ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
Утверждаю
Президент ОАО "РЖД"
В.И.Якунин
23 июня 2008 г. N 24
РЕГЛАМЕНТ
ОРГАНИЗАЦИИ МЕРОПРИЯТИЙ С УЧАСТИЕМ ПРЕЗИДЕНТА ОАО "РЖД"
(В ред. Распоряжений ОАО "РЖД" от 24.09.2009 N 1981р,
от 06.05.2013 N 1074р)
1. Настоящий Регламент устанавливает порядок организации мероприятий, проводимых президентом ОАО "РЖД", и подготовки материалов для президента ОАО "РЖД" в случае его участия в мероприятиях, проводимых федеральными органами государственной власти, органами власти субъектов Российской Федерации, презентациях, конференциях, выставках, других мероприятиях в Российской Федерации и за рубежом.
2. Для организации и проведения выездных мероприятий подготавливаются:
программа мероприятия;
регламенты отдельных мероприятий, входящих в программу (при необходимости);
список членов делегации ОАО "РЖД";
список работников ОАО "РЖД", обеспечивающих проведение мероприятия (далее - передовая группа);
распоряжение (приказ) о командировании передовой группы;
распоряжение (приказ) о командировании членов делегации ОАО "РЖД";
тезисы выступления президента ОАО "РЖД";
справочно-аналитические материалы и другая необходимая информация по тематике проводимого мероприятия.
3. О цели, дате и месте проведения мероприятия с участием президента ОАО "РЖД" Аппарат президента ОАО "РЖД" уведомляет Департамент управления делами, Управление протокола президента ОАО "РЖД", Департамент по взаимодействию с федеральными и региональными органами власти (при проведении мероприятия на территории Российской Федерации с участием представителей федеральных органов государственной власти и органами власти субъектов Российской Федерации), Департамент международных связей (при проведении мероприятия за рубежом или с участием зарубежных представителей), а также иные подразделения ОАО "РЖД".
4. Документы, указанные в пункте 2 настоящего Регламента, подготавливаются:
а) программа мероприятия, проводимого на территории субъекта Российской Федерации, - Департаментом по взаимодействию с федеральными и региональными органами власти совместно с Управлением протокола президента ОАО "РЖД" по согласованию с Департаментом управления делами и принимающей стороной.
Указанная программа подготавливается на основе проекта программы, представляемого в Департамент управления делами и Управление протокола президента ОАО "РЖД" принимающей стороной в электронном, как правило, виде;
б) программа мероприятия, проводимого за рубежом, - Департаментом международных связей совместно с Управлением протокола президента ОАО "РЖД" по согласованию с принимающей стороной;
в) регламенты отдельных мероприятий, входящих в программу пребывания президента ОАО "РЖД", - Аппаратом президента ОАО "РЖД", Управлением протокола президента ОАО "РЖД" совместно с Департаментом по взаимодействию с федеральными и региональными органами власти и Департаментом безопасности при проведении выездного мероприятия на территории Российской Федерации, Управлением протокола президента ОАО "РЖД" совместно с Департаментом международных связей и Департаментом безопасности при проведении мероприятия за рубежом;
г) список членов делегации ОАО "РЖД", утверждаемый президентом ОАО "РЖД", - Департаментом по взаимодействию с федеральными и региональными органами власти по согласованию с Управлением протокола президента ОАО "РЖД" при проведении мероприятия на территории Российской Федерации, Департаментом международных связей по согласованию с Управлением протокола президента ОАО "РЖД" при проведении мероприятия за рубежом;
д) список членов передовой группы - Управлением протокола президента ОАО "РЖД" по согласованию с Департаментом по взаимодействию с федеральными и региональными органами власти при проведении мероприятия на территории Российской Федерации, Управлением протокола президента ОАО "РЖД" по согласованию с Департаментом международных связей при проведении мероприятия за рубежом;
е) распоряжения (приказы) о командировании членов передовой группы и командировании членов делегации ОАО "РЖД" - Департаментом управления делами при проведении мероприятия на территории Российской Федерации, Департаментом управления персоналом при проведении мероприятия за рубежом;
ж) справочно-аналитические материалы и другая необходимая информация по тематике проводимого мероприятия - причастными департаментами (управлениями) и другими подразделениями ОАО "РЖД" на основании поручения начальника Департамента управления делами (в поручении указываются должностные лица, ответственные за подготовку соответствующих материалов, и сроки их представления в Департамент управления делами).
(В ред. Распоряжения ОАО "РЖД" от 24.09.2009 N 1981р)
з) тезисы (текст) выступления президента ОАО "РЖД" - подразделениями аппарата управления ОАО "РЖД", определенными руководителем Аппарата президента ОАО "РЖД" или начальником Департамента управления делами с назначением ответственного подразделения (далее - исполнитель).
Исполнитель передает в Аппарат президента ОАО "РЖД" по электронной почте (в формате соответствующей программы Word, PowerPoint и т.д.) структурированные и обоснованные тезисы выступления президента ОАО "РЖД", справочные материалы и проект презентации, а также направляет по ЕАСД сопроводительный документ с подписью руководителя.
При подготовке масштабных, заблаговременно планируемых мероприятий, таких, как конференции, съезды и т.д., материалы представляются за три недели до даты проведения, при подготовке локальных мероприятий (открытие вокзала, нового цеха, выставки, запуск поезда и т.д.) - не позднее чем за четыре дня.
Аппарат президента ОАО "РЖД" (референтура) обрабатывает поступившие материалы и готовит текст выступления президента ОАО "РЖД", форматируя его следующим образом: шрифт - Times New Roman, 16-18 кегль, междустрочный интервал - 20, ориентация - книжная А4 или альбомная А5.
В процессе подготовки текста работники Аппарата президента ОАО "РЖД" вправе запрашивать у исполнителя необходимую дополнительную информацию.
Вычитку текста выступления для устранения ошибок и противоречий производит исполнитель.
При необходимости работники Аппарата президента ОАО "РЖД" могут при подготовке текста выступления обращаться к советнику президента ОАО "РЖД", в ведении которого находится соответствующий вопрос.
Согласованный текст выступления (на конференции, съезде и т.д.), а также исходные материалы работники Аппарата президента ОАО "РЖД" направляют по ЕАСД в Департамент управления делами для представления президенту ОАО "РЖД" за две недели до проведения мероприятия, тексты других выступлений - за три дня.
Подготовка текстов внеплановых выступлений и материалов к ним производится в минимально возможный срок.
В целях оперативного информирования о предстоящем публичном выступлении президента ОАО "РЖД" работники Аппарата президента ОАО "РЖД" заблаговременно направляют подготовленный текст выступления в Департамент корпоративных коммуникаций.
Ответственным за сведения (производственные, бухгалтерские и иные показатели работы ОАО "РЖД", статистические данные, примеры из мировой и исторической железнодорожной практики и т.д.), представляемые в Аппарат президента ОАО "РЖД", а также за их соответствие теме выступления является исполнитель.
Ответственным за литературную, орфографическую, стилистическую и иную редакторскую обработку текста выступления президента ОАО "РЖД", в том числе за использование в тексте общедоступных фактов (имен собственных, дат и т.д.), а также за его структурное согласование с презентацией (названия и порядковые номера слайдов и т.д.) является работник Аппарата президента ОАО "РЖД", подготовивший текст.
Исполнитель и работники Аппарата президента ОАО "РЖД" отвечают за соблюдение установленных сроков представления материалов в Департамент управления делами.
Материалы для интервью президента ОАО "РЖД" готовит и направляет в Аппарат президента ОАО "РЖД" Департамент корпоративных коммуникаций.
(Подпункт "з)" введен Распоряжением ОАО "РЖД" от 24.09.2009 N 1981р)
4(1). Работником подразделения аппарата управления ОАО "РЖД", ответственным за подготовку мероприятия с участием президента ОАО "РЖД" (лекции, интервью, доклада или выступления на форумах, конференциях, "круглых столах" и т.п.), организуется аудиозапись его выступления с последующей расшифровкой.
Выполненная аудиозапись (в формате mp3) и ее расшифровка (в формате doc) не позднее 14 дней с момента выступления передаются в Аппарат президента ОАО "РЖД" для включения этих материалов в электронную библиотеку выступлений президента ОАО "РЖД".
(Подпункт 4(1) добавлен Распоряжением ОАО "РЖД" от 06.05.2013 N 1074р)
5. Департамент управления делами представляет президенту ОАО "РЖД" программу пребывания, согласованную с руководителем Аппарата президента ОАО "РЖД" и Управлением протокола президента ОАО "РЖД", тезисы выступления, а также справочно-аналитические материалы и другую необходимую информацию по тематике проводимого мероприятия, подготовленные причастными департаментами (управлениями) и другими подразделениями ОАО "РЖД".
Копии указанных документов заблаговременно передаются в Аппарат президента ОАО "РЖД" и в Управление протокола президента ОАО "РЖД".
(В ред. Распоряжения ОАО "РЖД" от 24.09.2009 N 1981р)
6. Передовая группа, возглавляемая работником Управления протокола президента ОАО "РЖД" включает в себя работников Департамента безопасности, региональных центров безопасности, Департамента корпоративных коммуникаций, Департамента по взаимодействию с федеральными и региональными органами власти (при проведении мероприятия на территории субъекта Российской Федерации), Департамента международных связей (при проведении мероприятия за рубежом).
7. При проведении мероприятия на территории субъекта Российской Федерации размещение передовой группы в гостинице, предоставление ей помещений, необходимых для работы, оргтехники и транспортных средств, а также доступа на объекты, посещение которых предусмотрено программой пребывания президента ОАО "РЖД", обеспечивает принимающая сторона.
8. Департамент бухгалтерского учета выделяет руководителю передовой группы под отчет средства, необходимые для оплаты транспортных, коммуникационных, представительских и прочих расходов, связанных с организацией и проведением мероприятия.
9. Передовая группа совместно с принимающей стороной:
а) подготавливает регламенты проведения мероприятий, входящих в программу пребывания президента ОАО "РЖД", и списки их участников.
В списки участников мероприятий помимо членов делегации ОАО "РЖД" могут включаться при проведении выездного мероприятия на территории субъекта Российской Федерации руководители железных дорог и других подразделений ОАО "РЖД", представители органов власти субъектов Российской Федерации, представители общественных, религиозных и иных организаций, а при проведении мероприятия за рубежом - представители органов власти, транспортных организаций и деловых кругов;
б) разрабатывает схемы движения по согласованным маршрутам автомобильного кортежа с участниками мероприятия, а также схемы их размещения в транспортных средствах;
в) составляет списки и схемы рассадки участников мероприятия на совещаниях, приемах, официальных обедах и ужинах;
г) участвует совместно с принимающей стороной в разработке культурной программы для участников мероприятия, а также приглашенных лиц;
д) составляет список лиц, встречающих президента ОАО "РЖД" и членов делегации ОАО "РЖД", с указанием данных, необходимых для представления в администрацию аэропорта, в том числе паспортных данных и регистрационных номеров автомобилей для их обслуживания;
е) определяет размещение членов делегации ОАО "РЖД" в гостиницах;
ж) составляет список ответственных работников принимающей стороны (с указанием номеров их телефонов), закрепляемых за членами делегации ОАО "РЖД";
з) составляет список федеральных и региональных средств массовой информации, привлекаемых для освещения мероприятия, проводимого в субъекте Российской Федерации.
Указанные в настоящем пункте документы направляются по электронной почте в Управление протокола президента ОАО "РЖД" для своевременной подготовки буклета (пакета документов).
10. Во время нахождения президента ОАО "РЖД" в официальной поездке во главе делегации ОАО "РЖД" общую координацию участия членов делегации в протокольных мероприятиях президента ОАО "РЖД" и работу причастных осуществляет начальник Управления протокола президента ОАО "РЖД" или его заместитель, а в иных случаях - руководитель, указываемый в утвержденном плане командировки.
11. Обеспечение членов делегации ОАО "РЖД" автомобилями и другими транспортными средствами осуществляется:
в г. Москве и Подмосковье - Административно-хозяйственным управлением в соответствии с поручением Департамента управления делами;
на территории других субъектов Российской Федерации - принимающей стороной;
за рубежом - Управлением протокола президента ОАО "РЖД" совместно с Департаментом международных связей.
12. Организацию перелета членов делегации ОАО "РЖД" воздушным транспортом, перевозки по железной дороге и другими видами транспорта обеспечивает Департамент управления делами.
13. При организации отправки (встречи) членов делегации ОАО "РЖД" из г. Москвы (в г. Москве) Департамент управления делами представляет в администрацию аэропорта или вокзала списки членов делегации и провожающих (встречающих) лиц с указанием их паспортных данных и регистрационных номеров автомобилей.
Департамент управления делами обеспечивает членам делегации возможность использования в г.Москве залов официальных лиц и делегаций.
При перелете делегации по территории Российской Федерации указанные списки представляются в администрацию аэропорта вылета Управлением протокола президента ОАО "РЖД".
14. Паспортно-визовое обеспечение членов делегации ОАО "РЖД" и передовой группы, оформление их страховых полисов при выезде за рубеж осуществляются Департаментом управления персоналом совместно с Департаментом международных связей.
15. Департамент международных связей при необходимости информирует МИД России о поездке делегации ОАО "РЖД" за рубеж для оказания содействия в организации и проведении переговоров с представителями транспортных и других организаций и органов власти.
16. Департамент здравоохранения на основании обращения Управления протокола президента ОАО "РЖД" обеспечивает медицинское сопровождение делегации ОАО "РЖД".
17. Департамент корпоративных коммуникаций выделяет Управлению протокола президента ОАО "РЖД" согласно его заявке сувенирную продукцию для использования при проведении мероприятия.
18. Департамент безопасности:
разрабатывает план обеспечения безопасности президента ОАО "РЖД";
вносит в Управление протокола президента ОАО "РЖД" предложения об изменении соответствующих пунктов программы пребывания, когда это необходимо для обеспечения безопасности президента ОАО "РЖД".
19. Департамент безопасности организует совместно с принимающей стороной обеспечение сопровождения автомобиля президента ОАО "РЖД" и инструктаж водителей автомашин, сопровождающих президента ОАО "РЖД", а также обеспечивает охрану места проживания президента ОАО "РЖД", включая сохранность личных вещей.
20. При организации приема президентом ОАО "РЖД" иностранных делегаций Департамент международных связей подготавливает совместно с Департаментом управления делами, Управлением протокола президента ОАО "РЖД" и Департаментом безопасности программу пребывания иностранной делегации, в которой, в частности, указываются время и аэропорт или вокзал прибытия (убытия) делегации, ее состав, место проживания, время и место проведения официальных встреч, запланированная культурная программа, а также ответственные от ОАО "РЖД" за выполнение этой программы.
21. Подготовку и проведение в административных зданиях ОАО "РЖД" в г. Москве рабочих встреч президента ОАО "РЖД" с руководителями субъектов Российской Федерации и с деловыми партнерами, а также совещаний с участием президента ОАО "РЖД" обеспечивает Департамент управления делами совместно с Управлением протокола президента ОАО "РЖД", Департаментом по взаимодействию с федеральными и региональными органами власти и Департаментом международных связей.
Оформление принятых на указанных встречах и совещаниях решений осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в аппарате управления ОАО "РЖД", утвержденной приказом ОАО "РЖД" от 5 января 2006 г. N 1.
22. При организации ОАО "РЖД" мероприятий, связанных с профессиональным праздником железнодорожников, и других массовых мероприятий решением президента ОАО "РЖД" (первого вице-президента ОАО "РЖД") образуется под председательством вице-президента ОАО "РЖД" организационная комиссия (рабочая группа) по подготовке и проведению мероприятия.
Проект решения ОАО "РЖД" об образовании организационной комиссии (рабочей группы) подготавливается Департаментом корпоративных коммуникаций совместно с Департаментом управления делами и Управлением протокола президента ОАО "РЖД".
В состав организационной комиссии (рабочей группы) включаются руководители Департамента корпоративных коммуникаций, Департамента управления делами, Управления протокола президента ОАО "РЖД" и Департамента безопасности, а также представители других структурных подразделений ОАО "РЖД", принимающих участие в подготовке и проведении соответствующего мероприятия.
Организационная комиссия (рабочая группа) обеспечивает, в частности, составление программы мероприятия и списка приглашенных лиц, рассылку пригласительных билетов, встречу приглашенных лиц, организацию их питания и транспортного обслуживания, безопасность проводимого мероприятия.