ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 20 февраля 2007 г. N 274р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ О ПОРЯДКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОТНИКАМИ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ ОАО "РЖД" И РАБОТНИКАМИ ФИЛИАЛОВ ОАО "РЖД" СЛУЖЕБНЫХ ЛЕГКОВЫХ АВТОМОБИЛЕЙ БЕЗ ВОДИТЕЛЕЙ И ЛИЧНЫХ ЛЕГКОВЫХ АВТОМОБИЛЕЙ В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ
(В ред. Распоряжения ОАО "РЖД" от 01.04.2014 N 811р)
В целях эффективного использования на железных дорогах и других филиалах ОАО "РЖД" служебных легковых автомобилей:
1. Утвердить прилагаемые:
методические рекомендации о порядке использования работниками аппарата управления ОАО "РЖД" и работниками филиалов ОАО "РЖД" служебных легковых автомобилей без водителей и личных легковых автомобилей в служебных целях.
(В ред. Распоряжения ОАО "РЖД" от 01.04.2014 N 811р)
2. Руководителям филиалов ОАО "РЖД" руководствоваться настоящими методическими рекомендациями при использовании работниками аппарата управления ОАО "РЖД" и работниками филиалов ОАО "РЖД" служебных легковых автомобилей без водителей и личных легковых автомобилей в служебных целях.
(В ред. Распоряжения ОАО "РЖД" от 01.04.2014 N 811р)
Старший вице-президент ОАО "РЖД"
Б.М.Лапидус
УТВЕРЖДЕНЫ
распоряжением ОАО "РЖД"
от 20.02.2007 г. N 274р
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
О ПОРЯДКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОТНИКАМИ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ ОАО "РЖД" И РАБОТНИКАМИ ФИЛИАЛОВ ОАО "РЖД" СЛУЖЕБНЫХ ЛЕГКОВЫХ АВТОМОБИЛЕЙ БЕЗ ВОДИТЕЛЕЙ И ЛИЧНЫХ ЛЕГКОВЫХ АВТОМОБИЛЕЙ В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ
(В ред. Распоряжения ОАО "РЖД" от 01.04.2014 N 811р)
1. Настоящие Методические рекомендации разработаны в целях эффективного использования автотранспортных средств, принадлежащих ОАО "РЖД", а также личных легковых автомобилей работников аппарата управления ОАО "РЖД" и работников филиалов ОАО "РЖД" (далее - работник) в служебных целях, и определяют права и обязанности ОАО "РЖД", работников, а также порядок предоставления ОАО "РЖД", использования и эксплуатации работниками служебных легковых автомобилей ОАО "РЖД" без водителей (далее - автомобиль).
(В ред. Распоряжения ОАО "РЖД" от 01.04.2014 N 811р)
2. Настоящие Методические рекомендации распространяется на отношения, связанные с предоставлением работникам автомобилей, а также с использованием личных легковых автомобилей работников в служебных целях.
3. Настоящие Методические рекомендации не распространяется на отношения, связанные с предоставлением работникам служебных легковых автомобилей со сменным режимом работы, а также автомобилей грузовых, автобусов, автомобилей специальных.
4. Автомобиль предоставляется работникам, занимающим должность, предполагающую предоставление служебного автомобиля согласно распоряжению ОАО "РЖД" от 06.09.2005 N 1388р "Об упорядочении использования на железных дорогах и в других филиалах ОАО "РЖД" служебных легковых автомобилей" (далее - распоряжение ОАО "РЖД" от 06.09.2005 N 1388р), или выполняющим работу, связанную с частыми служебными поездками.
В Методических рекомендациях под подразделением ОАО "РЖД" подразумевается филиал ОАО "РЖД", наделенный автотранспортным средством, приобретенным ОАО "РЖД".
II. Допуск работника к управлению служебным легковым автомобилем
5. Общим условием допуска работника к управлению автомобилем является наличие у работника:
- водительского удостоверения соответствующей категории;
- стажа вождения автомобиля не менее 3 лет;
- медицинской справки о годности водителя к управлению транспортным средством (установленной формы).
При соответствии работника общим условиям допуска к управлению автомобилем подразделение ОАО "РЖД" выдает работнику путевой лист, оформленный по установленному образцу.
6. ОАО "РЖД" вправе в любое время изменять и дополнять общее условие допуска работника к управлению автомобилем, а также вводить иные специальные условия допуска работника к управлению автомобилем.
III. Права и обязанности работника при управлении, использовании и эксплуатации автомобиля
7. Автомобиль закрепляется за работником, назначаемым ответственным за эксплуатацию автомобиля путем издания соответствующего приказа руководителя филиала.
Ответственный за эксплуатацию автомобиля работник обязан:
- использовать предоставленный автомобиль только по прямому производственному назначению;
соблюдать установленные заводом-изготовителем автомобиля правила и нормы технической эксплуатации автомобиля;
- не эксплуатировать автомобиль в неисправном состоянии;
- незамедлительно, по выявлении каких-либо неисправностей в работе автомобиля, прекращать его эксплуатацию с одновременным уведомлением об этом руководителя подразделения;
- не приступать к управлению автомобилем в случаях, когда по состоянию здоровья работник не был бы допущен медицинским специалистом к управлению автомобилем;
- своевременно обращаться в соответствующее подразделение филиала в целях получения путевого листа и/или доверенности, продления срока действия или получения нового свидетельства о регистрации и иных документов на автомобиль;
- своевременно обновлять и в кратчайшие сроки сообщать соответствующему подразделению об изменении своих личных водительских документов: водительского удостоверения и медицинской справки;
- содержать автомобиль в надлежащем порядке и чистоте;
- оставлять автомобиль только на специально отведенных для стоянки/парковки автомобилей безопасных местах;
- соблюдать периодичность предоставления автомобиля на техническое обслуживание;
- соблюдать правила дорожного движения, включая скоростной режим.
8. По решению руководителя подразделения работники, имеющие право вызова, при необходимости, дежурного автомобиля в соответствии с распоряжением ОАО "РЖД" от 06.09.2005 N 1388р, соответствующие общим условиям допуска к управлению автомобилем, и не входящие в число оформленных приказом ответственных за эксплуатацию автомобилей, могут быть допущены (привлечены) к управлению автомобилями на кратковременной основе. На время действия путевого листа, выданного такому работнику, на него в полной мере возлагаются все обязанности ответственного за эксплуатацию автомобиля.
9. В случае если предоставленный работнику автомобиль потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям работник вправе воспользоваться услугами эвакуационной службы. Работник обязан сопровождать перевозимый автомобиль к месту ремонта.
10. Работник обязан соблюдать утвержденный ОАО "РЖД" порядок оформления отчетных документов и предоставления документов по использованию, управлению и эксплуатации автомобиля
11. Работник, которому предоставляется автомобиль, вправе использовать его в границах (области, города, населенного пункта, железной дороги и т.п.), определенных соответствующим приказом руководителя подразделения. Выезд за границы, установленные руководителем подразделения, разрешается на основании соответствующего приказа руководителя подразделения и оформляется соответствующими документами согласно порядку, установленному ОАО "РЖД".
12. Запрещается внесение каких-либо изменений в конструкцию или комплектацию предоставленного автомобиля, включая затемнение стекол. По согласованию с руководителем подразделения работник, которому предоставлен автомобиль, вправе за свой счет оборудовать данный автомобиль любой автомобильной звуковоспроизводящей аппаратурой и акустическими системами по своему усмотрению. Ремонт установленной на автомобиле по усмотрению работника автомобильной звуковоспроизводящей аппаратуры и акустических систем производится работником самостоятельно и за собственный счет. Перед списанием автомобиля дополнительное оборудование, полностью приобретенное за счет работника, возвращается работнику, осуществившему его приобретение.
13. В целях безопасности управления, использования и эксплуатации автомобиля работнику запрещается:
- осуществлять перевозку пассажиров, не являющихся работниками ОАО "РЖД" (за исключением гостей ОАО "РЖД" и за исключением случаев, предусмотренных Правилами дорожного движения Российской Федерации);
- осуществлять перевозку грузов, не принадлежащих ОАО "РЖД";
- осуществлять буксировку транспортных средств, не принадлежащих ОАО "РЖД", с помощью автомобиля ОАО "РЖД".
14. Запрещается управление, использование и эксплуатация автомобиля работниками во время своего очередного и дополнительного отпусков или в период временной нетрудоспособности. На время отпуска и в период временной нетрудоспособности работника предоставленный ему автомобиль передается в распоряжение подразделения.
15. Запрещается использование автомобиля работником для поездок в (из) аэропорты и на (из) вокзалы при отъезде в отпуск и возвращении из него.
IV. Использование личного автомобиля работниками для служебных поездок
16. Работники, занимающие должность, предполагающую предоставление служебного автомобиля согласно распоряжению ОАО "РЖД" от 06.09.2005 N 1388р и использующие личные (находящиеся в собственности либо используемые на ином законном основании) автомобили для служебных поездок вправе заключить соглашение с ОАО "РЖД". Для заключения соглашения работник обязан предоставить письменное заявление руководителю подразделения ОАО "РЖД".
16.1. Работники, занимающие должность номенклатуры президента ОАО "РЖД" в аппарате управления ОАО "РЖД" с местом нахождения рабочего места в иных, чем орган управления административно-территориальных образованиях, вправе заключить соглашение с ОАО "РЖД" на использование личных (либо используемых на ином законном основании) легковых автомобилей для поездок по служебным надобностям. Для заключения соглашения работник обязан предоставить письменное заявление в ОАО "РЖД".
(Пункт введен Распоряжением ОАО "РЖД" от 01.04.2014 N 811р)
17. Соглашение должно предусматривать условие о компенсации ОАО "РЖД" работнику расходов по эксплуатации используемого для служебных поездок личного автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).
Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного автомобиля для служебных поездок и устанавливается в соглашении.
Страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств в соответствии с Федеральным законом от 25 апреля 2002 г. N 40-ФЗ "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств" не подлежит компенсации со стороны ОАО "РЖД".
18. Для получения компенсации работники представляют в службу (отдел) бухгалтерского и налогового учета подразделения заверенную копию технического паспорта личного автомобиля, и ведут учет служебных поездок в путевых листах.
19. Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя подразделения.
20. За время нахождения работника в отпуске, командировке, за период временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется для служебных поездок, компенсация работнику не выплачивается.
21. Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней в месяце.
V. Эксплуатация и техническое обслуживание автомобилей ОАО "РЖД"
22. При использовании автомобилей для служебных поездок ОАО "РЖД" несет следующие расходы, нормы по которым утверждает руководитель подразделения:
- проведение технического обслуживания и ремонта автомобиля;
- оплата горюче-смазочных материалов;
- оплата мойки автомобиля;
- оплата химчистки салона автомобиля;
- оплата парковки автомобиля у административных зданий клиентов ОАО "РЖД";
- оплата эвакуации автомобиля эвакуационной службой (в случае, если предоставленный работнику автомобиль потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям).
23. Подразделение не компенсирует работнику любые виды штрафов, связанные с невыполнением или ненадлежащим выполнением работником требований законодательства Российской Федерации. ОАО "РЖД" не возмещает работнику расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, в случае, если они не оформлены товарным и кассовым чеком и/или другими документами финансовой отчетности.
24. Перечисленные нормативы и ограничения могут быть изменены или отменены, применительно к конкретному работнику (группе работников) или конкретному автомобилю (группе автомобилей) распоряжением руководителя подразделения.
VI. Страхование автомобилей ОАО "РЖД"
25. Гражданская ответственность владельцев транспортных средств должна быть застрахована в соответствии с Федеральным законом от 25 апреля 2002 г. N 40-ФЗ "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств". Дополнительно, в порядке добровольного страхования автомобили могут быть застрахованы по рискам: "угон (кража)", "ущерб", а также "добровольное страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств".
26. В случае наступления страхового случая работник обязан:
- незамедлительно сообщить о страховом случае руководителю подразделения;
- действовать в соответствии с правилами страхования страховой компании, с которой заключен договор страхования.
VII. Порядок возмещения работнику ОАО "РЖД" расходов по эксплуатации автомобиля
27. ОАО "РЖД" производит возмещение расходов, указанных в разделе V настоящих Методических рекомендаций, ответственному за эксплуатацию автомобиля на основании документов подтверждающих произведенные расходы, в соответствии с порядком, установленным ОАО "РЖД".
28. Документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию автомобиля, принимаются от работника соответствующей службой подразделения ежедневно в рабочие часы, а отчет о приобретении горюче-смазочных материалов и произведенных мойках автомобиля - вместе с заполненным путевым листом в течение первых 5 рабочих дней месяца, следующего за отчетным.
29. При непредставлении (несвоевременном представлении) работником отчетов, компенсация затрат не производится.
VIII. Ответственность работника за нарушение порядка и правил использования, управления и эксплуатации автомобиля
30. За нарушение порядка и правил использования, управления и эксплуатации автомобиля работник несет ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации и внутренними документами ОАО "РЖД".
IX. Установление оплаты работникам при использовании автомобилей и нормы на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей
31. При использовании работниками автомобилей и личных легковых автомобилей рекомендуется устанавливать доплату в размере до 50% тарифной ставки водителя легкового автомобиля (4 разряд квалификации). Конкретный размер доплаты устанавливается в зависимости от должностных обязанностей и интенсивности служебных поездок. Указанные расходы осуществляются в пределах средств фонда оплаты труда и выполнения принятых решений об упорядочении использования служебных легковых автомобилей на железных дорогах и в других филиалах ОАО "РЖД".
32. Доплата (в том числе размер доплаты) за вождение легковых автомобилей при служебных поездках устанавливается в трудовом договоре работника и (или) коллективном договоре филиала ОАО "РЖД". При этом в трудовом договоре должно быть указано право работника на использование личного легкового автомобиля для служебных надобностей.
Затраты ОАО "РЖД" по выплате доплат при использовании работниками автомобилей признаются расходами на оплату труда, учитываемыми для целей налогообложения прибыли (ст. 255 НК РФ).
Выплачиваемые доплаты за совмещение трудовых обязанностей водителя автомобиля включаются в доход физических лиц, подлежащий налогообложению налогом на доходы с физических лиц (ст. 210 НК РФ), а также признаются объектом налогообложения для единого социального налога (п. 1 ст. 236 НК РФ).
33. При использовании работниками личных легковых автомобилей целесообразно применять действующие нормы на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, предусмотренные постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (далее - Постановление).
В соответствии с Постановлением при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций учитываются затраты ОАО "РЖД" на выплату компенсации за использование личного автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно в размере - 1200 рублей в месяц, а с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см. - 1500 рублей в месяц. Сумма компенсации, выплачиваемая в соответствии с соглашением сторон, в части превышения приведенных норм, при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций не учитывается (п. 38 ст. 270 НК РФ).
Для целей налогообложения прибыли расходы на компенсацию за использование работниками личных легковых автомобилей в служебных целях учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), но только в пределах норм, установленных Постановлением.
Сумма компенсации за использование работником личного автомобиля в служебных целях является установленной законодательством Российской Федерации компенсационной выплатой, связанной с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (ст. 188 Трудового Кодекса РФ). В связи с этим, данная компенсационная выплата в полном объеме, в том числе в части превышения установленных Постановлением норм, не подлежит обложению единым социальным налогом (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ) и налогом на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ). Установленные Постановлением нормы применяются исключительно для целей исчисления налога на прибыль организаций, поэтому они не распространяются на трудовые отношения, не ограничивают размер возмещения расходов при использовании личного имущества работника и не применяются при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц и единому социальному налогу.
34. Для включения в состав расходов, учитываемых для целей налогообложения прибыли, затрат ОАО "РЖД" на возмещение работнику расходов, связанных с использованием личного автомобиля, необходимо, чтобы они соответствовали общим критериям признания расходов, установленным в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации, т.е. были экономически обоснованными и документально подтверждены. Для этого должен быть организован учет использования работником личного легкового автомобиля в служебных целях.