"РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 18 декабря 2012 г. N 2594р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ХРАНЕНИЯ И ОБРАЩЕНИЯ ОТЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ РАБОТ, ПРЕДУСМАТРИВАЕМЫХ ПЛАНАМИ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ ОАО "РЖД"

В целях установления единого порядка хранения и обращения отчетных документов научно-исследовательских, опытно-конструкторских, опытно-технологических работ, НИОКР, прочих работ, выполняемых по планам научно-технического развития ОАО "РЖД", утвердить и ввести в действие с 1 января 2013 г. прилагаемый Регламент хранения и обращения отчетных документов работ, предусматриваемых планами научно-технического развития ОАО "РЖД".

Старший вице-президент
ОАО "РЖД"
В.А.Гапанович

УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО "РЖД"
от 18.12.2012 г. N 2594р

РЕГЛАМЕНТ
ХРАНЕНИЯ И ОБРАЩЕНИЯ ОТЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ РАБОТ, ПРЕДУСМАТРИВАЕМЫХ ПЛАНАМИ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ ОАО "РЖД"

1. Общие положения

1.1. Регламент хранения и обращения отчетных документов работ, предусматриваемых планами научно-технического развития ОАО "РЖД", (далее - регламент) устанавливает порядок и регулирует вопросы хранения и обращения отчетных документов научно-исследовательских, опытно-конструкторских, опытно-технологических работ, НИОКР, прочих работ, выполняемых по планам научно-технического развития ОАО "РЖД".
Регламент распространяется на все отчетные документы, определенные календарными планами договоров (заказов-нарядов) на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских, опытно-технологических работ, НИОКР, прочих работ за исключением отчетов о патентных исследованиях, материалов заявок на получение охранных документов.
1.2. Регламент предназначен для исполнения подразделениями аппарата управления, филиалами ОАО "РЖД" и другими структурными подразделениями ОАО "РЖД".
1.3. Хранение и обращение отчетных документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, производится в соответствии с Инструкцией о порядке обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, в ОАО "РЖД", утвержденной приказом ОАО "РЖД" от 27 декабря 2004 г. N 240.

2. Понятия и сокращения

В регламенте используются следующие понятия и сокращения:
работа - научно-исследовательская, опытно-конструкторская, опытно- технологическая работа, НИОКР, прочая работа, выполняемая по плану научно-технического развития ОАО "РЖД" (далее - план НТР) и имеющая собственный шифр;
отчетные документы работы - документы, указанные в календарном плане договоров (заказов-нарядов), передаваемые исполнителем функциональному заказчику для приемки работ в соответствии с Порядком организации приемки работ, предусматриваемых планами научно-технического развития ОАО "РЖД", утвержденным распоряжением ОАО "РЖД" от 5 июля 2012 г. N 1341р;
функциональный заказчик - подразделение аппарата управления ОАО "РЖД" или подразделение ОАО "РЖД", являющееся инициатором работы, определяющее предмет договора (заказа-наряда), которое обязано осуществлять координацию действий функциональных созаказчиков, текущий контроль за исполнением договора (заказа-наряда), формировать техническое задание, являющееся неотъемлемой частью договора (заказа-наряда), осуществлять формирование отчетной документации по выполненным работам;
функциональный созаказчик - подразделение аппарата управления ОАО "РЖД" или подразделение ОАО "РЖД", являющееся совместно с функциональным заказчиком инициатором работы, определяющее совместно с ним предмет договора (заказа-наряда), которое обязано совместно с функциональным заказчиком осуществлять текущий контроль за исполнением договора (заказа-наряда) и формировать техническое задание, являющееся неотъемлемой частью договора (заказа-наряда);
подразделение ОАО "РЖД" - филиал или другое структурное подразделение ОАО "РЖД";
исполнитель (головной исполнитель) - сторона договора (заказа-наряда), которая обязана провести научные исследования, разработать образец нового изделия, конструкторскую документацию на него, новую технологию или выполнить другие работы по плану НТР;
договор - письменное соглашение ОАО "РЖД" и исполнителя на выполнение работ в случае, когда исполнителем является сторонняя организация;
заказ-наряд - завизированное функциональным заказчиком соглашение между Департаментом технической политики ОАО "РЖД" или службой (отделом) филиала или другого структурного подразделения ОАО "РЖД и исполнителем на выполнение работ по плану НТР (если исполнителем работ является подразделение ОАО "РЖД");
научно-исследовательская работа - фундаментальные и прикладные научные исследования;
опытно-конструкторская работа - комплекс работ по разработке конструкторской и технологической документации на опытный образец, изготовлению и испытанию опытного (головного) образца (опытной партии), выполняемых для создания (модернизации) продукции;
опытно-технологическая работа - комплекс работ по созданию новых веществ, материалов и (или) технологических процессов и технической документации на них;
НИОКР - комплекс работ, включающих проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, или научно-исследовательских и опытно-технологических работ, или научно-исследовательских, опытно-конструкторских и опытно-технологических работ;
технический акт - технический акт сдачи-приемки научно-технической продукции на промежуточный (завершающий) этап работы, составленный по форме согласно приложению N 3 к Порядку организации приемки работ, предусматриваемых планами научно-технического развития ОАО "РЖД", утвержденному распоряжением ОАО "РЖД" от 5 июля 2012 г. N 1341р.

3. Нормативные ссылки

Регламент разработан с учетом требований следующих документов:
СТО РЖД 1.08.003-2011 Инновационная деятельность в ОАО "РЖД". Стадии жизненного цикла и паспортизация научно-технических работ;
СТО РЖД 08.004-2011 Инновационная деятельность в ОАО "РЖД". Порядок учета результатов.

4. Порядок внесения изменений в регламент

Регламент считается принятым и становится обязательным для исполнения с момента его утверждения.
Организацию работ по внесению изменений в регламент осуществляет Департамент технической политики ОАО "РЖД".
Изменения, вносимые в регламент, оформляются в виде дополнения или путем издания новой редакции регламента. Изменения согласовываются, утверждаются и вводятся в действие установленным ОАО "РЖД" порядком.
Изменения в текст регламента регистрируются по форме согласно Приложению N 1.

5. Организация хранения отчетных документов научно-исследовательских, опытно-конструкторских, опытно-технологических работ, НИОКР, прочих работ, выполняемых по планам НТР

5.1. Для хранения отчетных документов научно-исследовательских, опытно-конструкторских, опытно-технологических работ, НИОКР, прочих работ, выполняемых по планам НТР, функциональный заказчик определяет:
места хранения отчетных документов;
лиц, ответственных за хранение и обращение отчетных документов.
5.2. Местом хранения отчетных документов может быть:
помещение, в котором находятся работники функционального заказчика;
специально выделенное помещение в здании, в котором находятся работники функционального заказчика (архив функционального заказчика);
специально выделенное помещение в здании, в котором не находятся работники функционального заказчика (архив функционального заказчика, архив подразделения ОАО "РЖД").
Архивы подразделений ОАО "РЖД" могут использоваться функциональными заказчиками в качестве мест хранения отчетных документов на основании распорядительных документов ОАО "РЖД".
5.3. Функциональный заказчик, исходя из наличия/отсутствия специально выделенных для хранения отчетных документов помещений, размера возможных мест хранения, количества шкафов, полок, используемых для хранения отчетных документов, утверждает приказом по функциональному заказчику:
единственное место хранения отчетных документов (помещение, в котором находятся работники функционального заказчика, архив функционального заказчика, архив подразделения ОАО "РЖД");
несколько мест хранения отчетных документов:
- несколько помещений, в которых находятся работники функционального заказчика;
- архивы функционального заказчика;
- одно помещение (несколько помещений), в котором находятся работники функционального заказчика, и архив (архивы) функционального заказчика;
- одно помещение (несколько помещений), в котором находятся работники функционального заказчика, и архив (архивы) подразделений ОАО "РЖД";
- одно помещение (несколько помещений), в котором находятся работники функционального заказчика и архив (архивы) функционального заказчика и архив (архивы) подразделений ОАО "РЖД".
5.4. При единственном месте хранения все отчетные документы хранятся в одном месте (помещении, в которых находятся работники функционального заказчика, архиве функционального заказчика, архиве подразделений ОАО "РЖД").
5.5. При хранении в нескольких помещениях, в которых находятся работники функционального заказчика, функциональный заказчик утверждает порядок хранения отчетных документов, выбирая из следующих вариантов:
отчетные документы хранятся по месту нахождения лиц, ответственных за хранение и обращение отчетных документов;
отчетные документы хранятся по месту нахождения одного лица, ответственного за хранение и обращение отчетных документов, и, по мере заполнения шкафов, полок, предназначенных для хранения, отчетные документы переносятся в другие помещения, в которых находятся работники функционального заказчика;
отчетные документы хранятся по тематике работ (для каждой тематики утверждается место хранения).
5.6. При хранении документов в архивах функционального заказчика функциональный заказчик утверждает порядок хранения отчетных документов, выбирая из следующих вариантов:
хранение в хронологическом порядке завершения работ (один архив заполняется за другим);
хранение по лицам, ответственным за хранение и обращение отчетных документов (за каждым лицом закрепляется свой архив либо - каждый архив закрепляется за двумя и более лицами);
хранение по тематике работ (для каждой тематики утверждается место хранения).
5.7. При хранении отчетных документов в помещениях, в которых находятся работники функционального заказчика, и в архиве (архивах) функционального заказчика функциональный заказчик утверждает порядок хранения отчетных документов, выбирая из следующих вариантов:
хранение в хронологическом порядке завершения работ (отчетные документы из помещений, в которых находятся работники функционального заказчика, по мере заполнения шкафов, полок (истечения установленного функциональным заказчиком срока) переносятся в архив);
хранение по лицам, ответственным за хранение и обращение отчетных документов (отчетные материалы одного года завершения хранятся и в помещениях, в которых находятся работники функционального заказчика, и в архиве (архивах) функционального заказчика);
хранение по тематике работ (для каждой тематики утверждается место хранения).
5.8. При хранении отчетных документов в помещении (нескольких помещениях), в котором находятся работники функционального заказчика, и архиве (архивах) функционального заказчика и архиве подразделений ОАО "РЖД" функциональный заказчик утверждает порядок хранения отчетных документов, выбирая из следующих вариантов:
хранение в хронологическом порядке завершения работ (отчетные документы из помещений, в которых находятся работники функционального заказчика, по мере заполнения шкафов, полок (истечения установленного функциональным заказчиком срока) переносятся в архив функционального заказчика, из архива функционального заказчика по мере заполнения архива (истечения установленного функциональным заказчиком срока) - в архив подразделения ОАО "РЖД");
хранение по лицам, ответственным за хранение и обращение отчетных документов, и в хронологическом порядке:
- отчетные материалы одного года завершения хранятся в помещениях, в которых находятся работники функционального заказчика, и в архиве (архивах) функционального заказчика;
- по мере заполнения шкафов, полок в помещениях, в которых находятся работники функционального заказчика, (истечения установленного функциональным заказчиком срока) отчетные материалы переносятся в архив (архивы) подразделения ОАО "РЖД";
хранение по тематике работ и в хронологическом порядке:
- для каждой тематики утверждается место хранения (помещение, в котором находятся работники функционального заказчика, архив (архивы) функционального заказчика);
- по мере заполнения шкафов, полок в помещении, в котором находятся работники функционального заказчика, архиве (архивах) функционального заказчика (истечения установленного функциональным заказчиком срока) отчетные материалы переносятся в архив (архивы) подразделения ОАО "РЖД");
хранение по тематике работ (для каждой тематики утверждается место хранения).
5.9. Функциональный заказчик может определить и утвердить приказом по функциональному заказчику единственное лицо, ответственное за хранение и обращение отчетных документов во всех местах хранения, либо - несколько лиц, ответственных за хранение и обращение отчетных документов по местам хранения. Одно лицо может отвечать за хранение и обращение отчетных документов в нескольких местах хранения, несколько лиц, исходя из тематики работ, могут отвечать за хранение и обращение отчетных документов в одном месте хранения.
Функциональный заказчик утверждает лицо (лиц), ответственное за хранение и обращение отчетных документов, и в случае хранения документов только в архиве (архивах) подразделений ОАО "РЖД".
5.10. Отчетные документы передаются функциональным заказчиком на хранение в архив (архивы) подразделений ОАО "РЖД" по акту приема - передачи отчетных документов, подписанным уполномоченными лицами функционального заказчика и подразделения ОАО "РЖД".
5.11. После передачи функциональным заказчиком отчетных документов на хранение в архивы подразделений ОАО "РЖД" по актам приема-передачи отчетных документов ответственность за хранение отчетных документов несут работники подразделений ОАО "РЖД" на основании своих должностных обязанностей.
5.12. Функциональные заказчики обеспечивают функциональных созаказчиков копиями отчетных документов.
5.13. Функциональные заказчики обеспечивают представление исполнителями в Центр научно-технической информации и библиотек - филиал ОАО "РЖД" электронной версии отчетных документов завершенных работ, соответствующих структуре и содержанию отчетных документов, переданных функциональному заказчику.

6. Хранение отчетных документов научно-исследовательских, опытно-конструкторских, опытно-технологических работ, НИОКР, прочих работ, выполняемых по планам НТР

6.1. Все отчетные документы работы должны храниться в одном месте хранения с использованием средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.), позволяющих отделить отчетные документы одной работы от отчетных документов других работ.
Разделение отчетных документов работы при хранении, например, хранение актов приема-передачи результатов работы по всем опытно-конструкторским, опытно-технологическим работам, НИОКР в отдельной папке, не допускается.
Конструкторская документация может храниться отдельно от остальных отчетных документов работы только в случае передачи ее на хранение в проектно-конструкторские бюро - филиалы ОАО "РЖД по актам приема-передачи. Проектно-конструкторские бюро - филиалы ОАО "РЖД" осуществляют экспертизу конструкторской документации при ее приемке в части полноты комплектности и качества ее оформления.
Отчетные документы договора на выполнение работы хранятся отдельно от отчетных документов заказа-наряда на выполнение работы (при наличии и договора и заказа - наряда на выполнение работы).
Отчетные документы на электронных носителях хранятся вместе с отчетными документами на бумажных носителях.
6.2. Все отчетные документы работ, входящих в перечень, установленный Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2008 г. N 988 "Об утверждении перечня научных исследований и опытно-конструкторских разработок, расходы налогоплательщика на которые в соответствии с пунктом 7 статьи 262 части второй Налогового кодекса Российской Федерации включаются в состав прочих расходов в размере фактических затрат с коэффициентом 1,5" в течение четырех лет хранятся в помещениях, в которых находятся работники функционального заказчика, либо - в специально выделенном помещении в здании, в котором находятся работники функционального заказчика, вне зависимости от определенного функциональным заказчиком порядка хранения отчетных документов.
6.3. Лица, ответственные за хранение и обращение отчетных документов, осуществляют их регистрацию и учет в реестре отчетных документов работ, выполняемых по планам научно-технического развития ОАО "РЖД", составленный по форме согласно приложению N 2.
6.4. Регистрация отчетных документов осуществляется в пятидневный срок с даты подписания представителями функционального заказчика и функциональных созаказчиков (при их наличии) технического акта на каждый промежуточный и завершающий (единственный) этап работы.

7. Обращение отчетных документов научно-исследовательских, опытно- конструкторских, опытно-технологических работ, НИОКР, прочих работ, выполняемых по планам НТР

7.1. Обращение отчетных документов научно-исследовательских, опытно-конструкторских, опытно-технологических работ, НИОКР, прочих работ, выполняемых по планам НТР, осуществляется в следующих формах:
изучение отчетных документов в местах хранения;
изучение отчетных документов в местах нахождения работников функционального заказчика (при хранении отчетных документов вне мест нахождения работников функционального заказчика);
копирование отчетных документов с передачей копий;
передача подлинников отчетных документов на определенное время.
7.2. Изучать отчетные документы в местах хранения либо в местах нахождения работников функционального заказчика (при хранении отчетных документов вне мест нахождения работников функционального заказчика) в присутствии лица, ответственного за хранение и обращение отчетных документов, могут следующие лица:
работники функционального заказчика, функциональных созаказчиков;
работники Департамента технической политики, Центра инновационного развития - филиала ОАО "РЖД", Управления по вопросам интеллектуальной собственности, Центра научно-технической информации и библиотек - филиала ОАО "РЖД", Департамента бухгалтерского учета Бухгалтерской службы, Департамента налоговой политики и методологии налогового учета Бухгалтерской службы, Управления консолидированной отчетности по международным стандартам финансовой отчетности Бухгалтерской службы, Центра корпоративного учета и отчетности "Желдоручет" - филиала ОАО "РЖД", его структурных подразделений, других подразделений ОАО "РЖД", выполняющих функции по ведению бухгалтерского и налогового учета;
работники других подразделений аппарата управления ОАО "РЖД", подразделений ОАО "РЖД" на основании письменных обращений к функциональному заказчику руководителей (заместителей руководителей) подразделений аппарата управления ОАО "РЖД", подразделений ОАО "РЖД";
работники организаций, заключивших с ОАО "РЖД" договоры на выполнение работ (оказание услуг), в случае, если в обязанность ОАО "РЖД" по договорам входит предоставление соответствующей документации, на основании письменных обращений к функциональному заказчику руководителей (заместителей руководителей) подразделений аппарата управления ОАО "РЖД", подразделений ОАО "РЖД", инициировавших указанные договоры.
7.3. Передача копий отчетных документов производится функциональным заказчиком:
Департаменту технической политики, Центру инновационного развития - филиалу ОАО "РЖД", Управлению по вопросам интеллектуальной собственности, Департаменту бухгалтерского учета Бухгалтерской службы, Департаменту налоговой политики и методологии налогового учета Бухгалтерской службы, Управлению консолидированной отчетности по международным стандартам финансовой отчетности Бухгалтерской службы, Центру корпоративного учета и отчетности "Желдоручет" - филиалу ОАО "РЖД", его структурным подразделениям, другим подразделения ОАО "РЖД", выполняющим функции по ведению бухгалтерского и налогового учета, на основании письменных обращений руководителей (заместителей руководителя) указанных подразделений аппарата управления ОАО "РЖД", подразделений ОАО "РЖД";
подразделениям аппарата управления ОАО "РЖД", подразделениям ОАО "РЖД", инициировавшим заключение договоров на выполнение работ (оказание услуг), в случае, если в обязанность ОАО "РЖД" по указанным договорам входит предоставление соответствующей документации организациям, выполняющим работы (оказывающим услуги), на основании письменных обращений к функциональному заказчику руководителей (заместителей руководителей) указанных подразделений.
Передача копий отчетных документов производится функциональным заказчиком установленным ОАО "РЖД" порядком при принятии решений о тиражировании результатов работы. Функциональный заказчик письменно уведомляет Управление по вопросам интеллектуальной собственности о передаче копий отчетных документов при принятии решений о тиражировании результатов работы в случае, если в акте по рассмотрению результатов завершенной работы, составленном по форме согласно приложению N 10 к Порядку организации приемки работ, предусматриваемых планами научно-технического развития ОАО "РЖД", утвержденному распоряжением ОАО "РЖД" от 5 июля 2012 г. N 1341р, содержится информация о создании при выполнении работы результатов интеллектуальной деятельности, способных к правовой охране, и (или) объектов интеллектуальной собственности.
7.4. Функциональные заказчики передают подлинники отчетных документов на определенное время Департаменту бухгалтерского учета Бухгалтерской службы, Департаменту налоговой политики и методологии налогового учета Бухгалтерской службы, Управлению консолидированной отчетности по международным стандартам финансовой отчетности Бухгалтерской службы, Центру корпоративного учета и отчетности "Желдоручет" - филиалу ОАО "РЖД", его структурным подразделения, другим подразделения ОАО "РЖД", выполняющим функции по ведению бухгалтерского и налогового учета, на основании письменных обращений к функциональному заказчику руководителей (заместителей руководителей) указанных подразделений по требованиям налоговых органов, запросам аудиторских организаций.
7.5. Обращение отчетных документов, хранящихся в архивах подразделений ОАО "РЖД", обеспечивается функциональными заказчиками, в следующем порядке:
изучение отчетных документов в архивах подразделений ОАО "РЖД" производится в присутствии работника функционального заказчика либо в присутствии работника архива подразделения ОАО "РЖД" на основании письменного обращения функционального заказчика в подразделение ОАО "РЖД";
копирование отчетных документов и передача копий производится работниками функционального заказчика либо работниками архива подразделения ОАО "РЖД" на основании письменного обращения функционального заказчика в подразделение ОАО "РЖД";
изъятие отчетных документов на определенное время из архива производится на основании письменного обращения функционального заказчика в подразделение ОАО "РЖД", передача подлинников отчетных документов на определенное время производится работниками функционального заказчика.
7.6. Работники функционального заказчика, ответственные за хранение и обращение отчетных документов, учитывают в реестре отчетных документов работ, выполняемых по планам научно-технического развития ОАО "РЖД", следующие операции по обращению отчетных документов:
изучение вне мест хранения;
передача копий отчетных документов;
передача подлинников отчетных документов на определенное время.
В графе "Сведения об обращении документа" реестра отчетных документов работ, выполняемых по планам научно-технического развития ОАО "РЖД", отражается следующая информация:
форма обращения (изучение вне мест хранения, либо передача копий отчетных документов либо передача подлинников отчетных документов на определенное время);
даты обращения (дата передачи отчетного документа для изучения вне мест хранения и дата возвращения документа, либо дата передачи копии документа; либо даты передачи и возврата подлинника документа);
наименования подразделений аппарата управления ОАО "РЖД", подразделений ОАО "РЖД", сторонних организаций, работники которых изучают отчетный документ вне мест хранения, получают копии документа, подлинник документа;
фамилия, имя, отчество лица:
- получившего отчетный документ для изучения;
- вернувшего отчетный документ после изучения;
- получившего копии отчетного документа;
- получившего подлинник отчетного документа;
- вернувшего подлинник отчетного документа;
реквизиты документа, на основании которого изучается отчетный документ, передается копия или подлинник отчетного документа.

8. Контроль исполнения регламента

Контроль исполнения регламента осуществляет Департамент технической политики ОАО "РЖД".

Приложение N 1

Лист регистрации изменений

Приложение N 2

Реестр отчетных документов работ, выполняемых по планам научно-технического развития ОАО "РЖД"

Функциональный заказчик ________________________________
Место хранения _________________________________________
Лицо, ответственное за хранение и обращение ____________