Распоряжение ОАО РЖД от 16.06.2011 N 1311р

ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 16 июня 2011 г. N 1311р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ОРГАНИЗАЦИИ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ЗА ПОЛНОТОЙ И СВОЕВРЕМЕННОСТЬЮ НАЧИСЛЕНИЯ И ВЗЫСКАНИЯ ДОХОДОВ ОТ ГРУЗОВЫХ ПЕРЕВОЗОК И ДРУГИХ ВИДОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ ЦЕНТРА ФИРМЕННОГО ТРАНСПОРТНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ И ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ ДРУГИХ ФИЛИАЛОВ ОАО "РЖД"

В целях исполнения функций контроля за полнотой доходов от грузовых перевозок и других видов деятельности и обеспечения координации взаимодействия Центра фирменного транспортного обслуживания и других филиалов ОАО "РЖД":
1. Утвердить прилагаемый Регламент организации внутреннего контроля за полнотой и своевременностью начисления и взыскания доходов от грузовых перевозок и других видов деятельности в подразделениях Центра фирменного транспортного обслуживания и подразделениях других филиалов ОАО "РЖД",
2. Генеральному директору Центра фирменного транспортного обслуживания Кунаевой Е.А. и руководителям функциональных филиалов ОАО "РЖД", структурные подразделения которых находятся в границах железных дорог, обеспечить организацию внутреннего контроля, осуществляемого ревизорами по контролю доходов Центра фирменного транспортного обслуживания, в соответствии с регламентом, утвержденным настоящим распоряжением.
3. Начальнику Департамента корпоративных финансов Гнедковой О.Э. обеспечить методическое руководство и анализ результатов внутреннего контроля, осуществляемого ревизорами по контролю доходов Центра фирменного транспортного обслуживания.

Первый вице-президент
ОАО "РЖД"
В.Н.Морозов

 

УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО "РЖД"
от 16.06.2011 г. N 1311р

РЕГЛАМЕНТ
ОРГАНИЗАЦИИ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ЗА ПОЛНОТОЙ И СВОЕВРЕМЕННОСТЬЮ НАЧИСЛЕНИЯ И ВЗЫСКАНИЯ ДОХОДОВ ОТ ГРУЗОВЫХ ПЕРЕВОЗОК И ДРУГИХ ВИДОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ ЦЕНТРА ФИРМЕННОГО ТРАНСПОРТНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ И ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ ДРУГИХ ФИЛИАЛОВ ОАО "РЖД"

I Общие положения

1. Настоящий Регламент подготовлен в соответствие с нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными документами ОАО "РЖД".
2. Настоящий Регламент определяет:
основные цели и задачи внутреннего контроля доходов от грузовых перевозок и других видов деятельности подразделений ЦФТО и других филиалов ОАО "РЖД" (далее - внутренний контроль доходов);
подразделения, осуществляющие внутренний контроль доходов;
основные методы выполнения задач, поставленных перед подразделениями, осуществляющими внутренний контроль доходов от грузовых перевозок и других видов деятельности;
права и обязанности лиц, осуществляющих внутренний контроль доходов, а также руководителей проверяемых филиалов ОАО "РЖД";
порядок взаимодействия подразделений, осуществляющих внутренний контроль доходов, с другими структурными подразделениями филиалов ОАО "РЖД" по вопросам организации внутреннего контроля за полнотой и своевременностью начисления и взыскания доходов в соответствии с настоящим Регламентом,
3. Действие настоящего Регламента распространяется на всех работников структурных подразделений ЦФТО и других филиалов ОАО "РЖД" (далее - подразделения филиалов ОАО "РЖД"), деятельность которых связана с формированием и получением доходов от грузовых перевозок и прочих услуг.
4. В целях настоящего Регламента объектом проверки являются доходы от грузовых перевозок и связанных с ними услуг (работ), в том числе от услуг предоставления локомотивной тяги и железнодорожной инфраструктуры, аренды подвижного состава, в подразделениях филиалов ОАО "РЖД" (ЦФТО, ЦД, ЦМ, ЦДРП, ЦДРВ, ЦТ, железных дорог).

II. Основные цели и задачи внутреннего контроля доходов.

5. Внутренний контроль доходов организуется в целях: повышения эффективности деятельности подразделений филиалов ОАО "РЖД"; выявления, исправления и предотвращения ошибок и нарушений в полноте и своевременности начисления и взыскания доходов от грузовых перевозок и других видов деятельности подразделений филиалов ОАО "РЖД".
6. Внутренний контроль доходов осуществляется территориальными отделами ревизий ЦФТО (далее - контрольные подразделения), которые функционально подчинены генеральному директору ЦФТО или, по указанию генерального директора ЦФТО, первому заместителю (далее - руководители ЦФТО) и независимы при выполнении своих функциональных обязанностей от руководителей подразделений ЦФТО и проверяемых структурных подразделений.
7. Основными задачами внутреннего контроля доходов являются:
контроль полноты и своевременности начисления и взыскания доходов от грузовых перевозок и других видов деятельности в подразделениях филиалов ОАО "РЖД";
выявление финансовых резервов, предупреждение финансовых и налоговых рисков;
контроль сохранности бланков строгой отчетности;
исключение нарушений нормативных правовых актов Российской Федерации, а также нормативных документов ОАО "РЖД", регламентирующих порядок начисления и взыскания доходов от грузовых перевозок и других видов деятельности подразделений филиалов ОАО "РЖД";
контроль правильности оформления и своевременности предоставления первичной учетной и финансовой коммерческой документации для последующих расчетов за выполненные работы (оказанные услуги);
контроль полноты, своевременности и достоверности отражения данных в первичных учетных документах для бухгалтерского и налогового учета, организации финансового учета, подготовки отчетности;
внесение предложений по совершенствованию организации взаимодействия подразделений филиалов ОАО "РЖД", расположенных в границах железной дороги, при формировании доходных поступлений от грузовых перевозок и прочих услуг, а также технологических процессов обработки перевозочных и иных финансовых документов;
осуществление контроля за своевременным и полным устранением выявленных нарушений и недостатков.
Выполнение поставленных задач достигается процессами проведения соответствующих проверок, подготовки рекомендаций и контроля выполнения мероприятий по результатам данных проверок.

III. Полномочия и ответственность работников контрольных подразделений

8. Функции, возлагаемые на работников контрольных подразделений, определяются должностной инструкцией ревизора по контролю доходов ЦФТО, настоящим Регламентом, положением о контрольном подразделении, а также нормативными документами ОАО "РЖД".
9. Работники контрольных подразделений в ходе проведения проверок имеют право:
привлекать в соответствие с распоряжениями руководителей ОАО "РЖД" или по согласованию с руководителями филиалов ОАО "РЖД" для участия в проверках работников подразделений других филиалов ОАО "РЖД";
беспрепятственного доступа к производственным и служебным помещениям, относящимся к вопросам проверок;
запрашивать от материально-ответственных и других должностных лиц подразделений филиалов ОАО "РЖД" устные и письменные объяснения, относящиеся к вопросам проверок;
доступа к информационным ресурсам и базам программного обеспечения по вопросам проверок под установленными для работников контрольных подразделений паролями и именами;
использовать для служебных целей имеющийся автотранспорт, оргтехнику и средства связи ОАО "РЖД".
10. Информация и документы, запрашиваемые в процессе проверок работниками контрольных подразделений, должны предоставляться в течение рабочего дня и по установленной ими форме (устные и письменные объяснения, электронные файлы баз данных, первичные документы и их копии, сводные регистры и т.д.) под роспись. Работниками контрольных подразделений могут устанавливаться и другие, более длительные, сроки предоставления информации или документов.
Запрос о предоставлении информации подписывает руководитель проверки.
В случае непредставления, несвоевременного представления информации, либо ее представления не в полном объеме или не по установленной форме руководитель проверки составляет акт о непредставлении информации (ограничении доступа). Акт составляется при наличии соответствующего письменного запроса на представление информации и подписывается руководителем проверки, запросившим информацию, и руководителем проверяемого подразделения филиала ОАО "РЖД". В случае отказа руководителя проверяемого подразделения филиала ОАО "РЖД" от подписания акта руководитель проверки делает соответствующее примечание в акте. Акт прикладывается к отчету (акту) о результатах проверки.
Обо всех случаях отказа руководителя проверяемого подразделения филиала ОАО "РЖД" от предоставления информации и документов, руководитель проверки докладывает начальнику контрольного подразделения, который далее извещает руководителя вышестоящего подразделения филиала.
В случае необходимости (при возникновении последствий негативно влияющих на проведение проверки (например: увеличение сроков проведения проверки и др.) начальник контрольного подразделениях докладывает о фактах отказов начальнику отдела ревизий ЦФТО. Начальник отдела ревизий ЦФТО доводит данную информацию до руководителя ЦФТО, который принимает решение в соответствие с их полномочиями. Информация по указанным случаям, также направляется руководителю филиала ОАО "РЖД", в состав которого входит проверяемое подразделения.
11. Работники контрольных подразделений обязаны:
руководствоваться нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также нормативными документами ОАО "РЖД";
предоставлять установленным порядком начальнику контрольного подразделения информацию обо всех фактах выявления потерь доходов, недополученных денежных средств, других нарушениях и злоупотреблениях, а также обо всех фактах ограничения допуска и доступа (непредставление информации, ограничение доступа при проверке и т.д.);
обеспечить сохранность документов, полученных в процессе подготовки и проведения проверок, и их возврат;
не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, а также иную конфиденциальную информацию, полученную в процессе выполнения своих должностных обязанностей.

IV. Планирование и проведение проверок

12. Для выполнения поставленных задач внутреннего контроля доходов составляются квартальные планы проведения проверок, утверждаемые руководителем ЦФТО. Кроме плановых проверок по распоряжению (указанию) руководителя ЦФТО проводятся внеплановые проверки (инициируемые фискальными органами, руководителями ОАО "РЖД", руководителями филиалов ОАО "РЖД" и подразделений филиалов ОАО "РЖД"). О проведении внеплановой проверки в адрес начальников контрольных подразделений дается факсограмма за подписью руководителя ЦФТО, а также начальником отдела ревизий ЦФТО информируются руководители филиалов ОАО "РЖД", в подразделениях которых будет проводиться проверка.
13. Планирование проверок должно осуществляться таким образом, что бы каждое подразделение филиала ОАО "РЖД" охватывалось комплексной проверкой не менее одного раза в год, по возможности проверки совмещались с проверками других контрольных подразделений ОАО "РЖД", в частности проведением коммерческих ревизий соответствующими работниками подразделений ЦД.
14. Квартальные планы являются основанием для проведения проверок в соответствующем периоде.
15. Квартальные планы проверок разрабатываются контрольными подразделениями, предоставляются в отдел ревизии ЦФТО и утверждаются не менее чем за 10 дней до начала планируемого квартала, с информированием руководителей филиалов, подразделения которых подлежат проверке.
При разработке квартальных планов проверок учитываются:
- решения совета директоров и правления ОАО "РЖД", а также распоряжения ОАО "РЖД" по вопросам формирования доходов от грузовых перевозок и других видов деятельности филиалов ОАО "РЖД";
- требования президента и вице-президентов ОАО "РЖД";
- предложения руководителей департаментов и филиалов ОАО "РЖД"
- предложения руководителей подразделений филиалов ОАО "РЖД" (в том числе планируемые сроки проведения ревизий коммерческой работы) по проверке их структурных подразделений, расположенных в границах железных дорог. Указанные предложения учитываются при планировании в случаях их поступления в территориальный отдел ревизии ЦФТО не позднее, чем за 20 дней до начала планируемого квартала;
- результаты анализов нарушений, выявленных собственными проверками, проверками других контрольных подразделений ОАО "РЖД" (Центра "Желдорконтроль", РЦБЗ), внешних надзорных органов, внешних аудиторов и др.;
- данные контроля выполнения мероприятий по результатам ранее проведенных проверок;
- случаи, оговоренные пунктом 22 данного Регламента.
Планируемые сроки проведения проверок должны определяться с учетом объема предстоящих работ, особенностей объекта проверки и примерных сроков, указанных в приложении N 1 к настоящему Регламенту. Предельный срок проведения проверки, включая оформление ее результатов, не должен превышать 30 календарных дней (без учета времени, указанного в пункте 31 настоящего Регламента, а также времени на путь следования к месту проведения проверки и обратно). Увеличение сроков проведения проверки допускается только с разрешения руководителя ЦФТО при обязательном информировании руководителей филиалов ОАО "РЖД", в подразделениях которых проводится проверка.
Период, подлежащий плановой проверке, определяется со дня окончания проведения предыдущей плановой проверки по день начала очередной проверки.
При проведении внеплановых проверок подлежащий проверке временной период устанавливается инициатором проведения проверки.
Квартальные планы проверок оформляются по форме, указанной в приложении N 2 к настоящему Регламенту.
Выписки из утвержденных квартальных планов проверок, в части проверок подразделений филиалов ОАО "РЖД", находящихся в границах железных дорог, направляются руководителям соответствующих филиалов ОАО "РЖД" не позднее начала планируемого квартала, копии утвержденных квартальных планов проверок ЦФТО представляет в Департамент корпоративных финансов.
16. На основании утвержденного квартального плана проверок или распоряжения (указания) о проведении внеплановых проверок (в соответствии с п. 12 настоящего Регламента), для проведения проверки начальником контрольного подразделения назначается руководитель проверки, до которого доводятся цели и задачи проверки, определяется количественный состав проверяющей группы, а также утверждается программа проверки.
Программа проверки составляется и утверждается по форме, указанной в приложении N 3 к настоящему Регламенту.
17. При получении задания руководитель проверки осуществляет подготовку к предстоящей проверке, в ходе которой:
изучает результаты предыдущих проверок, а также данные контроля выполнения мероприятий по результатам предыдущих проверок;
запрашивает у руководителей структурных подразделений филиалов ОАО "РЖД" материалы, необходимые для качественной подготовки к проверке (при необходимости либо если проверка не носит внезапный характер);
изучает нормативные правовые акты Российской Федерации, нормативные документы ОАО "РЖД" и формирует перечень документов, исполнение которых подлежит проверке;
составляет программу проверки и утверждает ее у начальника контрольного подразделения. При составлении программы проверки могут использоваться рекомендации и методические материалы Департамента корпоративных финансов;
доводит под роспись программу проверки до ответственных исполнителей (участников проверяющей группы). При необходимости членам проверяющей группы могут быть выданы выписки из программы проверки в части их касающейся.
18. На основании утвержденной программы проверки руководитель проверки подготавливает уведомление о проведении проверки отдельно на каждый проверяемый объект по форме, указанной в приложении N 4 к настоящему Регламенту. Уведомление о проведении проверки подписывается начальником контрольного подразделения.
Уведомление о проведении проверки, в т.ч. внеплановой, и сформированный перечень документов, необходимых для ее проведения, передаются руководителю структурного подразделения филиала ОАО "РЖД" за 1 день до начала проверки либо с началом проверки. Копия уведомления может быть направлена руководителю соответствующего подразделения филиала ОАО "РЖД", структурное подразделение которого подлежит проверке.
В отдельных случаях и по усмотрению руководителя проверки уведомление может быть направлено телеграфом, электронной почтой либо по факсу.
В ходе проверки перечень документов, необходимых для более качественного проведения проверки, руководителем проверки может дополняться либо сокращаться.
19. При получении уведомления о проведении проверки руководитель подразделения филиала ОАО "РЖД" обязан создать условия, обеспечивающие полное и качественное выполнение программы проверки, включающие:
предоставление лицам, осуществляющим проверку, необходимой документации, рабочих помещений, средств связи и оргтехники, имеющегося служебного транспорта для выполнения работ, связанных с проведением проверки и оформлением ее результатов, создание условий для обеспечения сохранности рабочих материалов. При выполнении данных условий необходимо исключить или минимизировать факторы влияния на технологию и организацию работы подразделения;
обеспечение беспрепятственного допуска работников, осуществляющих проверку, на территорию подразделения филиала ОАО "РЖД", а также в производственные и служебные помещения, доступа по вопросам проверок к отраслевым информационным ресурсам и программным продуктам ОАО "РЖД";
обеспечение присутствия на рабочих местах работников структурных подразделений филиалов ОАО "РЖД", отвечающих за проверяемые виды деятельности;
другие вопросы, относящиеся к проверке.
Требования руководителя проверки, касающиеся проведения проверки, являются обязательными для работников подразделений филиалов ОАО "РЖД".
20. Руководитель ЦФТО вправе приостановить проведение проверки.
Приостановление и возобновление проведения проверки принимается на основании решения руководителя ЦФТО и оформляется уведомлением о приостановлении (возобновлении) проведения проверки по форме, указанной в приложении N 5 к настоящему Регламенту.
Общий срок приостановления проведения проверки не может превышать одного месяца.
На период приостановления проведения проверки проверяемому подразделению возвращаются все подлинники истребованных при проведении проверки документов.
В ходе проверки изменение состава проверяющей группы не допускается. В исключительных случаях (болезнь, увольнение и другие уважительные причины) изменение состава проверяющей группы производится начальником контрольного подразделения с письменным уведомлением руководителя проверяемого подразделения.
21. При выявлении нарушения с признаками злоупотреблений, информация по которому в документальных или информационных ресурсах может быть уничтожена (искажена), а также в случаях необходимости принятия срочных мер по устранению выявленных фактов нарушений или привлечению к ответственности виновных лиц, руководитель проверки обязан, не дожидаясь окончания проверки, составить промежуточный акт о выявленном нарушении и получить объяснения должностных лиц.
Одновременно руководителем проверки информируется начальник контрольного подразделения, который при необходимости доводит данную информацию до начальника отдела ревизии ЦФТО, а также до руководителя подразделения филиала ОАО "РЖД", структурное подразделение которого проверяется.
Промежуточный акт является двухсторонним документом, составляется и подписывается совместно с соответствующим должностным лицом проверяемого подразделения в суточный срок. В последующем промежуточный акт прилагается к основному отчету о результатах проверки. При несогласии с фактами и обстоятельствами, изложенными в промежуточном акте, должностное лицо проверяемого подразделения обязано подписать промежуточный акт с замечаниями и предоставить замечания в суточный срок.
22. Если при проведении проверок у участников проверяющей группы возникает необходимость получения информации о деятельности проверяемого подразделения по вопросам, касающимся правильности и полноты формирования доходов от грузовых перевозок и других видов деятельности, связанной с подразделениями филиалов ОАО "РЖД", не включенных в программу проверки, руководителем проверки могут быть истребованы необходимые документы у этих подразделений филиалов ОАО "РЖД" на основании письменного запроса.
В случае недостаточности информации, полученной от подразделения филиала ОАО "РЖД", не включенного в программу проверки, или расхождения данных с предоставленными проверяемым подразделением филиала ОАО "РЖД", в подразделении филиала ОАО "РЖД", не включенного в программу проверки, может быть проведена внеплановая проверка (встречная проверка).
Для проведения встречной проверки на имя руководителя подлежащего встречной проверке подразделения филиала ОАО "РЖД" направляется письмо за подписью начальника контрольного подразделения.
Проведение встречной проверки или несвоевременное предоставление информации подразделениями филиалов ОАО "РЖД", не включенных в программу проверки, не должно нарушать установленных для проведения проверки сроков.
При отсутствии на момент окончания проверки затребованной от других подразделений филиалов ОАО "РЖД" информации или результатов встречной проверки руководителем проверки может быть принято решение об исключении вопросов или результатов проверки, требующих уточнения или дополнительного расследования, из программы проверки и переносе срока их проверки на другой период.
23. Выводы и предложения по устранению нарушений, сформированные членами проверяющей группы, до завершения проверки на местах должны быть обсуждены с руководителем проверяемого подразделения филиала ОАО "РЖД". Обсуждение выводов и предложений производится на предмет их обоснованности и достаточности доказательной базы.
24. Руководитель проверки и участники проверяющей группы обязаны соблюдать государственную и коммерческую тайну и обеспечить конфиденциальность информации, полученной в процессе проверки.
Материалы проверки могут передаваться третьим лицам в соответствии с приказом ОАО "РЖД" от 27.12.2004 N 240 "О порядке обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну".
25. Порядок проведения проверок предусматривается в соответствующих инструкциях, методических пособиях и рекомендациях по контролю доходов от грузовых перевозок и других видов деятельности, разработанных департаментами и филиалами ОАО "РЖД" и утвержденных в установленном в ОАО "РЖД" порядке.

V. Оформление результатов проверок и принятие мер к устранению выявленных нарушений и недостатков

26. По результатам проведенной проверки составляется отчет о результатах проверки.
Отчет о результатах проверки составляется в количестве экземпляров, достаточном для предоставления начальнику контрольного подразделения, руководителю подразделения, в котором проводилась проверка, а также руководителю вышестоящего филиала ОАО "РЖД" либо подразделения, в подчинении которого находится проверенное подразделение.
27. Отчет о результатах проверки должен содержать следующую информацию:
цель проверки;
период проведения проверки;
проверяемый период;
состав проверяющей группы;
документально подтвержденные факты выявленных нарушений нормативных и правовых актов Российской Федерации, а также нормативных документов ОАО "РЖД", включающие:
а) ссылки на нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативные документы ОАО "РЖД", которые были нарушены;
б) размер установленных нарушений (размер однотипных нарушений суммируется, а их виды отражаются в приложениях к отчету о результатах проверки в порядке, определенном настоящим Регламентом. В отчете о результатах проверки указывается размер устраненных и возмещенных в ходе проверки нарушений, а также подлежащий устранению (возмещению) по результатам проверки и т.п.);
в) выполнение ранее утвержденных мероприятий по устранению нарушений и недостатков, выявленных предыдущими проверками;
г) оценка рисков и потерь:
скрытые резервы, позволяющие увеличить доходы;
выявленные риски;
положительный опыт работы;
ограничения, возникающие в процессе проведения проверки.
При классификации нарушений, включенных в отчет (акт) о результатах проверки, следует использовать методики, применяемые Центром "Желдорконтроль", осуществляющим, в соответствии с функциональной стратегией построения единой системы внутреннего аудита и контроля в холдинге "РЖД", разработку внутрикорпоративных стандартов аудита и контроля.
28. В заключительной части отчета о результатах проверки отражаются выводы и предложения. В выводах отражаются в обобщенном виде системные и наиболее существенные нарушения и недостатки, выявленные в ходе проверки, положительный опыт в организации финансово-хозяйственной деятельности, выполнение мероприятий, разработанных по результатам предыдущих проверок.
Выводы должны быть сформированы с учетом цели, поставленной перед проверкой, и основываться на документально подтвержденных фактах выявленных нарушений нормативных и правовых актов Российской Федерации, а также нормативных документов ОАО "РЖД".
Предложения, предоставляемые руководителями подразделений филиалов ОАО "РЖД" по результатам проверки, должны содержать конкретные меры по устранению выявленных недостатков, нарушений и рисков с указанием сроков их исполнения. Они должны быть направлены на повышение доходности от грузовых перевозок и других видов деятельности.
К отчету о результатах проверки прилагаются соответствующие расшифровки выявленных проверкой нарушений по формам, согласованным с Департаментом корпоративных финансов.
29. Отчет (акт) о результатах проверки должен быть кратким, не загроможденным описанием структур подразделения филиала ОАО "РЖД", а также многочисленными цифрами и данными, по которым невозможно оценить работу проверяемых подразделений ОАО "РЖД". Каждая цифра, каждое предложение должны нести определенное смысловое значение.
Отчет (акт) о результатах проверки должен составляться с соблюдением объективности, точности описания выявленных фактов нарушений и недостатков, со ссылкой на соответствующие документы и материалы, нормативные и правовые акты Российской Федерации, нормативные документы ОАО "РЖД".
Не допускается включение в отчет (акт) о результатах проверки различного рода выводов и предположений, не подтвержденных документами, а также сведений из следственных материалов и ссылок на показания работников ОАО "РЖД", в том числе полученных от следственных органов.
Отчет (акт) о результатах проверки не должен содержать правовую квалификацию и оценку деятельности руководителей и работников подразделений филиалов ОАО "РЖД".
Выявленные факты массовых нарушений сводятся в таблицы (ведомости), прилагаемые к отчету о результатах проверки, а в тексте отчета о результатах проверки приводятся только итоговые данные и содержание этих нарушений со ссылкой на соответствующие приложения.
Таблицы (ведомости) должны быть подписаны проверяющим и работником подразделения филиала ОАО "РЖД", отвечающим за проверяемый вид деятельности.
При наличии материалов встречной проверки они включаются в основной отчет о результатах проверки. Отчет (акт) о результатах встречной проверки прилагается к основному отчету о результатах проверки.
Материалы инвентаризации денежных средств, полученных подразделениями филиалов ОАО "РЖД" в качестве оплаты за грузовые перевозки и другие виды деятельности, и бланков строгой отчетности (перевозочные документы, квитанции разного сбора) оформляются соответствующими инвентаризационными описями, прилагаемыми к отчету (акту) о результатах проверки.
30. Отчет (акт) о результатах проверки подписывается руководителем проверки и вручается под расписку руководителю проверенного подразделения ЦФТО и (или) подразделения другого филиала ОАО "РЖД" для ознакомления и подписания.
Время на ознакомление и подписание отчета о результатах проверки не должно превышать 3 рабочих дней со дня его получения указанными руководителями.
В случае несогласия с отраженными в отчете (акте) о результатах проверки фактами и выводами руководитель проверенного подразделения филиала ОАО "РЖД" должен подписать отчет (акт) о результатах проверки с возражениями (протокол разногласий) и приложить письменные доказательства (подтверждающие документы) своей позиции, являющиеся впоследствии неотъемлемой частью отчета (акта) о результатах проверки.
Письменные доказательства позиции руководителя проверенного подразделения филиала ОАО "РЖД" должны основываться на нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных документах ОАО "РЖД".
Руководитель проверки рассматривает обоснованность указанных возражений и дает по ним письменное заключение в течение трех рабочих дней.
В случае отказа руководителя проверенного подразделения подписать или получить отчет (акт) о результатах проверки руководитель проверки в конце отчета (акта) о результатах проверки производит запись об его ознакомлении с отчетом (актом) о результатах проверки и отказе от подписи или получении отчета (акта).
31. На основании отчета о результатах проверки и возражений (при их наличии) руководителя проверенного подразделения филиала ОАО "РЖД" руководитель проверки подготавливает и направляет служебную записку на имя начальника контрольного подразделения, отражающую основные результаты проверки (откорректированные в случае согласования разногласий) и неурегулированные разногласия.
Копия служебной записки в 3-х суточный срок направляется руководителю проверенного подразделения и вышестоящего подразделения филиала ОАО "РЖД", в непосредственном подчинении которого находится проверенное подразделение.
Для разрешения неурегулированных разногласий начальником контрольного подразделения совместно с руководителем вышестоящего подразделения филиала ОАО "РЖД" проводится разбор с привлечением в случае необходимости специалистов других филиалов ОАО "РЖД". В случае не разрешения разногласий материал направляется руководителям причастных филиалов ОАО "РЖД".
32. Руководитель проверенного подразделения филиала ОАО "РЖД" организует рассмотрение результатов проверки с участием ответственных должностных лиц.
В процессе рассмотрения результатов проверки утверждаются мероприятия, которые необходимо провести для выполнения указанных в отчете (акте) о результатах проверки предложений по устранению нарушений и недостатков, назначаются ответственные лица за своевременное и полное выполнение предложений.
33. Указанные мероприятия утверждаются руководителем подразделения филиала ОАО "РЖД" в течение 10 дней с момента подписания отчета о результатах проверки.
Мероприятия по устранению нарушений и недостатков, выявленных проверкой, оформляются в соответствие с порядком, определяемым нормативными документами ОАО "РЖД".
Разработанные и утвержденные мероприятия по устранению нарушений и недостатков, выявленных проверкой, направляются в адрес начальника контрольного подразделения не позднее следующего дня после их утверждения. К утвержденным мероприятиям прилагаются другие организационные документы подразделений по рассмотрению материалов проверки.
Руководитель проверенного подразделения филиала ОАО "РЖД" обеспечивает и несет ответственность за выполнение утвержденных им мероприятий по устранению нарушений и недостатков, выявленных проверкой.

VI. Контроль выполнения мероприятий по устранению нарушений и недостатков, выявленных в ходе проверок

34. Руководитель проверенного подразделения филиала ОАО "РЖД" в установленный срок предоставляет в контрольное подразделение отчет о выполнении мероприятий по устранению нарушений и недостатков, выявленных проверкой, оформленный в соответствии с порядком, установленным нормативными документами ОАО "РЖД".
В случае, если по каким-либо причинам мероприятия в установленные сроки не выполнены, руководитель проверенного подразделения филиала ОАО "РЖД" должен представить письменную информацию, отражающую причины невыполнения, а также новый планируемый обоснованный срок выполнения указанных мероприятий.
Руководитель проверенного подразделения филиала ОАО "РЖД" несет персональную ответственность за достоверность информации, предоставляемой в контрольное подразделение.
На основании полученных материалов по внеплановым проверкам и по итогам выполнения квартального плана проверок начальник контрольного подразделения готовит и направляет в ЦФТО в установленные данным Регламентом сроки отчетность по результатам проверки и о выполнении мероприятий по устранению недостатков.
35. Руководители филиалов (подразделений филиалов) ОАО "РЖД" могут давать свои предложения для проведения внеплановых проверок выполнения мероприятий по устранению нарушений и недостатков, выявленных ранее проведенными проверками. В процессе данных проверок оценивается:
своевременность и полнота выполнения мероприятий;
причины невыполнения мероприятий;
эффективность разработанных и выполненных мероприятий;
достоверность информации, предоставляемой руководителями проверенных подразделений филиалов ОАО "РЖД" в отношении выполнения мероприятий.
Результаты проверок оформляются и доводятся до соответствующих должностных лиц в соответствии с порядком, определенным в разделе V настоящего Регламента.

VII. Порядок представления отчетности

36. Начальник контрольного подразделения в срок:
до 20 числа текущего месяца предоставляет в отдел ревизий ЦФТО краткую оперативную справку о результатах проверок, проведенных за прошедший отчетный месяц, и мерах, принятых/не принятых по устранению нарушений, для последующего доклада руководителю ЦФТО;
до 20 числа месяца, следующего за истекшим кварталом, предоставляет в отдел ревизий ЦФТО отчетность по установленной форме о результатах внутреннего контроля доходов за отчетный квартал года.
37. Начальник отдела ревизий ЦФТО ежеквартально докладывает руководителям ЦФТО о выполнении квартального плана проверок, о результатах проверок, а также степени устранения выявленных нарушений и недостатков.
38. Выписки из указанных докладов в части проверок находящихся в границах железных дорог подразделений филиалов ОАО "РЖД" направляются руководителям этих филиалов не позднее 30 дней со дня окончания отчетного квартала.
39. Отдел ревизии ЦФТО по требованию Департамента корпоративных финансов представляет отчетность по проведенным проверкам и другую информацию, касающуюся практической работы по организации внутреннего контроля доходов.
40. Состав, сроки предоставления и содержание отчетности (информации) доводятся Департаментом корпоративных финансов до начальника отдела ревизий ЦФТО.

 

Приложение N 1

Примерные сроки на проведение проверок полноты и своевременности начисления и взыскания доходов от грузовых перевозок и других видов деятельности структурных подразделений филиалов ОАО "РЖД"

  N 
п/п

       Наименование Хозяйства и структурного подразделения      

   Время на  
проверку  
(в чел./дн.)

  1 

Проверка полноты учета доходов от грузовых перевозок и от       
оказания услуг от использования инфраструктуры и локомотивной   
тяги, в том числе:                                              

 

 

станции внеклассные и 1 класса                                  

     10-15   

станции 2-3 класса                                              

      5-7    

 

станции 4 - 5 класса                                            

      2-3    

АФТО, ЛАФТО                                                     

      5-15   

 

ТЦФТО (отделы)                                                  

       15    

 

Проверка склада бланков строгого учета                          

     15-20   

 

Локомотивное хозяйство (ТЧэ, ТЧр, моторвагонное депо)           

      5-10   

 

Вагонное хозяйство (ВЧДэ, ВЧДр) при наличии ППС и ППВ           

     10-20   

 

Дирекция по управлению терминально-складским комплексом (ДМ, МЧ,
МЧУ)                                                            

     10-20   

 

Хозяйство пути (ПЧ, ПМС, РСП)                                    

      2-5    

 

                                                       Приложение N 2

                                                            УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЦФТО
_______________________________
(первый заместитель)
___________ "___" _____ 20__ г.
(подпись)


 

ПЛАН
проведения проверок _________________ отдела ревизий ЦФТО
на _____ квартал 20__ г.

 

 N
п/п

   Наименование 
подразделения 
филиала ОАО "РЖД"

Виды проверок
(комплексная,
тематическая)

Проверяемый
период  

 Количество
чел./дней на
проверку 

          Время проведения          

Примечание

  предыдущей комплексной
проверки (подразделение
ОАО "РЖД" ее проводившее)

планируемой
проверки 

 1

        2       

      3     

     4    

      5    

            6           

     7    

    8    

                                            I. По контролю доходов                                          

                                       Структурные подразделения ЦФТО                                       

 

                                  Структурные подразделения других филиалов                                 

 

 

 

        Начальник __________отдела ревизий ЦФТО _________________
(подпись, дата)

 

Порядок заполнения отдельных граф плана проведения проверок

По графе 2 отражаются структурные подразделения филиала ОАО "РЖД", подлежащие проверке.
В графе 3 под комплексной проверкой понимается проверка всех основных вопросов (под тематической - проверка по отдельным направлениям или конкретным вопросам) по контролю доходов от грузовых перевозок и других видов деятельности.
По графе 4 указывается период времени, за который проводится проверка (например: с апреля 2009 г. по январь 2010 г.).
По графе 5 при определении человеко-дней на проверку в расчет принимаются календарные дни.
В графах 6 и 7 отражаются месяцы начала проведенных предыдущих проверок, подразделение ОАО "РЖД", проводившее проверку, а также месяцы начала планируемых проверок соответственно (например: в графе 6 указывается время предыдущей проверки "апрель 2009 г. ", (проводил Центр "Желдорконтроль"), в графе 7 время планируемой проверки контрольным подразделением "февраль 2010 г. " и т.д.).
Графа 8 заполняется в случае привлечения специалистов других служб филиалов ОАО "РЖД", а также при наличии фактов, которые могут повлиять на выполнение плана проверок.

 

                                                       Приложение N 3

                                                            УТВЕРЖДАЮ
Начальник __________ отдела ревизий ЦФТО
________________________________________
(подпись)
"___"____________20__ г.

Программа проверки _________________________________________________
(наименование подразделения филиала ОАО "РЖД")

Основание:_________________________
Цель проверки:_____________________
Период проверки:___________________
Проверяемый период:________________
Состав проверяющей группы:
руководитель проверки:_____________
члены проверяющей группы:__________

  N 
п/п

Вопросы проверки

   Ответственный   
исполнитель    

  Подпись 

    Сроки   
проверки  

 1  

        2       

         3         

     4    

      5     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

          Руководитель проверки __________________________
(подпись, дата)


 

Порядок заполнения отдельных граф программы проверки

По графе 2 "Вопросы проверки" отражаются вопросы, которые необходимо проверить для достижения цели, поставленной перед проверкой (например, если целью является проверка железнодорожной станции, то одними из вопросов проверки могут быть: Полнота учета простоя вагонов на путях станции и путях необщего пользования; Своевременность уведомления грузополучателей о прибытии груза; Достоверность внесения в договоры информации о принадлежности пути необщего пользования и группы подъездного пути, и т.д. Если проверка ЛАФТО, то: полнота и своевременность начисления причитающихся ОАО "РЖД" доходов; Правильность и правомерность применения тарифных руководств и договорных тарифов, и т.д.).

 

Приложение N 4

Кому_______________

Уведомление о проведении проверки

В соответствии с планом проверок ___________ отдела ревизии ЦФТО на __ квартал 20__г. (факсограмма, приказ руководителя ЦФТО о проведении внеплановой проверки от "__"______ 20__г. N_____) в период с "__" _____ по "__" _____ 20__ г. будет проводиться проверка
______________________________________________
(наименование подразделения филиала ОАО "РЖД")

Цель проверки:_________________
Вопросы проверки:______________
Проверяемый период:____________

Состав группы:
руководитель проверки:___________________________
члены проверяющей группы:________________________________________________
_________________________________________________________________________

Прошу обеспечить условия, необходимые для проведения проверки в соответствии с Регламентом организации внутреннего контроля за полнотой и своевременностью начисления и взыскания доходов от грузовых перевозок и других видов деятельности в подразделениях Центра фирменного транспортного обслуживания и подразделениях других филиалов ОАО "РЖД", утвержденным распоряжением ОАО "РЖД" от _____ 2011 г. N ___

 

     Начальник _____________ отдела ревизии ЦФТО _______________
м.п.                          (подпись, дата)

 

Приложение N 5

Кому_______________

 

Уведомление о приостановлении (возобновлении) проведения проверки

В соответствии с указанием руководителя ЦФТО (факсограмма, приказ) от "__" _____ 20__г. N ______ в период с "__"_____ по "__"_____ 20__г. приостанавливается (возобновляется) проверка
______________________________________________
(наименование подразделения филиала ОАО "РЖД")

Цель проверки:____________________
Вопросы проверки:_________________
Проверяемый период:_______________
Состав группы:____________________
руководитель проверки:___________________________________________________
члены проверяющей группы:________________________________________________
_________________________________________________________________________

 

Прошу обеспечить условия, необходимые для проведения проверки в соответствии с Регламентом организации внутреннего контроля за полнотой и своевременностью начисления и взыскания доходов от грузовых перевозок и других видов деятельности в подразделениях Центра фирменного транспортного обслуживания и подразделениях других филиалов ОАО "РЖД", утвержденным распоряжением ОАО "РЖД" от ______ 2011 г. N _____

 

     Начальник _____________ отдела ревизии ЦФТО _______________
м.п.                          (подпись, дата)