На основании результатов совместного рассмотрения заявок издается телеграмма на "окно", а накануне даты производства работ - оперативный приказ первого заместителя начальника железной дороги - филиала ОАО "РЖД" о разрешении предоставления запланированных "окон" на следующие сутки, формируемый с использованием АС АПВО.
Телеграммы и оперативные приказы направляются всем причастным руководителям подразделений ДИ и другим структурным подразделениям ОАО "РЖД", участвующим в проведении работ и заявившим "окна", а также в структурные подразделения Д (поездным диспетчерам, начальникам станций, ограничивающих ремонтируемый перегон и т.д.).
Более подробно процесс ежемесячного планирования и предоставления "окон" на производство работ по текущему содержанию и ремонту объектов железнодорожной инфраструктуры, включая особенности процесса предоставления "окон", в зависимости от вида планируемых к проведению работ, описан в нормативном документе "Инструкция о порядке предоставления и использования "окон" для ремонтных и строительно-монтажных работ на железных дорогах ОАО "РЖД".
Для ремонта и восстановления устройств контактной сети, воздушных линий используются аварийно-восстановительные средства. Количество и продолжительность "окон", исходя из поездной обстановки, для проведения восстановительных работ в устройствах электроснабжения определяет поездной диспетчер. Подробный процесс предоставления "окон" и проведения восстановительных работ устройств контактной сети и воздушных линий изложен в нормативном документе "Инструкция о порядке восстановления поврежденных устройств электроснабжения на железных дорогах".
Координацию и контроль выполнения данной процедуры осуществляет оперативный штаб (группа) под руководством первого заместителя начальника железной дороги - филиала ОАО "РЖД".