Приказ ОАО РЖД от 13.02.2010 N 13

ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

ПРИКАЗ
от 13 февраля 2010 г. N 13

О МЕРАХ ПО УПОРЯДОЧЕНИЮ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ В ОАО "РЖД"

(В ред. Приказа ОАО "РЖД" от 17.06.2013 N 55)

В целях упорядочения использования, учета, применения и хранения печатей и штампов в ОАО "РЖД" и в связи с изменением фирменного стиля ОАО "РЖД" приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по использованию печатей и штампов в ОАО "РЖД" (далее - Инструкция).
2. Руководителям подразделений аппарата управления, филиалов и иных структурных подразделений ОАО "РЖД", представительств ОАО "РЖД" в иностранных государствах обеспечить:
изготовление в 3-месячный срок необходимых печатей, используя в качестве образцов дизайн-макеты оттисков печатей, предусмотренных Инструкцией, а также изготовление штампов для внутреннего документооборота;
использование, учет и хранение печатей и штампов в соответствии с требованиями Инструкции;
уничтожение в установленном порядке печатей и штампов, не отвечающих требованиям Инструкции, после получения новых печатей и штампов, изготовленных в соответствии с Инструкцией;
сдачу работниками числящихся за ними печатей при оформлении их перехода на другую работу или увольнения.
3. Начальнику Департамента корпоративных коммуникаций Михайлову С.В.:
осуществлять методическое обеспечение изготовления печатей для подразделений аппарата управления, филиалов и иных структурных подразделений ОАО "РЖД" и представительств ОАО "РЖД" в иностранных государствах в соответствии с Инструкцией и Регламентом использования фирменного стиля ОАО "РЖД", утвержденным приказом ОАО "РЖД" от 16 февраля 2007 г. N19;
разместить в недельный срок настоящий приказ в сети Интранет на сайте ОАО "РЖД" (страница Департамента управления делами).
4. Начальнику Департамента управления делами Ивашкину А.Г. представить подготовленные совместно с причастными подразделениями аппарата управления предложения о количестве экземпляров фирменной печати ОАО "РЖД" (печати юридического лица), необходимом для обеспечения уставной деятельности ОАО "РЖД".
5. Пункт утратил силу Приказом ОАО "РЖД" от 17.06.2013 N 55.

Президент ОАО "РЖД"
В.И.Якунин

 

УТВЕРЖДЕНА
приказом ОАО "РЖД"
от 13 февраля 2010 г. N 13

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ В ОАО "РЖД"

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок использования, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов в департаментах, управлениях и других подразделениях в составе аппарата управления ОАО "РЖД" (далее - подразделения аппарата управления), на железных дорогах, в дирекциях, других филиалах и иных структурных подразделениях ОАО "РЖД" (далее - филиалы) и представительствах общества в иностранных государствах (далее - представительства).
1.2. В настоящей Инструкции применяются следующие понятия:
печать или штамп - устройство для нанесения оттисков на бумагу или другие материалы;
клише - элемент печати или штампа с обратным изображением какого-либо текста или рисунка;
оттиск печати или штампа - изображение клише печати или штампа на бумаге или других материалах;
факсимиле - штамп для точного воспроизведения на бумаге подписи какого-либо должностного лица.
1.3. В ОАО "РЖД" используются:
печать ОАО "РЖД" (печать юридического лица), далее именуемая - фирменная печать;
печати подразделения аппарата управления;
печати филиала и его структурных подразделений;
печать представительства.
В ОАО "РЖД" используются также штампы для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении, списании в дело документов и в других случаях при ведении внутреннего документооборота.
Право иметь свою печать, а также необходимые штампы предусмотрено уставом ОАО "РЖД" и положением о соответствующем подразделении аппарата управления, филиале (структурном подразделении филиала) и представительстве.
1.4. Печатью заверяется подпись должностного лица на документах, где в соответствии с законодательством Российской Федерации, нормативными документами ОАО "РЖД" или соглашением сторон необходимо заверение подписи.
Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, либо, если наименование должности отсутствует, часть личной подписи.
Если форма документа имеет пометку "Место для печати" или "МП" оттиск печати должен располагаться в установленных границах.
1.5. Ответственными за организацию и соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка использования, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов в подразделениях аппарата управления, филиалах и представительствах являются их руководители.
Работники, получившие для выполнения своих служебных обязанностей печати и штампы, персонально отвечают за их надлежащее использование и сохранность.
1.6. Использование печатей и штампов при ведении делопроизводства с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в установленном порядке в соответствии с рекомендациями Первого управления.

2. Основные требования к изготовлению печатей и штампов

2.1. В ОАО "РЖД" используются мастичные и металлические печати.
Мастичная печать - печать, изготовленная из каучука или высококачественной резины либо иного материала, обеспечивающего качественное нанесение на бумагу оттиска печати штемпельной краской.
Металлическая печать - печать, изготовленная из металла, обеспечивающего качественное нанесение оттиска печати на сургуч, пластилин, иной пластичный материал или бумагу.
2.2. Печати изготавливаются по индивидуальным и типовым дизайн-макетам оттисков печатей (эскизам), разрабатываемым по заданию Департамента корпоративных коммуникаций Центром "Желдорреформа" в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
При изготовлении печатей используется шрифт Russian Rail G PRO.
Если печать изготавливается в нескольких экземплярах, то на клише каждого экземпляра печати проставляется арабскими цифрами ее номер: N 1, N2, N3 ...
2.3. Печати изготавливаются таким образом, чтобы при их использовании на документе оставался четкий оттиск всех элементов изображения.
2.4. Штампы изготавливаются в форме прямоугольника по эскизам, разрабатываемым подразделением аппарата управления, филиалом, представительством и другим пользователем штампов.
2.5. Печати и штампы изготавливаются полиграфическими (штемпельно-граверными) предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

3. Фирменная печать и факсимиле

3.1. Фирменная печать - это круглая печать диаметром 40 мм, содержащая полное фирменное наименование общества на русском языке "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", сокращенное фирменное наименование на русском и английском языках "ОАО "РЖД" и "JSCo "RZD", его местонахождение "г.Москва", основной государственный регистрационный номер общества "ОГРН 1037739877295" и в центре корпоративный знак (элемент логотипа общества) [РЖД] (*) (приложение N 1).

------------------------------
*) [РЖД] - здесь и далее - элемент логотипа общества - прим.

3.2. Фирменная печать используется для проставления на документах, требующих заверения подписи президента, вице-президентов и главного бухгалтера ОАО "РЖД", а также подписи должностных лиц подразделений аппарата управления на документах, подписанных ими от имени ОАО "РЖД" в соответствии с предоставленными полномочиями и требующих заверения этой печатью, и в частности:
договоры и соглашения, заключаемые ОАО "РЖД" с другими организациями;
отчеты, представляемые в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, пенсионный и другие фонды;
гарантийные письма;
доверенности;
документы по кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения;
справки о заработной плате (форма 2-НДФЛ);
акты о выполненных работах и предоставленных услугах;
акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций;
характеристики работников;
представления к государственным наградам, почетным званиям.
3.3. Решение о количестве экземпляров фирменной печати принимается президентом ОАО "РЖД" на основании предложений, подготавливаемых Департаментом управления делами совместно с причастными подразделениями аппарата управления.
3.4. Заявка на изготовление фирменной печати составляется Департаментом управления делами и направляется в Административно-хозяйственное управление, которое оформляет заказ на изготовление печати полиграфическим (штемпельно-граверным) предприятием.
3.5. На копиях документов, подписанных президентом, первым вице-президентом, старшими вице-президентами и вице-президентами ОАО "РЖД", проставляется при необходимости их факсимиле.
Допускается использование факсимиле при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации или соглашением сторон.
Факсимиле может ставиться на поздравительных и приветственных письмах, а также на других документах, не требующих юридической идентификации.
3.6. Использование факсимиле при оформлении подлинников приказов, распоряжений, протоколов, писем и других организационно-распорядительных документов ОАО "РЖД" не допускается.
3.7. Необходимость изготовления факсимиле президента и вице-президентов ОАО "РЖД" определяется соответственно президентом и вице-президентами ОАО "РЖД".
Заявка на изготовление факсимиле составляется Департаментом управления делами и направляется в Административно-хозяйственное управление, которое оформляет заказ на изготовление факсимиле полиграфическим (штемпельно-граверным) предприятием.

4. Печати и штампы подразделений аппарата управления

4.1. Печать подразделения аппарата управления - это круглая печать диаметром 40 мм, содержащая полное фирменное наименование общества на русском языке "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", наименование подразделения аппарата управления и в центре корпоративный знак (элемент логотипа общества) [РЖД] (приложение N 2). Эта печать является основной печатью подразделения.
4.2. Печать подразделения аппарата управления используется для проставления на документах, требующих заверения подписи руководителя или другого должностного лица подразделения, выступающего от имени этого подразделения.
4.3. Для проставления печати на служебных удостоверениях работников ОАО "РЖД", на документах, удостоверяющих награждение (поощрение) от имени ОАО "РЖД", а также в иных случаях, предусмотренных нормативными документами ОАО "РЖД", используется круглая печать диаметром 25 мм (малая печать ОАО "РЖД"), содержащая полное фирменное наименование общества на русском языке "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", сокращенное фирменное наименование "ОАО "РЖД", его местонахождение "г.Москва" и в центре корпоративный знак "Р, [РЖД] (приложение N 2).
Решение о количестве экземпляров такой печати принимается президентом ОАО "РЖД". Обоснование необходимости изготовления этой печати, а также заявка в Административно-хозяйственное управление на ее изготовление подготавливаются Департаментом управления делами.
4.4. Для заверения копии приказа, распоряжения, протокола, другого организационно-распорядительного документа ОАО "РЖД", с которой изготавливается необходимое количество экземпляров для последующей рассылки адресатам, используется круглая печать диаметром 40 мм, которая содержит полное фирменное наименование общества на русском языке "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", наименование выполняющего эти функции подразделения аппарата управления - "Департамент управления делами" - и в центре слова "Отдел документационного обеспечения" и номер печати (приложение N 3).
Указанной печатью заверяется также каждая копия договора ОАО "РЖД", снимаемая с визового экземпляра для направления соответствующим подразделениям аппарата управления.
4.5. Для заверения копии, снимаемой с хранящегося в архиве ОАО "РЖД" документа, используется круглая печать диаметром 40 мм, которая содержит полное фирменное наименование общества на русском языке "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", наименование выполняющего эти функции подразделения аппарата управления - "Департамент управления делами" - и в центре слова "Отдел архивов".
4.6. Для проставления печати при приеме, передаче и отправлении корреспонденции ОАО "РЖД" используется круглая печать диаметром 40 мм, которая содержит полное фирменное наименование общества на русском языке "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", наименование выполняющего эти функции подразделения аппарата управления - "Департамент управления делами" ив центре слово "Экспедиция".
4.7. Для проставления печати на приходных кассовых ордерах и справках о заработной плате (кроме формы 2-НДФЛ) используется круглая печать диаметром 40 мм, которая содержит полное фирменное наименование общества на русском языке "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", наименование выполняющего эти функции подразделения аппарата управления - "Департамент бухгалтерского учета Бухгалтерской службы" - и в центре слова "Для бухгалтерских документов ОАО "РЖД" и номер печати (приложение N 3).
4.8. Для проставления печати на документах в приемной президента ОАО "РЖД" используется круглая печать диаметром 40 мм, которая содержит полное фирменное наименование общества на русском языке "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", наименование подразделения аппарата управления, в состав которого входит приемная, - "Аппарат президента ОАО "РЖД" - и в центре слова "Приемная президента ОАО "РЖД".
4.9. Для проставления печати на документах в приемной первого вице-президента, старших вице-президентов и вице-президентов ОАО "РЖД" используется треугольная печать, представляющая собой равносторонний треугольник с длиной стороны 40 мм, которая содержит полное наименование общества "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", наименование секретариата вице-президента ОАО "РЖД" (например, "Секретариат первого вице-президента ОАО "РЖД" или "Секретариат старшего вице-президента ОАО "РЖД", или "Секретариат вице-президента ОАО "РЖД") и в центре номер печати, находящейся в пользовании соответствующего секретариата старшего вице-президента и вице-президента ОАО "РЖД".
4.10. Для проставления печати на пропусках, пакетах и в некоторых других случаях при ведении в подразделении аппарата управления внутреннего документооборота могут использоваться иные печати.
Такие печати должны иметь диаметр 40 мм и содержать полное фирменное наименование общества на русском языке "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", наименование соответствующего подразделения аппарата управления и в центре указание предназначения печати - "Для пропусков", "Для пакетов" и т.п.
4.11. Подразделения аппарата управления могут иметь для ведения внутреннего документооборота штампы со словами "Контроль", "В дело" и другие штампы с текстом, указывающим на действия, которые необходимо выполнить в отношении документа.
4.12. Заявка на изготовление печатей и штампов подразделения аппарата управления составляется подразделением и направляется в Административно-хозяйственное управление, которое оформляет заказ на их изготовление полиграфическим (штемпельно-граверным) предприятием. Заявка на изготовление печатей должна быть предварительно согласована с Департаментом управления делами.
Решение о количестве экземпляров печатей и штампов подразделения аппарата управления принимается руководителем соответствующего подразделения.

5. Печати и штампы филиалов

5.1. Печать филиала - это круглая печать диаметром 40 мм, содержащая полное фирменное наименование общества на русском языке "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", полное наименование филиала на русском языке, его местонахождение, основной государственный регистрационный номер общества "ОГРН 1037739877295" и в центре корпоративный знак (элемент логотипа общества) [РЖД] (приложение N 4). Эта печать является основной печатью филиала.
5.2. Печать филиала используется для проставления на документах, требующих заверения подписи его руководителя или других должностных лиц, имеющих право подписи этих документов. Примерный перечень документов, требующих заверения подписи печатью, утверждается руководителем филиала.
Для проставления (при необходимости) печати на документах при ведении в филиале внутреннего документооборота могут использоваться иные печати.
5.3. Необходимость изготовления факсимиле в филиале, порядок его использования, перечень должностных лиц, имеющих право применения факсимиле, и документов, на которых может проставляться факсимиле, определяется руководителем филиала с учетом требований раздела 3 настоящей Инструкции.
5.4. Филиалы могут иметь штампы, необходимые для ведения внутреннего документооборота, с текстом, указывающим на действия, которые необходимо выполнить в отношении документа ("Контроль", "В дело" и др.).
5.5. Решение о количестве экземпляров печатей и штампов филиала принимается руководителем соответствующего филиала.
5.6. Заявка на изготовление печатей и штампов филиала составляется и направляется непосредственно на полиграфическое (штемпельно-граверное) предприятие филиалом.
5.7. Структурные подразделения филиалов могут иметь свои печати и штампы.
Печать структурного подразделения филиала - это круглая печать диаметром 40 мм, содержащая полное наименование общества на русском языке "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", полное наименование филиала на русском языке и в центре полное наименование и местонахождение структурного подразделения филиала (приложение N 4).
5.8. Порядок использования, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов структурных подразделений филиала и составления заявок на их изготовление, а также необходимое количество экземпляров печати устанавливаются руководителем филиала с учетом требований настоящей Инструкции.

6. Печать представительства

6.1. Печать представительства - это круглая печать диаметром 40 мм, содержащая полное фирменное наименование общества на русском языке "Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", полное наименование представительства на русском и английском языках и в центре корпоративный знак (элемент логотипа общества) [РЖД] (приложение N 5).
6.2. Печать представительства используется для проставления на документах, требующих заверения подписи его руководителя.
6.3. Заявка на изготовление печати представительства составляется Департаментом международных связей на основании предложения соответствующего представительства и направляется в Административно-хозяйственное управление, которое оформляет заказ на изготовление печати полиграфическим (штемпельно-граверным) предприятием.

7. Учет и хранение печатей и штампов

7.1. В подразделениях аппарата управления, филиалах и представительствах печати учитываются в журнале учета печатей (приложение N 6), листы которого нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Записи о поступлении, выдаче в пользование, возврате и уничтожении производятся отдельно по каждой печати (каждому экземпляру печати).
7.2. Руководитель подразделения аппарата управления, филиала и представительства назначает работника, который получает изготовленные для соответствующего подразделения (филиала, представительства) печати, ведет журнал учета печатей, записывая данные по каждой печати (каждому экземпляру печати).
Печати выдаются работникам, назначенным руководителем соответствующего подразделения аппарата управления, филиала и представительства ответственными за их использование и сохранность, под расписку в журнале учета печатей.
7.3. Полученная от изготовителя Административно-хозяйственным управлением фирменная печать передается в Департамент управления делами, где в журнале учета печатей записываются данные о каждом экземпляре, если она изготовлена в нескольких экземплярах.
Фирменная печать N 1 находится в Департаменте управления делами. Другие экземпляры фирменной печати могут передаваться Департаментом управления делами подразделениям аппарата управления, которым они необходимы для выполнения от имени ОАО "РЖД" возложенных на них функций. В журнале учета печатей в Департаменте управления делами и в журнале учета печатей в подразделении, которому передан экземпляр фирменной печати, делаются соответствующие записи об этом.
7.4. Фирменная печать, печать подразделений аппарата управления, филиалов и представительств хранятся в металлическом хранилище (сейфе), опечатываемом металлической печатью индивидуального пользования работника, ответственного за использование и сохранность этих печатей.
Иные печати могут храниться в надежно закрываемых (запираемых) и опечатываемых шкафах (ящиках).
Запрещается хранить печати в местах, доступных для лиц, не имеющих права пользоваться печатями.
7.5. В нерабочее время необходимые для пользования печати, за исключением фирменной печати, печати филиала и печати представительства, могут выдаваться дежурному работнику по решению руководителя подразделения аппарата управления, филиала, представительства.
7.6. В период временного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь) работника, ответственного за хранение фирменной печати, печати подразделения аппарата управления, филиала или представительства, а также факсимиле президента и вице-президентов ОАО "РЖД", печати и факсимиле передаются по акту работнику, временно исполняющему такие обязанности (акт утверждается руководителем соответствующего подразделения).
7.7. При переходе на другую работу или увольнении работник должен сдать числящиеся за ним печати другому работнику по решению соответствующего руководителя.
7.8. Наличие в подразделении аппарата управления, филиале и представительстве печатей, правильность их хранения и использования проверяются на реже одного раза в год комиссией из работников этого подразделения (филиала, представительства), образуемой их руководителем.
По результатам проверки составляется акт, в котором отражается положение дел с сохранностью печатей, а также указываются выявленные факты утраты, хищения или порчи печатей, нарушения порядка их хранения и использования.
7.9. При обнаружении фактов утраты, хищения или порчи печатей руководителем подразделения аппарата управления, филиала и представительства в установленном порядке проводится служебное расследование.
7.10. При смене руководителя подразделения аппарата управления, филиала или представительства в акте приема-передачи дел указываются сведения о наличии и передаче печатей.
7.11. Пришедшие в негодность, неиспользуемые, устаревшие и утратившие значение, в том числе в результате прекращения деятельности или реорганизации подразделений ОАО "РЖД", печати подлежат уничтожению в тех подразделениях аппарата управления, филиалах и представительствах, в которых они учитываются.
Об уничтожении печатей составляется акт, который подписывается членами комиссии в составе не менее 3 человек и утверждается руководителем подразделения аппарата управления, филиала или представительства.
В акте об уничтожении печатей указываются наименования печатей, их количество и номера экземпляров, регистрационные номера по журналу учета печатей, способ их уничтожения, а также воспроизводятся оттиски уничтожаемых печатей.
В журнале учета печатей делается отметка об уничтожении печатей.
7.12. Экземпляр фирменной печати, переданный Департаментом управления делами какому-либо подразделению аппарата управления для выполнения возложенных на него функций, который подлежит уничтожению, должен быть возвращен использующим его подразделением аппарата управления в Департамент управления делами.
После уничтожения экземпляра фирменной печати делается соответствующая отметка в журнале учета печатей в Департаменте управления делами.
7.13. Уничтожение металлических печатей производится путем полного спиливания текста или расплавления клише печатей, а мастичных печатей и факсимиле - путем сожжения или измельчения их клише.
7.14. Порядок учета, хранения и уничтожения штампов устанавливается руководителем подразделения аппарата управления, филиала и представительства с учетом особенностей их деятельности и структуры применительно к порядку, установленному настоящей Инструкцией в отношении печатей.
7.15. Журнал учета печатей (с оттисками печатей) и отдельное переходящее дело службы делопроизводства подразделения ОАО "РЖД", в которое подшиваются документы по вопросам изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов (заявки на изготовление, акты проверки наличия печатей, акты об их уничтожении и др.), хранятся в соответствии с требованиями Перечня документов, образующихся в деятельности ОАО "Российские железные дороги", с указанием сроков хранения, утвержденного распоряжением ОАО "РЖД" от 28 декабря 2007 г. N 2474р.

 

Приложение N 1

Фирменная печать ОАО "РЖД"
См. рисунок

 

Приложение N 2

Печать департаментов, управлений и других подразделений в составе аппарата управления ОАО "РЖД"
См. рисунок

 

Приложение N 3

Печать для заверения рассылаемых копий организационно-распорядительных документов ОАО "РЖД"
См. рисунок

 

Приложение N 4

Печать филиалов ОАО "РЖД"
См. рисунок
См. рисунок

 

Приложение N 5

Печать представительства ОАО "РЖД" в иностранном государстве
См. рисунок

 

Приложение N 6

ЖУРНАЛ
учета печатей в Департаменте управления делами
______________________________________
(наименование подразделения ОАО "РЖД")
См. Журнал в MS-Excel