ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

ПРИКАЗ
от 9 декабря 2010 г. 202

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ УПРАВЛЕНИЯ ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

В целях ускорения документирования управленческих решений за счет более эффективного применения Единой автоматизированной системы документооборота (ЕАСД) и использования полномочий руководителей всех уровней управления ОАО "РЖД" приказываю:
Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в Инструкцию по делопроизводству в аппарате управления ОАО "Российские железные дороги", утвержденную приказом ОАО "РЖД" от 5 января 2006 г. N 1.

Президент ОАО "РЖД"
В.И.Якунин

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом ОАО "РЖД"
от 09.12.2010 г. N 202

ИЗМЕНЕНИЯ,
которые вносятся в Инструкцию по делопроизводству в аппарате управления ОАО "Российские железные дороги", утвержденную приказом ОАО "РЖД" от 5 января 2006 г. N 1

1. Абзац первый пункта 2.1 заменить абзацами следующего содержания:
"2.1. Входящие документы поступают в общество посредством почтовой, электронной, в том числе с использованием ЕАСД, электрической (с использованием телеграфных, факсимильных и телефонных аппаратов) и фельдъегерской связи.
Прием и первичную обработку документов, поступающих в общество почтовой связью, осуществляют работники Департамента управления делами, на которых возложено выполнение этих работ (далее экспедиция).
2. Пункт 2.11 изложить в следующей редакции:
"2.11. Зарегистрированные отделом документационного обеспечения документы, поступившие в адрес президента общества, а также общества без указания конкретного адресата, передаются отделом через ЕАСД и на бумажном носителе начальнику Департамента управления делами или его заместителю (руководителю секретариата президента общества) для направления на доклад должностным лицам общества согласно утвержденному президентом общества порядку распределения корреспонденции, поступающей в адрес президента общества и общества без указания конкретного адресата.
Начальник Департамента управления делами или его заместитель (руководитель секретариата президента общества) после рассмотрения документов передает их через ЕАСД и на бумажном носителе помощникам президента общества, которые подготавливают проекты резолюций по документам, требующим доклада президенту общества, при этом в числе исполнителей в резолюции указываются только те должностные лица, которые имеют непосредственное отношение к решению вопросов, изложенных в документе (не следует без надобности расширять круг исполнителей, особенно в резолюции с пометкой "Срочно").
Президенту общества докладывают поступившие документы по вопросам, решение которых находится в исключительной компетенции президента общества, а также по наиболее важным, ключевым вопросам деятельности общества, и в частности:
документы, подписанные руководителями высших органов государственной власти Российской Федерации;
документы, подписанные руководителями федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов, а также органов власти субъектов Российской Федерации;
докладные записки и другие документы, адресованные президенту, за подписью вице-президентов, советников президента, руководителей подразделений аппарата управления и обособленных структурных подразделений общества, дочерних и зависимых обществ, а также организаций, которые играют важную роль в деятельности общества;
жалобы на действия подчиненных должностных лиц.
Указанные документы докладывает президенту общества начальник Департамента управления делами.
Документы, поступившие в адрес президента, а также общества без указания конкретного адресата, которые подлежат рассмотрению президентом, но не требуют срочного доклада, могут быть доложены первому (старшему) вице-президенту и направлены с его резолюцией через ЕАСД вице-президентам и руководителям подразделений общества для проработки и последующего доклада президенту общества. В этом случае проекты резолюций первого (старшего) вице-президента общества подготавливают помощники президента общества.
Документы по вопросам, находящимся в ведении первого вице-президента, старших вице-президентов и вице-президентов общества и не требующим рассмотрения президентом общества, помощник президента общества направляет через ЕАСД и на бумажном носителе в секретариаты соответствующих вице-президентов.".
3. Абзац первый пункта 2.24 изложить в следующей редакции:
"2.24. Исходящие документы отправляют почтовой, электронной, в том числе с использованием ЕАСД, электрической (с использованием, телеграфных, факсимильных и телефонных аппаратов) и фельдъегерской связью.".
4. Подпункт 3.6.9 изложить в следующей редакции:
"3.6.9. Положения, правила, инструкции, регламенты, уставы, программы, концепции, руководства, методические указания, планы, рекомендации и иные документы нормативного и инструктивного характера, а также документы, устанавливающие нормативы (нормы) и порядок эксплуатации и обслуживания подвижного состава, машин, механизмов и других устройств, которые утверждены президентом (вице-президентами) общества, отдел документационного обеспечения регистрирует в ЕАСД как "прочие организационно-распорядительные документы" ("прочие ОРД").
Регистрационным номером такого документа является его порядковый номер в пределах общего массива этого вида документов в течение календарного года.".
5. Пункт 4.1 дополнить абзацем следующего содержания:
"Исполнитель создает в ЕАСД регистрационную карточку в зависимости от вида документа: приказ, распоряжение, протокол, поручение, договор, доверенность, письмо, а также прочие организационно-распорядительные документы, к которым в этом случае относят положение, правила, инструкцию, регламент, устав, программу, концепцию, руководство, методические указания, план, рекомендации и иные документы нормативного и инструктивного характера, а также документы, устанавливающие нормативы (нормы) и порядок эксплуатации и обслуживания подвижного состава, машин, механизмов и других устройств.".
6. Абзац первый пункта 4.9 заменить абзацами следующего содержания:
"4.9. Проект документа, подготовленный подразделением общества, до представления на подпись должен быть согласован по ЕАСД только с должностными лицами, имеющими непосредственное отношение к вопросам, изложенным в проекте документа (не следует без надобности расширять круг согласующих лиц).
Ответственный исполнитель направляет по ЕАСД проект документа (вместе с приложением, если оно имеется) по маршруту "согласование", с указанием этапов согласования. Согласование Правовым департаментом производится на последнем этапе.".
7. Пункты 4.10 и 4.11 изложить в следующей редакции:
"4.10. После согласования проекта документа в ЕАСД исполнитель указывает на оборотной стороне последнего листа проекта на бумажном носителе, представляемого на подпись (утверждение) президенту или вице-президенту общества, должность, инициалы и фамилию лиц, согласовавших проект в ЕАСД (или другим способом - письмом, факсограммой, по телефону и др.), и дату согласования, а также подписывает и прилагает распечатку листа согласования из ЕАСД.
Согласованный в ЕАСД проект документа визируется исполнителем и руководителем подразделения общества, подготовившего проект, которые являются ответственными за его содержание и оформление и своей подписью подтверждают также согласование проекта причастными должностными лицами по ЕАСД или другим способом.
Проект документа, подготовленный для подписания (утверждения) президентом общества, визируется, как правило, первым вице-президентом общества (вице-президентом общества, в ведении которого находится рассматриваемый в проекте вопрос), а также начальником Правового департамента, если проект содержит вопросы, решение которых связано с применением правовых норм или утверждением нормативных документов.
Каждый прилагаемый к приказу или распоряжению документ, который утверждается этим приказом (распоряжением) или является приложением к нему, после согласования в ЕАСД визируется исполнителем документа и руководителем подразделения общества, подготовившего проект этого документа.
Представляемые на подпись (утверждение) президенту общества проекты приказов, распоряжений, иных документов, содержащих предписания нормативного правового характера, и писем подлежат (до согласования с Правовым департаментом) редактированию в Департаменте управления делами (отдел методологии делопроизводства и редактирования).
4.11. Подписи лиц, завизировавших документ, а также лиц, которые проверили правильность подготовки документа или отредактировали его (помощник президента, советник вице-президента, редактор и др.), включают в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию), должность и дату проставления подписи.".
8. Абзац второй пункта 6.23 исключить.
9. Пункт 6.37 изложить в следующей редакции:
"6.37. Распоряжения подписываются президентом и вице-президентами общества.
Распоряжения, которыми устанавливаются нормативы (нормы) или порядок эксплуатации и обслуживания подвижного состава, машин, механизмов и других устройств железнодорожного транспорта, и распоряжения, которыми утверждаются положения, правила, инструкции, регламенты, программы, руководства, методические указания (методики), рекомендации и иные документы технического и технологического характера, а также распоряжения по отдельным вопросам оперативного характера, связанным с уставной деятельностью общества, подписываются, как правило, вице-президентом общества, в ведении которого эти вопросы находятся.
В случае, когда вице-президент не имеет необходимых полномочий для принятия решений по вопросам, изложенным в распоряжении (в утверждаемом документе), такое распоряжение подписывает старший вице-президент или первый вице-президент общества, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос.
Президенту общества представляются на подпись распоряжения по указанным в настоящем пункте вопросам, только когда для их решения недостаточно полномочий старшего вице-президента и первого вице-президента общества.".
10. Абзац первый пункта 6.73 изложить в следующей редакции:
"6.73. Проект письма, завизированный исполнителем и руководителем подразделения общества, подготовившего этот проект, до представления на подпись должен быть согласован в порядке, установленном пунктами 4.9 и 4.10 настоящей Инструкции.".