ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 21 июня 2013 г. N 1389р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВОГО СОГЛАШЕНИЯ ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ПОРЯДКА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

В целях реализации права ОАО "РЖД" на получение и выставление первичных учетных документов и счетов-фактур в электронном виде с использованием электронной подписи:
1. Утвердить прилагаемые:
- типовое Соглашение об использовании электронных документов (далее - Соглашение);
- Порядок использования электронных документов сторонами во исполнение своих обязательств по договорам (далее - Порядок).
2. Руководителям филиалов ОАО "РЖД", начальникам Департаментов и управлений Аппарата управления ОАО "РЖД" при подготовке и заключении договоров реализации и (или) приобретения товаров (работ, услуг), предусматривающих получение и выставление первичных учетных документов и счетов-фактур в электронном виде, обеспечить соблюдение требований документов, утвержденных настоящим распоряжением.

Первый вице-президент ОАО "РЖД"
В.Н.Морозов

 

УТВЕРЖДЕНО
распоряжением ОАО "РЖД"
от 21 июня 2013 г. N 1389р

ТИПОВОЕ СОГЛАШЕНИЕ
ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

г. Москва                                                    "__"_____________ 20__ г.

_______________________, в лице __________________, действующего на основании ____________, именуемый в дальнейшем  "Сторона-1", и ______________________, в лице __________________________, действующего на основании ______________________, именуемый в дальнейшем "Сторона-2", вместе именуемые "Стороны", заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ СОГЛАШЕНИЯ

1.1. Стороны осуществляют получение (направление) электронных документов по _________ (договору N __ от ____; по всем заключенным между Сторонами договорам; по всем договорам, которые действуют и будут заключены в будущем) в соответствии с Порядком использования электронных документов Сторонами во исполнение своих обязательств по договорам (далее - Порядок), размещенным в сети Интернет по адресу ____________.
1.2. При невозможности получения (направления) электронных документов Стороны обязаны:
- проинформировать друг друга об этом;
- производить в период действия такого сбоя обмен документами на бумажном носителе, оформленными в соответствии с требованиями законодательства.
1.3. Стороны согласовали:
1.3.1 Дополнить приложение N 1 к настоящему Соглашению следующими документами:


Наименование     
электронного документа

Формат электронного
документа     

 Равнозначный документ
на бумажном носителе 

 

 

 

(пункт 1.3 включается при необходимости)
1.3.2. Осуществлять техническое и технологическое взаимодействие на основании отдельных регламентирующих документов.

2. ДЕЙСТВИЕ СОГЛАШЕНИЯ И ПОРЯДОК ЕГО ИЗМЕНЕНИЯ

2.1. Настоящее Соглашение вступает в силу с даты его подписания Сторонами и действует до _____________.
2.2. Стороны имеют право в одностороннем внесудебном порядке отказаться от исполнения настоящего Соглашения письменно уведомив об этом другую Сторону по форме, согласно Приложению N 2 к настоящему Соглашению, не менее чем за 10 дней до предполагаемого момента отказа от настоящего Соглашения.
2.3. В настоящее Соглашение могут быть внесены изменения и дополнения, которые оформляются Сторонами дополнительными соглашениями к настоящему Соглашению.
2.4. Настоящее Соглашение не отменяет использование иных способов обмена документами между Сторонами в рамках обязательств, не регулируемых данным Соглашением.

3. ПОДПИСИ И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

    Сторона-1                                Сторона-2

 

 

Приложение N 1
к Типовому Соглашению
об использовании электронных документов

ПЕРЕЧЕНЬ И ФОРМАТ ДОКУМЕНТОВ

"__"___________ 20 __ г.

Сферу действия Соглашения об организации электронного взаимодействия составляет набор описанных ниже документов, которыми Стороны обмениваются в рамках, возникших обязательств

Наименование              
электронного документа     

Формат электронного        
документа                  

Равнозначный     
документ на      
бумажном носителе

ТОРГ-12                   

XML, утв. приказом ФНС     
России от 21.03.2012 N ММВ-
7-6/172@?                  

Товарная накладная
ТОРГ-12          

Акт выполненных работ     
(оказанных услуг)         

XML, утв. приказом ФНС     
России от 21.03.2012 N ММВ-
7-6/172@?                  

Акт выполненных  
работ (оказанных 
услуг)           

Счет-фактура              

Утв. приказом ФНС России от
05.03.2012 N ММВ-7-6/138   

Счет-фактура     

Отчет о продажах          
комиссионного товара      

XML                        

Отчет комитенту  

Отчет о списании          
комиссионного товара      

XML                        

Отчет комитенту о
списании         

Договор                   

 

Договор          

Акт сверки расчетов       

 

 

Счет                      

 

 

Заказ (Заказ-наряд)       

 

 

    Сторона-1                                Сторона-2

 

Приложение N 2
к Типовому Соглашению об
использовании электронных
документов

Уведомление об отказе в исполнении Соглашения об использовании электронных документов

    Сторона уведомляет, __________________________________________________________________
(полное наименование Стороны)
что отказывается от исполнения Соглашения от ____ N ____ по причине ______________________
и просит считать, начиная с __________________ Соглашение от____________________N_________
расторгнутым.

_____________________________ ______________ ______________________________
(наименование должности)        (подпись)        (инициалы, фамилия)

 

 

УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО "РЖД"
от 21 июня 2013 г. N 1389р

ПОРЯДОК
ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ СТОРОНАМИ ВО ИСПОЛНЕНИЕ СВОИХ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ ПО ДОГОВОРАМ

1. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

1.1. Электронный документ - это информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, к которой для целей настоящего Порядка относятся электронные первичные документы и электронные счета-фактуры, подписанные квалифицированной электронной подписью.
1.2. Электронный первичный бухгалтерский документ - первичный учетный документ, составленный в соответствии с Федеральным законом от 16.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и подписанный электронной подписью.
1.3. Электронный счет-фактура - это счет-фактура, составленный в соответствии с требованиями статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации и подписанный электронной подписью.
1.4. Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
1.5. Квалифицированная электронная подпись - вид усиленной электронной подписи, ключ проверки которой указан в квалифицированном сертификате.
1.6. Квалифицированный сертификат - это сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром, входящим в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС.
1.7. Удостоверяющий центр - организация, осуществляющая функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции возложенные на него законодательством;
1.8. Оператор - организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между Сторонами, входящая в сеть доверенных операторов электронного документооборота.
1.9. Стороны - участники соглашения об использовании электронных документов, совместно именуемые Стороны.
1.10. Направляющая сторона - Сторона-1 или Сторона-2, направляющая документ в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи другой Стороне.
1.11. Получающая сторона - Сторона-1 или Сторона-2, получающая от Направляющей стороны документ в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
1.12. Прямой обмен - обмен электронными документами между Сторонами без участия Оператора.
1.13. Соглашение - Соглашение об использовании электронных документов, в соответствии с которым Стороны обязуются применять настоящий Порядок.

2. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2.1. Настоящий Порядок устанавливает общие принципы осуществления электронного документооборота между Сторонами в соответствии с:
- Гражданским кодексом Российской Федерации;
- Налоговым кодексом Российской Федерации;
- Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи";
- Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете";
- приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50Н.
2.2. Электронные документы, которыми обмениваются Стороны, должны быть:
- перечислены в перечне, приведенном в приложении N 1 к Соглашению;
- сформированы по формату, утвержденному ФНС России, а при отсутствии формата, утвержденного ФНС России, по формату, согласованному Сторонами;
- юридически эквивалентны документам на бумажных носителях, заверенным соответствующими подписями и печатями, в соответствии с пунктом 3 настоящего Порядка.

3. ПРИЗНАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ РАВНОЗНАЧНЫМИ ДОКУМЕНТАМ НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

3.1. Электронный документ признается равнозначным аналогичному подписанному собственноручно документу на бумажном носителе и порождает для Сторон юридические последствия в виде установления, изменения и прекращения, взаимных прав и обязанностей при одновременном соблюдении следующих условий:
3.1.1. подтверждена действительность квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан данный электронный документ, на дату подписания документа;
3.1.2. получен положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан данный электронный документ;
3.1.3. подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания;
3.1.4. квалифицированная электронная подпись, с помощью которой подписан электронный документ, используется с учетом ограничений, содержащихся в квалифицированном сертификате.
3.2. При соблюдении условий, приведенных в пункте 2.2. настоящего Порядка, электронный документ должен приниматься Сторонами к учету в качестве первичного учетного документа, использоваться в качестве доказательства в судебных разбирательствах, предоставляться в государственные органы по запросам последних.
3.3. Подписание электронного документа, бумажный аналог которого должен содержать подписи и (или) печати обеих Сторон, осуществляется путем последовательного подписания данного электронного документа каждой из Сторон. Доказательством подписания электронного документа Получающей стороной может являться, в том числе ее квалифицированная электронная подпись с идентификатором подписанного документа, т.е. без повторного приложения самого документа, подписанного Направляющей стороной.
3.4. Каждая из Сторон несет ответственность за обеспечение конфиденциальности ключей квалифицированной электронной подписи, недопущение использования принадлежащих ей ключей без ее согласия.
Если в квалифицированном сертификате квалифицированной электронной подписи не указано лицо, действующее от имени организации при подписании электронного документа, то в каждом случае получения подписанного электронного документа Получающая сторона добросовестно исходит из того, что документ подписан от имени Направляющей стороны уполномоченным лицом.

4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С УДОСТОВЕРЯЮЩИМ ЦЕНТРОМ И ОПЕРАТОРОМ

4.1 Стороны не позднее _______ дней после подписания Соглашения обязуются за свой счет получить квалифицированные сертификаты электронной подписи, которые можно будет использовать в течение всего срока действия Соглашения.
4.2 Условия использования средств электронной подписи и порядок ее проверки, правила обращения с ключами и квалифицированными сертификатами квалифицированной электронной подписи устанавливаются Регламентами удостоверяющего центра.
4.3 Стороны планирующие осуществлять обмен электронными первичными бухгалтерскими документами через Оператора, а также электронными счетами-фактурами, до начала осуществления обмена электронными документами должны:
- заключить договор с Оператором;
- оформить и представить Оператору заявление об участии в обмене электронными документами;
- получить у Оператора идентификатор участника, реквизиты доступа и другие необходимые данные.
4.4 В случае изменения учетных данных, содержащихся в заявлении об участии в обмене электронными документами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, Сторона не позднее трех рабочих дней со дня соответствующего изменения представляет Оператору заявление о внесении изменений в ранее сообщенные данные.

5. ПОРЯДОК ВЫСТАВЛЕНИЯ И ПОЛУЧЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ЧЕРЕЗ ОПЕРАТОРА

5.1. Порядок выставления и получения электронных первичных бухгалтерских документов

5.1.1. Направляющая сторона формирует необходимый электронный первичный бухгалтерский документ в своей автоматизированной системе, подписывает его квалифицированной электронной подписью и отправляет через Оператора Получающей стороне.
5.1.2. Оператор проверяет адрес и структуру полученного от Направляющей стороны электронного первичного бухгалтерского документа и:
- при отсутствии недостатков осуществляет его доставку Получающей стороне (при необходимости через Оператора Получающей стороны). При этом Оператор направляет Направляющей стороне подтверждение о поступлении файла с указанием даты и времени поступления электронного первичного бухгалтерского документа;
- при обнаружении ошибок формирует сообщение об ошибке и отправляет его Направляющей стороне.
Направляющая сторона при получении от Оператора подтверждения о поступлении электронного первичного бухгалтерского документа проверяет действительность квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи и при отсутствии ошибок сохраняет его в своей автоматизированной системе, а при обнаружении ошибок формирует сообщение об ошибке и отправляет его Оператору.
5.1.3. Получающая сторона при получении электронного первичного бухгалтерского документа от Оператора:
- проверяет действительность квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи и при отсутствии ошибок сохраняет его в своей автоматизированной системе, а при обнаружении ошибок формирует сообщение об ошибке и отправляет его Оператору;
- не позднее одного рабочего дня формирует Извещение о получении, в котором фиксирует факт доставки электронного первичного бухгалтерского документа, подписывает ее квалифицированной электронной подписью и отправляет через Оператора Направляющей стороне.
5.1.4. Направляющая сторона, получив Извещение о получении, проверяет действительность квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи и при отсутствии ошибок сохраняет его в своей автоматизированной системе, а при обнаружении ошибок формирует сообщение об ошибке и отправляет его Оператору.
5.1.5. Получающая сторона, ознакомившись с электронным первичным бухгалтерским документом, в зависимости от условий заключенного договора может не позднее одного рабочего дня совершить одно из следующих действий:
- подписать его квалифицированной электронной подписью и отправить Направляющей стороне через Оператора - в том случае, если Получающая сторона согласна с содержанием электронного первичного бухгалтерского документа;
- сформировать Уведомление об уточнении электронного первичного бухгалтерского документа, указав причину несогласия, подписать его квалифицированной электронной подписью и отправить Направляющей стороне через Оператора - в том случае, если Получающая сторона не согласна с содержанием электронного первичного бухгалтерского документа.
5.1.6. При получении электронного первичного бухгалтерского документа, подписанного квалифицированной электронной подписью Получающей Стороны Направляющая сторона проверяет действительность квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи и при отсутствии ошибок сохраняет его в своей автоматизированной системе, а при обнаружении ошибок формирует сообщение об ошибке и отправляет его Оператору.
5.1.7. При получении Уведомления об уточнении электронного первичного бухгалтерского документа Направляющая сторона:
- проверяет действительность квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи и при отсутствии ошибок сохраняет его в своей автоматизированной системе, а при обнаружении ошибок формирует сообщение об ошибке и отправляет его Оператору;
- не позднее одного рабочего дня при необходимости вносит исправления в полученный документ и повторяет действия, установленные пунктом 5 настоящего Порядка.
5.1.8. Оператор при получении от Направляющей стороны либо от Получающей стороны (от Оператора Получающей стороны) сообщения об ошибке действительности квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, согласно пунктам 5.1.2, 5.1.3, 5.1.4, 5.1.6 и 5.1.7 совместно с Направляющей стороной либо Получающей стороной на основании заключенного договора осуществляет процедуры по устранению таких ошибок действительности квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи.
5.1.9. В случае если Направляющая сторона не получила от Получающей стороны (Оператора Получающей стороны) либо Оператор Получающей стороны не получил от Получающей стороны Извещение о получении электронного документа при условии отсутствия у Направляющей стороны Уведомления об уточнении электронного первичного бухгалтерского документа согласно п. 5.1.7 настоящего Порядка и невозможности для Направляющей стороны получить информацию о причинах отсутствия указанного извещения, Направляющая сторона оформляет соответствующий документ на бумажном носителе. Указанный бумажный документ, оформленный в соответствии с требованиями законодательства Стороны признают оригиналом.

5.2. Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур.

При выставлении и получении электронных счетов-фактур Стороны руководствуются порядком, закрепленным в приказе Минфина России от 25.04.2011 N 50н с учетом особенностей по пунктам 5.1.8 и 5.1.9 настоящего Порядка.

6. ПОРЯДОК ПРЯМОГО ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

6.1. Направляющая сторона формирует необходимый электронный первичный бухгалтерский документ в своей автоматизированной системе, подписывает его квалифицированной электронной подписью и направляет в адрес Получающей стороны.
6.2. Получающая сторона при получении электронного первичного бухгалтерского документа проверяет действительность квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи и при отсутствии ошибок сохраняет его в своей автоматизированной системе, а при обнаружении ошибок формирует сообщение об ошибке и отправляет его Направляющей стороне.
6.3. Получающая сторона, ознакомившись с электронным первичным бухгалтерским документом, сохраненным в своей автоматизированной системе, может не позднее одного рабочего дня совершить одно из следующих действий:
- подписать его квалифицированной электронной подписью и отправить Направляющей стороне - в том случае, если Получающая сторона согласна с содержанием электронного первичного бухгалтерского документа;
- сформировать Уведомление об уточнении электронного первичного бухгалтерского документа, указав причину несогласия, подписать его квалифицированной электронной подписью и отправить Направляющей стороне - в том случае, если Получающая сторона не согласна с содержанием электронного первичного бухгалтерского документа.
6.4. При получении электронного первичного бухгалтерского документа, подписанного квалифицированной электронной подписью Получающей стороны Направляющая сторона проверяет действительность квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи и при отсутствии ошибок сохраняет его в своей автоматизированной системе, а при обнаружении ошибок формирует сообщение об ошибке и отправляет его Получающей стороне.
6.5. При получении Уведомления об уточнении электронного первичного бухгалтерского документа электронного Направляющая сторона:
- проверяет действительность квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи и при отсутствии ошибок сохраняет его в своей автоматизированной системе, а при обнаружении ошибок формирует сообщение об ошибке и отправляет его Получающей стороне;
- не позднее одного рабочего дня вносит исправления в полученный документ и повторяет действия, установленные пунктом 6 настоящего Порядка.
6.6. Стороны при получении сообщения об ошибке действительности квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи согласно пунктам 6.2, 6.4 и 6.5 осуществляют взаимодействие в части их устранения.
6.7. В случае если Направляющая сторона не получила от Получающей стороны подписанного ею квалифицированной электронной подписью электронного первичного бухгалтерского документа либо Уведомления об уточнении электронного первичного бухгалтерского документа согласно п. 6.5. настоящего Порядка и невозможности для Направляющей стороны получить информацию о причинах не получения указанных документов Направляющая сторона оформляет соответствующий документ на бумажном носителе. Указанный бумажный документ, оформленный в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации Стороны признают оригиналом.

7. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

7.1. В случае несоответствия производственного календаря рабочего времени одной из Сторон производственному календарю рабочего времени Российской Федерации первым рабочим днем признается рабочий день согласно производственному календарю рабочего времени Российской Федерации.
7.2. В случае невозможности производить обмен электронными документами (в т.ч. при неполучении извещений о получении электронного документа, при отсутствии любого вида связи с Получающей Стороной и пр.) Направляющая Сторона оформляет документы на бумажных носителях в письменном виде и Стороны считают их оригиналами.

8. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

8.1. Квалифицированная электронная подпись, которой подписан электронный документ, удовлетворяющий условиям, перечисленным в пункте 3 настоящего Порядка, признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное.
8.2. При возникновении разногласий относительно подписания с помощью электронной подписи определенных электронных документов Стороны соглашаются предоставить комиссии, созданной в соответствии с регламентом удостоверяющего центра, возможность ознакомления с условиями и порядком работы своих программных и технических средств, используемых для обмена электронными документами.
8.3. Все споры, возникающие в связи с исполнением Соглашения, рассматриваются тем же судом, которому подсудны споры, вытекающие из обязательств Сторон по договорам, указанным в пункте 1.1. Соглашения.