ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 25 июня 2010 г. N 1366р
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЕКТНОГО ОФИСА ПО МОДЕРНИЗАЦИИ СОРТИРОВОЧНЫХ СТАНЦИЙ ОАО "РЖД"
В целях упорядочения и повышения эффективности действий подразделений ОАО "РЖД", причастных предприятий и организаций по модернизации сортировочных станций ОАО "РЖД":
Утвердить Положение о проектном офисе "Модернизация сортировочных станций ОАО "РЖД" (далее - ПО МСС).
Назначить руководителем ПО МСС главного инженера Центральной дирекции управления движением Ярикова И.М.
Руководителю ПО МСС Ярикову И.М.:
Назначить руководителей рабочих групп ПО МСС, сформировать их персональный состав с разграничением круга вопросов, курируемых каждой рабочей группой. Срок - 28 июня 2010 г.
Разработать и представить на утверждение план работы ПО МСС. Срок - 30 июня 2010 г.
Представить проект приказа по ОАО "РЖД" о централизации деятельности подразделений и причастных предприятий по модернизации сортировочных станций. Срок - 1 июля 2010 г.
Ростовскому филиалу ОАО "НИИАС" Шабельникову А.П. (по согласованию) представить на утверждение план проекта "Модернизация станции Черняховск", включая 2-ю очередь модернизации. Срок - 5 июля 2010 г.
Центральной дирекции управления движением в установленном порядке заключить договор с ОАО "Скоростные магистрали" на оказание услуг по организации модернизации сортировочных станций. Срок - 28 июня 2010 г.
Руководителю ПО МСС докладывать о ходе работ ПО МСС еженедельно.
Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.
Старший вице-президент ОАО "РЖД"
В.А. Гапанович
УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО "РЖД"
от 25.06.2010 г. N 1366р
ПРОЕКТ "МОДЕРНИЗАЦИЯ СОРТИРОВОЧНЫХ СТАНЦИЙ ОАО "РЖД"
ПОЛОЖЕНИЕ О ПРОЕКТНОМ ОФИСЕ
1.1 Назначение документа
Настоящий документ предназначен для определения целей, задач, функций, полномочий, ответственности, организационной структуры, состава и порядка работ Проектного офиса и рабочих групп по организации деятельности и реализации ряда проектов модернизации сортировочных станций ОАО "РЖД"", а также подготовке и реализации программы модернизации сортировочных станций ОАО "РЖД".
Данное положение разработано в целях организации взаимодействия, должностных лиц и структурных подразделений ОАО "РЖД"", ОАО "НИИАС", ОАО "Скоростные магистрали" и членов рабочих групп Проектного офиса при проведении работ по модернизации сортировочных станций ОАО "РЖД".
1.2 Термины и сокращения
Термины и сокращения, используемые в рамках работ по модернизации сортировочных станций ОАО "РЖД".
Сокращения:
- Общество, РЖД - ОАО "РЖД".
- Предприятия - предприятия, причастные к модернизации сортировочных станций.
- Рабочая группа, РГ - Рабочая группа по разработке комплексной программы и Рабочая группа по реализации комплексной программы;
- Проект - организация модернизации сортировочных станций ОАО "РЖД".
- ГЧП - государственно-частное партнерство.
- СС - сортировочная(ные) станция(и).
- КЖЦ - контракт(ы) жизненного цикла.
- Юрлицо, ЮЛ - юридическое лицо.
- Незавершенный проект - проект модернизации СС, завершение которого не может быть осуществлено по схеме КЖЦ.
- Переходящий проект - проект модернизации СС, завершение которого может быть осуществлено по схеме КЖЦ.
- ПО - проектный офис.
2.1 Цели Проекта
Целями Проекта являются:
- создание деловой (бизнес) инфраструктуры, обеспечивающей экономически обоснованные разработку и внедрение на железных дорогах России и других стран колеи 1520 высокоэффективных современных систем автоматизированного управления железнодорожными сортировочными станциями с применением современной бизнес-логики ГЧП;
- актуализация инфраструктуры и эффективная реализация через нее двух-трех первых проектов по модернизации сортировочных станций ОАО "РЖД";
- формирование стабильных условий и новых устойчивых хозяйственных отношений для эффективной реализации через созданную инфраструктуру Комплексной программы по модернизации сортировочных станций ОАО "РЖД".
2.2 Целевые показатели Проекта
Целевым показателем Проекта является:
- Наличие хозяйствующих субъектов и хозяйственных отношений между ними, необходимых и достаточных для разработки и внедрения высокоэффективных современных систем автоматизированного управления железнодорожными сортировочными станциями с применением современной бизнес - логики ГЧП;
- Наличие подписанных договоров и контрактов по двум-трем проектам модернизации сортировочных станций, а также регламентированного делового оборота деятельности по модернизации сортировочных станций;
- Положительные результаты двух-трех проектов модернизации сортировочных станций;
- Наличие локализованного на территории РФ производства современных (импортных) компонент систем управления сортировочными станциями.
2.3 Способ достижения цели
На основании соблюдения принципов экономической целесообразности, технологической и коммерческой независимости, стабильности социальной ситуации предполагается следующее:
- Централизация в ОАО "РЖД" деятельности по модернизации сортировочных станций, консолидация усилий ОАО "РЖД" и причастных предприятий для организации модернизации СС.
- Структуризация деятельности по модернизации СС, разработка схемы ГЧП на основе КЖЦ, распределение зон ответственности, определение состава юридических лиц.
- Проведение бизнес - планирования и организации и привлечение необходимых российских и зарубежных предприятий (юрлиц), обладающих компетенциями по модернизации СС, привлечение предприятий (юрлиц), обладающих компетенциями по организации и привлечения КЖЦ - финансирования, разработка проектов необходимых договоров.
- Проведение уточненных финансово-экономических расчетов, подписание на их основании договоров по реализации проектов модернизации СС, открытие КЖЦ - финансирования, реализация проектов;
- Проработка вопросов, подготовка и передача в КЖЦ схему переходящих проектов модернизации СС;
- Проработка вопросов и подготовка качественных решений по незавершенным проектам модернизации СС;
- Организация трансфера передовых западных технологий и производство на территории РФ современных компонент и комплектующих систем управления сортировочными станциями.
3. Общая последовательность работ и организационная структура Проекта
3.1 Общая последовательность работ по Проекту
Общая последовательность и состав работ по Проекту представлена на нижеследующем рисунке (рис.1).
Данная последовательность работ будет уточняться и детализироваться в процессе работы Проектного офиса и рабочих групп.
3.2 Организационная структура Проектного офиса
Организационная структура Проектного офиса представлена на нижеследующем рисунке (рис. 2).
4. Организация Проектного офиса
Проектный офис и его рабочие группы являются временной организационной структурой, создаваемой для выполнения работ. Для работ привлекаются штатные сотрудники Общества, предприятий и, при необходимости, внешние подрядные организации. Численность ПО и рабочих групп на различных этапах выполнения работ непостоянна. Допускается выполнение работ штатными сотрудниками в рамках рабочей группы с непродолжительным временным освобождением их от выполнения своих текущих обязанностей.
Каждый член рабочей группы является полноправным представителем своего Общества, предприятия и/или структурного подразделения по вопросам Проекта в пределах функциональной компетенции, делегированной предприятию и/или структурному подразделению.
Руководство ПО состоит из:
- руководителя ПО;
- заместителей руководителя;
- администратора.
Администратором ПО является один из его членов.
Руководитель Проектного офиса назначается и освобождается от обязанностей Старшим вице-президентом ОАО "РЖД".
Администратором Проектного офиса является один из членов ПО.
4.1 Обязанности членов ПО
Руководитель Проектного офиса несет ответственность перед Старшим вице-президентом Общества:
- за организацию эффективного взаимодействия между рабочими группами, Обществом и предприятиями.
- за результаты Проекта.
4.1.1 Обязанности руководителя ПО:
- назначает и освобождает от исполнения обязанностей своих заместителей и руководителей рабочих групп;
- утверждает состав рабочих групп и персональное распределение функциональных зон ответственности;
- осуществляет общую координацию работы рабочих групп и распределение функциональных областей и задач Проекта между заместителями;
- утверждает цели, задачи и сводный план работы ПО;
- контролирует выполнение планов, формирует и представляет Старшему вице-президенту Общества отчеты об их выполнении;
- формирует задания заместителям и контролирует их выполнение;
- представляет в Общество и предприятия проекты локальных нормативных актов в целях реализации Проекта, организует взаимодействие членов ПО с подразделениями и организационными единицами Общества и предприятий, причастных к тематике Проекта;
- издает распоряжения ПО;
4.1.2 Обязанности заместителя руководителя ПО:
- представляет к назначению и освобождению руководителей рабочих групп;
- согласовывает состав рабочих групп и персональное распределение функциональных обязанностей;
- утверждает цели, задачи и согласованные планы работы подчиненных рабочих групп;
- осуществляет распределение задач и ответственности между руководителями рабочих групп;
- формирует задания руководителям рабочих групп и контролирует их выполнение;
- осуществляет позадачную координацию работы подчиненных рабочих групп;
- утверждает отчеты рабочих групп;
- замещает руководителя ПО по его указанию в его отсутствие.
4.1.3 Обязанности руководителя рабочей группы:
- разрабатывает и представляет на утверждение план работы рабочей группы;
- организует работу и выполнение плана работы рабочей группы;
- формирует и представляет на утверждение заместителю руководителя ПО состав рабочей группы и персональное распределение функциональных обязанностей;
- несет ответственность перед заместителем руководителя и руководителем ПО за результаты работы рабочей группы;
- выдает задания членам рабочей группы и контролирует их выполнение;
- формирует и представляет заместителю руководителя ПО отчеты о работе рабочей группы;
4.1.4 Обязанности администратора ПО:
- осуществляет взаимодействие с членами рабочих групп, ответственными за документооборот и администрирование;
- по указанию руководителя ПО и его заместителей созывает совещания ПО и рабочие встречи, обеспечивает резервирование помещений Общества и предприятий, необходимых для проведения совещаний и рабочих встреч;
- ведет протоколы заседаний ПО;
- осуществляет рассылку протоколов и рабочих материалов ПО;
- обеспечивает хранение материалов ПО;
- несет ответственность перед руководителем Проектного офиса за сроки и результаты выполнения своей части работ по проекту;
4.1.5 Обязанности члена рабочей группы:
- планирует и выполняет часть работ по Проекту в пределах делегированных функциональных компетенций и полномочий;
- выполняет указания руководителя рабочей группы в пределах поставленных задач;
- представляет планы и результаты работ в форме и порядке, определенном руководителем рабочей группы и администратором ПО;
- участвует в заседаниях рабочей группы;
- вносит предложения по изменению состава и последовательности работ;
- несет ответственность перед руководителем рабочей группы за сроки и результаты выполнения своей части работ по Проекту;
4.2. Офис Проекта
Офис Проекта - специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную деятельность по Проекту и в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий, а также отработанных стандартов и/или обычаев делового оборота осуществления деятельности и коммуникаций.
4.2.1. Оргтехника и вспомогательное оборудование.
- Копировальные и универсальные печатающие устройства.
- Принтеры, сканеры и факсы.
- Машины и устройства для брошюровки.
- Фото и видео техника.
- Проекторы и проекционные устройства,
4.2.2 Средства связи и телекоммуникаций
Члены Проектного офиса и рабочих групп используют средства связи и телекоммуникаций, находящиеся в их распоряжении:
- телефонная связь с междугородным и международным доступом;
- доступ к сервису E-Mail с предоставлением электронного E-Mail адреса;
- доступ к WWW - сервису в Internet, Skype и пр.
Для взаимодействия в рамках выполнения работ по Проекту, руководство Проектного офиса предоставляет необходимые средства связи и телекоммуникаций по согласованию со Старшим вице-президентом Общества.
4.2.3 Информационно-вычислительные комплексы
Члены Проектного офиса и рабочих групп используют информационно-вычислительные комплексы, находящиеся в их распоряжении. Требования к информационно-вычислительной системе:
- организация и предоставление совместного локального и удаленного доступа к порталу ПО;
- предоставление доступа к информационными ресурсам ПО с мобильных устройств;
- предоставление совместного доступа к хранилищу данных и документов ПО.
Более детальные требования к обеспечению Проектного офиса определяются его руководством в процессе планирования и выполнения Проекта.
4.3 Порядок взаимодействия
После своего назначения руководитель ПО производит назначение заместителей, организует формирование рабочих групп и разработки плана работ ПО, производит утверждение целей, задач и планов работ, а также распределение персональной функциональной ответственности персонала ПО, организует и контролирует работу ПО, предоставляет на регулярной основе отчеты о работе Старшему вице-президенту Общества.
Принципиальное несогласие Старшего вице-президента с результатами работы Проектного офиса и рабочих групп является основанием для:
- изменения целей, порядка, плана работ по Проекту;
- Замены руководителя ПО;
- замены заместителей руководителя ПО и рабочих групп;
- расформирования Проектного офиса и/или рабочих групп.
Риски
- Неверное определение целевых показателей Проекта.
- Ненадлежащая реализация утвержденных мероприятий.
Причины возникновения рисков
- Предоставление недостоверной информации.
- Ошибочный анализ.
- Невозможность проведения корректных расчетов.
- Несвоевременность принятия ключевых решений, срыв сроков исполнения заданий по Проекту.
Меры по минимизации влияния причин
- Обеспечение компетентности и профессионализма состава ПО и рабочих групп и привлеченных к выполнению Проекта специалистов, обучение, повышение квалификации.
- Обеспечение уровня значимости работы (восприятие результатов руководством Общества и предприятий).
- Обеспечение постоянного контроля за ходом Проекта со стороны Старшего вице-президента Общества.