ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 2 сентября 2013 г. N 1885р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИКИ ВЫДЕЛЕНИЯ И АНАЛИЗА ПРОЦЕССОВ, ВЛИЯЮЩИХ НА СРОКИ И ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ОБРАБОТКИ ДАННЫХ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА ДОХОДОВ И РАСХОДОВ

В целях реализации Плана мероприятий по сокращению сроков формирования и обработки данных первичного учета для последующей передачи в общие центры обслуживания, пересмотру нормативной базы в части сроков формирования и обработки первичных документов, а также определению ответственности за соблюдение сроков предоставления документации (далее - План мероприятий), утвержденного 25 июля 2013 г.  N 263:
1. Утвердить прилагаемую Методику выделения и анализа процессов, влияющих на сроки и порядок формирования и обработки данных первичного учета доходов и расходов (далее - Методика).
2. Начальникам департаментов и управлений, руководителям филиалов ОАО "РЖД" руководствоваться Методикой при выполнении работ по пункту 2 Плана мероприятий.

Вице-президент ОАО "РЖД"
А.В.Илларионов

 

 

УТВЕРЖДЕНА
распоряжением ОАО "РЖД"
2 сентября 2013 г. N 1885р

МЕТОДИКА
ВЫДЕЛЕНИЯ И АНАЛИЗА ПРОЦЕССОВ, ВЛИЯЮЩИХ НА СРОКИ И ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ОБРАБОТКИ ДАННЫХ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА ДОХОДОВ И РАСХОДОВ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Методика разработана во исполнение пункта 1 Плана мероприятий по сокращению сроков формирования и обработки данных первичного учета для последующей передачи в общие центры обслуживания, пересмотру нормативной базы в части сроков формирования и обработки первичных документов, а также определению ответственности за соблюдение сроков предоставления документации (далее - План мероприятий), утвержденного вице-президентом ОАО "РЖД" Илларионовым А.В. 25 июля 2013 г. N 263.
1.2. Настоящая Методика устанавливает порядок выполнения работ по пункту 2 Плана мероприятий.
1.3. Работы по пункту 2 Плана мероприятий включают следующие этапы:
отбор первичных учетных документов, формирование которых, исходя из сложившейся практики, сопряжено с проблемами, и описание процесса формирования и обработки данных документов;
формирование перечня процессов филиалов ОАО "РЖД", влияющих на сроки и порядок формирования и обработки данных первичного учета доходов и расходов.
1.4. Для проведения работ в соответствии с настоящей Методикой рекомендуется создание в филиалах ОАО "РЖД" и их структурных подразделениях рабочих групп, в которые должны быть включены специалисты экономических и технических блоков.

Условные сокращения

1.5. В настоящей Методике используются следующие сокращения:
Альбом форм - Альбом форм первичной учетной документации ОАО "РЖД", утвержденный распоряжением ОАО "РЖД" 15 декабря 2008 г. N 2688р;
АСДО ОЦО - автоматизированная система сбора первичных бухгалтерских документов;
АСПИЖТ - автоматизированная система правовой информации на железнодорожном транспорте;
АСУ ВГР - автоматизированная система внутригрупповых расчетов по согласованию задолженности с применением электронного документооборота первичных учетных документов;
Желдоручет - Центр корпоративного учета и отчетности "Желдоручет" - филиал ОАО "РЖД";
ОЦОР - региональный общий центр обслуживания;
ПУД - первичный учетный документ;
СДО СФ - электронный документооборот счетов-фактур в рамках АСУ ВГР;
ЭДО РЖД - система электронного документооборота между подразделениями холдинга "РЖД" и сторонними контрагентами.

Термины и определения

1.6. В настоящей методике используются следующие термины и определения:
внешний фактор проблемы - причина возникновения проблемы, находящаяся за границами процесса формирования и обработки ПУД;
внутренний фактор проблемы - причина возникновения проблемы, находящаяся внутри процесса формирования и обработки ПУД;
границы процесса - условия (события, факты хозяйственной жизни), при которых выполняются начальная и конечная операция процесса;
процесс формирования и обработки ПУД - совокупность взаимосвязанных операций (действий), начиная с момента формирования ПУД (получения ПУД от другого структурного подразделения филиала, другого подразделения ОАО "РЖД" или стороннего контрагента) и до передачи ПУД в ОЦОР;
процесс, влияющий на сроки и порядок формирования и обработки ПУД - совокупность взаимосвязанных операций (действий), начиная с момента совершения хозяйственной операции и до момента формирования ПУД;
факт хозяйственной жизни - сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение ОАО "РЖД", финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

2. Отбор первичных учетных документов и описание деятельности по их формированию и обработке

2.1. Подразделение филиала, ответственное за формирование и обработку данных первичного учета, запрашивает в ОЦОР информацию о представленных в ОЦОР с нарушением установленных сроков ПУД за последний отчетный квартал, по которому данная информация представлена в Желдоручет.
2.2. ОЦОР в течение 2 дней после получения запроса предоставляет подразделению филиала, ответственному за формирование и обработку данных первичного учета, перечень ПУД по форме, представленной в Приложении N 1 к настоящей Методике.
2.3. Подразделение филиала, ответственное за формирование и обработку данных первичного учета, анализирует полученный от ОЦОР перечень ПУД и отбирает из него один ПУД по каждой типовой хозяйственной операции для последующего анализа процесса его формирования и обработки.
2.4. Для каждого отобранного ПУД подразделение филиала ОАО "РЖД", ответственное за формирование и обработку данных первичного учета, проводит анализ процесса формирования и обработки ПУД и заполняет в формате MS Excel форму "Маршрут обработки", приведенную в Приложении N 2 к настоящей Методике.
Форма "Маршрут обработки" заполняется в следующем порядке.
В поле "Код ПУД" указывается уникальный код ПУД, который формируется по формату: "<телеграфное сокращение подразделения филиала, заполняющего форму>/<порядковый номер ПУД>", например: "ТЧ-1/345".
Наименования файлов, содержащих заполненные по каждому ПУД формы "Маршрут обработки", должны совпадать с уникальными кодами ПУД.
В поле "Наименование подразделения" указывается сокращенное наименование филиала и полное наименование структурного подразделения филиала, заполняющего форму.
В поле "Балансовая единица" указывается номер балансовой единицы подразделения филиала, ответственного за формирование и обработку данных первичного учета.
В поле "Наименование ПУД" вносится полное наименование ПУД в соответствии с Альбомом форм, например, "акт ввода в эксплуатацию".
В поле "Форма ПУД" указывается код формы ПУД в соответствии с Альбомом форм, например, "ФОУ-26".
В поле "ФИО, должность, номер телефона" указываются ФИО, должность, номер телефона работника, заполняющего форму.
В поле "Группа" проставляется номер группы, отражающий характер взаимодействия подразделения филиала с подразделениями других филиалов ОАО "РЖД" и сторонними организациями в процессе формирования ПУД. В зависимости от характера информационного обмена данными в процессе формирования ПУД выделяют 3 группы первичных документов:
группа 1 - ПУД, формируемые внутри филиала;
группа 2 - ПУД, формируемые в межфилиальном взаимодействии;
группа 3 - ПУД, формируемые в процессе взаимодействия со сторонними юридическими и физическими лицами.
В поле "Дата ПУД" указывается дата ПУД в формате "ДД.ММ.ГГГГ".
В поле "Факт хозяйственной жизни" отражается содержание факта хозяйственной жизни, при совершении которого был составлен описываемый ПУД, например, "начисление арендных платежей за ___ месяц".
В таблице Приложения N 2 "Маршрут обработки" приводится информация об операциях (действиях), которые необходимо выполнить для оформления ПУД.
На листе 2 Приложения N 2 "Маршрут обработки" приведен пример заполнения таблицы.
В таблице указывается полное описание работы с ПУД, начиная от момента его формирования (получения ПУД от другого структурного подразделения филиала, другого подразделения ОАО "РЖД" или стороннего контрагента) и до передачи ПУД в ОЦОР (т.е. описание процесса формирования и обработки ПУД).
Таблица заполняется в следующей последовательности.
На каждую операцию в таблице заполняется одна строка.
В графе 1 таблицы "N п/п" указывается порядковый номер операции (действия).
В графе 2 таблицы "Условие (событие, факт хозяйственной жизни)" указывается условие, событие или факт хозяйственной жизни, при котором выполняется операция, например, "принятие (передача) материалов на склад".
В графах 3 и 4 таблицы приводится информация об исполнителе - лице, ответственном за выполнение операции (действия):
в графе 3 - сокращенное наименование структурного подразделения филиала (или наименование контрагента);
в графе 4 - должность исполнителя.
В графе 5 таблицы "Действие" указывается действие (работа), которое выполняется ответственным лицом с момента наступления условия (события, факта хозяйственной жизни) для выполнения операции.
В графах 6 и 7 таблицы приводится информация о получателе - лице, которому передается ПУД:
в графе 6 - сокращенное наименование структурного подразделения филиала (или наименование контрагента);
в графе 7 - должность получателя.
В графе 8 таблицы "Технические средства (информационные системы)" указываются технические средства, с помощью которых выполняется операция и (или) информационные системы формирования (передачи) ПУД (АСДО ОЦО, АСУ ВГР, СДО СФ, ЭДО РЖД).
В графе 9 таблицы "Нормативный срок (время) выполнения" указывается срок выполнения операции, установленный нормативным документом ОАО "РЖД". В случае отсутствия такого нормативного документа, в графе ставится прочерк.
В графе 10 таблицы "Фактический срок (время) выполнения" указывается фактический срок (время), который занимает выполнение операции.
В графе 11 таблицы "Нормативная база" указывается утвержденный документ (стандарт, методика, регламент, инструкция, памятка и т.д.), устанавливающий требования к результату операции. По документам, относящимся к 3 группе (формируемым в процессе взаимодействия со сторонними юридическими и физическими лицами), в этой графе также проставляется номер и дата договора с контрагентом.
В графе 12 таблицы "Проблема" приводится описание проблемы (при ее наличии), возникающей в ходе выполнения операции по обработке ПУД, например: "Технический акт о повреждении и неисправности локомотива, мотор-вагонного подвижного состава, необходимый при оформлении акта о выполненных работах (оказанных услугах), не поступил в требуемый срок".
В графе 13 таблицы "Внешний фактор" указывается "+" в случае, если проблема носит внешний характер (например, "задержка в предоставлении оформленного технического акта"). Если проблема, возникающая в ходе выполнения операции по формированию/обработке ПУД, носит внутренний характер, графа не заполняется.
В графе 14 таблицы "Возможные пути решения проблемы" приводится предложение подразделения филиала ОАО "РЖД", ответственного за формирование и направление ПУД в ОЦОР, по решению проблемы, указанной в графе 10.
2.5. В случае, если при заполнении граф 12-13 таблицы Приложения N 2 "Маршрут обработки" выявится проблема, имеющая внешний характер (как в рассмотренном выше примере несвоевременного поступления технического акта), подразделение филиала ОАО "РЖД", ответственное за формирование и обработку данных первичного учета, дополняет таблицу описанием работ, начиная с момента совершения хозяйственной операции до момента формирования ПУД (т.е. описанием процесса, влияющего на сроки и порядок формирования и обработки ПУД).
Дополнение таблицы производится путем вставки строк с описанием процесса, влияющего на формирование и обработку ПУД, перед строками с описанием процесса формирования и обработки ПУД. При этом каждая добавляемая строка таблицы будет представлять собой описание операции с документом (документами), без формирования которых невозможно оформление ПУД и являющихся результатами процесса, влияющего на формирование и обработку ПУД.
2.6. Форма таблицы Приложения N 2 "Маршрут обработки" настоящей Методики может использоваться при выполнении работ по пункту 4 Плана мероприятий для анализа процессов, влияющих на сроки и порядок формирования и обработки ПУД.

3. Формирование перечня процессов, влияющих на сроки и порядок формирования и обработки данных первичного учета доходов и расходов

3.1. На основе сформированных в пункте 2 настоящей Методики маршрутов обработки ПУД филиал ОАО "РЖД" формирует в формате MS Excel перечень по форме, приведенной в Приложении N 3 "Перечень процессов, влияющих на сроки и порядок формирования и обработки первичных учетных документов".
3.2. Заполнение филиалом формы Приложения N  3 осуществляется в следующей последовательности.
В поле "Наименование филиала" указывается полное наименование филиала, составляющего перечень ПУД.
В поле "ФИО, должность, номер телефона" указываются ФИО, должность и номер телефона работника, заполняющего форму.
Порядок заполнения таблицы Приложения N 3:
В графе 1 "Код ПУД" указывается уникальный код ПУД из поля "Код ПУД" заполненной формы Приложения N 2 "Маршрут обработки".
В графе 2 "Балансовая единица подразделения" указывается номер балансовой единицы из поля "Балансовая единица" заполненной формы Приложения N  2 "Маршрут обработки".
В графе 3 "Наименование ПУД" указывается наименование ПУД, приведенное в соответствующем поле заполненной формы Приложения N  2 "Маршрут обработки".
В графе 4 "Форма ПУД" указывается код формы ПУД из поля "Форма ПУД" заполненной формы Приложения N  2 "Маршрут обработки".
В графе 5 "Факт хозяйственной жизни" указывается значение одноименного поля заполненной формы Приложения N  2 "Маршрут обработки".
В графе 6 "Группа" указывается номер группы из поля "Группа" заполненной формы Приложения N  2 "Маршрут обработки".
В графе 7 "Описание проблемы" значение поля "Проблема" заполненной формы Приложения N  2 "Маршрут обработки" или/и мнение филиала о сути проблемы, возникающей в ходе формирования и первичной обработки ПУД, и о причинах ее возникновения (условия выполнения работы, которые приводят к снижению качества или повышению трудоемкости, отсутствие квалифицированного персонала, отсутствие нормативных документов, устанавливающих ответственность за соблюдение требований, проблемы взаимодействия подразделений и т.д.), например: "несоответствие сроков предоставления ПУД, указанных в договорах с контрагентами на выполнение работ по текущему отцепочному ремонту грузовых вагонов, срокам, установленным в распорядительных документах ОАО "РЖД".
В графе 8 "Внешний фактор" указывается "+" в случае, если в графе 13 заполненной формы Приложения N  2 "Маршрут обработки" соответствующего ПУД хотя бы для одной операции указан "+". В противном случае графа не заполняется.
В графе 9 "Возможные пути решения проблемы" приводятся предложения филиала по решению проблемы, указанной в графе 7.
3.3. Сформированный перечень процессов филиала (Приложение N  3) подписывается руководителем филиала и направляется в установленном порядке (с использованием Единой автоматизированной системы документооборота ОАО "РЖД") в Департамент развития системы управления.
Заполненные по каждому ПУД формы "Маршрут обработки", а также сформированный перечень процессов филиала в формате MS Excel направляются в Департамент развития системы управления по электронной почте (на адрес Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.).
В случае, если при заполнении маршрутов обработки ПУД приводятся ссылки на нормативные документы, которые отсутствуют в АСПИЖТ, их копии также должны быть направлены в Департамент развития системы управления по электронной почте (на адрес Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.).

 

Приложение N 1
к Методике выделения и анализа
процессов, влияющих на сроки и
порядок формирования и
обработки данных первичного
учета доходов и расходов

Реестр первичных учетных документов и счетов-фактур, представленных Заказчиком с нарушением установленных сроков в __________ региональный общий центр обслуживания ________ 201_ г.

См. Текст

 

Приложение N 2
к Методике выделения и анализа
процессов, влияющих на сроки и
порядок формирования и
обработки данных первичного
учета доходов и расходов

Маршрут обработки

См. Текст

 

Приложение N 3
к Методике выделения и анализа
процессов, влияющих на сроки и
порядок формирования и
обработки данных первичного
учета доходов и расходов

ПЕРЕЧЕНЬ
ПРОЦЕССОВ, ВЛИЯЮЩИХ НА СРОКИ И ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ОБРАБОТКИ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ


           ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
Филиал    │                                                                            │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
(наименование филиала)
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
Заполнил: │                                                                            │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
(ФИО, должность, номер телефона)

 Код ПУД

   Балансовая   
единица    
подразделения 

 Наименование
ПУД    

 Форма
ПУД 

     Факт     
хозяйственной
жизни    

Группа

 Описание
проблемы

 Внешний
фактор

 Возможные
пути  
решения 
проблемы

    1   

        2       

       3     

   4  

       5      

  6  

     7   

    8   

     9