3) обеспечение надлежащего уровня исполнительской дисциплины, осуществление контроля за своевременным и качественным исполнением подразделениями железной дороги и подразделениями ОАО "РЖД" распорядительных документов органов государственной власти субъектов Российской Федерации и территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, документов и поручений руководства ОАО "РЖД" и железной дороги.
5. Служба управления делами в соответствии с возложенными на нее задачами выполняет следующие функции:
1) организует ведение делопроизводства в подразделениях железной дороги с использованием Единой автоматизированной системы документооборота в ОАО "РЖД" (ЕАСД);
2) осуществляет прием, обработку, учет, регистрацию и распределение корреспонденции, поступающей в подразделения железной дороги, производит отправку исходящей корреспонденции;
3) оказывает подразделениям ОАО "РЖД" и ДЗО методическую помощь в организации ведения корпоративного делопроизводства с использованием ЕАСД;
4) координирует работу подразделений железной дороги и подразделений ОАО "РЖД" по вопросам документационного обеспечения и осуществляет методическое руководство этой работой;
5) обеспечивает качественную подготовку документов, соблюдение исполнителями установленных правил и корпоративных требований к составлению и оформлению документов, представляемых на подпись (утверждение) начальнику и заместителям начальника железной дороги;
6) ежеквартально анализирует документопотоки и объем документооборота и представляет начальнику железной дороги предложения по их оптимизации;
7) осуществляет совместно с причастными подразделениями железной дороги внедрение новых информационных систем ведения делопроизводства;
8) принимает участие в разработке документов по обеспечению реализации единой корпоративной политики в области делопроизводства и архивного дела в подразделениях железной дороги, подразделениях ОАО "РЖД" и ДЗО;
9) организует работу архива железной дороги и обеспечивает учет, сохранность и систематизацию документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу, передаваемых подразделениями железной дороги и подразделениями ОАО "РЖД";
10) координирует работу подразделений железной дороги и подразделений ОАО "РЖД" по вопросам архивного дела и осуществляет методическое руководство этой работой;