ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
Утверждаю
Президент ОАО "РЖД"
В.И.Якунин
19 мая 2009 г. N 40
ПОЛОЖЕНИЕ
О ДЕПАРТАМЕНТЕ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ ОАО "РЖД"
1. Департамент управления делами ОАО "РЖД" (далее - Департамент) является подразделением аппарата управления ОАО "РЖД".
2. Департамент руководствуется в своей работе законодательством Российской Федерации, уставом ОАО "РЖД", приказами и другими нормативными документами ОАО "РЖД", а также настоящим Положением.
3. Департамент осуществляет свою работу во взаимодействии с подразделениями аппарата управления ОАО "РЖД", его филиалами, другими структурными подразделениями, негосударственными учреждениями, дочерними и зависимыми обществами, а также в установленном порядке с органами государственной власти и управления, общественными и иными организациями.
4. В ведении Департамента находится Административно-хозяйственное управление - филиал ОАО "РЖД".
5. Департамент имеет печать, штампы, бланки и другие реквизиты со своим наименованием.
6. Основными задачами Департамента являются:
1) организационно-техническое обеспечение деятельности совета директоров, ревизионной комиссии и правления ОАО "РЖД", президента ОАО "РЖД", первого вице-президента, старших вице-президентов и вице-президентов ОАО "РЖД" (далее - вице-президенты ОАО "РЖД");
2) организация корпоративного делопроизводства и архивного дела в ОАО "РЖД";
3) методическое руководство организацией документационного обеспечения и архивного дела в подразделениях аппарата управления ОАО "РЖД", его филиалах, других структурных подразделениях, а также оказание методической помощи по этим вопросам негосударственным учреждениям, дочерним и зависимым обществам ОАО "РЖД";
4) обеспечение контроля за выполнением подразделениями аппарата управления ОАО "РЖД", его филиалами и другими структурными подразделениями решений и поручений совета директоров и правления ОАО "РЖД", президента и вице-президентов ОАО "РЖД";
5) организация работы с обращениями граждан и личного приема граждан руководством ОАО "РЖД".
7. Департамент в соответствии с возложенными на него основными задачами выполняет следующие функции:
1) подготавливает и организует проведение заседаний совета директоров и правления ОАО "РЖД", совещаний у президента и вице-президентов ОАО "РЖД", оформляет в установленные сроки решения, принятые на заседаниях правления и указанных совещаниях;
2) организует совместно с причастными подразделениями ОАО "РЖД" подготовку необходимых материалов к выездным мероприятиям и деловым встречам президента ОАО "РЖД", а также участвует в подготовке протокольных мероприятий;
3) подготавливает совместно с подразделениями аппарата управления ОАО "РЖД", его филиалами и другими структурными подразделениями материалы для руководства ОАО "РЖД" к совещаниям и другим мероприятиям, проводимым органами государственной власти и управления, общественными и иными организациями;
4) подготавливает проекты резолюций (поручений) президента и вице-президентов ОАО "РЖД" по документам, поступающим в их адрес, и организует проработку этих документов подразделениями аппарата управления ОАО "РЖД" для определения позиции ОАО "РЖД" по поставленным вопросам;
5) дает экспертную оценку аналитическим материалам, представляемым руководству ОАО "РЖД" подразделениями аппарата управления ОАО "РЖД", его филиалами и другими структурными подразделениями, производит с их участием доработку этих материалов исходя из требований, предъявляемых руководством ОАО "РЖД";
6) осуществляет прием, обработку и распределение корреспонденции, поступающей в аппарат управления ОАО "РЖД", производит отправку исходящей корреспонденции;
7) производит регистрацию и учет документов, поступивших в адрес правления, президента и вице-президентов ОАО "РЖД", а также ОАО "РЖД" без указания конкретного адресата;
8) регистрирует документы, подписанные (утвержденные) президентом и вице-президентами ОАО "РЖД", и производит их рассылку адресатам;
9) организует ведение делопроизводства в аппарате управления ОАО "РЖД" с использованием Единой автоматизированной системы документооборота ОАО "РЖД" (ЕАСД) в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в аппарате управления ОАО "РЖД" и другими нормативными документами ОАО "РЖД" и дает консультации пользователям этой системы;
10) обеспечивает документирование управленческих решений, принимаемых руководством ОАО "РЖД";
11) обеспечивает проведение аудиозаписи совещаний руководства ОАО "РЖД", стенографических и копировально-множительных работ в аппарате управления ОАО "РЖД";
12) анализирует ежеквартально потоки и объем документооборота и представляет предложения руководству ОАО "РЖД" по их оптимизации;
13) разрабатывает методические документы по организации делопроизводства в подразделениях аппарата управления, филиалах и других структурных подразделениях ОАО "РЖД";
14) оказывает помощь исполнителям в определении вида и структуры подготавливаемого ими документа, упорядочении применения транспортных терминов, дает консультации по вопросам составления и оформления проектов документов;
15) осуществляет редактирование и контрольное чтение проектов документов, подготовленных для подписания (утверждения) президентом ОАО "РЖД";
16) проводит с работниками аппарата управления ОАО "РЖД", его филиалов и других структурных подразделений работу по повышению качества подготавливаемых проектов документов, соблюдению исполнителями установленных правил их составления и оформления, овладению ими официально-деловым стилем и использованию его при написании документов;
17) обеспечивает учет, систематизацию и сохранность документов, переданных на хранение в архив ОАО "РЖД", включая подлинники протоколов заседаний совета директоров и правления ОАО "РЖД", протоколов и заключений ревизионной комиссии ОАО "РЖД", других документов постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу;
18) осуществляет организацию архивного дела в подразделениях аппарата управления ОАО "РЖД", его филиалах и других структурных подразделениях в соответствии с нормативными документами Росархива и Инструкцией по делопроизводству в аппарате управления ОАО "Российские железные дороги";
19) подготавливает и систематизирует документы, находящиеся в архиве ОАО "РЖД", для архивного хранения и передачи их в государственный архив;
20) выдает в установленном порядке дела (документы), а также архивные справки, копии и выписки из документов, хранящихся в архиве ОАО "РЖД";
21) ведет в Департаменте кадровую документацию (персональную, договорную, распорядительную, учетную и др.);
22) организует профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации работников Департамента;
23) контролирует выполнение подразделениями аппарата управления ОАО "РЖД", его филиалами и другими структурными подразделениями решений и поручений органов управления ОАО "РЖД", а также органов государственной власти и управления;
24) анализирует состояние исполнительской дисциплины в подразделениях аппарата управления ОАО "РЖД", его филиалах и других структурных подразделениях, подготавливает и проводит мероприятия, направленные на ее повышение;
25) ведет учет устных и письменных обращений граждан, контролирует их своевременное рассмотрение соответствующими подразделениями аппарата управления ОАО "РЖД";
26) организует личный прием граждан президентом и вице-президентами ОАО "РЖД";
27) осуществляет прием посетителей, обращающихся в приемную ОАО "РЖД" с устными и письменными заявлениями;
28) анализирует и обобщает вопросы, поставленные гражданами в своих обращениях, оперативно информирует президента и вице-президентов ОАО "РЖД" о количестве и тематике обращений граждан и результатах их рассмотрения;
29) организует и проводит в Департаменте работу по защите сведений, составляющих государственную и коммерческую тайну, по противодействию иностранным разведкам и технической защите информации;
30) обеспечивает выполнение требований охраны труда и правил пожарной безопасности в Департаменте;
31) организует выполнение работниками Департамента мероприятий по мобилизационной подготовке и гражданской обороне;
32) осуществляет руководство деятельностью Административно-хозяйственного управления по вопросам хозяйственного обслуживания и материально-технического обеспечения руководства ОАО "РЖД", подразделений аппарата управления и других подразделений ОАО "РЖД", содержания и текущего ремонта административных и других зданий и сооружений, находящихся на балансе или арендуемых ОАО "РЖД";
33) вносит предложения о распределении между руководителями ОАО "РЖД", подразделениями аппарата управления ОАО "РЖД", его филиалами и другими структурными подразделениями служебных помещений в главных административных зданиях ОАО "РЖД";
34) определяет порядок и время проведения ремонтных работ в служебных помещениях, занимаемых президентом и вице-президентами ОАО "РЖД", оснащения их компьютерной, копировальной, офисной и бытовой техникой и мебелью;
35) определяет порядок работы дежурного легкового автотранспорта ОАО "РЖД", осуществляет распределение легкового автотранспорта, выделенного для обслуживания членов правления ОАО "РЖД", руководителей подразделений и других должностных лиц аппарата управления ОАО "РЖД", а также координирует использование легкового автотранспорта в особых случаях;
36) осуществляет иные функции в соответствии с нормативными документами ОАО "РЖД", а также указаниями президента ОАО "РЖД".
8. Департамент имеет право:
1) запрашивать от подразделений аппарата управления ОАО "РЖД", его филиалов и других структурных подразделений сведения и материалы, необходимые для выполнения возложенных на Департамент задач;
2) приглашать на совещания по вопросам, находящимся в компетенции Департамента, представителей подразделений аппарата управления ОАО "РЖД", его филиалов и других структурных подразделений;
3) пользоваться в установленном порядке бухгалтерской, статистической и иной отчетностью ОАО "РЖД" для выполнения возложенных на Департамент задач;
4) вести в установленном порядке официальную переписку с организациями и гражданами по вопросам, находящимися в компетенции Департамента;
5) давать указания и издавать в пределах своей компетенции инструктивные письма, обязательные для исполнения подразделениями аппарата управления ОАО "РЖД", его филиалами и другими структурными подразделениями;
6) участвовать в проводимых в аппарате управления ОАО "РЖД", его филиалах и других структурных подразделениях совещаниях и иных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы, находящиеся в компетенции Департамента;
7) проверять работу подразделений аппарата управления ОАО "РЖД", его филиалов и других структурных подразделений по вопросам, находящимся в ведении Департамента.
9. Департаментом руководит начальник Департамента, назначаемый на должность и освобождаемый от должности президентом ОАО "РЖД".
10. Начальник Департамента имеет заместителей, назначаемых на должность и освобождаемых от должности президентом ОАО "РЖД".
Обязанности начальника Департамента во время его отсутствия исполняет один из его заместителей в соответствии с распределением обязанностей между начальником и заместителями начальника Департамента.
11. Начальник Департамента:
1) руководит Департаментом на принципе единоначалия и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Департамент задач;
2) организует работу Департамента в соответствии с планами работы совета директоров и правления ОАО "РЖД", президента и вице-президентов ОАО "РЖД", а также оперативными планами Департамента по выполнению текущих задач;
3) представляет ОАО "РЖД" в установленном порядке в государственных органах, общественных и иных организациях;
4) вносит президенту ОАО "РЖД" предложения о назначении на должность и освобождении от должности заместителей начальника Департамента;
5) распределяет обязанности между начальником и заместителями начальника Департамента, а также сферы ведения между помощниками президента ОАО "РЖД";
6) утверждает положения об отделах Департамента и секретариатах президента и вице-президентов ОАО "РЖД", должностные инструкции работников Департамента;
7) осуществляет прием на работу и увольнение с работы, а также перевод работников Департамента в установленном ОАО "РЖД" порядке;
8) контролирует соблюдение работниками Департамента трудовой и исполнительской дисциплины;
9) применяет к работникам Департамента меры поощрения, налагает на них дисциплинарные взыскания в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
10) представляет в Департамент управления персоналом предложения о профессиональной подготовке, переподготовке и повышению квалификации работников Департамента;
11) согласовывает назначение и освобождение от должности начальников служб управления делами железных дорог, а также директора, заместителей директора и начальников отделов Административно-хозяйственного управления;
12) выполняет иные обязанности в соответствии с нормативными документами ОАО "РЖД".
12. Отделы (секретариаты) Департамента выполняют свои функции в соответствии с настоящим Положением и положениями об отделах (секретариатах).
13. Работники Департамента руководствуются при выполнении своих функций должностными инструкциями.
Положение о Департаменте управления делами ОАО "РЖД", утвержденное ОАО "РЖД" 4 марта 2006 г. N 320, признать утратившим силу.