Утвержден
распоряжением ОАО "РЖД"
от "11" сентября 2009 г. N 1892р

СТК 1.06.008

СТАНДАРТ ПО КАЧЕСТВУ ОАО "РЖД"

Система менеджмента изменений ОАО "РЖД".
Порядок взаимодействия основных участников
системы менеджмента изменений

Дата введения - 1 сентября 2009 года

1. Область применения
1.1 Настоящий стандарт по качеству используется при проведении изменений в ОАО "РЖД" на основе каскадной схемы развертывания изменений (ДК 1.06.002).
1.2 Положение по взаимодействию при разработке и реализации проектов изменений в ОАО "РЖД" включает в себя перечень основных участников каскадной схемы развертывания изменений в ОАО "РЖД" и порядок их взаимодействия при реализации каскадной схемы.
1.3 Действие настоящего документа распространяется на всех участников каскадной схемы - все подразделения аппарата управления ОАО "РЖД", железные дороги - филиалы ОАО "РЖД", иные филиалы и структурные подразделения ОАО "РЖД".

2. Цель управления взаимодействием основных участников системы менеджмента изменений
Управление взаимодействием участников системы менеджмента изменений проводится для обеспечения соответствия установленным требованиям к проведению изменений в ОАО "РЖД".

3. Определение понятий
3.1 В настоящем стандарте по качеству применены следующие понятия с соответствующими определениями:
Административная система проведения изменений - система проведения изменений, использующая административные механизмы и инструменты.
Примечание - Традиционно включает такие механизмы и инструменты как приказы, распоряжения, программы мероприятий, совещания, бюджеты и т.п.
Жизненный цикл изменений - последовательность этапов проведения изменений от момента появления потребности в изменениях до их реализации.
Каскадная схема развертывания изменений (каскадная схема) - схема поэтапного планирования и реализации изменений от верхнего уровня управления ОАО "РЖД" к нижнему уровню на основе проектного подхода с постоянным увеличением количества вовлеченных сотрудников в процесс изменений.
Примечание - Каскадная схема основана на вовлечении сотрудников последующего уровня управления ОАО "РЖД" в развитие проектов изменений предыдущего уровня через выполнение собственных проектов изменений.
Каскадный уровень (каскад) - реализация каскадной схемы для одного уровня управления ОАО "РЖД" или его части.
Примечание - Примерами уровней управления ОАО "РЖД" являются: уровень вице-президентов, уровень руководителей филиалов, уровень руководителей департаментов, уровень руководителей отделений дорог и т.д.
Команда проекта - совокупность сотрудников, привлеченных к выполнению проекта и ответственных перед руководителем проекта за их выполнение [1].
Участник каскада - сотрудник ОАО "РЖД", филиала или ДЗО, руководящий проектом изменений.
Центр менеджмента изменений (ЦМИ) - структурное подразделение, осуществляющее оперативное управление системой менеджмента изменений на основе лидерства при проведении жизненного цикла изменений.
Экспертный совет по системе менеджмента изменений в ОАО "РЖД" (Экспертный совет) - коллегиальный орган, осуществляющий принятие решений по определению соответствия целевой модели корпоративной системы менеджмента принятой стратегии, общего содержания изменений, проводимых в ОАО "РЖД", а также экспертизу промежуточных и конечных результатов проводимых изменений.

4. Схема взаимодействия основных участников системы менеджмента изменений
4.1 Основные участники системы менеджмента изменений и их взаимодействие при разработке и реализации изменений представлены на рисунке 1.

5. Порядок взаимодействия основных участников системы менеджмента изменений при разработке и реализации изменений
5.1 Схема взаимодействия представлена в таблице 1.
5.2 Взаимодействие: президент ОАО "РЖД" - старший вице-президент ОАО "РЖД"
5.2.1 Основанием к началу проведения изменений является распоряжение президента ОАО "РЖД" "О проведении жизненного цикла изменений" (далее - распоряжение). Исполнение распоряжения организует старший вице-президент ОАО "РЖД" через организацию ЦМИ.
5.3 Взаимодействие: старший вице-президент ОАО "РЖД" - Экспертный совет по системе менеджмента изменений в ОАО "РЖД"
5.3.1 На основании распоряжения президента ОАО "РЖД" старший вице-президент ОАО "РЖД" формирует Экспертный совет, который функционирует на основании распоряжения старшего вице-президента ОАО "РЖД" "О составе и работе Экспертного совета по системе менеджмента изменений в ОАО "РЖД", а также СТК 1.06.004.
5.3.2 Экспертный совет по завершению очередного этапа жизненного цикла изменений проводит экспертизу результатов этапа и готовит заключение по итогам очередного этапа о его результативности для старшего вице-президента ОАО "РЖД". Экспертиза проводится на предмет соответствия результатов очередного этапа запланированным результатам, определенным в распоряжении президента ОАО "РЖД".
5.4 Взаимодействие: старший вице-президент ОАО "РЖД" - Центр менеджмента изменений
5.4.1 Старший вице-президент ОАО "РЖД" возглавляет и организует работу ЦМИ на основании приказа президента ОАО "РЖД". ЦМИ функционирует в соответствии со СТК 1.06.005.
5.4.2 ЦМИ организует работу по очередному каскадному уровню и разрабатывает программу работ по очередному каскаду. Программа работ направляется для согласования старшему вице-президенту ОАО "РЖД".
5.4.3 Во время проведения очередного каскада ЦМИ проводит мониторинг выполнения программы и участвует в оценке проектов изменений или спроектированных документов во время их защиты.
5.5 Взаимодействие: Центр менеджмента изменений - Экспертный совет по системе менеджмента изменений в ОАО "РЖД"
5.5.1 ЦМИ представляет в Экспертный совет отчет о результатах очередного каскадного уровня. Экспертный совет при необходимости подготавливает рекомендации о целесообразности проведения соответствующих корректирующих действий при проведению следующего каскада.
5.6 Взаимодействие: Центр менеджмента изменений - Корпоративный центр развития профессионального обучения персонала
5.6.1 ЦМИ на основании согласованной программы работ по очередному каскаду разрабатывает техническое задание на проведение обучения и подготовки участников очередного каскада и направляет его в Корпоративный центр развития профессионального обучения персонала.
5.6.2 Корпоративный центр развития профессионального обучения персонала разрабатывает в соответствии с техническим заданием программы обучения и подготовки участников очередного каскада.
5.6.3 Программы обучения и подготовки Корпоративный центр развития профессионального обучения персонала направляет в ЦМИ для утверждения.
5.7 Взаимодействие: Центр менеджмента изменений - участники каскадов и подразделения ОАО "РЖД"
5.7.1 ЦМИ на основании программы работ по очередному каскаду формирует группы участников очередного каскада.
5.7.2 Список участников очередного каскада ЦМИ направляет в соответствующие подразделения ОАО "РЖД", в которых работают указанные в списке сотрудники.
5.7.3 График занятости участников каскада на сессиях каскада ЦМИ направляет вместе со списком участников в соответствующие подразделения ОАО "РЖД".
5.8 Взаимодействие: подразделения ОАО "РЖД" - участники каскадов
5.8.1 Подразделения ОАО "РЖД" в соответствии с полученными списками участников очередного каскада и графика занятости участников каскада информируют сотрудников и их руководителей об их участии в каскадной схеме развертывания изменений в ОАО "РЖД", разработке и реализации проектов изменений.
5.8.2 Подразделения ОАО "РЖД" в соответствии с полученными списками участников очередного каскада и графика занятости участников каскада направляют указанных в списках сотрудников для участия в каскадной схеме развертывания изменений в ОАО "РЖД".
5.8.3 Руководители подразделений ОАО "РЖД" должны оказывать поддержку всем участникам каскадов и командам проектов при работе над проектами изменений.
5.8.4 Руководители подразделений ОАО "РЖД" по окончанию очередного каскада организуют дальнейшее выполнение проектов изменений и контролируют их до завершения.
5.9 Взаимодействие: сотрудник ОАО "РЖД" - заказчик проекта
5.9.1 Каждый сотрудник ОАО "РЖД" имеет право выступить в качестве инициатора изменений.
5.9.2 Инициатор изменений оформляет свою инициативу на основе положений СТК 1.06.003 и представляет для обсуждения потенциальному заказчику (заказчикам) проекта.
5.9.3 По результатам обсуждения оформляется протокол (или отзыв на инициативу) в произвольной форме с заключениям заказчика проекта о практичности, полезности, применимости инициативы.
5.9.4 При необходимости по результатам обсуждения с заказчиком проекта, инициатор вносит коррективы в свое предложение по изменению.
5.10 Взаимодействие: инициатор изменений - Центр менеджмента изменений
5.10.1 Инициатор изменения определяет масштаб своей инициативы исходя из следующих положений:
- инициатива относится к улучшению на рабочем месте, операции, последовательности операций в рамках одного процесса (уровень 1);
- инициатива относится к улучшению нескольких процессов и/или их взаимодействия (уровень 2).
5.10.2 На основе приведенной выше классификации инициатор изменения присваивает своей инициативе соответствующий уровень - первый или второй и указывает его в описании предложения.
5.10.3 Инициатор изменения независимо от уровня инициативы должен направить в ЦМИ копию предложения по изменению (инициативу) и отзыв на инициативу от потенциального заказчика проекта (если есть) для регистрации в общей базе данных инициатив. Требования к оформлению изложены в СТК 1.06.003.
5.11 Взаимодействие: Центр менеджмента изменений - инициатор изменений
5.11.1 При получении инициативы ЦМИ сообщает инициатору, о том, что его предложение по изменению зарегистрировано в базе данных.
5.11.2 Если инициатива принята к реализации, инициатор по завершению работы по проекту направляет, в течение пятнадцати дней с даты закрытия проекта, в Центр менеджмента изменений заключение заказчика проекта о результативности проекта.
5.12 Взаимодействие: Центр менеджмента изменений - Экспертный совет
5.12.1 Один раз в месяц руководитель ЦМИ формирует пакет всех поступивших за этот период инициатив второго уровня и вносит их на рассмотрение Экспертного совета.
5.12.2 Результат рассмотрения оформляется в форме заключения (или решения) о принятии инициативы для реализации или обоснования ее отклонения (полного, частичного, временного).
5.12.3 В случае принятия инициативы второго уровня, ЦМИ организует работу по реализации инициативы и ежемесячно представляет в Экспертный совет информацию (сводку) о статусе инициативы: реализация не начата (с указанием причин), в процессе реализации (с указание этапа реализации), реализовано (с указание результатов реализации).
5.12.4 Если инициатива относится ко второму уровню, то после рассмотрения на очередном заседании Экспертного совета, ЦМИ направляет инициатору заключение Экспертного совета по его инициативе.
5.12.5 Ежемесячно ЦМИ готовит и предоставляет в Экспертный совет сводку о количестве поступивших инициатив, количестве принятых инициатив, количестве реализованных проектов и их результативности.
5.13 Взаимодействие: инициатор изменений - руководитель структурного подразделения ОАО "РЖД"
5.13.1 Если инициатива относится к первому уровню, то она рассматривается руководителем структурного подразделения ОАО "РЖД", где работает инициатор изменения.
5.13.2 Руководитель структурного подразделения принимается решение о реализации (обоснованном отклонении) инициативы с учетом протокола согласования с потенциальным заказчиком проекта и информирует инициатора изменений.
5.13.3 Руководитель структурного подразделения, рассмотревший инициативу, должен направить в течение пятнадцати дней, с момента поступления инициативы для рассмотрения, в ЦМИ копию своего решения о реализации (обоснованном отклонении, с указание причин) инициативы.

6. Контроль за соблюдением порядка взаимодействия
Контроль за соблюдением порядка взаимодействия изложенного в данном документе возлагается на директора ЦМИ.

7. Улучшение взаимодействия
Все предложения по улучшению схемы взаимодействия должны направляться руководителю ЦМИ в письменной форме.

8. Принятые сокращения
8.1 В настоящем стандарте по качеству применяются следующие обозначения и сокращения:
СТК - стандарт по качеству;
КИ СМК - корпоративная интегрированная система менеджмента качества;
КС - координационный совет
КСМ - корпоративная система менеджмента;
ЦМИ - Центр менеджмента изменений.

9. Нормативные ссылки
ДК 1.06.002 Система менеджмента изменений ОАО "РЖД". Проведение изменений в ОАО "РЖД". Основные положения
СТК 1.06.003 Система менеджмента изменений ОАО "РЖД". Форматы проектов изменений
СТК 1.06.004 Система менеджмента изменений ОАО "РЖД". Деятельность Экспертного совета по системе менеджмента изменений в ОАО "РЖД"
СТК 1.06.005 Система менеджмента изменений ОАО "РЖД". Деятельность Центра менеджмента изменений (ЦМИ)

Приложение А
(справочное)

Библиография

[1] СТК 1.10.010 Корпоративная интегрированная система менеджмента качества ОАО "РЖД". Термины и определения*).

______________________________
*) В процессе разработки.

Изменения