ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

Утвержден
распоряжением ОАО "РЖД"
от "11" сентября 2009 г. N 1892р

 

СТК 1.06.006

СТАНДАРТ ПО КАЧЕСТВУ ОАО "РЖД"
СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА ИЗМЕНЕНИЙ ОАО "РЖД". РУКОВОДСТВО ПО ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОДДЕРЖКЕ ИЗМЕНЕНИЙ

Дата введения - 1 сентября 2009 года

1. Область применения
1.1 Настоящий стандарт по качеству определяющим действия сотрудников Центра менеджмента изменений по подготовке и распространению информационных сообщений о реализации изменений корпоративной системы менеджмента ОАО "РЖД".
В документе определены цель и задачи процесса информационной поддержки изменений, ответственность и полномочия Центра менеджмента изменений по управлению данным процессом, виды информационных сообщений и каналы их распространения.
1.2 Настоящий стандарт по качеству распространяется на:
- сотрудников Центра менеджмента изменений;
- сотрудников пресс-службы ОАО "РЖД";
- сотрудник подразделения ОАО "РЖД", ответственный за информирование сотрудников подразделения ОАО "РЖД".
1.3 Настоящий стандарт по качеству применяется при:
- подготовке информационных сообщений и информировании сотрудников подразделений ОАО "РЖД" о целях изменения корпоративной системы менеджмента ОАО "РЖД";
- подготовке информационных сообщений и информировании сотрудников подразделений ОАО "РЖД" о реализации изменений корпоративной системы менеджмента ОАО "РЖД";
- подготовке информационных сообщений и информировании широкой общественности о целях изменения корпоративной системы менеджмента ОАО "РЖД" и результатах реализации изменений.

2. Цель информационной поддержки изменений
Целью информационной поддержки изменений является создание благоприятной среды для проведения изменений корпоративной системы менеджмента ОАО "РЖД" на основе информирования сотрудников подразделений ОАО "РЖД", а так же широкой общественности о реализации изменений корпоративной системы менеджмента ОАО "РЖД".

3. Определение понятий
3.1 В настоящем стандарте по качеству применены следующие понятия с соответствующими определениями:
Жизненный цикл изменений - последовательность этапов проведения изменений от момента появления потребности в изменении до реализации изменения.
Информационная поддержка - процесс информирования корпоративного сообщества и широкой общественности о реализации изменений корпоративной системы менеджмента ОАО "РЖД".
Информационное сообщение - набор информационных материалов, предназначенный для передачи по каналу распространения информационных сообщений и содержащий сведения о реализации изменений корпоративной системы менеджмента ОАО "РЖД".
Примечание - Информационное сообщение может быть разного формата: текст, презентация, фото, видео и т.д.
Информационное сообщение специального характера (сообщение СХ) - информационное сообщение, предназначенное для корпоративного сообщества.
Информационное сообщение общего характера (сообщение ОХ) - информационное сообщение, предназначенное для широкой общественности.
Канал распространения информационных сообщений - средство информации, в котором распространяется информационное сообщение.
Примечание - Средство информации может быть общественное, отраслевое или корпоративное.
Каскадная схема развертывания изменений (каскадная схема) - схема поэтапного планирования и реализации изменений от верхнего уровня управления к нижнему уровню на основе проектного подхода с постоянным увеличением количества вовлеченных сотрудников в процесс изменений.
Примечание - Каскадная схема основана на вовлечении сотрудников последующего уровня управления в развитие проектов изменений предыдущего уровня через выполнение собственных проектов изменений.
Каскадный уровень (каскад) - реализация каскадной схемы для одного уровня управления ОАО "РЖД" или его части.
Примечание - Примерами уровней управления ОАО "РЖД" являются: уровень вице-президентов, уровень руководителей филиалов, уровень руководителей департаментов, уровень руководителей отделений дорог и т.д.
Корпоративная система менеджмента (КСМ) - система менеджмента ОАО "РЖД", распространяющаяся, на все элементы структуры компании, включая дочерние зависимые общества (ДЗО) и бизнес-единицы.
Примечание - Система менеджмента организации может включать различные системы менеджмента, такие, как система менеджмента качества, система менеджмента финансовой деятельности или система менеджмента охраны окружающей среды (ГОСТ Р ИСО 9000).
Корпоративное сообщество - сотрудники структурных подразделений, филиалов ОАО "РЖД" и ДЗО.
Корпоративное средство информации - средство распространения информации, принадлежащее ОАО "РЖД", структурному подразделению, филиалу ОАО "РЖД" или ДЗО.
Отраслевое средство информации - средство распространения информации, не принадлежащее структурному подразделению ОАО "РЖД" или ДЗО, но специализирующееся на информировании о событиях в железнодорожной отрасли.
Проект изменений - это проект, реализуемый в системе менеджмента изменений ОАО "РЖД" на основе лидерства, направленный на улучшение процессов, продукции, услуг на конкретном объекте (компании, дороге, отделении дороги, линейном предприятии, цехе, участке и т.п.).
Процесс - совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы (ГОСТ Р ИСО 9000).
Вход процесса - материальный и (или) нематериальный объект, преобразуемый в ходе реализации процесса в выходы [1].
Выход процесса - материальный или нематериальный объект и (или) услуга, являющийся результатом реализации процесса) [1].
Поставщик процесса - внешняя организация или внутренние подразделения, ответственные за своевременное и качественное обеспечение входов процесса (СТО РЖД 1.05.509.1).
Потребитель процесса - внешняя организация или внутреннее подразделение, являющиеся пользователями выходов процесса (СТО РЖД 1.05.509.1).
Сессия - элемент каскада, имеющий определенные цели, результаты и протяженность во времени. Сессия может быть очной и заочной.
Список рассылки - перечень получателей информационных сообщений.
Целевая модель КСМ - совокупность целей изменений, которые необходимо достичь за один жизненный цикл изменений; основных направлений и параметров изменений, разрабатываемый на основе стратегических целей ОАО "РЖД", отраженных в соответствующих документах.
Центр менеджмента изменений - структурное подразделение, осуществляющее оперативное управление системой менеджмента изменений на основе лидерства при проведении жизненного цикла изменений.
Экспертный совет по системе менеджмента изменений в ОАО "РЖД" (Экспертный совет) - коллегиальный орган, осуществляющий принятие решений по определению соответствия целевой модели корпоративной системы менеджмента принятой стратегии, общего содержания изменений, проводимых в ОАО "РЖД", а также экспертизу промежуточных и конечных результатов проводимых изменений.

4. Общие положения
4.1 Информационная поддержка изменений это процесс, задачами которого являются:
- подготовка информационных сообщений и информирование сотрудников подразделений ОАО "РЖД" о причинах, обуславливающих необходимость изменений в компании;
- подготовка информационных сообщений и информирование сотрудников подразделений ОАО "РЖД" о целях и результатах изменений, проводимых в компании;
- преодоление страха и сопротивления сотрудников, связанных с низкой информированностью об изменениях, проводимых в компании;
- вовлечение персонала в реализацию каскадной схемы развертывания изменений, обеспечение активного участия сотрудников в проектах изменений;
- создание положительного отношения сотрудников подразделений ОАО "РЖД" к производимым изменениям;
- информирование широкой общественности об изменениях, реализуемых в ОАО "РЖД" и создание положительного общественного отношения к этим изменениям.
4.2 Виды информационных сообщений
4.2.1 Сообщения общего характера, распространяемые по каналам отраслевых и общественных СМИ и предназначенные для широкой общественности. Данные информационные сообщения являются пресс-релизами для общественных СМИ, подготовленным ЦМИ совместно с пресс-службой ОАО "РЖД".
4.2.2 Сообщения специального характера, распространяемые по каналам корпоративных СИ и предназначенные для сотрудников подразделений ОАО "РЖД". Данные информационные сообщения готовятся сотрудниками ЦМИ.

5. Каналы распространения информационных сообщений
5.1 В качестве каналов распространения информационных сообщений должны использоваться корпоративные и отраслевые средства информации, а так же общественные средства массовой информации.
5.1.1 В случае, когда в подразделении ОАО "РЖД" отсутствует корпоративное средство информации, в качестве канала распространения информационных сообщений должен выступать сотрудник подразделения ОАО "РЖД", ответственный за информирование сотрудников подразделения ОАО "РЖД".
5.2 Список рассылки, включающий перечень общественных средств массовой информации, корпоративных и отраслевых средств информации, по которым будет проводиться распространение информации о проведении жизненного цикла изменений, готовится сотрудниками ЦМИ и утверждается директором ЦМИ. Утверждение списка на следующий год происходит до 25 декабря текущего года.
5.3 Обязательными каналами распространения информационных сообщений являются:
- корпоративный сайт ОАО "РЖД";
- корпоративное телевидение ОАО "РЖД";
- корпоративная электронная почта руководителей структурных подразделений и филиалов ОАО "РЖД" и ДЗО.

6. Схема осуществления деятельности в процессе
6.1 Процесс "Информационная поддержка изменений" является одним из процессов, направленных на поддержку изменений корпоративной системы менеджмента ОАО "РЖД" (ДК 1.06.002).
6.2. В таблице 1 в скобках указаны поставщики входов и потребители выходов процесса "Информационная поддержка изменений". Индексами обозначены соответствующие процессы процессной модели каскадного уровня (СТК 1.06.002).
6.3 Действия по подготовке и распространению информационных сообщений о реализации жизненного цикла изменений и их содержание определены в разделе 9.
6.4 Действия по подготовке и распространению информационных сообщений о реализации этапа жизненного цикла изменений и их содержание определены в разделе 10.
6.5 Действия по подготовке и распространению информационных сообщений о реализации каскада и их содержание определены в разделе 11.
6.6 Действия по подготовке и распространению информационных сообщений о проведении сессии и их содержание определены в разделе 12.
6.7 С целью усиления информационной поддержки изменений указанные действия по подготовке и распространению информационных сообщений и содержание информационных сообщений могут дополняться.

7. Ответственность за осуществление деятельности в процессе
7.1 Сотрудники ЦМИ несут ответственность за:
- подготовку и распространение информации о жизненном цикле изменений;
- подготовку и распространение информации об этапах жизненного цикла изменений;
- подготовку и распространение информации о каскаде каскадной схемы развертывания изменений;
- подготовку и распространение информации о сессии каскада каскадной схемы развертывания изменений.

8. Описание процесса "Информационная поддержка изменений"
8.1 Процесс информационной поддержки изменений реализуется на протяжении всего жизненного цикла изменений (ДК 1.06.001).
8.2. Информирование о жизненном цикле изменений корпоративной системы менеджмента ОАО "РЖД"
8.2.1. Для жизненного цикла изменений в целом должны выполняться следующие действия по информационной поддержке:
- информирование о начале жизненного цикла изменений;
- информирование о завершении жизненного цикла изменений.
8.2.2 В случае, когда необходимо обеспечить конфиденциальность информации о начале реализации изменений КСМ ОАО "РЖД", информирование о начале жизненного цикла изменений не происходит. Условия конфиденциальности определяются Правлением ОАО "РЖД" по рекомендации Экспертного совета.
На дальнейших этапах реализации жизненного цикла изменений возможно распространение информационных сообщений о причинах и целях начала изменений корпоративной системы менеджмента ОАО "РЖД".
8.3. На любом этапе жизненного цикла изменений КСМ должны выполняться следующие действия по информационной поддержке:
- информирование о начале этапа жизненного цикла изменений;
- информирование о завершении этапа жизненного цикла изменений и его результатах.
8.4. На любом каскаде каскадной схемы развертывания изменений должны выполняться следующие действия по информационной поддержке:
- информирование о начале соответствующего каскада;
- информирование о завершении соответствующего каскада и его результатах.
8.5. Если каскад состоит из нескольких сессий, то рекомендуется проводить информирование о результатах проведения каждой сессии каскада.

9. Подготовка и распространение информационных сообщений о реализации жизненного цикла изменений
9.1 Виды информационных сообщений
9.1.1 Информационные сообщения для широкой общественности
9.1.1.1 В начале реализации жизненного цикла изменений готовится сообщение ОХ. Сообщение ОХ должно содержать (но может не ограничиваться перечнем):
- объявление о начале реализации жизненного цикла изменений;
- краткое описание причин и целей изменений;
- краткое описание плана реализации жизненного цикла изменений.
9.1.1.2 При завершении реализации жизненного цикла изменений готовится сообщение ОХ. Сообщение ОХ должно содержать (но может не ограничиваться перечнем):
- объявление о завершении реализации жизненного цикла изменений;
- краткую оценку результативности и эффективности проведенных изменений.
9.1.2 Информационные сообщения для корпоративного сообщества
9.1.2.1 В начале реализации жизненного цикла изменений готовиться сообщение СХ. Сообщение СХ должно содержать (но не ограничивается перечнем):
- объявление о начале реализации жизненного цикла изменений;
- подробное описание причин и целей изменений;
- подробное описание плана реализации жизненного цикла изменений.
9.1.2.2 При завершении реализации жизненного цикла изменений готовится сообщение СХ. Сообщение СХ должно содержать (но не ограничивается перечнем):
- объявление о завершении реализации жизненного цикла изменений;
- развернутую оценку результативности и эффективности проведенных изменений.
9.2 Этапы подготовки и распространения информационных сообщений
9.2.1 После издания распоряжения о начале реализации жизненного цикла изменений сотрудники ЦМИ готовят сообщение ОХ и сообщение СХ. Время подготовки сообщения ОХ - не более 5 дней, время подготовки сообщения СХ - не более 7 дней с момента издания приказа.
9.2.2 После принятия Экспертным советом решения о завершении жизненного цикла изменений ЦМИ готовит сообщение ОХ и сообщение СХ. Время подготовки сообщения ОХ - не более 5 дней, время подготовки сообщения СХ - не более семи дней с момента принятия решения о завершении жизненного цикла изменений.
9.2.3 После подготовки информационных сообщений они рассылаются по каналам распространения информации, соответствующие видам сообщений. Срок рассылки сообщений - не более двух дней. Ответственным за своевременную рассылку сообщений является ЦМИ.
9.3 Мониторинг распространения информационных сообщений
9.3.1 Через 2 дня после рассылки сообщений сотрудники ЦМИ проводят мониторинг распространения информационных сообщений в соответствующих каналах распространения информации.
9.3.2 Мониторинг распространения информационных сообщений заключается в получении свидетельств опубликования информационных сообщений или другого способа информирования (для подразделений ОАО "РЖД").
Свидетельствами могут являться, но не ограничиваются списком:
- копии опубликованных информационных сообщений с указанием номера и даты выхода издания;
- справки о показе видеосюжетов от соответствующих СИ;
- отчеты от руководителей служб структурных подразделений, филиалов ОАО "РЖД" и ДЗО, ответственных за информирование сотрудников, о распространении информационных сообщений в структурных подразделениях и филиалах ОАО "РЖД" и ДЗО;
- результаты выборочной проверки распространения информационных сообщений в структурных подразделениях, филиалах ОАО "РЖД" и ДЗО, проводимой уполномоченными сотрудниками ЦМИ.
9.3.4 Период проведения мониторинга - 18 дней с момента завершения периода рассылки информационных сообщений.
9.3.5 После завершения мониторинга распространения информационных сообщений ЦМИ готовит отчет по мониторингу. Отчет готовится в течение трех дней после завершения мониторинга и предоставляется директору ЦМИ. Отчет должен содержать:
- перечень общественных, отраслевых и корпоративных СМИ, в которых были опубликованы информационные сообщения;
- сроки опубликования информационных сообщений;
- характеристика информационного сообщения: статья, видеоматериал, устное объявление;
- показатели деятельности (раздел 13).

10. Подготовка и распространение информационных сообщений о реализации этапа жизненного цикла изменений
10.1 Виды информационных сообщений
10.1.1 Информационные сообщения для широкой общественности
10.1.1.1 Перед началом реализации этапа жизненного цикла изменений готовится сообщение ОХ. Сообщение ОХ должно содержать (но не ограничивается перечнем):
- объявление о начале реализации этапа жизненного цикла изменений;
- краткое описание целей этапа жизненного цикла изменений;
- краткое описание плана реализации этапа жизненного цикла изменений.
10.1.1.2 После завершения реализации этапа жизненного цикла изменений готовится сообщение ОХ. Сообщение ОХ должно содержать (но не ограничивается перечнем):
- объявление о завершении реализации этапа жизненного цикла изменений;
- краткую оценку результатов реализации этапа жизненного цикла изменений.
10.1.2 Информационные сообщения для корпоративного сообщества
10.1.2.1 Перед началом реализации этапа жизненного цикла изменений готовится сообщение СХ. Сообщение СХ должно содержать (но не ограничивается перечнем):
- объявление о начале реализации этапа жизненного цикла изменений;
- подробное описание целей этапа жизненного цикла изменений;
- подробное описание плана реализации этапа жизненного цикла изменений.
10.1.2.2 После завершения реализации этапа жизненного цикла изменений готовится сообщение СХ. Сообщение СХ должно содержать (но не ограничивается перечнем):
- объявление о завершении реализации этапа жизненного цикла изменений;
- развернутую оценку результатов реализации этапа жизненного цикла изменений.
10.2 Этапы подготовки и распространения информационных сообщений
10.2.1 За 15 дней до начала реализации этапа жизненного цикла изменений сотрудники ЦМИ готовят сообщение ОХ и сообщение СХ. Время подготовки сообщение ОХ - не более двух дней, время подготовки сообщения СХ - не более трех дней с момента издания приказа директором ЦМИ о подготовке данных сообщений.
10.2.2 После принятия Экспертным советом решения о завершении этапа жизненного цикла изменений сотрудники ЦМИ готовят сообщение ОХ и сообщение СХ. Время подготовки сообщения ОХ - не более пяти дней, время подготовки сообщения СХ - не более 7 дней с момента принятия решения о завершении этапа жизненного цикла изменений.
10.2.3 После подготовки информационных сообщений они рассылаются по каналам распространения информации, соответствующие видам сообщений. Срок рассылки сообщений - не более двух дней. Ответственным за своевременную рассылку сообщений является ЦМИ.
10.2.4 Мониторинг распространения информационных сообщений
Мониторинг распространения информационных сообщений о реализации этапа жизненного цикла изменений проходит аналогично мониторингу распространения информационных сообщений о реализации жизненного цикла изменений (п. 9.3)

11. Подготовка и распространение информационных сообщений о реализации каскада
11.1 Виды информационных сообщений
11.1.1 Информационные сообщения для широкой общественности
11.1.1.1 Перед началом реализации каскада готовится сообщение ОХ. Сообщение СХ должно содержать (но не ограничивается перечнем):
- объявление о начале реализации каскада;
- краткое описание целей каскада;
- краткое описание плана реализации каскада.
11.1.1.2 После завершения реализации каскада готовится сообщение ОХ. Сообщение ОХ должно содержать (но не ограничивается перечнем):
- объявление о завершении реализации каскада;
- краткую оценку результатов реализации каскада.
11.1.1.3 При необходимости ЦМИ может подготовить информационные сообщения о промежуточных результатах каскада.
11.1.2 Информационные сообщения для корпоративной общественности
11.1.2.1 Перед началом реализации каскада готовится сообщение СХ. Сообщение СХ должно содержать (но может не ограничиваться перечнем):
- объявление о начале реализации каскада;
- подробное описание целей каскада;
- подробное описание плана реализации каскада.
11.1.2.2 После завершения реализации каскада готовится сообщение СХ. Сообщение СХ должно содержать (но не ограничивается перечнем):
- объявление о завершении реализации каскада;
- развернутую оценку результатов реализации каскада.
11.1.2.3 При необходимости ЦМИ может подготовить информационные сообщения о промежуточных результатах каскада.
11.2 Этапы подготовки и распространения информационных сообщений
11.2.1 За 15 дней до начала реализации каскада ЦМИ готовит сообщение ОХ и сообщение СХ. Время подготовки сообщения ОХ - не более двух дней, время подготовки сообщения СХ - не более трех дней с момента издания приказа о подготовке данных сообщений.
11.2.2 После завершения каскада ЦМИ готовит сообщение ОХ и сообщение СХ. Время подготовки сообщения ОХ - не более пяти дней, время подготовки сообщения СХ - не более семи дней с момента завершения каскада.
11.2.3 После подготовки информационных сообщений они рассылаются по каналам распространения информации, соответствующие видам сообщений. Срок рассылки сообщений - не более двух дней. Ответственным за своевременную рассылку сообщений является ЦМИ.
11.3 Мониторинг распространения информационных сообщений
Мониторинг распространения информационных сообщений о реализации каскада проходит аналогично мониторингу распространения информационных сообщений о реализации жизненного цикла изменений (п. 9.3)

12. Подготовка и распространение информационных сообщений о проведении сессии
12.1 Виды информационных сообщений
После завершения проведения сессии готовится сообщение СХ о результатах сессии. Сообщение СХ должно содержать (но может не ограничиваться перечнем):
- объявление о завершении проведения сессии;
- развернутую оценку результатов проведения сессии.
12.2 Этапы подготовки и распространения информации
12.2.1 После завершения сессии сотрудники ЦМИ готовят сообщения СХ. Время подготовки сообщения СХ - не более трех дней с момента завершения сессии.
12.2.2 После подготовки информационные сообщения рассылаются по каналам распространения информации. Срок рассылки сообщений - не более одного дня. Ответственным за своевременную рассылку сообщений является ЦМИ.
12.3 Мониторинг распространения информационных сообщений
12.3.1 Срок, в течение которого информационные сообщения должны быть распространены в корпоративных средствах информации - не более пяти дней после рассылки.
12.3.2 Свидетельства распространения информационных сообщений соответствуют указанным в п. 9.3.2.
12.3.3 Период проведения мониторинга - 7 дней с момента завершения периода рассылки информационных сообщений.
12.3.4 После завершения мониторинга сотрудники ЦМИ готовит отчет по мониторингу распространения информации. Требования по подготовке отчета аналогичны указанным в п. 9.3.5.

13. Показатели деятельности
13.1 Показателями деятельности в процессе "Информационная поддержка изменений" включают следующие (но могут не ограничиваться перечнем):
- общее количество и названия корпоративных СИ, опубликовавших информационные сообщения;
- общее количество и названия отраслевых СМИ, опубликовавших информационные сообщения;
- общее количество и названия общественных СМИ, опубликовавших информационные сообщения;
- общая площадь печатных информационных сообщений;
- общее время видео и аудио сообщений.

14. Принятые сокращения
14.1 В настоящем стандарте по качеству применяются следующие обозначения и сокращения:
СТК - стандарт по качеству;
ДК - директива по качеству;
СТО - стандарт организации;
ЦМИ - Центр менеджмента изменений;
КСМ - корпоративная система менеджмента;
СМИ - средство массовой информации;
СИ - средство информации;
Сообщение СХ - информационное сообщение специального характера;
Сообщение ОХ - информационное сообщение общего характера.

15. Нормативные ссылки
ГОСТ Р ИСО 9000-2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
СТО РЖД 1.05.509.1 Система управления эффективностью поставок. Термины и определения
ДК 1.06.001 Система менеджмента изменений ОАО "РЖД". Требования к целевой модели корпоративной системы менеджмента
ДК 1.06.002. Система менеджмента изменений ОАО "РЖД". Проведение изменений в ОАО "РЖД". Основные положения
СТК 1.06.002 Система менеджмента изменений ОАО "РЖД". Руководство по организации каскадного уровня развертывания изменений

Приложение А
(справочное)

Библиография

[1] Глоссарий проекта "Реализация Концепции системы управления компании холдингового типа, образуемой в результате реформирования ОАО "РЖД" от 15.08.2008, первая редакция.

 

Изменения


Версия

  Дата  
изменения

Разработчик
изменений  

Краткое описание изменения