ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА ИМУЩЕСТВА И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ, ПЛАНИРОВАНИЮ, ФИНАНСИРОВАНИЮ И ФОРМИРОВАНИЮ ОТЧЕТНОСТИ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВ ОАО "РЖД" В ИНОСТРАННЫХ ГОСУДАРСТВАХ от 30 ноября 2011 г. N 177 (часть 5)

4. Организация первичного учета, порядок приема и выдачи наличных средств в иностранной валюте

9. Генеральные представители ведут полный документально обоснованный учет средств в иностранной валюте, основных средств и материальных ценностей и своевременно отражают в отчете финансово-хозяйственные операции представительства.
Основанием для осуществления записей в бухгалтерском учете служат первичные учетные документы, составленные по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
10. Согласно перечню документов, подтверждающих выполнение работ, предоставление услуг и прав на результаты интеллектуальной деятельности при совершении внешнеторговых сделок (утвержденному МВЭС России 1 июля 1997 г. N 10-83/2508, ГТК России 9 июля 1997 г. N 01-23/13044, ВЭК России 3 июля 1997 г. N 07-26/3628), документами, подтверждающими оказание услуг, являются в отношении почтовых услуг - почтовая квитанция, курьерских услуг - курьерская расписка, телефонной связи - детализированный счет, выставленный с учетом установленных тарифов, в отношении иных услуг - акт приемки-сдачи, счет или счет-фактура.
Первичные документы по произведенным представительством расходам должны быть тщательно проверены с точки зрения полноты и правильности их составления и подписаны генеральным представителем.
Первичные документы по произведенным представительством расходам, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык, который обеспечивается представительством.
Счета подписываются материально ответственным лицом, подтверждающим получение указанных в счете ценностей. На счетах, предъявляемых представительству за выполненные разовые работы, указываются фамилии и имена лиц, наименование организаций, выполняющих работу, год, месяц и число составления счета, подробно перечисляются выполненные работы с указанием их объема, причитающаяся сумма пишется цифрами и прописью.
11. В первичных учетных документах, как в текстовой части, так и в цифровых данных, не допускаются помарки и подчистки. Исправление ошибки заверяется надписью "исправленному верить" и подписями лиц, подписавших первичные учетные документы.
В кассовых документах исправления и подчистки не допускаются.
12. Представительства должны хранить средства в иностранной валюте в банках-резидентах страны пребывания.