ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
ПРИКАЗ
от 14 апреля 2006 г. N 110
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ В ОАО "РЖД"
(В ред. Приказов ОАО "РЖД" от 13.10.2006 N 246, от 08.10.2007 г. N 129,
от 11.02.2008 N 17, от 06.10.2009 N 197, от 29.03.2010 N 37,
от 13.01.2012 N 4, от 02.05.2012 N 39, от 30.08.2013 N 79, от 10.02.2014 N 7,
от 20.02.2014 N 10, от 30.06.2014 N 40
и Распоряжений ОАО "РЖД" от 17.02.2010 N 329р, от 26.03.2013 N 736р)
Приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 26 апреля 2006 г. Положение о договорной работе в ОАО "РЖД" (прилагается).
2. Руководителям филиалов ОАО "РЖД":
а) разработать по форме прилагаемого Положения и утвердить до 26 мая 2006 г. по согласованию с Правовым департаментом положения о договорной работе в филиале;
б) определить подразделения, ответственные за регистрацию и ведение реестра договоров в филиалах, с изданием соответствующих приказов;
в) копии приказов и утвержденных положений о договорной работе представить до 26 мая 2006 г. в Департамент управления делами и Правовой департамент ОАО "РЖД".
3. Начальникам департаментов, руководителям филиалов и иных структурных подразделений ОАО "РЖД" обеспечить изучение причастными работниками Положения, утвержденного настоящим приказом, и соблюдение установленных этим Положением требований.
4. Начальнику Департамента управления делами Ивашкину А.Г. обеспечить текущий контроль за выполнением структурными подразделениями и должностными лицами ОАО "РЖД" требований Положения, утвержденного настоящим приказом.
5. Пункт утратил силу Приказом ОАО "РЖД" от 13.10.2006 N 246.
Президент ОАО "РЖД"
В.И Якунин
УТВЕРЖДЕНО
приказом ОАО "РЖД"
от 14 апреля 2006 г. N 110
ПОЛОЖЕНИЕ
О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ В ОАО "РЖД"
(В ред. Приказов ОАО "РЖД" от 08.10.2007 г. N 129, от 11.02.2008 N 17,
от 06.10.2009 N 197, от 29.03.2010 N 37, от 13.01.2012 N 4,
от 02.05.2012 N 39, от 30.08.2013 N 79, от 10.02.2014 N 7,
от 20.02.2014 N 10, от 30.06.2014 N 40
и Распоряжений ОАО "РЖД" от 17.02.2010 N 329р, от 26.03.2013 N 736р)
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок подготовки, заключения, регистрации и хранения договоров, а также обеспечения контроля за их исполнением в открытом акционерном обществе "Российские железные дороги".
1.2. Настоящее Положение распространяется на гражданско-правовые договоры, контракты, соглашения, дополнительные соглашения, протоколы согласований, меморандумы и протоколы о намерениях, а также любые иные сделки, заключаемые ОАО "РЖД" (далее - договоры).
Настоящее Положение не распространяется на публичные договоры (в том числе договоры перевозки пассажиров, грузов, багажа и грузобагажа, об оказании услуг по использованию инфраструктуры железнодорожного транспорта общего пользования, энергоснабжения), порядок ведения работы по которым регулируется законодательством Российской Федерации и принятыми в соответствии с ним соответствующими внутренними документами ОАО "РЖД", а также договоры в сфере трудового права.
Внутренними документами ОАО "РЖД" могут быть установлены особенности договорной работы в отношении отдельных видов договоров.
1.3. Работа в отношении договоров, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с настоящим Положением с учетом особенностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации и внутренними документами ОАО "РЖД".
1.4. Договорная работа в ОАО "РЖД" осуществляется на основании:
решений президента и вице-президентов ОАО "РЖД", руководителей филиалов и других структурных подразделений ОАО "РЖД";
итогов процедур размещения заказов, подведенных Конкурсной комиссией ОАО "РЖД", иными конкурсными комиссиями, уполномоченными органами, образованными в порядке, установленном нормативными документами ОАО "РЖД", а также в исключительных случаях (например, при проведении закупок методом запроса предложений) уполномоченными на то должностными лицами ОАО "РЖД";
итогов процедур размещения заказов в электронной форме, зафиксированных в автоматизированной информационной системе "Электронная торгово-закупочная площадка ОАО "РЖД" или на иной электронной торговой площадке, на которой осуществляется размещение заказов;
протоколов рассмотрения аукционных заявок, поступивших на участие в открытом аукционе в электронной форме, в случае, если он признан несостоявшимся.
(Пункт дан в ред. Приказа ОАО "РЖД" от 02.05.2012 N 39)
2. Подготовка проекта договора
2.1. Подготовку проекта договора (составление проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента проекта договора) осуществляет структурное подразделение, инициирующее заключение договора в соответствии со своей компетенцией (далее - подразделение-исполнитель). Подготовка проекта договора включает в себя составление в письменной форме текста проекта договора и приложений к нему.
2.2. Проект договора разрабатывается с учетом требований законодательства Российской Федерации, а также внутренних документов ОАО "РЖД". При разработке проекта договора подразделение-исполнитель может использовать примерные формы соответствующих договоров, утвержденные ОАО "РЖД". При необходимости по запросу подразделения-исполнителя к разработке проекта договора может привлекаться Правовой департамент.
2.3. Ответственность за целесообразность заключения договора и выбор контрагента, а также за содержание и условия проекта договора в части сроков, номенклатуры товаров (работ, услуг), других существенных и необходимых условий договора несет подразделение-исполнитель. Подразделение-исполнитель также несет ответственность за определение цены договора и подготовку материалов, необходимых для ее определения.
2.4. При необходимости подготовки проекта договора, связанного с реализацией сложной задачи, по решению президента ОАО "РЖД", первого вице-президента или старших вице-президентов могут создаваться рабочие группы по подготовке проекта договора. При необходимости к подготовке проекта договора могут быть привлечены консалтинговые организации. Договоры с такими организациями заключаются в порядке, установленном настоящим Положением.
2.5. Проект договора должен содержать, как правило, следующие положения: преамбула, предмет договора, права и обязанности сторон, сроки действия договора и исполнения обязательств, порядок расчетов (при наличии расчетов), ответственность, порядок урегулирования споров, другие условия, которые являются необходимыми по данному договору, юридические адреса и реквизиты сторон. Проект договора должен в обязательном порядке включать в себя условия, являющиеся существенными для такого вида договоров.
Проект договора также должен содержать:
1) требование к контрагенту о необходимости предоставления информации об изменениях в составе владельцев контрагента, включая конечных бенефициаров, и (или) в исполнительных органах контрагента не позднее чем через 5 календарных дней после таких изменений;
(Абзац дан в ред. Приказа ОАО "РЖД" от 10.02.2014 N 7)
2) требование о предоставлении контрагентом информации о субъектах малого и среднего предпринимательства, привлекаемых контрагентом по субподрядному договору 1-го уровня в качестве третьих лиц к исполнению обязательств по договору, заключенному с ОАО "РЖД" на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, не позднее чем через 5 календарных дней после подписания такого субподрядного договора с указанием:
контрагента;
привлекаемого в качестве третьего лица субъекта малого и среднего предпринимательства, его ИНН;
ФИО контактного лица субъекта малого и среднего предпринимательства, его адреса, телефона, факса, адреса электронной почты;
предмета договора, заключаемого контрагентом с субъектом малого и среднего предпринимательства;
суммы договора, заключаемого контрагентом с субъектом малого и среднего предпринимательства, в рублях, с учетом и без учета НДС;
средней численности работников субъекта малого и среднего предпринимательства за предшествующий календарный год;
выручки от реализации товаров или балансовой стоимости активов субъекта малого и среднего предпринимательства (остаточной стоимости основных средств и нематериальных активов) за предшествующий календарный год (без НДС);
суммарной доли участия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов в уставном (складочном) капитале (паевом фонде) субъекта малого и среднего предпринимательства;
суммарной доли участия одного или нескольких юридических лиц, не являющихся субъектами малого и среднего предпринимательства, в уставном капитале субъекта малого и среднего предпринимательства;
(Подпункт введен Приказом ОАО "РЖД" от 10.02.2014 N 7)
3) требование о невозможности изменения контрагентом условий заключения субподрядных договоров 1-го уровня, предусмотренных информационной справкой, содержащей сведения о субъектах малого и среднего предпринимательства, с которыми в соответствии с заявкой на участие в процедурах размещения заказов контрагент планировал заключить субподрядные договоры 1-го уровня, за исключением условия о субъекте среднего и малого предпринимательства, с которым заключается такой договор. О замене указанного субъекта обязательно уведомляется ОАО "РЖД";
(Подпункт введен Приказом ОАО "РЖД" от 10.02.2014 N 7)
4) требование о предоставлении контрагентом ежегодно, не позднее 1 декабря, информации о подтверждении статуса субъектов малого и среднего предпринимательства, с которыми заключены субподрядные договоры 1-го уровня;
(Подпункт введен Приказом ОАО "РЖД" от 10.02.2014 N 7)
5) требование о предоставлении контрагентом, являющимся на момент заключения договора с ОАО "РЖД" субъектом малого и среднего предпринимательства, ежегодно, не позднее 1 декабря, подтверждения этого статуса;
(Подпункт введен Приказом ОАО "РЖД" от 10.02.2014 N 7)
6) условие о возможности расторжения договора в случае непредоставления контрагентом информации, указанной в подпунктах 1-5 настоящего пункта.
(Подпункт введен Приказом ОАО "РЖД" от 10.02.2014 N 7)
2.6. Проект договора составляется в количестве экземпляров, соответствующем, как правило, количеству сторон договора.
Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, то он составляется в количестве, необходимом для совершения указанных действий. Экземпляры договора, представляемые в органы, осуществляющие нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию, не должны содержать каких-либо пометок или виз.
2.7. Если при заключении договора с иностранными лицами текст договора составляется не только на русском языке, подразделение-исполнитель до согласования проекта договора обращается в Департамент международных связей для обеспечения перевода его текста на русский или иностранный язык с соблюдением аутентичности текстов.
В случае если договор, заключаемый с иностранным лицом, регулируется и/или споры по договору рассматриваются в соответствии с законодательством иностранного государства, подразделение-исполнитель организует привлечение к работе над проектом договора консультанта, обладающего необходимым опытом и квалификацией в области законодательства, которым регулируется договор.
(Абзац введен Приказом ОАО "РЖД" от 08.10.2007 г. N 129)
2.8. Выбор контрагента по договору осуществляется на основаниях, указанных в пункте 1.4 настоящего Положения. В исключительных случаях в интересах ОАО "РЖД" выбор контрагента может осуществляться лицами, которые будут подписывать договор.
В случае заключения договора на основании решения президента и вице-президентов ОАО "РЖД", руководителей филиалов и других структурных подразделений ОАО "РЖД" такое решение оформляется распоряжением, поручением, приказом с указанием информации о совершаемой сделке. Копия распоряжения, поручения, приказа направляется в Центр организации конкурсных закупок в течение одного рабочего дня.
(Пункт дан в ред. Приказа ОАО "РЖД" от 02.05.2012 N 39)
Проекты соответствующих организационно-распорядительных актов представляются на согласование в Центр организации конкурсных закупок и его региональные подразделения
(Абзац введен Распоряжением ОАО "РЖД" от 26.03.2013 N 736р)
2.9. На этапе разработки проекта договора подразделение-исполнитель обязано обеспечить предоставление контрагентом следующих документов (оригиналов или надлежащим образом заверенных копий):
1) учредительные документы с учетом всех изменений и дополнений к ним, свидетельства о государственной регистрации учредительных документов и внесенных в них изменений и дополнений;
2) свидетельство о государственной регистрации контрагента, свидетельство о внесении в государственный реестр изменений в сведения о юридическом лице, не связанных с внесением изменений в учредительные документы, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
3) выписка из единого государственного реестра юридических лиц, выданная регистрирующим органом не ранее чем за один месяц до представления проекта договора на согласование;
4) документы, подтверждающие полномочия лица на подписание договора, оформленные надлежащим образом (протокол (решение) уполномоченного органа управления контрагента о назначении исполнительного органа; оригинал доверенности, если договор со стороны контрагента подписан не единоличным исполнительным органом; согласование соответствующего органа управления контрагента о совершении сделки, предусмотренной договором, в случаях, когда это определено законодательством Российской Федерации и учредительными документами контрагента);
5) паспорт (для физических лиц);
6) согласие контролирующих органов на совершение сделки или подтверждение уведомления соответствующих органов о совершении сделки в случаях, когда такое согласие или уведомление предусмотрено законодательством Российской Федерации;
7) лицензии, если деятельность, которую осуществляет контрагент, подлежит в соответствии с законодательством Российской Федерации лицензированию;
8) бухгалтерский баланс контрагента на последнюю отчетную дату;
9) банковская карточка с образцами подписей и оттиском печати контрагента.
10) информационная справка, содержащая сведения о владельцах контрагента, включая конечных бенефициаров, с приложением подтверждающих документов.
(Подпункт введен Приказом ОАО "РЖД" от 13.01.2012 г. N 4)
11) информационная справка, содержащая сведения о субъектах малого и среднего предпринимательства, с которыми в соответствии с заявкой на участие в процедурах размещения заказов контрагент планирует заключить субподрядные договоры 1-го уровня, с указанием:
контрагента;
привлекаемого в качестве третьего лица субъекта малого и среднего предпринимательства, его ИНН;
ФИО контактного лица субъекта малого и среднего предпринимательства, его адреса, телефона, факса, адреса электронной почты;
предмета договора, заключаемого контрагентом с субъектом малого и среднего предпринимательства;
суммы договора, заключаемого контрагентом с субъектом малого и среднего предпринимательства, в рублях, с учетом и без учета НДС;
средней численности работников субъекта малого и среднего предпринимательства за предшествующий календарный год;
выручки от реализации товаров или балансовой стоимости активов субъекта малого и среднего предпринимательства (остаточной стоимости основных средств и нематериальных активов) за предшествующий календарный год (без НДС);
суммарной доли участия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов в уставном (складочном) капитале (паевом фонде) субъекта малого и среднего предпринимательства;
суммарной доли участия одного или нескольких юридических лиц, не являющихся субъектами малого и среднего предпринимательства, в уставном капитале субъекта малого и среднего предпринимательства.
(Подпункт введен Приказом ОАО "РЖД" от 10.02.2014 N 7)
3. Согласование проекта договора
3.1. Проект договора до его визирования и подписания уполномоченным лицом должен быть согласован со следующими подразделениями ОАО "РЖД" в соответствии с их компетенцией:
Департамент экономического прогнозирования и стратегического развития (в случае заключения договора, цена которого превышает 500 млн. рублей, а срок действия составляет не менее 3 лет);
Департамент развития системы управления (в случае заключения договоров независимо от источника финансирования, в том числе с иностранными лицами, содержащих задания на разработку и доработку моделей бизнес-процессов, правил, регламентов и стандартов в области управления и повышения эффективности деятельности ОАО "РЖД", а также функциональных стратегий ОАО "РЖД" и его дочерних обществ);
(Абзац добавлен Приказом ОАО "РЖД" от 30.06.2014 N 40)
Департамент управления дочерними и зависимыми обществами (в случае заключения договора, связанного с участием, прекращением участия, изменением доли участия в других юридических лицах);
Департамент планирования и бюджетирования;
Департамент инвестиционной деятельности (в случае финансирования договора за счет капитальных вложений);
Департамент корпоративной информатизации (в случае заключения договора, связанного с программно-информационным обеспечением);
Управление по вопросам интеллектуальной собственности (в случае заключения договоров, независимо от источника финансирования, в том числе с иностранными лицами, содержащих задания на разработку и доработку объектов техники и технологий, разработку программного обеспечения, создание учебной литературы, товарных знаков и других объектов интеллектуальных прав, а также их распределение, использование или отчуждение);
(В ред. Приказа ОАО "РЖД" от 20.02.2014 N 10)
Департамент технической политики (в случае заключения договоров, предусмотренных планом научно-технического развития ОАО "РЖД" - планом НТР);
(Абзац дан в ред. Приказа ОАО "РЖД" от 08.10.2007 N 129)
Департамент управления имуществом и организационных структур (в случае заключения договора в отношении недвижимого имущества);
Департамент корпоративных финансов;
Департамент международных связей (в случае заключения договора с иностранными лицами);
Центр организации конкурсных закупок (в случае заключения договора по итогам процедур размещения заказов);
(Пункт дан в ред. Приказа ОАО "РЖД" от 02.05.2012 N 39)
Центр по таможенной деятельности (в случае заключения договора, предусматривающего перемещение товаров и/или транспортных средств через границу Российской Федерации);
(Абзац добавлен Приказом ОАО "РЖД" от 06.10.2009 N 197)
Департамент безопасности;
Бухгалтерская служба;
Правовой департамент.
3.2. На этапе подготовки проекта договора подразделение-исполнитель готовит обоснование целесообразности заключения договора (в форме пояснительной записки к проекту договора). Пояснительная записка должна содержать описание предполагаемой сделки, цели и мотивировку необходимости ее совершения, информацию об экономическом или ином эффекте от реализации договора, об источнике расходов по договору, о наличии признаков сделки с заинтересованностью и/или крупной сделки, а также сделки, подпадающей под действие антимонопольного законодательства.
В случае необходимости подразделение-исполнитель вправе запрашивать у соответствующих структурных подразделений информацию, позволяющую определить наличие признаков сделки с заинтересованностью и/или крупной сделки, сделки, подпадающей под действие антимонопольного законодательства, а также мнение подразделений, к компетенции которых относятся указанные вопросы.
Пояснительная записка к проекту договора подписывается руководителем подразделения-исполнителя или его заместителем.
(Пункт 3.2. дан в ред. Приказа ОАО "РЖД" от 08.10.2007 N 129)
3.3. Подразделение-исполнитель направляет проект договора с приложениями и пояснительной запиской одновременно во все структурные подразделения, участвующие в согласовании проекта договора, а в Правовой департамент и Департамент безопасности также копии документов, указанных в пункте 2.9. настоящего Положения. Полученные Правовым департаментом и Департаментом безопасности копии таких документов остаются в департаментах и другим подразделениям не передаются.
Ответственность за качество подготовки проекта договора, приложений к нему, сопроводительных документов, за предоставление необходимых пояснений, документов, указанных в пункте 2.9 настоящего Положения, дополнительных документов и информации, а также за нарушение сроков согласования и визирования договоров, вызванных низким качеством подготовки материалов, несет подразделение-исполнитель.
(Абзац введен Приказом ОАО "РЖД" от 08.10.2007 N 129)
3.4. При необходимости подразделение, получившее проект договора на согласование, вправе запросить у подразделения-исполнителя копии документов, указанные в пункте 2.9. настоящего Положения, а также другие документы, которые могут потребоваться для надлежащего рассмотрения вопроса о согласовании проекта договора.
3.5. Замечания и предложения к проекту договора и приложениям к нему излагаются в письменной форме за подписью руководителя согласующего подразделения или его заместителя и направляются в подразделение-исполнитель, которое учитывает в проекте договора замечания и предложения.
Представление подразделениями замечаний и предложений по проекту договора, прямо не относящихся к их компетенции, не допускается.
Подразделение-исполнитель при возникновении у него или у других подразделений разногласий по замечаниям и предложениям разрешает их в рабочем порядке.
(Пункт 3.5. дан в ред. Приказа ОАО "РЖД" от 08.10.2007 N 129)
(Смотри предыдущую редакцию.)
3.6. Срок согласования (предоставления замечаний) проекта договора каждым структурным подразделением не должен превышать 3 (трех) рабочих дней. В случае необходимости увеличения указанного срока согласующее подразделение направляет в подразделение-исполнитель мотивированное уведомление с указанием срока, в течение которого будут представлены замечания к проекту договора.
3.7. В отдельных случаях на основании разрешения первого вице-президента или старшего вице-президента, в ведении которого находятся вопросы экономики и финансов, при наличии согласования Правового департамента, Департамента безопасности и Бухгалтерской службы перечень согласующих структурных подразделений может быть сокращен.
3.8. Типовые договоры, заключение которых носит постоянный характер и сумма которых не превышает 300 000 (трехсот тысяч) рублей (договоры на участие в семинарах, конференциях, на предоставление образовательных услуг и т.д.), по решению руководителя подразделения-исполнителя могут быть представлены на согласование только в Правовой департамент, Бухгалтерскую службу и Департамент безопасности.
Проекты рамочных соглашений, протоколов о намерениях, меморандумов и других подобных документов, не устанавливающих для сторон гражданско-правовых обязательств, подлежат согласованию с подразделением, к компетенции которого относится вопрос, излагаемый в соответствующем документе, Департаментом безопасности и Правовым департаментом.
(Абзац введен Приказом ОАО "РЖД" от 08.10.2007 N 129)
При наличии в проектах указанных документов информации финансово-экономического характера они подлежат согласованию с Департаментом планирования и бюджетирования, Департаментом корпоративных финансов.
(Абзац введен Приказом ОАО "РЖД" от 08.10.2007 N 129)
3.9. Согласованный структурными подразделениями проект договора до направления на визирование должен быть в рабочем порядке согласован с контрагентом.
4.1. Доработанный с учетом поступивших замечаний проект договора (визовой экземпляр) с приложениями и сопроводительной запиской подразделение-исполнитель последовательно направляет на визирование в структурные подразделения, принимавшие участие в его согласовании.
В сопроводительной записке указывается, что проект договора прошел предварительное согласование со всеми необходимыми структурными подразделениями. При наличии не устраненных в рабочем порядке замечаний по проекту договора в сопроводительной записке также делается ссылка на наличие таких замечаний с указанием структурного подразделения, представившего замечания.
4.2. Проект договора направляется на визирование в структурные подразделения, принимавшие участие в согласовании проекта договора, в соответствии с их компетенцией в следующем порядке:
подразделение-исполнитель;
Департамент экономического прогнозирования и стратегического планирования;
Департамент развития системы управления;
(Абзац добавлен Приказом ОАО "РЖД" от 30.06.2014 N 40)
Департамент управления дочерними и зависимыми обществами;
Департамент планирования и бюджетирования;
Департамент инвестиционной деятельности;
Управление по вопросам интеллектуальной собственности;
(Абзац добавлен Распоряжением ОАО "РЖД" от 17.02.2010 N 329р)
Департамент корпоративной информатизации;
Департамент технической политики;
Департамент управления имуществом и организационных структур;
Департамент корпоративных финансов;
Департамент международных связей;
Центр организации конкурсных закупок;
(Абзац довавлен Приказом ОАО "РЖД"от 29.03.2010 N 37)
Центр по таможенной деятельности;
(Абзац добавлен Приказом ОАО "РЖД" от 06.10.2009 N 197)
Департамент безопасности;
Бухгалтерская служба;
Правовой департамент.
4.3. В случае если договор подписывается президентом ОАО "РЖД", проект договора направляется на визирование первому вице-президент, старшему вице-президенту или вице-президенту, курирующему вопросы, связанные с предметом договора.
4.4. Визирование проекта договора осуществляется путем проставления на оборотной стороне последнего листа визового экземпляра подписи визирующего лица с расшифровкой (указанием его фамилии и инициалов, должности, сокращенного наименования подразделения) и даты визирования. Визирует проект договора руководитель соответствующего структурного подразделения или его заместитель.
4.5. Подразделение-исполнитель визирует на оборотной стороне все листы визового экземпляра проекта договора и приложений к нему.
Правовой департамент визирует все листы визового экземпляра проекта договора, за исключением приложений к нему. В случае если предмет приложения затрагивает компетенцию Правового департамента, Правовой департамент визирует все листы этого приложения.
Подразделения, визирующие проект договора, визируют также приложения к договору, если содержание приложения относится к их компетенции.
(Абзац введен Приказом ОАО "РЖД" от 08.10.2007 N 129)
4.6. В том случае, если договор, проект которого представлен для визирования, содержит признаки сделки с заинтересованностью, и/или крупной сделки, и/или сделки, которая требует согласования или уведомления контролирующих органов, проект договора визируется подразделением-исполнителем с оговоркой о том, что подписание договора возможно после одобрения сделки в установленном порядке.
Ответственность за определение необходимости получения соответствующего одобрения (согласования), уведомление структурных подразделений и лица, подписывающего договор, о необходимости одобрения (согласования) сделки, а также за подготовку соответствующих документов и их своевременное представление несет подразделение-исполнитель.
(Абзац введен Приказом ОАО "РЖД" от 08.10.2007 N 129)
4.7. Визирование проекта договора при отсутствии существенных замечаний осуществляется в срок, не превышающий 2 (двух) рабочих дней с даты поступления проекта договора в соответствующее структурное подразделение.
4.8. При наличии существенных замечаний по проекту договора, представленному на визирование, руководитель структурного подразделения визирует проект договора с отметкой "с замечаниями" и прикладывает к договору текст замечаний с детальным обоснованием необходимости их учета и своими предложениями.
В случае если, по мнению подразделения-исполнителя, замечания не могут быть учтены, то по окончании процедуры визирования подразделение-исполнитель представляет лицу, подписывающему договор, докладную записку с указанием замечаний к проекту договора и изложением своей позиции в отношении таких замечаний.
Лицо, подписывающее договор, самостоятельно принимает решение о подписании договора с учетом или без учета замечаний.
(Пункт 4.8. дан в ред. Приказа ОАО "РЖД" от 08.10.2007 N 129)
4.9. Проект договора представляется на визирование в Правовой департамент после одобрения сделки органами управления контрагента в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и внутренними документами контрагента.
Проекты договоров, имеющие подчистки, исправления, а также незаполненные места, Правовым департаментом не принимаются.
4.10. Если при согласовании проекта договора с иностранными лицами, текст которого составляется не только на русском языке, в его текст вносились изменения, подразделение-исполнитель повторно обеспечивает перевод текста на иностранный язык в соответствии с пунктом 2.7. настоящего Положения.
4.11. После визирования структурными подразделениями и должностными лицами ОАО "РЖД" проекта договора, содержащего признаки сделки с заинтересованностью, и/или крупной сделки, и/или сделки, которая требует согласования или уведомления контролирующих органов, подразделение-исполнитель осуществляет в установленном порядке подготовку материалов и инициирует проведение процедур для принятия решения уполномоченными органами о совершении такой сделки.
4.12. Контроль за сроками согласования и визирования проекта договора осуществляется подразделением-исполнителем и вице-президентом, курирующим вопросы, связанные с предметом договора.
5. Подписание договора, его регистрация и хранение
5.1. Подразделение-исполнитель после получения необходимых виз, согласований и разрешений направляет проект договора контрагенту для подписания договора и проставления печати.
Подписание договора от имени ОАО "РЖД" до подписания его контрагентом допускается в исключительных случаях по решению президента, первого вице-президента или старшего вице-президента ОАО "РЖД".
После подписания договора контрагентом подразделение-исполнитель представляет договор на подпись лицу, уполномоченному подписать этот договор от имени ОАО "РЖД".
Не допускается подписание договора, по которому имеются неурегулированные с контрагентом вопросы, в том числе договоры с протоколом разногласий.
Не допускается внесение каких-либо изменений в договор, в том числе редакторских, после визирования договора Правовым департаментом. Договор должен представляться на подпись только с оригинальной визой Правового департамента.
В случае непредоставления контрагентом сведений и документов, указанных в подпунктах 10 и 11 пункта 2.9 настоящего Положения, ОАО "РЖД" вправе отказаться от заключения договора. В отдельных случаях договор может быть подписан при наличии специального обоснования.
(Абзац дан в ред. Приказа ОАО "РЖД" от 10.02.2014 N 7)
5.2. Подписание договора, на совершение которого требуется одобрение органов управления ОАО "РЖД", и/или согласование контролирующих органов, осуществляется после получения соответствующего одобрения, и/или согласования. В этом случае подразделение-исполнитель прилагает к договору, представленному на подписание, копию соответствующего решения.
5.3. От имени ОАО "РЖД" договоры подписываются президентом ОАО "РЖД" или лицом, исполняющим его обязанности, либо по доверенности в рамках предоставленных полномочий первым вице-президентом, старшими вице-президентами и вице-президентами, начальниками департаментов, руководителями филиалов и другими уполномоченными лицами.
Доверенности на право заключения договоров, а также представительства перед третьими лицами от имени ОАО "РЖД" при ведении договорной работы оформляются в соответствии с положением о порядке выдачи, отмены, регистрации и ведения реестра доверенностей в ОАО "РЖД".
5.4. Все экземпляры договора направляются подразделением-исполнителем в течение одного рабочего дня со дня подписания договора в Департамент управления делами для регистрации. На оборотной стороне последнего листа визового экземпляра указываются сокращенное наименование подразделения, фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя.
5.5. Департамент управления делами в течение рабочего дня получения договора регистрирует поступивший договор в базе данных АС "Документооборот" в соответствии с правилами документооборота в ОАО "РЖД" и проставляет на всех экземплярах договора печать ОАО "РЖД". После регистрации все экземпляры договора брошюруются и скрепляются печатью ОАО "РЖД".
5.6. Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, подразделение-исполнитель обеспечивает удостоверение (регистрацию) такого договора. В случае если это предусмотрено в договоре, нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию осуществляет контрагент по договору.
5.7. Для контроля за исполнением договора подразделение-исполнитель делает три копии зарегистрированного визового экземпляра (по договорам по плану НТР - четыре копии) и заверяет их в Департаменте управления делами. Одна копия остается в подразделении-исполнителе, остальные передаются в Бухгалтерскую службу и Правовой департамент, а договоры по плану НТР также в Департамент технической политики.
(В ред. Приказа ОАО "РЖД" от 08.10.2007 N 129)
5.8. Визовой экземпляр договора вместе с прилагаемыми к нему документами хранится в Департаменте управления делами в течение 5 лет с даты окончания действия договора.
5.9. Копии и подлинники договоров выдаются под расписку на основании письменного запроса руководителя структурного подразделения.
5.10. Подразделение-исполнитель обеспечивает передачу экземпляра договора контрагенту.
6. Заключение договоров на торгах
6.1. Договоры, подлежащие заключению путем проведения торгов (конкурса), определяются внутренними документами ОАО "РЖД". Порядок формирования конкурсных комиссий, проведения конкурсных процедур и принятия решений о заключении договоров по результатам торгов устанавливается отдельными положениями ОАО "РЖД".
6.2. Согласование формы договора, заключаемого по результатам торгов, осуществляется подразделением-исполнителем в порядке, предусмотренном настоящим Положением. Согласование формы договора проводится до утверждения в установленном порядке конкурсной документации.
Внесение изменений в согласованную форму договора, заключаемого по результатам конкурса, после объявления результатов конкурса не допускается.
6.3. После определения победителя конкурса и внесения его реквизитов в текст договора подразделение-исполнитель направляет договор на визирование в порядке, установленном настоящим Положением.
7.1. На стадиях подготовки обоснования целесообразности заключения договора, определения контрагента и цены договора, подготовки, согласования и подписания договора с целью снятия разногласий и уточнения позиций могут проводиться переговоры с контрагентами.
7.2. Организацию переговоров осуществляет подразделение-исполнитель, а в отношении договоров с иностранными лицами -Департамент международных связей.
7.3. В переговорах в обязательном порядке принимают участие представители Правового департамента и Департамента безопасности, а при необходимости представители Управления по вопросам интеллектуальной собственности.
(В ред. Распоряжения ОАО "РЖД" от 17.02.2010 N 329р)
8. Прием исполненных обязательств по договору
8.1. Исполнение договора или отдельных его обязательств фиксируется, как правило, подписанием сторонами документа (акт, накладная и т.п.) о выполненных работах, поставленных товарах, оказанных услугах, проведенных расчетах и т.д. (далее - акт приема-передачи).
8.2. В случаях, когда исполнение договора или отдельного обязательства по договору фиксируется актом приема-передачи, подразделение-исполнитель проверяет соответствие выполненных обязательств условиям договора и составляет соответствующий акт приема-передачи либо рассматривает акт приема-передачи, представленный контрагентом.
Согласование акта приема-передачи с контрагентом осуществляется подразделением-исполнителем в порядке, установленном договором. При необходимости подразделение-исполнитель может привлекать к согласованию акта приема-передачи заинтересованные структурные подразделения.
Согласованный сторонами и подписанный контрагентом акт приема-передачи подразделение-исполнитель передает на подпись руководителю структурного подразделения или лицу, уполномоченному на подписание соответствующего акта приема-передачи на основании доверенности.
(Абзац дан в ред. Приказа ОАО "РЖД" от 11.02.2008 N 17)
8.3. После подписания акта приема-передачи подразделение-исполнитель оставляет у себя копию акта приема-передачи, а подлинные экземпляры акта приема-передачи передает в Бухгалтерскую службу и контрагенту по договору.
8.4. Непосредственное исполнение договора, заключенного аппаратом управления ОАО "РЖД", а также подписание документов о его исполнении может быть передано филиалу, в интересах которого заключен договор.
Передача договора на исполнение филиалу оформляется отдельным поручением.
9. Контроль за исполнением договора
9.1. После регистрации договора подразделение-исполнитель изготавливает необходимое количество копий договора и передает их в структурные подразделения, участвующие в исполнении или контроле исполнения договорных обязательств.
9.2. Подразделение-исполнитель ведет оперативный и сводный учет исполнения договорных обязательств, а также контроль за их исполнением.
Контроль исполнения предусматривает проведение следующих мероприятий:
1) проверка качества и своевременности исполнения сторонами обязательств по договору, в том числе контроль за своевременным проведением расчетов и предоставлением соответствующих документов в Бухгалтерскую службу для отражения операций в бухгалтерском учете;
2) проверка сроков действия договора, при необходимости осуществление процедуры изменения сроков договора;
3) составление проектов писем, уведомлений, дополнительных соглашений и других документов к договору;
4) осуществление необходимых для оформления отношений по договору действий, таких, как приемка исполненного по договору, составление актов, выставление и получение счетов и т.д.;
5) своевременное информирование и передача в случае нарушения контрагентами условий договора необходимых документов в Правовой департамент, Департамент безопасности и другие заинтересованные подразделения с целью принятия необходимых мер.
9.3. Пункт исключен Приказом ОАО "РЖД" от 08.10.2007 N 129)
9.4. В случае нарушения контрагентом условий договора подразделение-исполнитель направляет в Правовой департамент документы, подтверждающие факт нарушения договора, в том числе расчет суммы задолженности, убытков, штрафов, справки, акты и другие документы, необходимые для решения вопроса о применении мер к контрагенту.
9.5. Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств по договору несет руководитель подразделения-исполнителя.
9.6. Бухгалтерская служба, Правовой департамент и Департамент безопасности вправе самостоятельно осуществлять выборочную проверку результатов исполнения договоров. При проведении этих проверок подразделение-исполнитель обязано предоставлять все необходимые документы, подтверждающие выполнение работ, иные дополнительные материалы и пояснения.
10. Организация договорной работы в филиалах
10.1. Филиалы и иные структурные подразделения в составе ОАО "РЖД" (далее - филиалы) осуществляют договорную работу в соответствии с собственными положениями о договорной работе, составленными по форме настоящего Положения и утвержденными руководителями филиалов.
Проект положения о договорной работе филиала до его утверждения направляется на согласование в Правовой департамент.
10.2. Право заключать договоры от имени ОАО "РЖД" имеют руководители и иные работники филиалов ОАО "РЖД" на основании доверенности.
(В ред. Приказа ОАО "РЖД" от 11.02.2008 N 17)
10.3. Цена договора или сумма плановых платежей по нему за год не должна превышать утвержденные лимиты финансирования на осуществляемую в рамках договора деятельность, а соответствующие расходы должны быть предусмотрены в бюджете филиала.
При заключении договоров филиалами в договоре указываются реквизиты соответствующего филиала.
10.4. Регистрация договоров и ведение реестра договоров в филиалах осуществляется:
в филиалах, не имеющих обособленных структурных подразделений, подразделением (отделом, управлением, департаментом) филиала, которое определяет руководитель филиала;
в филиалах, имеющих обособленные структурные подразделения, -подразделениями (отделами, управлениями, департаментами) филиала (в том числе подразделениями обособленных структурных подразделений филиала), которые по согласованию с Правовым департаментом определяет руководитель филиала.
10.5. В случае если филиал заинтересован в заключении договора, выходящего за рамки компетенции филиала и полномочий его руководителя, филиал вправе выступить в качестве подразделения-исполнителя, руководствуясь настоящим Положением.
10.6. Заключение филиалами договоров (контрактов) с нерезидентами, обязательства по которым выражены в иностранной валюте, с использованием счетов, открытых в банках по месту нахождения аппарата управления ОАО "РЖД", осуществляется в соответствии с собственными положениями филиалов о договорной работе при условии обязательного согласования с Департаментом корпоративных финансов.
(Введен Приказом ОАО "РЖД" от 30.08.2013 N 79)