О МЕРАХ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В ОАО "РЖД" от 1 февраля 2012 г. N 227р

ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 1 февраля 2012 г. N 227р

О МЕРАХ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В ОАО "РЖД"

В связи с проводимыми структурными преобразованиями значительно увеличилось количество документов, передаваемых в архивы железных дорог ликвидируемыми филиалами общества, в том числе документов организаций, находившихся в ведении МПС СССР и МПС России, которые остались на хранении в филиалах, созданных на базе имущества этих организаций. Указанные документы имеют экономическое, социальное, историческое и культурное значение и подлежат архивному хранению.
В целях обеспечения надлежащих условий хранения и сохранности архивных документов, укрепления материально-технической базы архивов в ОАО "РЖД":
1. Руководителям подразделений аппарата управления ОАО "РЖД", начальникам железных дорог, руководителям других филиалов и иных структурных подразделений ОАО "РЖД":
а) организовать с участием соответствующих экспертных комиссий проверку ведения архивного дела, обратив особое внимание на обеспечение условий хранения и сохранности архивных документов и качество подготовки документов для передачи их на архивное хранение в соответствии с законодательством Российской Федерации и документами ОАО "РЖД", и до 1 марта 2012 г. представить в Департамент управления делами информацию о проделанной работе;
б) обеспечить соблюдение порядка подготовки документов для передачи их на архивное хранение, включая:
проведение экспертизы ценности и отбора документов долговременного хранения, в том числе по личному составу, первичных документов бухгалтерского и налогового учета, сроки хранения которых истекли, для передачи их в соответствующие государственные и муниципальные архивы или для уничтожения в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
подготовку документов постоянного хранения к передаче на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы;
в) обеспечить ежегодно, не позднее 1 марта, представление в Департамент управления делами отчета о проделанной за год работе по ведению архивного дела.
2. Начальникам железных дорог, руководителям других филиалов и иных структурных подразделений ОАО "РЖД" в 2012-2013 годах:
а) провести необходимый ремонт помещений архивов, обеспечить их системами охранной сигнализации, противопожарной защиты и первичными средствами пожаротушения, а также современным мобильным стеллажным оборудованием;
б) выделить, исходя из нормативных требований к условиям хранения и сохранности архивных документов, дополнительные помещения для хранения документов постоянного, долговременного и временного (включая первичные документы бухгалтерского и налогового учета) хранения, в том числе документов, переданных ликвидированными филиалами.
3. Начальникам железных дорог рассмотреть до 1 июля 2012 г. вопрос о целесообразности формирования единого архивохранилища железной дороги и перевода в него всех фондов архива железной дороги для централизованного хранения и дальнейшего приема документов постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, железной дороги, других филиалов и иных структурных подразделений ОАО "РЖД" (в том числе и ликвидированных), осуществляющих свою деятельность на территории железной дороги, и при необходимости выделить соответствующие помещения.
4. Первому вице-президенту Морозову В.Н., начальнику Департамента управления делами Ивашкину А.Г. и начальникам железных дорог провести совместно с Федеральным архивным агентством и соответствующими государственными и муниципальными архивами работу, направленную на решение вопроса о приеме указанными архивами документов постоянного хранения и по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности железных дорог, а также организаций, находившихся в ведении МПС СССР и МПС России и действовавших на территории железных дорог до 1 октября 2003 г.
5. Начальнику Департамента информатизации и корпоративных процессов управления Илларионову А.В.:
а) инициировать организацию в рамках ЕАСД подпроекта по созданию архивной системы ОАО "РЖД" - ЕАСД-Архив;
б) предусмотреть в планах информатизации на 2012-2013 годы создание и внедрение в рамках подпроекта ЕАСД-Архив автоматизированного электронного архива, содержащего документы ОАО "РЖД" постоянного и долговременного хранения.
6. Руководителям подразделений аппарата управления ОАО "РЖД", филиалов и иных структурных подразделений ОАО "РЖД", исполняющим функции управляющих проектами, начальникам Департамента планирования и бюджетирования Рящину И.П., Департамента инвестиционной деятельности Мухину Д.Т. и Департамента корпоративных финансов Гнедковой О.Э. в рамках утвержденных на 2012-2014 годы параметров инвестиционных проектов обновления основных фондов филиалов, бюджетов затрат и платежных балансов филиалов ОАО "РЖД" в установленном порядке предусматривать средства на реализацию мероприятий, указанных в пунктах 1, 2 и 5 настоящего распоряжения.
7. Начальнику Департамента управления делами Ивашкину А.Г. обеспечить:
а) оказание методической помощи железным дорогам, другим филиалам и иным структурным подразделениям ОАО "РЖД" при выполнении ими мероприятий, предусмотренных пунктами 1 и 3 настоящего распоряжения;
б) проведение выборочных проверок выполнения настоящего распоряжения железными дорогами, другими филиалами и иными структурными подразделениями ОАО "РЖД" и доложить о результатах проведенной в 2012 году работы по улучшению организации архивного дела в ОАО "РЖД".
8. Внести в Типовое положение о службе (отделе) управления делами железной дороги - филиала ОАО "РЖД", утвержденное распоряжением ОАО "РЖД" от 3 марта 2005 г. N 285р, изменение, изложив подпункт 2.2.22 в следующей редакции:
"2.2.22. Комплектование и хранение документов постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, образующихся в процессе деятельности железной дороги, других филиалов и иных структурных подразделений ОАО "РЖД" (в том числе ликвидированных), осуществляющих свою деятельность на территории железной дороги".
9. Начальникам железных дорог внести в положение о службе (отделе) управления делами железной дороги - филиала ОАО "РЖД" изменение, предусмотренное пунктом 8 настоящего распоряжения.
10. Рекомендовать дочерним и зависимым обществам ОАО "РЖД" проанализировать организацию архивного дела, при необходимости принять действенные меры по улучшению этой работы и заключить в установленном порядке договоры с соответствующими государственными и муниципальными архивами о сотрудничестве в области архивного дела и о передаче им дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, в соответствии с законодательством Российской Федерации и документами ОАО "РЖД".

Президент ОАО "РЖД"
В.И.Якунин