ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
"РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
(ОАО "РЖД")

 

УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО "РЖД"
от 02.06.2009 г. N 1150р

 

СТО РЖД 1.05.515.7-2009

СТАНДАРТ ОАО "РЖД"

Методы и инструменты улучшений.
Формат корректирующих действий.
Метод "5W+1H+1S"

Дата введения - 01.07.2009

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает правила по применению инструмента <5W+1H+1S> в железнодорожной отрасли.
Требования данного документа распространяются на все подразделения аппарата управления ОАО "РЖД", филиалы ОАО "РЖД", структурные подразделения ОАО "РЖД", дочерние и зависимые общества (далее - предприятия).

2 Цель

Настоящий стандарт предназначен для планирования, представления и выполнения мероприятий в удобном для анализа, контроля и мониторинга виде с целью эффективного планирования и проведения изменений, осуществляемых в филиалах ОАО "РЖД", структурных подразделениях ОАО "РЖД" и ДЗО.

3 Определения понятий

3.1 В настоящем стандарте применяются следующие термины с соответствующими определениями, данные в ГОСТ Р ИСО 9000, а также в СТК РЖД Корпоративная интегрированная система менеджмента качества ОАО "РЖД". Термины и определения, СТО РЖД 1.05.509.1.
Процесс - совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы
Требование - потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным.
Корректирующее действие - действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации.
Предупреждающее действие - действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия.

4 Общие положения

4.1 На предприятии возникает потребность в стандартизированном подходе к планированию, выполнению, мониторингу КД и/или ПД (далее по тексту мероприятия) при проведении внутренних аудитов, при решении проблем методом "8 шагов", а также в других случаях. Для удовлетворения этой потребности используется метод "5W+1H+1S", в котором входными данными являются необходимые для выполнения, сформулированные мероприятия.
Примечание - Метод "5W+1H+1S" применяется для разработки корректирующих/ предупреждающих действий для устранения причин несоответствий/потенциальных несоответствий. Метод также может быть использован при написании рабочих инструкций в тех случаях, когда, выполняя определенные шаги, необходимо достичь заданную цель.
4.2 Название метода - это первые буквы вопросов, на которые следует ответить при формулировании мероприятий:
5W:
What? - ЧТО нужно сделать?
Why? - ЗАЧЕМ это нужно сделать?
Who? - КТО это должен сделать?
Where? - ГДЕ это следует делать?
When? - КОГДА это следует сделать?

1H:
How? - КАК это следует делать?

1S:
Status? - СТАТУС мероприятий.

4.3 Результатом использования метода "5W+1H+1S" является - повышение результативности и эффективности корректирующих/предупреждающих действий.
4.4 Наибольший эффект метод "5W+1H+1S" приносит с совместным использованием метода "8 шагов", а также при разработке мероприятий при проведении аудитов.
4.5 Применение метода "5W+1H+1S" не зависит от места его использования. Последовательность шагов по планированию и выполнению мероприятий:
- разработка плана реализации мероприятий, содержащего график реализации с указанием сроков и ответственных лиц;
- представление информации о мероприятиях в виде достаточном для анализа, контроля и мониторинга выполнения мероприятий;
- возможность оценки результативности и эффективности предлагаемых мероприятий.
4.6 Типовой алгоритм осуществления деятельности реализации метода "5W+1H+1S" приведен в таблице 1.

5 Порядок выполнения работы

5.1 Для представления мероприятий по методу "5W+1H+1S" с использованием всей доступной информации, руководитель структурного подразделения (владелец процесса) назначает исполнителя, обладающего достаточной компетентностью, знаниями и опытом.
Примечание При необходимости, исполнитель может привлекать в команду представителей технической, производственной служб, служб управления материалами, закупок, качества, сбыта, сервиса, а также поставщиков, потребителей и сторонних организаций.
5.2 План мероприятий разрабатывается исполнителем в соответствии с установленными правилами (внутри подразделения) после получения с присвоенным регистрационным номером.
5.3 Разработка мероприятий по методу "5W+1H+1S" выполняется в соответствии с формой приложения А либо с использованием специального программного обеспечения. Для любого мероприятия требуется заполнить все поля предлагаемой формы. Примеры реализации метода приведены в приложении Б.
После разработки заполненная форма "5W+1H+1S" (приложение А) утверждается.
5.4 Заполненная форма "5W+1H+1S" (после проведенных мероприятий) должна храниться у руководителя структурного подразделения, если другое не предусмотрено в СМК.
5.5 Для целей дальнейшего улучшения метода "5W+1H+1S" полезно обеспечить учет сложностей, возникающих при планировании и выполнении мероприятий.
5.6 Требования по заполнению формы "5W+1H+1S"
5.6.1 "Что?"- определение мероприятия
В поле "Что" должна быть записана формулировка мероприятия, которое требуется осуществить.
Мероприятие должно быть направлено на устранение причины возникновения несоответствия/потенциального несоответствия.
Мероприятие желательно сформулировать в виде конкретной задачи, удовлетворяющей следующим условиям:
- оценка результата в количественных показателях,
- ограничение во времени,
- определение необходимых ресурсов.
При необходимости, исполнитель проводит согласование с заинтересованными сторонами (например, поставщиками, потребителями, задействованными подразделениями и т.д.).
Возможна ситуация, когда выполнение мероприятия после согласования признано нецелесообразным, в этом случае исполнителем должна быть сделана соответствующая отметка в поле "Статус" с указанием причины и оформлена служебная записка руководителю структурного подразделения.
Пример - Отклонено по причине дублирования ("журнал регистрации корректирующих действий" пункт 4.3, план мероприятий N 071-1).
5.6.2 "Зачем?"- зачем мероприятие нужно выполнить
Требуется описать в поле "Зачем" необходимость применения данного мероприятия.
Примечание Задайте вопрос "Зачем?" для обоснования / аргументации причины выполнения мероприятия.
Можно указать причину возникновения несоответствия/потенциального несоответствия, для исключения которой будут осуществляться мероприятия.
Формулировка может предполагать определенный метод решения. Она может содержать информацию об уже предпринятых мероприятиях (например, информацию о уже проведенных корректирующих действиях).
Формулировка может рассматривать взаимосвязь данного мероприятия с другими.
5.6.3 "Кто?"- назначение исполнителя
В поле "Кто" должна быть указана должность исполнителя, ответственного за выполнение данного мероприятия. Также может быть указано и ФИО.
Исполнителю должны быть делегированы ответственность, соответствующие полномочия и выделены ресурсы для выполнения данного мероприятия.
5.6.4 "Где?" - указание места реализации КД
Необходимо указать в поле "Где" место, либо объект, к которому будут применены мероприятия.
Место/объект должны быть конкретно идентифицированы (цех, депо, участок пути, подразделение, N рабочего места, название операции).
Примечание Под термином "объект" понимается как объекты производства, так и объекты предоставления услуг.
Пример - РЖД, ремонтное депо N3, участок "сварки", место контроля продукции ОТК; тех. отдел, форма MT 012; у поставщика (ОАО "Металл"); на входном контроле продукции.
5.6.5 "Когда?"- Определение срока выполнения;
Срок выполнения мероприятия указывается временным интервалом с даты начала, по дату окончания реализации мероприятия, а также отдельной строкой указывается срок (при необходимости, можно указать временной интервал), когда информация о статусе мероприятия должна поступить руководителю структурного подразделения. Если необходимо, дата выполнения мероприятия может уточняться временем.
Пример - Периодичность заточки инструмента, время обслуживания оборудования.
Периодичность мониторинга выполнения мероприятий должна устанавливаться руководителем структурного подразделения, исходя из значимости данного мероприятия. При необходимости, периодичность мониторинга выполнения мероприятий указывается дополнительно в поле "Когда".
Ответственность за соблюдение сроков выполнения мероприятия и информирование руководителя структурного подразделения об исполнении сроков возлагается на исполнителя мероприятия (поле "Кто").
Перенос мероприятий возможен в отдельных случаях при согласовании с руководителем структурного подразделения. Срок инициации переноса определяется руководителем структурного подразделения. Перенос оформляется исполнителем мероприятия (поле "Кто") служебной запиской.
Руководитель структурного подразделения должен получить подтверждение, а исполнитель информировать о статусе мероприятия не позднее последнего дня указанного в поле "Когда".
В случае не соблюдения сроков исполнитель мероприятия (поле "Кто") должен:
- заранее проинформировать об этом руководителя структурного подразделения;
- занести в поле "Статус" формы "5W+1H+1S" статус мероприятия и причину(ы) не соблюдения сроков;
- согласовать с руководителем структурного подразделения новый срок выполнения мероприятий;
- передать старую и получить новую форму "5W+1H+1S" с измененными сроками или отказ в ее получении.
В случае отсутствия информации о выполнении мероприятия или не соблюдением сроков выполнения мероприятия, руководитель структурного подразделения должен запросить у исполнителя информацию о статусе мероприятия и причинах нарушения сроков выполнения.
Если мероприятие:
- выполнено, то руководитель структурного подразделения указывает в поле "Статус" соответствующую запись с указанием причины, почему информация о статусе не была доведена;
- не выполнено, то руководитель структурного подразделения указывает причины невыполнения и почему информация о статусе не была доведена, указывает новый срок выполнения.
5.6.6 "Как?"- определение способов
Должны быть определены возможные способы выполнения мероприятия. Необходимо проанализировать каждый предложенный способ на предмет:
- достижения целей (поле "Зачем"),
- удовлетворения бюджета/ресурсов,
- выявления рисков того, что мероприятие может быть не выполнено.
По результатам анализа выберите наилучший способ выполнения мероприятия и занесите в поле "Как".
Примечание Для выполнения одного мероприятия может быть определено несколько разных способов. Способы могут быть взаимосвязаны и/или дополнять друг друга.
Способ(ы) выполнения мероприятия должны быть сформулированы:
- в описательной форме в поле "Как", если подразумевается какое-либо конкретное действие, не требующее разбиения на более мелкие задачи;
- сделана ссылка на документ, в котором указано, каким образом и на основании чего выполняется действие (если применимо).
Пример - Ссылка на регламент, инструкцию по ремонту, технологию, паспорт оборудования.
Для каждого способа должны быть определены требуемые ресурсы.
5.6.7 Утверждение формы "5W+1H+1S"
Заполненная форма "5W+1H+1S" утверждается руководителем структурного подразделения.
Если до утверждения заполненной формы "5W+1H+1S" произошло нарушение временных ограничений (поле "Когда"), то их требуется пересмотреть для конкретного мероприятия.
5.6.8 Выполнение мероприятий
Мероприятия выполняются исполнителем (поле "Кто") согласно утвержденной форме "5W+1H+1S".
5.6.9 "Статус?"
В поле "Статус" должен быть указан уровень выполнения мероприятия.
Поле "Статус" служит для мониторинга и заполняется исполнителем конкретного мероприятия (поле "Кто") с установленной периодичностью (поле "Когда"). До утверждения заполненной формы "5W+1H+1S" поле "Статус" должно оставаться пустым.
Поле "Статус" должно заполняться только на основании документированных данных или данных не вызывающих сомнения (объективные свидетельства) с указанием даты проверки. Термины, в которых заполняется поле "Статус", должны трактоваться однозначно и не противоречиво.
После выполнения/невыполнения мероприятия поле "Статус" должно быть заполнено в терминах конечного результата.

Примеры
1 В ноябре принято к реализации в отделе закупок, выполнено на 50%, отставание на 6 дней (15.4.2008, отсутствие необходимого количества комплектующих).
2 Выполнено, не введено, отменено в связи с прекращением выпуска изделий данной модификации.
Если в процессе представления мероприятий по методу "5W+1H+1S" мероприятие было изменено на другое, в поле "Статус" делается соответствующая запись со ссылкой на номер документа и пункт нового мероприятия.

6 Принятые сокращения

6.1 В настоящем стандарте применяются следующие обозначения и сокращения:
ОАО "РЖД" - Открытое акционерное общество "Российские железные дороги";
ДЗО - дочерние и зависимые общества;
СТО - стандарт организации;
СТК - стандарт по качеству;
СМК - система менеджмента качества;
КД - корректирующие действия;
ПД - предупреждающие действия.

7 Нормативные ссылки

ГОСТ Р ИСО 9000-2001 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования
СТК РЖД Корпоративная интегрированная система менеджмента качества ОАО "РЖД". Термины и определения
СТО РЖД 1.05.509.1-2008 Система управления эффективностью поставок. Термины и определения
СТО РЖД 1.05.515.1 Методы и инструменты улучшений. Методы решения проблем. 8 шагов

 

Приложение А
(рекомендуемое)

Форма "5W+1H+1S"

 

Приложение Б
(справочное)

Примеры применения метода "5W + 1H + 1S"

Общая характеристика  функционального   проекта   в   терминах
5W+1H+1S представлена на рисунке Б.1 [1].
Пример представленного мероприятия по методу "5W+1H+1S" представлена на рисунке Б.2.

 

Приложение В
(справочное)

Библиография

[1] "Совершенствование организационной структуры финансового блока Красноярской железной дороги". Выполнил: Начальник финансовой службы Красноярской железной дороги филиала ОАО "РЖД" Е.В.Михайлова.