ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
"РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
(ОАО "РЖД")

 

Утвержден
распоряжением ОАО "РЖД"
от 14 сентября 2009 г. N 1902р

 

СТК 1.10.014

СТАНДАРТ ПО КАЧЕСТВУ ОАО "РЖД"

Корпоративная интегрированная система менеджмента качества
ОАО "РЖД".
Планирование и оценка результатов улучшений показателей

Дата введения - 01.10.2009

1 Область применения

Настоящий стандарт по качеству устанавливает полномочия, ответственность, взаимодействия, информационный обмен при планировании и оценке результатов улучшений показателей процессов Корпоративной интегрированной системы менеджмента качества ОАО "РЖД" (далее - КИ СМК).
Область применения настоящего стандарта по качеству распространяется на все уровни управления ОАО "РЖД": уровень корпоративного управления, уровень региональных центров корпоративного управления и территориальных филиалов дирекции ОАО "РЖД" и уровень линейных подразделений ОАО "РЖД".

2 Определение понятий

2.1 В настоящем стандарте по качеству применено понятие с соответствующим определением, установленным в СТК 1.10.010 "Корпоративная система менеджмента качества ОАО "РЖД". Термины и определения":
Бюджет развития - бюджет подразделения, направленный на финансирование деятельности по улучшению и формируемый за счет полученных экономических эффектов и экономии выделяемых подразделениям бюджетов.

3 Общие положения

3.1 Целью настоящего стандарта по качеству является описание системы планирования и оценки результатов улучшений показателей, обеспечивающей своевременное планирование улучшений, предоставление ресурсов и оценку результатов работ по улучшению качества процессов КИ СМК через создание бюджетов развития подразделений ОАО "РЖД".
3.2 Система планирования и оценки результатов улучшений процессов КИ СМК представляет собой элемент общей системы непрерывного улучшения ОАО "РЖД". Система обеспечивает гибкость осуществления улучшений процессов и нацеливает владельцев процессов на эффективное использование имеющихся ресурсов.
3.3 Система планирования и оценки результатов улучшений процессов КИ СМК предусматривает создание бюджетов развития (БР) и установление долевого распределения экономического эффекта от проектов по улучшению между ОАО "РЖД" и подразделением. Руководители подразделений КИ СМК распоряжаются бюджетом развития. Расходование средств БР должно быть направлено на финансирование новых проектов по улучшению, требующих вложений финансовых ресурсов, и мотивацию команд проектов по улучшению (СТК 1.04.001 "Корпоративная система менеджмента качества ОАО "РЖД". Мотивация сотрудников к улучшению процессов. Основные положения").
Анализ полученных экономических результатов выполнения проектов по улучшениям проводится в рамках выполнения аудитов процессов КИ СМК в соответствии с требованиями СТО РЖД 1.05.502.
3.4 Компания оставляет за собой ответственность за финансирование деятельности структурных подразделений, дочерних и зависимых обществ (ДЗО). Формирование и использование собственных внутренних бюджетов развития и самостоятельное выполнение проектов по улучшению основных процессов КИ СМК способствует повышению эффективности работы подразделений и ДЗО в рамках стратегии постоянных улучшений (СТК 1.10.013 "КИ СМК. Руководство по применению модели основных процессов").
3.5 Система планирования и оценки результатов улучшений процессов КИ СМК использует следующие фазы выполнения проектов улучшений в соответствии с СТК 1.06.001:
Фаза инициации. На данном этапе автор предложения по улучшению процессов КИ СМК оформляет заявку на организационно-технические изменения в соответствии с требованиями ОАО "РЖД" и представляет ее в экспертный совет для анализа. При одобрении заявки экспертным советом должен быть решен вопрос о способах финансирования открываемого проекта по улучшению качества продукции.
Заявка на организационно-технические изменения должна содержать: наименование процесса, требуемые и фактические характеристики процесса, ресурсы, отклонения показателей и их причины, а также предлагаемые организационно-технические изменения по достижению требуемых значений.
Фаза планирования. После принятия решения о финансировании, автор собирает команду проекта (при необходимости) и разрабатывает план реализации проекта с указанием этапов финансирования. План реализации проекта утверждается экспертным советом.
Фаза исполнения. На данном этапе происходит реализация проекта - выполнение запланированных мероприятий.
Фаза завершения. На этапе завершения проекта команда проекта подводит итоги, собирает свидетельства достижения целей проекта, оценивает полученный экономический эффект и в регламентированной форме представляет отчет экспертному совету. При получении экономического эффекта проводится аудит результатов проекта.
3.6. Добровольное и осознанное принятие каждым сотрудником ОАО "РЖД" ответственности за результат своего труда является самым эффективным способом повышения качества процессов КИ СМК, который приводит к сокращению издержек, потерь, исключению аварий и т.д.

4 Принципы системы планирования и оценки результатов улучшений
процессов КИ СМК

Система планирования и оценки результатов улучшений процессов КИ СМК основана на следующих принципах:
4.1 Стратегия ОАО "РЖД" и цели подразделения - основа для планирования улучшений
Планирование улучшений и выбор проектов улучшения качества в подразделениях должны основываться на стратегии ОАО "РЖД" и текущих целях подразделения.
В качестве проектов по улучшению должны быть рассмотрены предложения, направленные на достижение показателей результативности и показателей возможности (СТК 1.10.013).

4.2 Проектный подход
Проектный подход позволяет увеличить эффективность работ по улучшению качества за счет управления выполняемыми работами как проектами. Проекты должны выполняться межфункциональными командами.

4.3 Многоуровневость бюджета развития
Бюджет развития должен быть сформирован на любом уровне управления ОАО "РЖД" - бюджет развития корпоративного центра, регионального центра корпоративного управления, дирекции ОАО "РЖД", территориального филиала дирекции ОАО "РЖД", линейного предприятия, ДЗО и др.

4.4 Отсутствие временного ограничения на использование средств бюджета развития
Бюджет развития подразделения (ДЗО) может быть использован в течение любого времени.

4.5 Распоряжение бюджетом развития подразделения
Руководитель подразделения имеет право самостоятельно распоряжаться бюджетом развития (по предложению экспертного совета). Согласование направлений финансирования с вышестоящим подразделением не требуется. Проекты по улучшениям могут финансироваться из бюджета развития разных уровней по согласованию с экспертным советом.

4.6 Увеличение (изменение) бюджета развития
Аудит результатов проектов и экономии бюджета проводится на основе заявки руководителя подразделения, но не чаще 1 раза в квартал по завершенным, в течение последних трех месяцев проектам.
В случае подтверждения аудитом результатов проекта, определенная доля (согласованная при планировании проекта) экономического эффекта переводится в бюджет развития подразделения.

4.7 Реальный экономический эффект от деятельности по улучшениям
В качестве экономических эффектов от проектов по улучшению могут быть рассмотрены:
- дополнительные доходы (если они могут быть у подразделения);
- фактическая экономия средств бюджета подразделения на текущий период;
- сокращение потребности в финансировании деятельности в будущем периоде.

5 Порядок формирования и расходования бюджета
развития подразделения

Общая схема формирования и расходования бюджета развития представлена на рисунке 1.
Руководители подразделений и ДЗО ОАО "РЖД" на основании функциональны стратегий ОАО "РЖД", целей подразделения и достигнутых показателей деятельности планируют проекты по улучшению деятельности подразделения, направленные на достижение целевых значений показателей в установленный период времени 1. Для выполнения деятельности формируется бюджет подразделения, согласованный с финансовыми службами ОАО "РЖД".
Результатом проектов по улучшению может быть не только достижение установленных целевых значений показателей, но и фактическая экономия согласованного бюджета подразделения в период времени 2.
В такой ситуации, предполагается создание бюджета развития в подразделении, который может быть использован в дальнейшем для самостоятельного финансирования деятельности по улучшению.
Результаты проектов по улучшениям, имеющие экономию согласованного бюджета, проверяются аудитом для установления того, что достигнуты ли целевые значения показателей деятельности подразделения.
В случае подтверждения аудитом достижения целевых значений показателей, полученный экономический эффект распределяется между ОАО "РЖД" и подразделением.
Доля ОАО "РЖД" вычитается из бюджета подразделения.
Доля подразделения делится на две части. Одна из которых, направляется на материальную мотивацию работников (СТК 1.04.004 "КИ СМК. Мотивация сотрудников к улучшению процессов. Мотивация при выполнении проектов улучшения"). Другая часть включается в бюджет развития подразделения и может в дальнейшем использоваться руководителем подразделения на самостоятельное финансирование новых проектов по улучшению.

5.1 Формирование бюджета развития подразделений и ДЗО ОАО "РЖД"
Источниками первоначального формирования и пополнения бюджета развития подразделения (ДЗО) являются:
- экономия средств действующего бюджета подразделения (ДЗО), при 100% достижении ключевых показателей деятельности, подтвержденная проведенным аудитом;
- централизованное разовое создание бюджета развития подразделения (ДЗО) через инвестиционный бюджет ОАО "РЖД";
- доля бюджета развития подразделения верхнего уровня.
По результатам проектов распределение экономических эффектов между подразделением (ДЗО) и ОАО "РЖД" зависят от объемов капитальных вложений ОАО "РЖД" в подразделения (ДЗО). Доли распределения назначает руководство ОАО "РЖД" ежегодно в пределах, от 30% (возврат в ОАО "РЖД") при незначительных капитальных вложениях, до 60% при значительных капитальных вложениях в подразделение.

5.2 Правила использования бюджетов развития подразделений
и ДЗО ОАО "РЖД"

5.2.1 Основные направления использования бюджета развития подразделения:
- фонд мотивации команды проекта по улучшению;
- финансирование своих (подразделения) проектов по улучшению;
- финансирование проектов по улучшению подразделений нижнего уровня;
- финансирование совместных проектов по улучшению подразделений верхнего уровня.
Основанием для выделения финансирования проекту по улучшению является решение экспертного совета, утвержденное руководителем подразделения.
5.2.2 Держателем бюджета развития подразделения является финансовая служба дороги и финансовый департамент для бюджета развития дороги.
Основанием для выделения средств из бюджета развития является заявка подразделения, утвержденная руководителем.
Основанием для зачисления средств в бюджет развития подразделения является фактическая экономия бюджета подразделения с приложением отчета об аудите, подтверждающем достижение целевых значений показателей деятельности.
5.2.3 Бюджет развития подразделения (ДЗО) не имеет ограничения по времени. Увеличение бюджета развития происходит по мере появления экономических эффектов от проектов по улучшению, подтвержденных аудитом. Расходование средств бюджета развития происходит по решению экспертного совета подразделения о финансировании проектов по улучшению. Бюджет развития, не использованный в текущем финансовом периоде переходит в следующий период без дополнительных подтверждений и обоснований.
5.2.4. До 10% экономического эффекта по решению экспертного совета может быть направлено на мотивационную часть бюджета развития - материальную мотивацию руководителя и команды проекта (СТК 1.04.004). Оставшаяся доля экономического эффекта включается в бюджет развития.

Примечание - Величина экономического эффекта для формирования мотивационной части бюджета развития определяется с учетом возвращаемых в ОАО "РЖД" средств.

5.3 Требования к проектам по улучшению и правила оценки проектов, требующих финансирования
Проект улучшений, претендующий на финансирование из бюджета развития должен:
- быть направленным на реализацию стратегии ОАО "РЖД" и достижение целевых значений показателей деятельности подразделения;
- иметь обозначенные цели, связанные с целями подразделения;
- содержать экономическое обоснование, включая получаемый экономический эффект;
- иметь определенные временные рамки.
Получаемый в ходе проекта экономический эффект может быть выражен в виде:
- дополнительных доходов подразделения в течении 12 месяцев с момента открытия проекта (если специфика подразделения позволяет получение доходов);
- экономии бюджета подразделения по заявленной статье в текущем финансовом периоде;
- сокращения бюджета подразделения по заявленной статье в следующем финансовом периоде.
Необходимость открытия проекта, оценка рисков и возможность выделения финансирования проводится экспертным советом при рассмотрении проекта.

5.4 Порядок проведения аудита экономических эффектов от реализации проектов улучшений
Аудит результатов проектов улучшений проводится по запросу экспертного совета (но не чаще 1 раза в квартал) после представления руководителем команды проекта отчета о выполненной работе и достигнутых результатах.
Аудит результатов проекта проводится службой корпоративного внутреннего аудита для проектов по улучшению масштаба дорог и департаментов и дорожной службой внутреннего аудита при проектах других подразделений.
Состав команды аудиторов должен включать представителя(ей) служб вышестоящего подразделения, которые охватывает проект по улучшению.
Целью аудита должна быть проверка достижения целевых значений показателей деятельности подразделения в ходе выполнения проектов по улучшению.
По результатам аудита финансовая служба дороги (финансовый департамент для проектов дорог и департаментов) включает установленную финансовым департаментом долю полученного экономического эффекта в бюджет развития подразделения.

6 Планирование улучшения процессов КИ СМК

Система планирования улучшений процессов КИ СМК основана на проектном подходе.

6.1 Входная информация для планирования улучшений
Входной информацией при планировании улучшений показателей являются:
- целевые значения показателям результата процесса КИ СМК на текущий и будущий (при наличии) периоды;
- результаты работы подразделения по показателям деятельности, выраженные в результатах внутренних аудитов процессов КИ СМК и результатах мониторинга, осуществляемого владельцем процесса;
- инициативы руководителя, сотрудников подразделения по улучшению показателей процесса или сокращению потерь в ходе работы. Инициативы работников могут подаваться в экспертный совет подразделения в форме заявок на открытие проекта по улучшениям.

6.2 Планирование улучшений процессов КИ СМК

Экспертный совет на основании входной информации осуществляет планирование улучшений показателей процессов КИ СМК, установленных перед подразделением (таблица 1).

Таблица 1 - Планирование улучшений показателей процессов КИ СМК

┌────────────────────────┬──────────────────────────┬──────────────────────┬──────────────┐
│       Входные          │        Процесс           │       Выходные       │Ответственный │
│       данные           │                          │        данные        │              │
├────────────────────────┴──────────────────────────┴──────────────────────┼──────────────┤
│   ┌─────────────────┐                                   ┌───────────────┐│              │
│ ┌─┴───────────────┐ │                                 ┌─┴─────────────┐ ││              │
│┌┴───────────────┐ │ │    ┌─────────────────────┐     ┌┴─────────────┐ │ ││              │
││Цели предприятия│ │ ├─┐  │Анализ установленных │     │Предложения по│ │ ││ Руководители │
││  в области     │ ├─┘ │  │      целей          │     │ проектам по  │ │ ││подразделений.│
││  качества      ├─┘   │  │   Мозговой штурм,   │     │ улучшению с  │ │ ││ Председатель │
│└────────────────┘     ├─>┤бенчмаркинг, матрица ├────>┤  указанием   │ │ ││ экспертного  │
│                       │  │  оценки проектов    │     │руководителей │ ├─┘│  совета      │
│   ┌─────────────────┐ │  │(эффект-значительный/│     │  проектов    ├─┘  │              │
│ ┌─┴───────────────┐ │ │  │  незначительный,    │     └──────────────┘    ├──────────────┤
│┌┴───────────────┐ │ │ │  │ сложность работ -   │                         │              │
││ Результаты     │ │ │ │  │  высокая/низкая)    │                         │              │
││анализа КИ СМК  │ │ │ │  └──────────┬──────────┘                         │              │
││  со стороны    │ │ │ │             │                                    │              │
││руководства за  │ │ │ │             │                                    │              │
││ предыдущий     │ ├─┴─┘             │                                    │              │
││   период       ├─┘                 │                                    │              │
│└────────────────┘                   │                                    │              │
│                                     │                                    │              │
│    ┌────────────────┐               │                  ┌────────────────┐│              │
│  ┌─┴──────────────┐ │               │                ┌─┴──────────────┐ ││              │
│┌─┴──────────────┐ │ │    ┌──────────V──────────┐   ┌─┴──────────────┐ │ ││              │
││ Предложения по │ ├─┴───>┤ Проработка проектов │   │   Описание     │ │ ││              │
││  проектам      ├─┘      │Диаграмма Гантта,    ├──>┤потенциального  │ │ ││              │
│└────────────────┘        │   SWOT-анализ       │   │   проекта      │ │ ││ Руководители │
│                          └─────────┬───────────┘   │(цели проекта,  │ │ ││ проектов     │
│                                    │               │команда проекта,│ │ ││              │
│                                    │               │ план работ по  │ │ ││              │
│                                    │               │проекту, затраты│ │ │├──────────────┤
│                                    │               │    проекта,    │ │ ││              │
│                                    │               │  потенциальные │ ├─┘│              │
│                                    │               │   эффекты).    ├─┘  │              │
│                                    │               └────────────────┘    │              │
│                                    │                  ┌─────────────────┐│              │
│    ┌────────────────┐              │                ┌─┴───────────────┐ ││              │
│  ┌─┴──────────────┐ │  ┌───────────V────────────┐ ┌─┴───────────────┐ │ ││              │
│┌─┴──────────────┐ │ │  │Анализ и выбор проектов.│ │  Утвержденные   │ │ ││              │
││Цели предприятия│ │ ├─>┤     Сопоставление      │ │    проекты.     │ │ ││ Председатель │
││    Описание    │ │ │  │    потенциальных       ├>┤  Утвержденные   │ │ ││ экспертного  │
││ потенциальных  │ │ │  │ результатов проектов и │ │бюджеты проектов.│ │ ││    совета    │
││  проектов.     │ ├─┘  │   целей предприятия    │ │  Утвержденная   │ ├─┘│              │
││Текущий бюджет  ├─┘    └────────────────────────┘ │     оценка      ├─┘  │              │
│└────────────────┘                                 │  предполагаемого│    │              │
│                                                   └─────────────────┘    │              │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴──────────────┘

6.3 Порядок и критерии оценки проектов по улучшению процессов КИ СМК
Критерии оценки проектов:
- нацеленность на достижение целей предприятия;
- наличие измеримых целей проекта;
- разработанный план работ по проекту с указанными сроками выполнения работ;
- окупаемость проекта (при необходимости выделения финансирования);
- определенные источники затрат проекта (при необходимости выделения финансирования);
- оценка рисков проекта (SWOT-анализ) и плана действий по уменьшению рисков.

6.4 Выходная информация планирования улучшений процессов КИ СМК
Выходной информацией планирования улучшений процессов КИ СМК являются:
- утвержденный перечень проектов по улучшению процессов КИ СМК;
- назначенные руководители и команды проектов;
- утвержденные планы работ по проектам;
- утвержденные бюджеты проектов;
- утвержденные технико-экономические обоснования проектов улучшений с указанием оценки экономического эффекта;
На основании выходной информации по планированию улучшений руководитель подразделения (ДЗО) направляет в финансовую службу вышестоящего подразделения служебную записку о замораживании части бюджета, равной величине предполагаемого экономического эффекта.
В случае положительного результата оценки проекта "замороженная"" сумма распределяется между ОАО "РЖД" и подразделением. В случае не достижения целей проекта замороженная сумма (за вычетом расходов по проекту) возвращается в бюджет.

7 Оценка результатов проектов по улучшению процессов КИ СМК

7.1 Входная информация для мониторинга и оценки результатов проектов по улучшению:
Входной информацией этапа мониторинг и оценки результатов улучшения показателей является выходная информация этапа планирование улучшений

7.2 Мониторинг и оценка результатов проектов улучшения
Руководитель проекта проводит периодический мониторинг хода выполнения проекта (рекомендуется еженедельно) на соответствие утвержденному плану работ. При необходимости, руководитель проекта проводит корректировку плана.
Ежемесячно руководитель проекта предоставляет отчет экспертному совету о ходе проекта, а также о выявленных проблемах, которые невозможно решить в рамках проекта (таблица 2).

Таблица 2 - Форма отчета о ходе проекта

┌────────────────────────┬──────────────────────────┬──────────────────────┬──────────────┐
│       Входные          │        Процесс           │       Выходные       │ Ответственный│
│       данные           │                          │        данные        │              │
├────────────────────────┴──────────────────────────┴──────────────────────┼──────────────┤
│   ┌─────────────────┐                                   ┌───────────────┐│              │
│ ┌─┴───────────────┐ │                                 ┌─┴─────────────┐ ││              │
│┌┴───────────────┐ │ │    ┌─────────────────────┐    ┌─┴─────────────┐ │ ││              │
││   Цели проекта ├─┘ ├─┐  │Мониторинг проекта.  │    │ Корректировки │ │ ││ Руководитель │
││                ├───┘ │  │  Сопоставление      │    │ плана проекта.│ │ ││проекта (по   │
│└────────────────┘     │  │результатов проекта с│    │    Отчет      │ │ ││  плану работ │
│                       ├─>┤  планом работ по    ├───>┤  экспертному  │ │ ││              │
│   ┌─────────────────┐ │  │проекту (соответствие│    │ совету о ходе │ ├─┘│              │
│ ┌─┴───────────────┐ │ │  │   по ожидаемым      │    │   проекта     ├─┘  │              │
│┌┴───────────────┐ │ │ │  │   результатам,      │    │ (результаты,  │    ├──────────────┤
││   План работ   ├─┘ │ │  │    по срокам)       │    │  трудности)   │    │              │
││   по проекту   ├───┘ │  │                     │    └───────────────┘    │              │
│└────────────────┘     │  └──────────┬──────────┘                         │              │
│   ┌─────────────────┐ │             │                                    │              │
│ ┌─┴───────────────┐ │ │             │                                    │              │
│┌┴───────────────┐ │ ├─┘             │                                    │              │
││ Промежуточные  ├─┘ │               │                                    │              │
││  результаты    ├───┘               │                                    │              │
││   проекта      │                   │                                    │              │
│└────────────────┘                   │                                    │              │
│                                     │                                    │              │
│    ┌────────────────┐               │                  ┌────────────────┐│              │
│  ┌─┴──────────────┐ │               │                ┌─┴──────────────┐ ││              │
│┌─┴──────────────┐ │ │   ┌───────────V───────────┐  ┌─┴──────────────┐ │ ││              │
││    Отчет       │ ├─┴──>│  Мониторинг проекта.  │  │                │ │ ││              │
││  руководителя  ├─┘     │ Анализ промежуточных  ├─>┤ Корректирующие │ │ ││              │
││  о ходе работ  │       │     результатов.      │  │   действия     │ │ ││ Председатель │
│└────────────────┘       │Корректирующие действия│  │                │ ├─┘│ экспертного  │
│                         │   для преодоления     │  │                ├─┘  │ совета       │
│                         │трудностей, лежащих вне│  └────────────────┘    │ (ежемесячно) │
│                         │     компетенций       │                        ├──────────────┤
│                         │ руководителя проекта  │                        │              │
│                         └──────────┬────────────┘                        │              │
│                                    │                                     │              │
│                                    │                                     │              │
│                                    │                  ┌─────────────────┐│              │
│    ┌────────────────┐              │                ┌─┴───────────────┐ ││              │
│  ┌─┴──────────────┐ │  ┌───────────V──────────┐ ┌───┴───────────────┐ │ ││              │
│┌─┴──────────────┐ │ │  │ Отчет руководителя   │ │Утвержденный отчет │ │ ││  Руководитель│
││    Отчет       │ │ ├─>┤проекта о результатах │ │    о проекте.     │ │ ││     проекта. │
││  руководителя  │ │ │  │      проекта.        ├>┤Запрос о проведении│ │ ││  Председатель│
││   проекта о    │ │ │  │  Анализ результатов  │ │ аудита результатов│ │ ││  экспертного │
││  результатах   │ ├─┘  │   проекта, оценка    │ │     проекта       │ ├─┘│    совета    │
││    проекта     ├─┘    │    полученного       │ │                   ├─┘  │              │
││ (достижение    │      │экономического эффекта│ └───────────────────┘    │              │
││ целей, оценка  │      └──────────────────────┘                          │              │
││ фактического   │                                                        │              │
││ экономического │                                                        │              │
││ эффекта        │                                                        │              │
│└────────────────┘                                                        │              │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴──────────────┘

По окончании проекта руководитель проекта предоставляет отчет экспертному совету о результатах проекта, достигнутых показателях и полученном экономическом эффекте. Председатель экспертного совета утверждает отчет руководителя проекта, и, в случае наличия экономического эффекта и выполненных целевых значений показателей деятельности, направляет запрос о проведении внутреннего аудита результатов проектов по улучшению.
Руководитель проекта хранит утвержденный отчет о результатах проекта в своем подразделении и предоставляет копия отчета проекта на вышестоящий уровень управления.

7.3 Выходная информация оценки результатов проектов улучшений процессов КИ СМК
После утверждения экспертным советом результатов проектов улучшений служба внутреннего аудита вышестоящего подразделения проводит аудит результатов проектов улучшения.
Целью данного аудита является установление факта достижения целевых значений показателей деятельности подразделения при выполнении проектов по улучшению (таблица 3).

Таблица 3 - Оценка результатов проектов улучшений процессов КИ СМК

  Действие

  Кто выполняет

    Входящая    
информация   

  Как выполняется 
действие      

 Исходящая   
информация  

Аудит     
результатов
проектов по
улучшению 

Служба дорожного
аудита         
(корпоративного
аудита для     
проектов       
масштаба дороги)

Запрос о        
проведении аудита
экономических   
результатов     
проектов        

Аудит области     
работ проектов,   
проверка расчетов 
и фактически      
полученных        
экономических     
эффектов, проверка
влияния результатов
на достижение     
целевых значений  
показателей и     
влияния на        
безопасность.     

Отчет о      
проведении   
аудита.      
Подтверждение
экономических
эффектов     

Изменение 
бюджета   
развития  

Экспертный     
совет          

Отчет о         
проведении      
аудита, включая 
подтверждение   
экономических   
эффектов.       
Решение         
финансового     
департамента о %
возврата эффекта
в ОАО "РЖД" на  
текущий год.    

Решение совета    
о доли эффекта    
оставшегося в     
подразделении,    
направленного     
на увеличение     
бюджета развития  
и на увеличение   
регулярного       
фонда заработной  
платы подразделения

Запрос в     
финансовый   
департамент  
(финансовую  
службы       
вышестоящего 
подразделения)
о:           
- увеличении 
бюджета      
развития;    
- увеличении 
фонда        
заработной   
платы        

При положительных результатах аудита руководитель подразделения направляет запрос в финансовую службу вышестоящего подразделения о переводе замороженной части бюджета в бюджет развития подразделения.

8 Состав и функции экспертного совета

8.1 В состав экспертного совета входят руководители функциональных подразделений. В обязательный состав экспертного совета входят главный инженер, директор по производству, главный технолог, главный конструктор. Председатель экспертного совета - директор филиала (ДЗО) ОАО "РЖД".
Функции экспертного совета:
- планирование улучшений и определение необходимости открытия проектов по улучшениям;
- определение возможностей и необходимости выделения ресурсов (в т.ч. финансовых) проектам по улучшениям;
- мониторинг хода выполнения проектов;
- оценка результатов проектов, представление результатов на аудит и увеличение бюджета развития.
8.2 Основной функцией экспертного совета является организация деятельности по постоянному улучшению процессов КИ СМК через планирование и открытие проектов по улучшениям, направленных на достижение установленных целей подразделения, а также утверждение планов работ по проектам.
Экспертный совет ежегодно на основании анализа со стороны руководства и установленных на текущий период целей подразделения определяет необходимые для достижения целей направления работ.
Действия, необходимые для достижения целевых значений показателей осуществляются в виде проектов (ДК 1.09.001 "КИ СМК. Целеполагание").
Руководители проектов назначаются экспертным советом.

8.3 Большинство проектов по улучшению требуют финансовых ресурсов.
Бюджет развития, находящийся в управлении экспертного совета предназначен для:
- ускорения принятия решений и выделения финансирования;
- для повышения эффективности проводимых работ.
Повышение эффективности достигается через реализацию принципа формированиям бюджета развития - полученный в ходе проектов экономический эффект возвращается в бюджет развития.
Функция экспертного совета - принятие решений о размерах и направлениях финансирования проектов по улучшению и обеспечение возврата бюджета развития через получение экономических эффектов от проектов.
8.4 Мониторинг хода выполнения проектов. Многие проекты по улучшению сложно выполнить усилиями одной команды, даже состоящей из представителей различных подразделений.
Функция экспертного совета - ежемесячный мониторинг хода выполнения проектов по улучшению, помощь руководителям проекта в решении проблем, неразрешимых командой проекта, и корректировки планов работ проектов.
8.5 Оценка результатов проектов. После окончания проекта экспертным советом принимается решение о закрытии проекта и запросе о проведении аудита (при наличии экономического эффекта).

9 Нормативные ссылки

ГОСТ Р ИСО 9000-2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования
СТО РЖД 1.05.502 Внутренние аудиты процессов Корпоративной интегрированной системы менеджмента качества ОАО "РЖД". Основные положения
СТК 1.06.001-2008 Управление проектами ОАО "РЖД". Основные положения (Введен в действие распоряжением ОАО "РЖД" от 27 ноября 2008 г. N 2530р)
СТК 1.10.013 КИ СМК. Руководство по применению модели основных процессов.
СТК 1.04.001 КИ СМК. Мотивация сотрудников к улучшению процессов. Основные положения
СТК 1.04.004 КИ СМК. Мотивация работников к улучшению процессов. Мотивация при выполнении проектов улучшения
ДК 1.09.001 КИ СМК. Целеполагание

 

 

Приложение А
(справочное)

Библиография

[1] Функциональный проект "Формирование мотивационного механизма повышения эффективности работы дороги". Начальник экономической службы ОЖД Акобардин И.И.