Распоряжение ОАО РЖД от 08.09.2009 N 1868р

ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 8 сентября 2009 г. N 1868р

О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ РЕЕСТРОВ ПЕРСОНИФИЦИРОВАННОГО УЧЕТА ПЕРЕВОЗОК РАБОТНИКОВ ОАО "РЖД" И ИНЫХ ЛИЦ ПО ТРАНСПОРТНЫМ ТРЕБОВАНИЯМ В ПРИГОРОДНОМ СООБЩЕНИИ

Во исполнение распоряжения ОАО "РЖД" от 21 мая 2005 года N 756р "О некоторых вопросах организации перевозок по транспортным требованиям ОАО "РЖД" в поездах ОАО "РЖД" дальнего следования и пригородного сообщения и обеспечения персонифицированного учета этих перевозок":
1. Утвердить прилагаемый Порядок формирования реестров персонифицированного учета перевозок работников ОАО "РЖД" и иных лиц по транспортным требованиям в пригородном сообщении (далее - Порядок).
2. Начальнику Департамента пассажирских сообщений Верховых Г.В. обеспечить контроль за полнотой базы данных по перевозкам работников ОАО "РЖД" и иных лиц по личным надобностям (в том числе по перевозкам работников ОАО "РЖД" от места жительства до места работы/учебы) в пригородном сообщении с отчетного января 2009 г.
3. Директору Главного вычислительного центра ОАО "РЖД" Вишнякову В.Ф. обеспечить подключение пользователей в соответствии с поступающими заявками на предоставление доступа в информационное хранилище ГВЦ ОАО "РЖД".
4. Руководителям филиалов и структурных подразделений ОАО "РЖД":
4.1. Установить перечень работников, ответственных за формирование, выверку и контроль реестров перевозок работников ОАО "РЖД" и иных лиц по транспортным требованиям в пригородном сообщении.
4.2. Обеспечить оформление заявок на подключение ответственных работников к информационному хранилищу ГВЦ ОАО "РЖД", в соответствии с порядком, установленным распоряжением ОАО "РЖД" от 4 июля 2007 г. N 1240р "О порядке предоставления доступа к информационным ресурсам ОАО "РЖД".
4.3. Установить контроль за своевременным предоставлением реестров перевозок работников ОАО "РЖД" и иных лиц в пригородном сообщении в соответствующие службы (отделы) филиала (структурного подразделения), а также своевременным отражением операций в бухгалтерском и налоговом учете согласно Порядку.
5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на начальника Департамента пассажирских сообщений Верховых Г.В.

Старший вице-президент
ОАО "РЖД"
Б.М.Лапидус

 

УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО "РЖД"
от 8 сентября 2009 г. N 1868р

ПОРЯДОК
ФОРМИРОВАНИЯ РЕЕСТРОВ ПЕРСОНИФИЦИРОВАННОГО УЧЕТА
ПЕРЕВОЗОК РАБОТНИКОВ ОАО "РЖД" И ИНЫХ ЛИЦ ПО ТРАНСПОРТНЫМ
ТРЕБОВАНИЯМ В ПРИГОРОДНОМ СООБЩЕНИИ

1. В связи с внедрением с 01.01.2009 г. на сети железных дорог в постоянную эксплуатацию программного обеспечения персонифицированного учета проезда работников ОАО "РЖД" и иных лиц в пригородном сообщении, объявленным распоряжением ОАО "РЖД" от 15.12.2008 г. N 2685р, устанавливается следующий порядок формирования реестров перевозок по транспортным требованиям для учета в хозяйственной деятельности ОАО "РЖД".
2. Оформление разовых и абонементных проездных документов (билетов) для проезда работников ОАО "РЖД" и иных лиц в поездах пригородного сообщения осуществляется билетными кассирами пригородных касс и разъездными билетными кассирами, в обмен на талоны к транспортным требованиям соответствующих форм с использованием автоматизированных систем АСУ "Экспресс", АСОКУПЭ-Л, билетопечатающих машин и по ручной технологии.
3. При оформлении пригородных разовых или абонементных билетов с использованием автоматизированных" систем- АСУ "Экспресс" и АСОКУПЭ-Л и билетопечатающих терминалом (МКТК, ПКТК), работающих вне системы АСОКУПЭ-Л, на талоны к транспортным требованиям вносится следующая информация:
- номер транспортного требования;
- станции отправления;
- станцию назначения;
- фамилию и инициалы владельца транспортного требования;
- сокращенное наименование подразделения, в штате которого состоит (состоял) работник.
При оформлении пригородных разовых или абонементных билетов по ручной технологии, на талоны к транспортным требованиям владельцы транспортных требований должны нанести все необходимые реквизиты персонифицированного учета, в том числе:
- код структурного подразделения, в штате которого состоит работник;
- код структурного подразделения, выдавшего транспортное требование;
- фамилию, имя и отчество (при необходимости - фамилию, имя, отчество ребенка, находящегося на иждивении);
- типографский номер, форму транспортного требования;
- шифр льготы.
- номер транспортного требования;
- станции отправления;
- станцию назначения;
4. Перевозки, оформленные по транспортным требованиям ОАО "РЖД" отражаются в персонифицированных реестрах проездных документов (билетов), оформленных по транспортным требованиям (далее - реестры перевозок).
5. С целью обеспечения персонифицированного учета перевозок пассажиров по транспортным требованиям ОАО "РЖД" по окончании месяца в системе "Экспресс", а также системе АСОКУПЭ-Л по каждой дороге, осуществившей оформление таких проездных документов (билетов), формируются реестры перевозок по каждому шифру категории льгот, в разрезе кодов подразделений, в штате которых состоят (состояли) работники и кодов подразделений выдачи транспортных требований.
6. Формирование реестров перевозок производится в следующем порядке:
По проездным документам (билетам), оформленным с использованием терминального оборудования системы "Экспресс", билетопечатающей техники и автоматов, работающих в системе АСОКУПЭ-Л, реестры перевозок формируются в автоматизированном режиме.
По проездным документам (билетам), оформленным с использованием билетопечатающих терминалов МКТК и ПКТК, работающих вне системы АСОКУПЭ-Л, формирование реестров перевозок осуществляется на основании ввода информации в систему "Экспресс" по виду работ Р97 по каждому проездному документу (билету) с ведомости перевозок по транспортным требованиям, полученной с МКТК, по талонам к транспортным требованиям к оформленным проездным документам с использованием ПКТК.
По проездным документам (билетам), оформленным по ручной технологии, формирование реестров перевозок осуществляется на основании ввода информации в систему "Экспресс" по виду работ Р97 с каждого корешка пригородных и абонементных билетов форм ЛУ-97пж и ЛУ-97аж и талонов к транспортным требованиям соответствующих форм.
7. Ввод информации в систему "Экспресс" осуществляют ответственные работники, назначаемые руководителями подразделений НДОППр (старшие билетные кассиры, работники групп учета и отчетности и пр.). Реестры перевозок формируются по дате оформления и по дороге продажи проездных документов (билетов) с использованием АРМ "Транспортные требования" работниками НДОППр.
Реестры перевозок, сформированные в системах "Экспресс" и АСОКУПЭЛ, передаются до 6 числа месяца, следующего за отчетным, в информационное хранилище ГВЦ ОАО "РЖД". Передача реестров в ГВЦ ОАО "РЖД" осуществляется из системы "Экспресс" с использованием протокола VQ-Series/.
8. Распечатка, контроль, анализ реестров перевозок работников ОАО "РЖД", неработающих пенсионеров железнодорожного транспорта, детей, находящихся на их иждивении, детей работников ОАО "РЖД", погибших в результате несчастного случая на производстве, а также исправление ошибок в реквизитах персонифицированного учета, осуществляется в службах управления персоналом (отделах) филиалов, структурных подразделений, аппарата управления ОАО "РЖД" (далее по тексту - подразделений), к которым приписаны работники и иные лица.
9. Ответственным работникам служб управления персоналом (отделов) подразделений после 6 числа месяца следующего за отчетным открывается доступ в информационное хранилище ГВЦ ОАО "РЖД" для работы с реестрами перевозок работников ОАО "РЖД" и иных лиц в пригородном сообщении.
10. Ответственные работники служб управления персоналом (отделов) подразделений получают в электронном виде из информационного хранилища реестры перевозок по коду своего подразделения и проверяют их на принадлежность работников и иных лиц к данному подразделению, соответствие всех реквизитов персонифицированного учета по каждому штатному и внештатному работнику этой организации, а также иных физических лиц, приписанных к данному подразделению для получения бесплатных услуг по проезду, правомерность использования права на проезд по транспортным требованиям.
11. В случае выявления ошибок, допущенных при вводе информации с ведомости перевозок, полученной из МКТК, талонов к транспортным требованиям к оформленным проездным документам с использованием ПКТК и с корешков пригородных и абонементных билетов форм ЛУ-97пж и ЛУ-97аж, оформленных по ручной технологии, такие перевозки отражаются в отдельном реестре перевозок, требующем корректировки, формируемом в формате Excel на персональном компьютере и за подписью начальника службы управления персоналом (отдела) передаются ответственным работником в НДОППр железной дороги, оформившей проездные документы, для выявления и исправления допущенных ошибок. При этом сумма проездных платежей в принятом реестре перевозок и реестре перевозок, требующем корректировки, должна соответствовать отчетным показателям первоначального реестра, полученного из базы данных информационного хранилища ГВЦ.
12. Исправление ошибок в реестрах перевозок, требующих корректировки, осуществляется в следующем порядке:
при ошибке, обнаруженной в реквизите персонифицированного учета работника или иного лица, приписанного к подразделению, по которому сформирован реестр, исправление реквизита производится непосредственно в реестре;
при ошибке, обнаруженной в реквизите персонифицированного учета работника или иного лица, приписанного к другому подразделению, исправленная информация о перевозке подлежит передаче по Акту в то подразделение, к которому он приписан.
Внесение исправлений в стоимостные показатели не осуществляется.
13. Реестры с внесенными исправлениями, сформированные работником НДОППр по структурным подразделениям, в электронном виде направляются в службу управления персоналом (отдел) того подразделения, в штате которого состоит (состоял) работник, для подтверждения достоверности исправлений и учета совершенных перевозок для целей налогообложения.
14. В случае обнаружения работниками служб управления персоналом (отделов) новых ошибок в реестрах, информация об этом направляется в НДОППр в установленном порядке согласно пункту 12.
15. Распечатка, контроль, анализ реестров перевозок работников сторонних организаций, заключивших договоры на перевозки по транспортным требованиям (в том числе по централизованным договорам), а также исправление ошибок в реквизитах персонифицированного учета, осуществляется работниками подразделений выдачи транспортных требований, с которыми заключены договоры.
16. Пригородные пассажирские компании, осуществляющие перевозки работников ОАО "РЖД" и иных лиц по транспортным требованиям, формируют реестры перевозок в соответствии с настоящим порядком и представляют их в НДОППр для контроля факта совершения перевозок.
Порядок обработки реестров перевозок в поездах сторонних перевозчиков аналогичен порядку, описанному в пунктах 8-15.
17. На основании выверенных реестров перевозок ответственный работник НДОППр осуществляет формирование сводных реестров по всем подразделениям железной дороги по двум позициям:
реестры перевозок без ошибок;
реестр перевозок с внесенными исправлениями.
18. В срок до 15 числа месяца, следующего за отчетным, ответственный работник НДОППр за подписью начальника НДОППр направляет в финансовую службу железной дороги следующие документы:
1) сводный реестр (отчет) перевозок работников ОАО "РЖД" и иных лиц по железной дороге в разрезе всех филиалов и их структурных подразделений по шифрам льгот;
2) сводный реестр (отчет) перевозок работников ОАО "РЖД" и иных лиц, перевезенных в поездах сторонних перевозчиков по шифрам льгот;
3) реестры перевозок работников ОАО "РЖД" по служебным надобностям в поездах ОАО "РЖД" по шифру льготы "Р (С)";
4) реестры перевозок работников ОАО "РЖД" по личным надобностям в поездах ОАО "РЖД" по шифру льготы "Р (Л) ";
5) реестры перевозок работников ОАО "РЖД" от места жительства до места работы/учебы в поездах ОАО "РЖД";
6) реестры перевозок неработающих пенсионеров и детей в возрасте до 18 лет, находящихся на их иждивении, в поездах ОАО "РЖД" по шифру льготы "П";
7) реестры перевозок детей, находящихся на иждивении работников ОАО "РЖД", в поездах ОАО "РЖД" по шифру льготы "И";
8) реестры перевозок работников сторонних организаций, заключивших договоры на перевозку по транспортным требованиям ОАО "РЖД" в поездах ОАО "РЖД" по шифру "Д";
9) реестры перевозок детей работников ОАО "РЖД", погибших в результате несчастного случая на производстве в поездах ОАО "РЖД" по шифру "Н";
10) реестры перевозок физических лиц в благотворительных целях в поездах ОАО "РЖД" по шифру "Б";
11) реестры перевозок работников ОАО "РЖД" по служебным надобностям в поездах сторонних перевозчиков по шифру льготы "Р (С)";
12) реестры перевозок работников ОАО "РЖД" по личным надобностям в поездах сторонних перевозчиков по шифру льготы "Р (Л) ";
13) реестры перевозок работников ОАО "РЖД" от места жительства до места работы/учебы в поездах сторонних перевозчиков;
14) реестры перевозок неработающих пенсионеров и детей в возрасте до 18 лет, находящихся на их иждивении, в поездах сторонних перевозчиков, по шифру льготы "П";
15) реестры перевозок детей, находящихся на иждивении работников ОАО "РЖД", в поездах сторонних перевозчиков по шифру льготы "И";
16) реестры перевозок работников сторонних организаций, заключивших договоры на перевозку по транспортным требованиям ОАО "РЖД" в поездах сторонних перевозчиков по шифру "Д";
17) реестры перевозок детей работников ОАО "РЖД", погибших в результате несчастного случая на производстве в поездах сторонних перевозчиков по шифру "Н";
18) реестры перевозок физических лиц в благотворительных целях в поездах сторонних перевозчиков по шифру "Б".
19. Финансовая служба железной дороги производит сверку показателей реестров перевозок по личным надобностям работников ОАО "РЖД" и иных лиц по транспортным требованиям, представленных НДОППр, с показателями форм финансовой и статистической отчетности, получаемой из ИВЦ железной дороги, обеспечивает их учет и контроль.
20. Отработанные и учтенные реестры перевозок, указанные в пункте 18, подписанные начальником (заместителем начальника) финансовой службы и исполнителем в срок до 15 числа месяца, следующего за отчетным, передаются в службу бухгалтерского и налогового учета железной дороги (структурное подразделение, осуществляющее ведение бухгалтерского и налогового учета железной дороги) оформившей проездные документы (билеты) для проведения расчетов со сторонними перевозчиками и сторонними организациями, с которыми заключены договоры на выдачу транспортных требований ОАО "РЖД".
21. Служба бухгалтерского и налогового учета железной дороги (структурное подразделение, осуществляющее ведение бухгалтерского и налогового учета железной дороги) оформившей проездные документы (билеты) в срок до 20 числа месяца, следующего за отчетным, по реестрам перевозок, указанных в пункте 18, производит отражение списания на прочие расходы дебиторской задолженности за перевозки по транспортным требованиям по личным надобностям в размере признанных доходов, и в случае необходимости корректировки расчетов со сторонними организациями соответственно.
Служба бухгалтерского и налогового учета железной дороги (структурное подразделение, осуществляющее ведение бухгалтерского и налогового учета железной дороги) в срок до 20 числа месяца, следующего за отчетным, составляет бухгалтерскую справку о списании дебиторской задолженности и направляет ее в подразделение, работник или иное лицо которого воспользовались правом бесплатного проезда.
Начисление доходов от перевозок по транспортным требованиям по личным надобностям в поездах ОАО "РЖД" осуществляется в установленном порядке на основании форм финансовой отчетности, полученной из ИВЦ железной дороги.
22. В срок до 20 числа месяца, следующего за отчетным, выверенные реестры перевозок, указанные в пункте 18, работников и иных лиц, относящихся к подразделению, распечатываются и за подписью начальника службы управления персоналом(отдела) подразделения направляются в подразделение, осуществляющее ведение бухгалтерского и налогового учета.
Исчисление и удержание налога на доходы физических лиц с работников ОАО "РЖД", детей в возрасте до 18 лет, находящихся на иждивении работников, неработающих пенсионеров ОАО "РЖД", детей в возрасте до 18 лет, находящихся на иждивении пенсионеров, детей работников ОАО "РЖД", погибших в результате несчастного случая на производстве, в возрасте до 18 лет, перевезенных в поездах ОАО "РЖД", осуществляется после получения справки о списании дебиторской задолженности службой бухгалтерского и налогового учета (подразделения, осуществляющего ведение бухгалтерского и налогового учета) железной дороги, оформившей проездные документы (билеты).
В случае невозможности удержания исчисленной суммы налога на доходы физических лиц филиалы (структурные подразделения) ОАО "РЖД" в соответствии с пунктом 5 статьи 226 Налогового кодекса Российской Федерации загружают реестры справок (файлы xml) в СНО ЕК АСУФР для представления необходимых сведений в Межрегиональную ИНФС РФ по крупнейшим налогоплательщикам N6 с использованием СНО ЕК АСУФР.
23. В срок до 20 числа месяца, следующего за отчетным, сводные реестры перевозок по железной дороге направляются финансовыми службами в Департамент корпоративных финансов для учета и контроля затрат на реализацию льгот на проезд в пригородном сообщении, в соответствии с условиями Коллективного договора ОАО "РЖД".