ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА ИМУЩЕСТВА И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ, ПЛАНИРОВАНИЮ, ФИНАНСИРОВАНИЮ И ФОРМИРОВАНИЮ ОТЧЕТНОСТИ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВ ОАО "РЖД" В ИНОСТРАННЫХ ГОСУДАРСТВАХ от 30 ноября 2011 г. N 177 (часть 3)

по подстатье "арендные платежи офисных помещений" - на аренду офисных помещений и мест для стоянки автомобилей представительств на основании соответствующих договоров аренды. Изменение арендной платы на планируемый год по сравнению с фактически уплачиваемой суммой должно быть обосновано (отказ от аренды, пересмотр условий аренды с указанием причин пересмотра, новой арендной платы и срока, с которого она вводится).
Все договоры и дополнительные соглашения к ним по найму офисных помещений представительств, переведенные на русский язык, должны быть согласованы с Департаментом международного сотрудничества, Департаментом бухгалтерского учета и Департаментом корпоративных финансов и представлены в Департамент бухгалтерского учета и Департамент корпоративных финансов;
по подстатье "командировочные расходы" - на расходы в иностранной валюте, связанные с командированием работников представительств с постоянного места работы, в том числе на выплату суточных за время нахождения в командировке, оплату проезда к месту командирования и обратно, найма жилого помещения в месте командирования.
Постоянным местом работы считается место нахождения представительства ОАО "РЖД" в иностранном государстве.
Возмещение расходов, связанных с командировкой, осуществляется в соответствии с Положением о порядке и размерах возмещения командировочных и представительских расходов, выдачи подотчетных сумм, представлении авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников аппарата управления ОАО "РЖД", утвержденным приказом ОАО "РЖД" от 26 февраля 2006 г. N 46;
по подстатье "услуги сотовой и офисной связи" - на оплату связи, на абонентскую плату за услуги телефонной связи (в том числе оплату штатным работникам услуг мобильной связи), оплату междугородних и международных служебных разговоров, телеграфных и почтовых отправлений, произведенных в служебных целях.
Абонентская плата за услуги телефонных и иных телекоммуникационных каналов связи, установленных в квартирах работников представительства, а также оплата личных междугородних и международных переговоров производится работниками представительства за счет собственных средств;
по подстатье "представительские расходы" - на проведение официальных приемов, деловых встреч, переговоров (завтраков, обедов, иных аналогичных мероприятий, буфетного обслуживания в офисе). Планирование представительских расходов производится с представлением подробного расчета.
В соответствии с Положением о порядке и размерах возмещения командировочных и представительских расходов, выдачи подотчетных сумм, представлении авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников аппарата управления ОАО "РЖД", утвержденным приказом ОАО "РЖД" от 26 февраля 2006 г. N 46, представительские расходы и расходы на мероприятия протокольного характера принимаются к учету на основании программы с указанием темы, приглашенных лиц, участников со стороны ОАО "РЖД", даты и места проведения, сметы расходов, акта и отчета, утвержденных руководителем Департамента международного сотрудничества. Произведенные расходы принимаются к учету на основании документов, подтверждающих получение товарно-материальных ценностей, услуг и их оплату.
В случае перерасхода средств по статье "представительские расходы" и экономии средств по другим статьям сметы на основании обращения генерального представителя и по согласованию с Департаментом международного сотрудничества производится корректировка статей сметы;