров
(решением иного органа управления)
ОАО (ЗАО) "_____________________"
протокол от _______ 200_ г. N______

Председатель Совета директоров
(представитель иного органа управления)
_______________________ (Ф.И.О.)

 

ТИПОВОЙ РЕГЛАМЕНТ
КОММУНИКАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ОАО (ЗАО) "___________________________________________"
(наименование дочернего общества ОАО "РЖД")

(В ред. Распоряжения ОАО "РЖД" от 15.12.2009 N 2564р)

1. Общие положения и определения

1.1. Настоящий регламент коммуникационной деятельности ОАО (ЗАО) "__________________" (наименование дочернего общества ОАО "РЖД") (далее - Регламент), разработан в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, Кодексом корпоративного поведения, одобренным на заседании Правительства Российской Федерации от 28 ноября 2001 года, уставом и иными внутренними документами ОАО (ЗАО) "_______________" (наименование дочернего общества ОАО "РЖД") (далее - Общество), а также передовой российской и международной практикой корпоративного управления.
1.2. Регламент использует следующие определения:
информационная политика - комплекс мероприятий, направленных на удовлетворение информационных потребностей Общества и иных заинтересованных лиц в достоверной информации о нем, обеспечение возможности свободного и необременительного доступа к данной информации, разъяснение политики Общества всем заинтересованным лицам, формирование общественного мнения, благоприятного для реализации стратегических задач Общества.
корпоративные коммуникации - комплекс мероприятий и работ, направленный на поддержание имиджа и формирование репутации Общества.
имидж - обобщенный портрет Общества, создающийся в представлении групп общественности на основании заявлений и практических дел руководителей и работников Общества, формирующий в общественном или индивидуальном сознании эмоциональное отношение к Обществу.
репутация - сформировавшееся общественное мнение о качествах, достоинствах и недостатках Общества.
коммуникационная стратегия PR-сопровождения деятельности, PR-концепция, PR- программа - документы, определяющие долгосрочные цели и направления работы Общества в области имиджевого позиционирования и взаимоотношений с общественностью.
кризисная, чрезвычайная или конфликтная ситуация в публичном пространстве - противоречия в публичном пространстве между сторонними организациями и Обществом, способные нанести ущерб его деловой репутации и имиджу.
прямые коммуникации со средствами массовой информации - интервью, комментарии, устные и письменные высказывания (предоставление информации) руководителя Общества и (или) уполномоченных лиц представителям средств массовой информации (далее - СМИ), а также общение с представителями СМИ в рамках публичных выступлений.
публичные выступления - выступления руководителя Общества и (или) уполномоченных лиц на проводимых конференциях, совещаниях, семинарах, телефонных и видеоконференциях и иных мероприятиях, в т.ч. мероприятиях, в которых могут принимать участие представители СМИ.
1.3. Регламент является внутренним нормативно-правовым документом Общества, определяющим цели, задачи, порядок и правила внутренних и внешних коммуникаций Общества, в том числе:
1.3.1. цели и задачи информационной политики Общества;
1.3.2. порядок планирования, подготовки, согласования и распространения информации по вопросам деятельности и перспективам развития Общества в публичном пространстве;
1.3.3. порядок взаимодействия по предоставлению и обмену информацией между службой по связям с общественностью (далее - ССО) и структурными подразделениями Общества, полномочия и ответственность участников информационного обмена;
1.3.4. порядок взаимодействия и предоставления информации между ССО и Департаментом корпоративных коммуникаций ОАО "РЖД" (далее - ЦОС);
1.3.5. порядок взаимодействия структурных подразделений Общества в кризисных, чрезвычайных и конфликтных ситуациях.
1.4. Ответственность за полноту и достоверность раскрываемой информации об Обществе, его деятельности несут исполнительные органы Общества.
1.5. Регламент разработан в соответствии с подходами и требованиями Положения об информационной политике Общества, утвержденного "___"_____________г.
1.6. Требования настоящего Регламента обязательны для исполнения всеми работниками Общества.

2. Задачи и принципы

2.1. Регламент разработан для выполнения следующих задач Общества:
2.1.1. проведение скоординированной и согласованной информационной политики структурными подразделениями Общества;
2.1.2. обеспечение высокого уровня подготовки информационных материалов;
2.1.3. формирование положительного имиджа Общества в публичном пространстве;
2.1.4. обеспечение информационной открытости;
2.1.5. объективное и своевременное информирование акционеров и широкой общественности о деятельности Общества, текущих изменениях, перспективах развития, о ходе реформирования Общества и его региональных подразделений;
2.1.6. предотвращение возможного появления в средствах массовой информации заведомо ложных или искаженных сведений о деятельности Общества, негативно влияющих на его деловую репутацию.
2.2. Основными принципами формирования единой информационной политики Общества являются регулярность, оперативность, достоверность, полнота и доступность, своевременность и содержательность информационных материалов.

3. Порядок информационного обмена при подготовке материалов для размещения в публичном пространстве и взаимодействие с ЦОС

3.1. Определение полномочий и ответственности:
3.1.1. Ответственным руководителем направления по обеспечению информационного сопровождения деятельности Общества является генеральный директор Общества.
3.1.2. Подразделением ответственным за обеспечение информационного сопровождения деятельности Общества и взаимодействие со СМИ является ССО.
3.1.3. ССО подчиняется непосредственно генеральному директору Общества.
3.1.4. ССО обеспечивает эффективное взаимодействие Общества с ЦОС при реализации коммуникационной стратегии Общества.
3.1.5. ССО несет ответственность за успешную реализацию коммуникационной стратегии Общества, и иных основополагающих документов в области корпоративных коммуникаций в рамках своей компетенции.
3.1.6. ССО разрабатывает коммуникационную стратегию Общества, общие и тематические региональные планы PR-мероприятий Общества на квартал и год, руководствуясь Положением об информационной политике Общества.
3.1.7. ССО согласовывает с ЦОС коммуникационную стратегию, общие и тематические региональные планы PR-мероприятий Общества на квартал и год.
3.1.8. Коммуникационную стратегию Общества, общие планы PR-мероприятий Общества на квартал и год утверждает генеральный директор Общества.
3.1.9. Тематические региональные планы PR-мероприятий Общества утверждаются руководителями причастных структурных подразделений Общества.
3.1.10. ССО отвечает за подготовку PR-материалов по вопросам деятельности Общества (пресс-релизов, буклетов, презентаций, организацию печати годовых отчетов, материалов для размещения в корпоративных СМИ), ответов на запросы СМИ, ЦОС и их распространение в публичном пространстве в соответствии коммуникационной стратегией Общества.
3.1.11. ССО отвечает за своевременную подготовку и обновление информации о деятельности Общества, размещаемой в корпоративных СМИ Общества (сайт, газета, радио).
3.1.12. При решении вопроса о создании и регистрации корпоративного средства массовой информации Общества ССО разрабатывает концепцию деятельности, дизайн-макет, редакционный план корпоративного средства массовой информации. По указанному пакету документов Общества выносится заключение ЦОС о целесообразности создания и регистрации средства массовой информации ДО.
(Подпункт добавлен Распоряжением ОАО "РЖД" от 15.12.2009 N 2564р)

3.2. ССО еженедельно готовит общий и тематический (по запросу руководителей структурных подразделений Общества или ЦОС) мониторинги региональных СМИ по вопросам деятельности Общества и направляет их соответственно генеральному директору Общества, руководителям структурных подразделений Общества, а также в ЦОС.
3.2.1. В соответствии с Положением об информационной политике Общества, ССО получает от структурных подразделений Общества обязательно раскрываемую в соответствии с нормами законодательства Российской Федерации информацию о деятельности Общества и размещает ее в установленном порядке на внутреннем интернет-портале Общества и интернет-портале ЦОС.
3.3. ССО осуществляет подготовку и проведение публичных PR-мероприятий руководителя Общества и уполномоченных лиц Общества (пресс-конференций, брифингов, семинаров, конференций, круглых столов, пресс-туров и т.п.), предварительно согласовывает с ЦОС, руководителем Общества и уполномоченными лицами Общества их участие, тематику, и содержание выступлений, готовит информационные материалы к мероприятию.
3.3.1. ССО взаимодействует с ЦОС в подготовке и проведении публичных PR-мероприятий руководителей ОАО "РЖД" (встреч, пресс-конференций, брифингов, семинаров, конференций, круглых столов, пресс-туров и т.п.) в регионах.
3.4. ССО готовит и распространяет информационные материалы по вопросам деятельности Общества в соответствии с коммуникационной стратегией Общества, утвержденными PR-программами и PR-концепциями Общества.
3.5. PR-материалы, подготовленные ССО и касающиеся непосредственно вопросов взаимодействия Общества и ОАО "РЖД", готовятся при участии и согласовываются в обязательном порядке до выхода в публичное пространство с ЦОС.
3.6. В случае возникновения разногласий между ЦОС и руководителями ССО по поводу целесообразности, формы и содержания того или иного мероприятия, а также содержанию информационных материалов окончательное решение по данному вопросу принимается при участии начальника ЦОС.
3.7. Право публичных выступлений:
3.7.1. Правом публичных выступлений, интервью и комментариев в СМИ по всем вопросам, связанным с деятельностью Общества обладает генеральный директор Общества, председатель Совета директоров Общества, а также иные должностные лица Общества (в рамках определенных генеральным директором Общества полномочий).
3.7.2. Уполномоченными лицами, имеющими право комментировать вопросы деятельности Общества в публичном пространстве и СМИ в отсутствие генерального директора Общества, являются должностные лица Общества (в рамках определенных генеральным директором Общества полномочий), которые назначаются приказом генерального директора Общества.
3.7.3. Генеральный директор Общества при совершении публичных выступлений в регионах по вопросам текущей деятельности Общества должен руководствоваться Положением об информационной политике Общества и другими документами, защищающими корпоративные интересы Общества и ОАО "РЖД".
3.7.4. Тематика и содержание публичных выступлений генерального директора Общества по вопросам, потенциально вызывающим деловые и репутационные риски для Общества, а также касающимся деятельности ОАО "РЖД", должны предварительно согласовываться с ЦОС.
3.7.5. При возникновении незапланированных публичных выступлений от имени Общества и по вопросам, касающимся текущей деятельности ОАО "РЖД", генеральный директор Общества должен руководствоваться Положением об информационной политике Общества, и другими документами, защищающими корпоративные интересы Общества и ОАО "РЖД".
3.7.6. Работники Общества, не обладающие правом публичных выступлений, обязаны исключить свое несанкционированное общение с представителями СМИ и публичные комментарии по вопросам деятельности Общества и ОАО "РЖД".
3.7.7. Уполномоченные лица Общества должны минимизировать незапланированные или несогласованные с ССО прямые коммуникации со СМИ, а при их возникновении руководствоваться Положением об информационной политике Общества, и другими документами, защищающими корпоративные интересы Общества и ОАО "РЖД".
3.8. Порядок взаимодействия между ССО, структурными подразделениями Общества и ЦОС при распространении информации об Обществе в условиях кризисных, чрезвычайных или конфликтных ситуаций:
3.8.1. В случае возникновения кризисных, чрезвычайных или конфликтных ситуаций, способных оказать негативное воздействие на деловую репутацию и имидж Общества, порядок действий Общества в публичном пространстве определяет генеральный директор Общества или уполномоченное им должностное лицо при участии ЦОС.
3.8.2. ССО в условиях кризисных, чрезвычайных или конфликтных ситуаций согласовывает свои действия с генеральным директором Общества либо уполномоченным генеральным директором Общества лицом.
3.8.3. ССО при возникновении кризисных, чрезвычайных или конфликтных ситуаций, касающихся взаимодействия Общества и ОАО "РЖД", в обязательном порядке согласовывает свои действия с ЦОС.

4. Порядок планирования, подготовки, согласования и распространения информации

4.1. ССО осуществляет своевременную организацию процесса подготовки, согласования и размещения информационных материалов по вопросам деятельности Общества в публичном пространстве.
4.2. ССО имеет право привлекать на договорных условиях частных лиц, профильные организации для оказания услуг по информационному обслуживанию и при необходимости предоставлять им статус уполномоченного Обществом лица, ответственного за подготовку и размещение в публичном пространстве информационных материалов Общества.
4.3. Статус уполномоченного Обществом лица закрепляется соответствующим договором за подписью генерального директора Общества, содержащим приложение, определяющее порядок согласования информационных материалов с начальником ССО.
4.4. Уполномоченное Обществом лицо не имеет право размещать в публичном пространстве подготовленную информацию без письменного согласования начальника ССО.
4.5. Информация о текущей деятельности Общества, подлежащая использованию, размещению и распространению в публичном пространстве, в корпоративных и внешних СМИ, готовится и направляется ответственными работниками структурных подразделений Общества в ССО за подписью руководителя структурного подразделения Общества.
4.6. Перечень вопросов, по которым работники структурных подразделений Общества готовят и направляют в ССО информацию, состав информации, сроки предоставления и периодичность обновления информации, разрабатываются отдельно с учетом специфики работы Общества.
4.7. Ответственные за предоставление плановой информации работники структурных подразделений Общества назначаются отдельно с учетом специфики работы Общества.
4.8. Руководители структурных подразделений Общества назначают в своих подразделениях уполномоченных работников, ответственных:
за подготовку и своевременное предоставление информации в ССО;
за оперативное взаимодействие с представителем ССО в ходе подготовки и согласования информации для распространения и использования в публичном пространстве.
4.9. ССО либо уполномоченное Обществом лицо обрабатывают, редактируют предоставленную информацию и согласовывают в оперативном порядке готовые информационные материалы с руководителями или ответственными за подготовку информации работниками профильных структурных подразделений Общества.
4.10. Руководители структурных подразделений Общества несут персональную ответственность за несвоевременное предоставление информации в ССО для размещения в публичном пространстве, недостоверность и неточность информации, наличие сведений в информационных материалах, которые могут повлечь экономический или репутационный ущерб интересам Общества.
4.11. Объем и тематическая направленность дополнительной информации определяются ССО, дополнительная информация представляется структурными подразделениями Общества по запросу и в указанные ССО сроки.
4.12. ССО на этапе подготовки материалов также согласовывает содержание и целесообразность распространения информационных материалов с руководителями или ответственными за подготовку информации работниками профильных структурных подразделений Общества.
4.13. В случае возникновения разногласий между ССО и руководителями структурных подразделений Общества по форме подачи и содержанию информации в публичном пространстве окончательное решение по данному вопросу принимает генеральный директор Общества.
4.14. В отношении информации, подлежащей обязательному раскрытию в соответствии с законодательством и нормативно-правовыми актами Российской Федерации (далее - обязательной к раскрытию информации), настоящий Регламент применяется в части, не противоречащей законодательству и нормативно-правовым актами Российской Федерации. В том числе объем и содержание обязательной к раскрытию информации, а также сроки, порядок и форма раскрытия такой информации должны соответствовать требованиям законодательства и нормативных правовых актов Российской Федерации.

 

 

УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО "РЖД"
от 20.05.2009 г. N 1055Р

УТВЕРЖДЕН
решением Совета директоров
(решением иного органа управления)
ОАО (ЗАО) "_____________________"
протокол от _______ 200_ г. N______

Председатель Совета директоров
(представитель иного органа управления)
_______________________ (Ф.И.О.)

Типовой стандарт
взаимодействия руководителя и сотрудников
ОАО (ЗАО) "____________________________________________"
(наименование дочернего общества ОАО "РЖД")
с представителями СМИ и общественных организаций

1. Общие положения

1.1. Настоящий Стандарт взаимодействия руководителя и сотрудников ОАО (ЗАО) "__________________" (наименование дочернего общества ОАО "РЖД") с представителями СМИ и общественных организаций (далее - Стандарт) разработан в целях реализации единой информационной политики ОАО (ЗАО) "__________________" (наименование дочернего общества ОАО "РЖД") (далее - Общество) при взаимодействии со средствами массовой информации (далее - СМИ) и общественными организациями.
1.2. Стандарт разработан в соответствии с федеральными законами "О средствах массовой информации", "Об акционерных обществах", "О государственной тайне", "О противодействии терроризму", "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", "О коммерческой тайне" и уставом Общества и определяет порядок взаимодействия руководителя и сотрудников Общества с представителями зарубежных, федеральных и региональных СМИ, а также общественных организаций.
1.3. Стандарт разработан в целях:
1.3.1. удовлетворения информационных потребностей Общества и его филиалов в достоверной информации об их деятельности;
1.3.2. формирования благоприятного общественного мнения об Обществе и его деятельности;
1.3.3. соблюдения законодательства Российской Федерации в части раскрытия и защиты информации Обществом.

2. Основные понятия

2.1. Стандарт использует следующие определения:
информационная политика - комплекс мероприятий, направленных на удовлетворение информационных потребностей Общества и иных заинтересованных лиц в достоверной информации о нем, обеспечение возможности свободного и необременительного доступа к данной информации, разъяснение политики Общества всем заинтересованным лицам, формирование общественного мнения, благоприятного для реализации стратегических задач Общества.
имидж - обобщенный портрет Общества, создающийся в представлении групп общественности на основании заявлений и практических дел руководителей и сотрудников Общества, формирующий в общественном или индивидуальном сознании эмоциональное отношение к Обществу.
репутация - сформировавшееся общественное мнение о качествах, достоинствах и недостатках Общества.

3. Порядок взаимодействия руководителей и сотрудников Общества с представителями зарубежных, федеральных и региональных СМИ и общественных организаций

3.1. Взаимодействие руководителей и сотрудников Общества с представителями зарубежных, федеральных и региональных СМИ и общественных организаций осуществляется в порядке, обеспечивающем соблюдение следующих требований:
3.1.1. Ни одно обращение представителей СМИ и общественных организаций к официальным лицам и сотрудникам Общества не должно быть проигнорировано. Руководители Общества обязаны обеспечить предоставление письменных, либо устных ответов и комментариев всем обратившимся за разъяснением представителям официально зарегистрированных средств массовой информации и общественных организаций.
3.1.2. Предоставление информации СМИ и общественным организациям от имени Общества осуществляется в устной или письменной форме сотрудниками подразделения службы по связям с общественностью Общества (далее - ССО), либо другими специально уполномоченными руководителями подразделений Общества.
3.1.3. Отказ в предоставлении запрашиваемой СМИ информации со стороны сотрудников ССО и специально уполномоченных руководителей подразделений Общества возможен только в том случае, если она содержит сведения, составляющие государственную, коммерческую или иную специально охраняемую законом тайну.
3.1.4. Первоначальные контакты с представителями СМИ и общественных организаций осуществляются ССО. При поступлении запроса от СМИ непосредственно руководителям или сотрудникам иных подразделений Общества, он переадресуется в ССО.
3.1.5. При поступлении письменного или устного обращения представителя СМИ или общественной организации к любому должностному лицу Общества, он должен выяснить персональные данные журналиста СМИ или общественной организации, которое/ую он представляет, суть вопроса и, не вступая в обсуждение вопроса, направить его в ССО, особенно, в случае просьбы прокомментировать событие, вызвавшее общественный резонанс, в том числе событие негативного характера, способное повлечь за собой увеличение для компании репутационного и имиджевого рисков.
3.1.6. Информация обо всех обращениях и запросах со стороны СМИ и общественных организаций должна незамедлительно передаваться в ССО для принятия решения о методах реагирования на них.
3.1.7. Содержание и форма ответов для СМИ или общественной организации, а также кандидатура сотрудника Общества для представления комментария, определяются руководителем ССО совместно с руководителями Общества, отвечающими за направления деятельности по сути поступившего запроса.
3.1.8. В случае если информация для СМИ о деятельности Общества может вызвать деловые и репутационные риски для Общества, а также касается деятельности ОАО "РЖД", ССО предварительно согласовывает такую информацию с Департаментом корпоративных коммуникаций ОАО "РЖД".
3.1.9. Руководители и сотрудники всех подразделений Общества обязаны оказывать максимальное содействие сотрудникам ССО в подготовке информации о деятельности Общества и его подразделений в связи с поступившим запросом от СМИ или общественной организации, а также, при необходимости, принимать участие в мероприятиях по работе со СМИ и общественными организациями (интервью, брифинги, пресс-конференции и пр.).
3.1.10. Все мероприятия для СМИ и общественных организаций (интервью, включая телефонные, брифинги, пресс-конференции и пр.) осуществляются руководителями и сотрудниками Общества, уполномоченными представлять информацию для СМИ и общественных организаций по данной теме, в присутствии сотрудников ССО с обязательным проведением аудиозаписи мероприятия.
3.1.11. Исключением из данного порядка взаимодействия руководителей и сотрудников Общества с представителями зарубежных, федеральных и региональных СМИ и общественных организаций является работа с представителями тех СМИ и общественных организаций, с которыми Общество осуществляет совместные стратегические программы сотрудничества либо является их учредителем. Список данных СМИ должен ежеквартально утверждаться ССО и доводиться до всех лиц, уполномоченных на осуществление взаимодействия со СМИ и общественными организациями.