ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА ИМУЩЕСТВА И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ, ПЛАНИРОВАНИЮ, ФИНАНСИРОВАНИЮ И ФОРМИРОВАНИЮ ОТЧЕТНОСТИ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВ ОАО "РЖД" В ИНОСТРАННЫХ ГОСУДАРСТВАХ от 30 ноября 2011 г. N 177 (часть 7)

5. Порядок предоставления первичных учетных документов

24. Предоставление в Департамент бухгалтерского учета первичных учетных документов (по учету банковских, кассовых операций и авансовых отчетов) производится 15-го и 25-го числа каждого отчетного месяца и 5-го числа каждого месяца, следующего за отчетным.
Для своевременного отражения расходов в бухгалтерском учете первичные документы по мере проведения хозяйственных операций направляются в Департамент бухгалтерского учета в электронной форме.
25. Ежемесячно представляется путевой лист о работе автотранспорта и количестве израсходованного бензина по специализированной форме N 3а, утвержденной распоряжением ОАО "РЖД" от 15 декабря 2008 г. N 2688р.
26. Представительства при завершении каждого отчетного года, а также при смене работников или окончании срока действия заграничного паспорта представляют:
копии заграничных паспортов работников представительств (штатных и внештатных) с отметками пересечения границы Российской Федерации для признания их в качестве резидента или нерезидента Российской Федерации (распоряжение ОАО "РЖД" от 31 октября 2006 г. N 2168р "О подтверждении статуса резидента Российской Федерации по представительствам ОАО "РЖД" за рубежом");
копии договоров аренды офисных и жилых помещений с детализацией расходов, включаемых в стоимость аренды.

6. Порядок составления квартального отчета о движении валютных средств на счетах представительства и исполнение сметы расходов

27. Генеральные представители ежеквартально, не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом, обязаны представлять в Департамент бухгалтерского учета по установленной форме квартальный отчет о движении средств на счетах представительства в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 2005 г. N 819 "Об утверждении Правил представления резидентами налоговым органам отчетов о движении средств по счетам (вкладам) в банках за пределами территории Российской Федерации" (далее - отчет).
Отчет составляется на основании первичных учетных документов по произведенным расходам за отчетный квартал и подписывается генеральным представителем.
Копия отчета о движении средств на счетах представительства с подтверждающими банковскими документами представляется в Департамент корпоративных финансов.
28. Генеральный представитель обязан представлять в Департамент корпоративных финансов вместе с отчетом выписки банка, подтверждающие основание платежей, отчет о состоянии валютного счета (на какие цели израсходованы денежные средства и в чей адрес направлены) и отчет об исполнении сметы расходов на содержание представительства по форме согласно приложению N 2.
29. В случае перерасхода средств по отдельным статьям сметы генеральный представитель представляет вместе с отчетом объяснения о перерасходе средств и предложения по устранению недостатков, имевших место в отчетном периоде, и улучшению финансово-хозяйственной деятельности представительства.
30. Департамент корпоративных финансов рассматривает отчет и сообщает о результатах проверки представительству.